Verwenden von Filtern zum Ändern einer SharePoint-Ansicht

Filter reduzieren die Menge der Daten, die durch die Auswahl von Elementen aufgrund von Operationen (z. B. Größer als oder Kleiner als) und übereinstimmenden Daten zurückgegeben werden. Wenn Sie eine gefilterte Ansicht erstellen, sollte die erste indizierte Spalte im Filterausdruck den Datensatz um die größtmögliche Menge reduzieren. Beispielsweise kann das Filtern nach dem Feld "Bundesland" oder "Datum" einen Datensatz häufig erheblich reduzieren. Wenn Sie z. B. 15.000 Elemente haben, sollten durch den ersten Index weniger als 5.000 Elemente zurückgegeben werden. Diese Vorgehensweise empfiehlt sich auch, wenn Ihr Datensatz weniger als 5.000 Elemente enthält.

SharePoint wählt die erste indizierte Spalte in einer Abfrage aus und verwendet anschließend die übrigen Spalten für die Auswahl der Daten. Weitere Spalten, die Sie für den Ansichtsfilter angeben, können indiziert oder nicht indiziert sein. Diese Indizes werden von der Ansicht nicht verwendet, auch wenn die gefilterte Ansicht im Endergebnis weniger Elemente zurückgibt, als der Schwellenwert für die Listenansicht erlaubt.

Angenommen, Sie haben diese Abfrage: Größe = Groß UND Farbe = Rot. In der Liste ist Größe nicht indiziert, Farbe aber ist indiziert. Solange es weniger als 5.000 Rot-Elemente in der Liste gibt, ist die Abfrage für eine umfangreiche Liste erfolgreich. Haben Sie dagegen die Abfrage Größe = Groß ODER Farbe = Rot, muss die Datenbank, obwohl sie möglicherweise alle Rot-Elemente findet, die vollständige Liste auswerten, um alle Groß-Elemente zu finden. Werden mehr als 5000 Elemente zurückgegeben, wird die Abfrage gedrosselt.

Wenn Sie zwei oder mehr Spalten im Filterausdruck verwenden, sollte für den bestimmenden Index oder die bestimmenden Indizes der UND-Operator verwendet werden. Angenommen, Sie möchten Hunde aus einer umfangreichen Liste von Tieren zurückgeben. Sie haben eine nicht indizierte Spalte namens Arten, in der es Hund als einen Wert gibt. Wenn Sie nur auf Arten = Hund abfragen, wird Ihre Abfrage gedrosselt. Wenn Sie dagegen eine indizierte Spalte namens Klasse haben, wird Ihre Abfrage zu Klasse = Säugetiere UND Arten = Hund. Sie könnten auch nach Katzen und Hunden mit der Abfrage Klasse = Säugetiere UND (Arten = Hund oder Arten = Katze) suchen. Die zweite Abfrage wählt alle Säugetiere aus und filtert dann nach Hunden und Katzen.

Wenn die Spalten, die Sie zum Filtern verwenden, keine Indizes enthalten, sollten Sie zunächst Indizes erstellen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Hinzufügen eines Indexes zu einer SharePoint-Spalte.

Nachdem Sie eine Spalte indiziert haben, können Sie diese beim Erstellen oder Ändern einer Ansicht hinzufügen und dann mithilfe der indizierten Spalte die Ansicht filtern. Bevor Sie eine Ansicht erstellen, können Sie zum flexibleren Sortieren, Gruppieren und Filtern weitere Spalten hinzufügen. Zum Sortieren und Filtern können Sie auch Spalten im Datensatz auswählen, die nicht angezeigt werden.

Erstellen einer Ansicht

Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, für die Sie eine Ansicht erstellen möchten.

1. Klicken Sie auf dieRegisterkarte Liste oder Bibliothek, und klicken Sie dann auf Ansicht erstellen.
   
   

2. Klicken Sie auf der Seite Ansichtstyp auf die Ansicht, die Sie verwenden möchten. Wenn Sie unsicher sind, wählen Sie Standardansicht aus.

   

3. Geben Sie einen Ansichtsnamen ein.

   

4. Bearbeiten Sie die Webadresse für die Ansicht, oder übernehmen Sie den Standardwert. Sie können diese auch später noch ändern.

5. Klicken Sie im Abschnitt Filter auf Elemente nur in folgendem Fall anzeigen, und wählen Sie dann aus, wie die Elemente auf Grundlage einer der indizierten Spalten gefiltert werden sollen.

   Um z. B. eine Ansicht zu erstellen, die nur die heute geänderten Elemente enthält, wählen Sie die Spalte Geändert (Indiziert) und die Bedingung ist gleich aus, und geben Sie dann [Heute] ein.

   

   Hinweis: Wenn keine Spalten angezeigt werden, die (Indiziert) nach dem Namen aufweisen, sind für diese Liste oder Bibliothek keine indizierten Spalten verfügbar. Sie müssen in diesem Fall zuerst einen einfachen oder zusammengesetzten Index erstellen.

6. Wenn Sie die Anzahl von Elementen einschränken möchten, die auf jeder Seite angezeigt werden, scrollen Sie nach unten zu Eintragsgrenze, und legen Sie den Wert von Anzahl der anzuzeigenden Elemente fest. Wenn Sie eine Ansicht erstellen, ist die Standardanzahl von anzuzeigenden Elementen gleich 30.

   

7. Es gibt zwei Optionen, mit denen Sie einen Grenzwert für Elemente auf einer Seite festlegen können:

   • Elemente in Gruppen der angegebenen Größe anzeigen. Hiermit wird eine seitenweise Ansicht der Daten erstellt, die nützlich ist, wenn Sie die Elemente in nicht interaktiver Weise durchsuchen.

     Gibt es mehr Elemente, als die Grenzwerteinstellung angibt, erfolgt die Anzeige seitennummeriert.

     

   • Wenn Sie die Gesamtzahl der zurückgegebenen Elemente auf den angegebenen Betrag beschränken, wird ein harter Grenzwert erstellt, der möglicherweise nicht alle Ergebnisse Ihres Filtervorgangs zurück gibt. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie die Ansicht testen, einen Prototyp erstellen oder nur die Spitzenwerte in einer Ansicht abrufen möchten.

8. Unter Formatvorlage können Sie Vorschaufenster auswählen, um alle Informationen von Elementen in der Liste in einem vertikalen Bereichsformat anzuzeigen. Das Vorschaufenster ist eine der Ansichtsformatvorlagen, die Sie unter Formatvorlage auswählen können, wenn Sie eine Ansicht bearbeiten oder erstellen.

   

   Sie können schneller in den Daten navigieren, indem Sie mit dem Mauszeiger im Bildlaufbereich links auf der Seite auf den Elementtitel zeigen, damit alle Spaltenwerte des aktuellen Elements vertikal rechts auf der Seite angezeigt werden. Hiermit werden zu Anfang weniger Daten angezeigt, was dazu beiträgt, dass die Ansicht schneller dargestellt wird. Dieser Ansichtsstil ist zudem praktisch, wenn die Liste sehr breit ist oder viele Spalten umfasst, sodass Sie zum Anzeigen der Daten horizontal scrollen müssten.

   

9. Klicken Sie auf OK.

Es gibt weitere Schritte, die Sie mit einer Ansicht ausführen können, aber dies ist ausreichend, um Daten anzeigen zu können, die den Schwellenwert für die Listenansicht überschritten haben, wenn Sie gesperrt sind. Sie können auch sortieren oder gruppieren, Summen festlegen, Ordner erweitern und die Anzeige der Ansicht auf einem mobilen Gerät optimieren.

Ändern einer Ansicht

Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, für die Sie eine Ansicht erstellen möchten.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek, wählen Sie die Ansicht unter AktuelleAnsicht aus, und klicken Sie dann auf Ansicht ändern.
   
   

2. Scrollen Sie nach unten bis zum Abschnitt Ansichten, und klicken Sie dann auf eine Ansicht.

3. Danach können Sie die Einstellungen so ändern, wie dies weiter oben in den Schritten 5 bis 9 unter Erstellen einer Ansicht skizziert ist.

4. Klicken Sie auf OK.

Damit eine Ansicht schnell aus vielen Elementen gefiltert werden kann, muss die erste im Filter angegebene Spalte indiziert sein. Weitere im Filter angegebene Spalten können indiziert sein oder nicht, diese Indizes werden von der Ansicht nicht berücksichtigt. Die erste Spalte des Filters sollte nicht mehr Elemente zurückgeben, als der Schwellenwert für die Listenansicht erlaubt.

Wenn die erste Spalte des Filters mehr Elemente zurückgibt als der Schwellenwert für die Listenansicht, können Sie einen Filter mit zwei oder mehr Spalten verwenden. Wenn Sie eine gefilterte Ansicht definieren, die zwei oder mehr Spalten verwendet, verwenden Sie einen AND-Operator, um die Gesamtzahl der zurückgegebenen Elemente zu begrenzen. Aber auch in diesem Fall müssen Sie weiterhin als erste Spalte im Filter die Spalte angeben, die wahrscheinlich die geringere Datenmenge zurückgibt. Wenn Sie einen OR-Filter verwenden, erhöht sich fast immer die Anzahl der zurückgegebenen Elemente und ist unter diesen Umständen nicht wirksam.

Weitere Informationen zu Ansichten finden Sie unter Erstellen, Ändern oder Löschen einer Ansicht einer Liste oder Bibliothek.

Es gibt zwei Schlüsselwörter, die Sie zum Filtern nach dem aktuellen Tag [Heute] oder dem aktuellen Benutzer [Ich] verwenden können. Diese Schlüsselwörter sind dynamisch und ändern sich mit dem Benutzer oder dem Datum.

Die Verwendung von [Ich] kann hilfreich sein, wenn Sie in einer großen Bibliothek nur Ihre Dokumente anzeigen möchten. [Ich] wirkt sich auf Spalten mit Personenangaben (z. B. "Erstellt von" oder "Geändert von") aus. Wenn Sie beispielsweise alle Dokumente anzeigen möchten, die Sie erstellt haben, legen Sie den Filter "Erstellt von =(gleich) [Ich]" fest. Wenn Sie ein-Bearbeiter sind und die zuletzt von Ihnen bearbeiteten Dateien anzeigen möchten, legen sind den Filter "Geändert von =(gleich) [Ich]" fest. Um beides anzuzeigen, erstellen Sie zwei mit ODER verbundene Filter.

Das Schlüsselwort [Heute] funktioniert bei Spalten mit Datumswerten. Sie können mathematische Formeln verwenden, um Bereiche abzurufen, die sich mit dem aktuellen Datum ändern. Wenn Sie beispielsweise alle Dokumente anzeigen möchten, die in den letzten 30 Tagen geändert wurden, können einen Filter für die Datumsspalte "Größer als oder gleich [Heute] - 30" erstellen. Um den aktuellen Tag zu verlassen, legen Sie einen zweiten Filter für die Datumsspalte "Kleiner als [Heute]" fest und verbinden die beiden Filter mit UND.

Sie können eine Liste SharePoint, die eine Metadatenspalte enthält. 

Hinzufügen einer Metadatenspalte zur Liste

Wechseln Sie zu Ihrer Liste, und wählen Sie +Spalte hinzufügen aus.

Wählen Sie Mehr... das Optionsfeld Verwaltete Metadaten und dann OK aus.

Alternativ können Sie, nachdem Sie eine Spalte für verwaltete Metadaten erstellt und der Liste Elemente hinzugefügt haben, Metadatentags anwenden, indem Sie im Bereich "Listenelement bearbeiten" auf das Symbol " " klicken.

Anwenden von Metadatentags im Strukturansichtsbereich

Filtern nach verwalteten Metadatentags

1. Wählen Sie das Filtersymbol , um auf den Filterbereich zu zugreifen.

   

   Hinweis: Sie können die Option Strukturansicht in der Dropdownliste oben im Bereich auswählen, die eine hierarchische Ansicht der Konditionen bietet, die der ausgewählten Spalte zugeordnet sind.

2. Wählen Sie die Metadatentags aus, nach den Sie filtern möchten.

   

3. Wenn Sie in der Spalte Verwaltete Metadaten mindestens fünf Werte definiert haben, wählen Sie alternativ den Link Alle anzeigen aus, um den Filterbereich anzuzeigen.

   

4. Überprüfen Sie die Metadatentags, nach der Sie filtern möchten, und wählen Sie Übernehmen aus.

Es folgen Vorschläge für typische Ansichten, die für indizierte Spalten gut geeignet sind: