Erstellen und Verwalten einer Projektaufgabenliste

Es ist wichtig, dass Sie im Verlauf des Projekts zu Ihrer Projektaufgabenliste zurückkehren und die Spalten aktualisieren, die sich auf den Status der einzelnen Aufgaben beziehen. Auf diese Weise können Sie Personen, die nicht mit den täglichen Details der Aufgaben Ihres Projekts vertraut sind, darüber informieren, wie es mit Ihrem Projekt aussieht.

Füllen Sie in Ihrer Projektaufgabenliste die folgenden Spalten für jede Aufgabe aus, um die Angaben zum Projekt zu aktualisieren:

• % abgeschlossen    Geben Sie Ihre beste Schätzung in Bezug auf die inzwischen für die Aufgabe abgeschlossene Arbeit als Prozentwert ein. Wenn beispielsweise eine Aufgabe zur Hälfte abgeschlossen ist, geben Sie in der Spalte % abgeschlossen den Wert "50 %" ein. Dieser Prozentsatz wird verwendet, um im Vorgangsbalken für die Aufgabe den Fortschritt einzublenden.

• Aufgabenstatus    Wählen Sie die Beschreibung aus, die den aktuellen Status dieser Aufgabe am genauesten widerspiegelt.

Darüber hinaus ergeben sich möglicherweise weitere Projektänderungen, die Aktualisierungen Ihrer Projektaufgabenliste erfordern. So kann sich beispielsweise das Startdatum oder das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe ändern, wenn mit einer Aufgabe früher als geplant begonnen wird oder sich die Durchführung verzögert. Sie können diese Spalten im Tabellenbereich der Ansicht genauso aktualisieren wie jede andere Spalte. In einigen Fällen steht die Person, die aktuell an einer Aufgabe arbeitet, dann möglicherweise nicht mehr dafür zur Verfügung. Sie können auch aktualisieren, wem die Aufgabe zugewiesen ist, indem Sie die Spalte Zugewiesen an entsprechend ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Zuweisen von Personen zu Aufgaben in einer Projektaufgabenliste.

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Nachdem Sie einer Projektaufgabenliste Aufgaben hinzugefügt haben, besteht der nächste Schritt darin, diesen Aufgaben Personen in Ihrer Organisation zuzuweisen. Wenn Sie einer Aufgabe eine Person zuweisen, legen Sie fest, wer für die Durchführung der Arbeit für diese Aufgabe verantwortlich ist.

1. Klicken Sie einmal in die Spalte Zugewiesen an für die Aufgabe, die Sie zuweisen.

   

2. Geben Sie den Namen oder die Anmeldeinformationen der Person ein, die Sie zuweisen möchten. Führen Sie dazu eine der folgenden drei Aktionen aus:

   • Klicken Sie neben der Spalte Zugewiesen an auf Durchsuchen, um im Adressbuch Ihrer Organisation nach der Person zu suchen, die Sie zuweisen möchten.

   • Geben Sie in der Spalte Zugewiesen an die Anmeldeinformationen der entsprechenden Person in Ihrer Organisation einschließlich der Domäne ein. Geben Sie z. B. contoso\mariek ein, wobei "contoso" die Domäne und "mariek" der Benutzername ist.

   • Geben Sie in der Spalte Zugewiesen an den Namen der Person ein, die Sie zuweisen möchten. Dies empfiehlt sich, wenn Sie einen Auftragnehmer oder eine andere Person zuweisen, der/die nicht über ein Konto in Ihrer Organisation verfügt.

3. Informieren Sie die zugewiesenen Personen über die jeweiligen Aufgabenzuweisungen, über der Projektaufgabenliste sowie über die Arbeit, für deren Durchführung sie jetzt verantwortlich sind.

Beim Erstellen von Aufgaben in einer Projektaufgabenliste ist es wichtig, Aufgaben zu berücksichtigen, die Teil größerer Aufgaben sein können. So soll Ihr Projekt beispielsweise in Phasen abgeschlossen werden, wobei jede einzelne Phase mehrere Aufgaben umfasst. Durch die Darstellung der Phasen in Ihrer Projektaufgabenliste erhalten Sie dann eine gute allgemeine Übersicht darüber, was in Ihrem Projekt vor sich geht.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Elemente in der Gruppe Neu auf den Pfeil von Neues Element, und klicken Sie dann auf Sammelvorgang.

2. Füllen Sie das Formular aus, um den neuen Sammelvorgang zu erstellen, und geben Sie dabei die entsprechenden folgenden Informationen ein:

   • Name    Geben Sie den Namen des Sammelvorgangs ein.

   • Vorgänger    Wählen Sie die Sammelvorgänge und/oder Teilvorgänge aus, die vollständig ausgeführt werden müssen, bevor mit diesem Sammelvorgang begonnen werden kann. Wenn Sie diese im linken Feld ausgewählt haben, klicken Sie auf Hinzufügen, um sie in das rechte Feld zu verschieben. Weitere Informationen zu Vorgängern finden Sie im nächsten Abschnitt in diesem Artikel.

     Tipp: Wenn Sie sich in Bezug auf Ihre Kenntnis über Vorgänger unsicher sind oder Sie in Ihrer Planung noch nicht weit genug sind, um alle Vorgänger des Sammelvorgangs zu Ihrer Projektaufgabenliste hinzuzufügen, können Sie dieses Feld zunächst leer lassen und Vorgängerbeziehungen später mithilfe des linken Tabellenbereichs der Ansicht der Projektaufgabenliste hinzufügen.

   • Priorität    Wählen Sie die Prioritätsstufe aus, die die Wichtigkeit dieses Sammelvorgangs im Verhältnis zu den anderen Sammelvorgängen in diesem Projekt am genauesten widerspiegelt.

   • Aufgabenstatus    Wählen Sie die Beschreibung aus, die den Status der Aufgaben dieses Sammelvorgangs am genauesten widerspiegelt. Wenn Sie noch mit der Planung eines Projekts beschäftigt sind und noch keine der Aufgaben dieses Sammelvorgangs begonnen hat, wählen Sie Nicht begonnen aus.

   • % abgeschlossen Geben Sie einen Prozentsatz ein, der die inzwischen für die Aufgaben des Sammelvorgangs abgeschlossene Arbeit am besten wiedergibt. Wenn Sie noch mit der Planung eines Projekts beschäftigt sind und noch keine der Aufgaben dieses Sammelvorgangs begonnen hat, lassen Sie dieses Feld leer, oder geben Sie "0 %" ein.

   • Zugewiesen an Verwenden Sie dieses Feld, um die für diesen Sammelvorgang verantwortliche Person zu bestimmen. Weitere Informationen zum Zuweisen von Aufgaben finden Sie unter Zuweisen von Personen zu Aufgaben in einer Projektaufgabenliste.

   • Beschreibung    Geben Sie eine kurze Beschreibung des Sammelvorgangs ein.

   • Startdatum    Geben Sie das Datum ein, an dem der erste Teilvorgang dieses Sammelvorgangs beginnen soll.

   • Fälligkeitsdatum    Geben Sie das Datum ein, bis zu dem der letzte Teilvorgang dieses Sammelvorgangs abgeschlossen sein soll.

3. Klicken Sie auf Speichern, um den Sammelvorgang zu erstellen.

Nachdem der Sammelvorgang erstellt wurde, können Sie im linken Tabellenbereich der Ansicht auf den Namen des Sammelvorgangs klicken, um den Sammelvorgang in einer neuen Ansicht der Projektaufgabenliste zu öffnen. In dieser Ansicht können Sie die Aufgaben für diesen Sammelvorgang hinzufügen. Wenn Sie wieder zur Ansicht zurückkehren möchten, in der Ihr Sammelvorgang angezeigt wird, klicken Sie auf der Registerkarte Liste in der Gruppe Ansichten verwalten auf Navigation nach oben.

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In einer Projektaufgabenliste kann es eine bestimmten Reihenfolge geben, in der Aufgaben/Vorgänge einschließlich der Sammelvorgänge und Teilvorgänge abgeschlossen werden müssen. So muss beispielsweise beim Hausbau zuerst das Fundament gegossen werden, bevor die Wände hochgezogen werden können, und die Wände müssen stehen, bevor das Dach auf das Haus gesetzt werden kann. Diese Reihenfolge können Sie mithilfe der Spalte Vorgänger darstellen.

1. Klicken Sie in einer Aufgabenzeile auf die Zelle in der Spalte Vorgänger, und klicken Sie dann auf den Pfeil rechts neben der Zelle, um eine Liste aller Aufgaben in der aktuellen Projektaufgabenliste anzuzeigen. Dies umfasst auch alle Sammelvorgänge und Teilvorgänge in der Liste.

2. Klicken Sie auf das jeweilige Kontrollkästchen links neben jeder Aufgabe, die abgeschlossen werden muss, bevor mit der betreffenden Aufgabe begonnen werden kann.

   Tipp: Es kann hier schnell passieren, dass Sie alle Aufgaben auswählen, die vor der aktuellen Aufgabe stehen. Sie müssen jedoch wirklich nur die Aufgaben auswählen, die unmittelbar vor der aktuellen Aufgabe stehen. Nehmen wir beispielsweise an, dass eine Projektaufgabenliste drei Aufgaben enthält: Aufgabe 1, Aufgabe 2 und Aufgabe 3. Nach Abschluss von Aufgabe 1 kann Aufgabe 2 beginnen, und wenn Aufgabe 2 abgeschlossen ist, kann Aufgabe 3 beginnen. Bei der Eingabe der Vorgänger für Aufgabe 3 ist es naheliegend, zu denken, dass die Aufgaben 1 und 2 abgeschlossen sein müssen, bevor mit Aufgabe 3 begonnen werden kann. Weil jedoch Aufgabe 1 bereits als Vorgänger für Aufgabe 2 aufgeführt ist, muss diese Aufgabe nicht auch noch als Vorgänger für Aufgabe 3 aufgeführt werden.

3. Passen Sie die Datumsangaben in den Spalten Startdatum und Fälligkeitsdatum gemäß den Beziehungen zwischen den Aufgaben an. Nehmen wir beispielsweise an, dass es zwei Aufgaben gibt und Sie wissen, dass für die Ausführung jeder Aufgabe etwa zwei Tage benötigt werden. Sie richten die erste Aufgabe als Vorgänger für die zweite Aufgabe ein. Sie müssen die Spalte Startdatum für die zweite Aufgabe so anpassen, dass das Datum nach dem Fälligkeitsdatum der ersten Aufgabe liegt, und Sie müssen die Spalte Fälligkeitsdatum für die zweite Aufgabe so anpassen, dass das Datum zwei Tage nach dem neuen Startdatum liegt.

   Tipp: Soll dieser Vorgang weiter automatisiert werden? Dann ziehen Sie die Verwendung einer mit SharePoint Foundation 2010 kompatiblen Enterprise Project Management-Lösung in Betracht, wie z. B. Microsoft Project 2010 und Microsoft Project Server 2010.

Nachdem Sie die entsprechenden Vorgänger für jede Aufgabe identifiziert haben, werden diese Beziehungen im Gantt-Diagramm dargestellt. Nach der Identifizierung eines Vorgängers für eine Aufgabe wird ein Pfeil zwischen dem Ende des Vorgangsbalkens der vorhergehenden Aufgabe und dem Anfang des Vorgangsbalkens der nächsten Aufgabe gezeichnet.

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In SharePoint werden für Projektaufgabenlisten dieselben Ansichtsfunktionen wie für andere Listen verwendet. Weitere Informationen finden Sie unter Anpassen der Ansicht für die Projektaufgabenliste.