Verbinden einer externen Liste mit Outlook

Häufige erforderliche Aufgaben

Vorbereiten der externen Datenquelle    Ein Administrator muss möglicherweise ein Konto erstellen und Berechtigungen für die Datenquelle bereitstellen, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen Zugriff auf die Daten haben und dass die Daten nicht in die falschen Hände geraten. In einer externen Datenbank möchte der Administrator möglicherweise auch bestimmte Tabellen, Ansichten, Abfragen und so weiter erstellen, um die Ergebnisse auf genau das zu begrenzen, was erforderlich ist, und um die Leistung zu verbessern.

Konfigurieren von SharePoint-Diensten und -Konten    Ein Administrator muss Business Data Connectivity Services und Secure Store Services aktivieren.

Konfigurieren von Secure Store Services    Ein Administrator muss folgende Aufgaben ausführen: Er muss den geeigneten Zugriffsmodus für die externe Datenquelle ermitteln, eine Zielanwendung erstellen und die Anmeldeinformationen für die Zielanwendung festlegen.

Konfigurieren von Business Data Connectivity Services    Ein Administrator muss sicherstellen, dass der Benutzer, der den externen Inhaltstyp erstellt, über Berechtigungen für den Business Data Connectivity-Metadatenspeicher verfügt und die entsprechenden Benutzer auf den externen Inhaltstyp zugreifen können, auf dem die externe Liste basiert.

Erstellen eines externen Inhaltstyps    Ein Benutzer muss einen externen Inhaltstyp definieren, der Informationen über Verbindungen, Zugriffsrechte, Arbeitsweisen, Spalten, Filter und andere Metadaten enthält, mit denen die Daten aus der externen Datenquelle abgerufen werden.

Erstellen einer externen Liste    Ein Benutzer muss eine externe Liste erstellen, die auf dem externen Inhaltstyp und je nach Bedarf mindestens einer Ansicht der externen Liste basiert.

Sicherstellen, dass Office-Produkte einsatzbereit sind    Wenn Sie externe Daten mit Office-Produkten synchronisieren möchten, benötigen Sie Windows 7 oder höher und die folgenden kostenlosen Softwareprodukte, SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 und WCF Data Services 5,0 für OData V3 auf jedem Clientcomputer (bei Bedarf werden Sie automatisch aufgefordert, die Software herunterzuladen). Stellen Sie außerdem sicher, dass die Option Office-Installation, Business Connectivity Services aktiviert ist (Dies ist die Standardeinstellung). Mit dieser Option wird die Business Connectivity Services-Client Laufzeit installiert, die Folgendes ausführt: speichert und synchronisiert mit externen Daten, ordnet Geschäftsdaten externen Inhaltstypen zu, zeigt die Auswahl externer Elemente in Office-Produkten an und führt benutzerdefinierte Lösungen in Office-Produkten aus.

Outlook-spezifische Voraussetzungen

Aktivieren des Features "Offline Synchronisierung für externe Listen"    Das Feature Farm und Website, Offline Synchronisierung für externe Listen, muss ebenfalls aktiviert sein. Dieses Feature ist standardmäßig auf der Farmebene aktiv, aber nicht standardmäßig auf Websiteebene aktiviert.

Erstellen eines von Outlook unterstützten externen Inhaltstyps     Wenn Sie einen externen Inhaltstyp erstellen, muss ein Benutzer die Option zur Unterstützung der Offline Synchronisierung aktivieren und das Feld Office-Elementtyp auf eine der folgenden Optionen festlegen: Kontakt, Termin, Aufgabeoder Posten.

Zuordnen entsprechender Felder    Ein Benutzer muss einem oder mehreren Feldern des externen Inhaltstyps die entsprechenden Outlook-Felder zuordnen.

Wenn Sie einen externen Inhaltstyp, beispielsweise einen Kunden, einem Outlook-Elementtyp, beispielsweise einem Kontakt, zuordnen, müssen Sie die einzelnen Felder im externen Inhaltstyp, wie Kunden Vorname, Nachnamedes Kunden, Kunden Adresseund Kundentelefon, ihren jeweiligen Outlook-Elementtyp Feldern, wie beispielsweise dem Vornamen, dem Nachname, dem Namen desKontakts und Telefon geschäftlich, zuordnen.

Sie müssen nicht alle entsprechenden Felder zuordnen, aber die folgenden Felder müssen zugeordnet sein.

Nicht zugeordnete Felder werden in Abhängigkeit von der Zahl als erweiterte Eigenschaften wie folgt angezeigt:

• Benachbarten    An den Formularbereich am unteren Rand der Standardseite eines Outlook-Formulars angefügt (2 bis 5 Felder).

• Separaten    Als neue Seite zu einem Outlook-Formular hinzugefügt (6 oder mehr Felder).

Wenn der externe Inhaltstyp nicht direkt einem Outlook-Elementtyp zugeordnet ist, können Sie die Felder einem Post-Outlook-Elementtyp zuordnen, der den generischen Typ von Element darstellt.

Seitenanfang