建立及管理專案工作清單

在專案進行期間，請務必要回到您的專案工作清單，並更新與每個工作狀態相關的欄。 這可協助您將專案的進度告訴那些可能沒有天天追蹤您專案工作的人員。

請在專案工作清單中，為每個工作填寫下列的欄，以便提供您專案的更新資訊︰

• 完成百分比    使用百分比來輸入您的最佳估計值，以瞭解任務已完成的工時量。 例如，如果任務約為完成一半，請在 [ 完成百分比 ] 欄中輸入50%。 這個百分比是用來在任務的 [甘特圖] 上繪製進度疊加。

• 任務狀態    選擇最能準確反映此任務目前狀態的描述項。

此外，您可能碰到讓您必須更新專案工作清單的其他專案變更。 舉例來說，如果某個工作提早開始或延遲了，該工作的 [開始日期] 或 [到期日] 就可能會改變。 您可以更新檢視中表格部分的這些欄，就跟您會對任何其他欄會做的事一樣。 在某些情況下，目前正在處理某個工作的人員，可能無法再處理該工作。 您也可以更新被指派來執行工作的人員，方法是更新 [指派至] 欄。 如需詳細資訊，請參閱將人員指派給專案工作清單中的工作。

頁面頂端

當您將工作新增到專案工作清單中之後，下一個步驟就是把該工作指派給您組織中的人員。 如果您把某個人員指派給某項工作，就代表您指定要負責完成該工作的人。

1. 按一下您要指派之工作的 [指派至] 欄。

   

2. 利用下列三種方式中的一種，來輸入您要指派之人員的名稱或登入資訊：

   • 按一下 [指派至] 欄旁邊的 [瀏覽]，以便在您組織的通訊錄中搜尋您要指派的人員。

   • 在 [指派至] 欄輸入組織中您要指派之人員的登入資訊，包括網域。 舉例來說，您可以輸入「contoso\mollyc」，其中「contoso」是網域，而「mollyc」是使用者名稱。

   • 在 [指派至] 欄輸入您要指派之人員的名稱。 當您要指派的人員是約聘員工，或是其他在您組織內沒有帳戶的人員時，這方法是很實用的。

3. 通知受指派的人員他們有工作指派，並讓他們知道專案工作清單，以及他們現在要負責的工作。

當您在專案工作清單中建立工作時，請務必要規劃哪些工作可能會被歸類到更大型的工作底下。 舉例來說，專案可能會分階段來完成，而每個階段會擁有數個工作。 在專案工作清單中呈現階段，能讓大家更輕易地看出專案的執行進度。

1. 在 [項目] 索引標籤的 [新增] 群組中，按一下 [新增項目] 上的箭號，然後按一下 [摘要工作]。

2. 視情況填寫表單中的下列資訊來建立新的摘要工作：

   • 列名    輸入摘要任務的名稱。

   • 前任    選擇您必須完成的摘要任務和/或子任務，才能開始進行這個摘要任務。 在左側方塊中選取這些選項，按一下 [新增]，將它們移至右側方塊。 如需前置任務的詳細資訊，請參閱本文的下一節。

     提示: 如果您不確定自己了不了解前置工作，或是如果您才剛開始規劃專案，還沒把摘要工作的所有前置工作新增到專案工作清單中，您可以暫時把這個欄位留白，稍後再利用專案工作清單檢視的左側表格部分來新增前置工作的關聯性。

   • 優先順序    選擇最能準確反映此摘要任務重要性的優先順序層級，因為這會與此專案中的其他摘要任務相關。

   • 任務狀態    選擇最能準確反映在這個摘要任務中的一組任務狀態的描述項。 如果您剛剛規劃專案，且此摘要工作中的任何工作都已開始，請選擇 [ 未啟動]。

   • 完成百分比 輸入最適合在摘要任務中的任務集合上完成多少工時的百分比。 如果您只是規劃專案，且摘要任務中的任何任務都已開始，請將此欄位留白，或輸入0%。

   • 指派給 使用這個欄位來找出負責此摘要任務的人員。 如需指派工作的詳細資訊，請參閱 將人員指派給專案工作清單中的任務。

   • 描述    輸入摘要任務的簡短描述。

   • 開始日期    輸入此摘要工作中第一個子任務應開始的日期。

   • 到期日    根據此摘要工作中的最後一個子任務應完成，輸入日期。

3. 按一下 [儲存] 來建立摘要工作。

摘要工作建立之後，您只要按一下左側表格部分中的摘要工作名稱，就能在新的專案工作清單檢視中開啟該摘要工作。 您可以在這個檢視中，為該摘要工作新增工作。 若要返回顯示您摘要工作的檢視，請在 [清單] 索引標籤的 [管理檢視] 群組中，按一下 [瀏覽上一層]。

頁面頂端

單一專案工作清單中的工作 (包括摘要工作及子工作) 可能必須按照特定的順序來完成。 舉例來說，如果您在蓋房子，就必須先完成地基才能把牆立起來，必須先把牆立起來才能裝屋頂。 您可使用 [前置工作] 欄來呈現這個順序。

1. 在工作列中，按一下 [ 前置 任務] 欄中的儲存格，然後按一下儲存格右側的箭號，以顯示 [目前專案工作] 清單中的所有工作清單。 這包括清單中的任何摘要任務和子任務。

2. 按一下在該工作開始之前，必須先完成的每個工作左邊的核取方塊。

   提示: 但選取必須在目前的工作開始之前完成的所有工作，可能會讓您手忙腳亂。 不過事實上，您只需要選取目前工作的上一個工作即可。 舉例來說，假設我有個包含 3 個工作的專案工作清單︰工作 1、工作 2 及工作 3。 當工作 1 完成之後，工作 2 才能開始，且當工作 2 完成之後，工作 3 才能開始。 當您輸入工作 3 的前置工作時，很容易就會覺得工作 1 及工作 2 都必須先完成，工作 3 才能開始。 不過，既然工作 1 已經被列為工作 2 的前置工作，因為就沒有必要也把工作 1 列為工作 3 的前置工作。

3. 調整 [開始日期] 及 [到期日] 欄中的日期，來反映這些工作之間的關聯性。 舉例來說，假設您有 2 個工作，且您知道每個工作大約都需要 2 天的時間來完成。 然後您將第一個工作設定為第二個工作的前置工作。 您將必須調整第二個工作的 [開始日期] 欄，好讓這個日期晚於第一個工作的 [到期日]，而您也將必須調整第二個工作的 [到期日] 欄，好讓這個日期比新的 [開始日期] 晚 2 天。

   提示: 想要讓這個程序更自動化嗎？ 請考慮使用與 SharePoint Foundation 2010 相容的企業化專案管理解決方案，例如 Microsoft Project 2010 及 Microsoft Project Server 2010。

在您為每個工作指定適當的前置工作之後，甘特圖上就會出現這些關聯。 當某個工作有前置工作時，您就會在前一個工作的甘特圖長條尾端，以及下一個工作的甘特圖長條開端之間，看到一個箭號。

頁面頂端

在 SharePoint 中，專案工作清單所使用的檢視功能，與其他清單所使用的相同。 如需詳細資訊，請參閱自訂專案工作清單檢視