Upravljanje velikim listama i bibliotekama

Promene možete da izvršite na stonom ili laptop računaru, a kada vratite podatke na mrežu, na lak i efikasan način možete da sinhronizujete promene i otklonite neusaglašenosti. Rad sa velikim listama pomoću sinhronizacije van mreže radi "prečišćavanja", analize ili izveštaja o podacima pomaže pri učitavanju aktivnosti van mreže i umanjivanju upotrebe SharePoint resursa.

Podatke sa liste možete da prebacite na rad van mreže i da sinhronizujete promene kada ponovo budete na mreži pomoću nekoliko Microsoft 365 proizvoda. Da biste ih izvezli u njih, morate da imate instalirane aplikacije, bilo da su Microsoft 365 Ili Office za računare.

Microsoft Access        Access da rukujete većim brojem redova podataka od SharePoint , a imate mnogo moćnih alatki za manipulisanje tim podacima. Rad sa podacima u programu Access sinhronizovanje sa sistemom SharePoint može da vam omogući da radite sa većim skupovima podataka.

Većinu izvornih lista možete da čitate i pišete sa Pristup tako što ćete se povezati sa njima, Pristup dobro funkcioniše sa praktično svim SharePoint tipovima podataka. Povezivanje vam omogućava da se povežete sa podacima na SharePoint listi, tako da kreirate dvostranu vezu za prikaz i uređivanje najnovijih podataka i na SharePoint listi i u Access bazi podataka. Access kreiranje kopije (ili repliciranje) liste SharePoint tabele Access tabele. Kada se Access tabela, možete da radite sa podacima liste u programu Access do Access ograničenja od dva gigabajta (isključujući sve priloge koji se ne skladište lokalno). Pored toga, Pristup keširaj podatke liste na klijentu, koristi efikasnu memoriju, upisuj u keš i prenosi samo promenjene stavke liste. Sve to čini da upiti i ispravke obavljaju mnogo brže. Dijalog za rešavanje neusaglašenosti takođe pomaže da na jednostavan način upravljate neusaglašenim ispravkama.

Ako je funkcija Access usluge aktivirana, možete da radite sa znatno više podataka od granične vrednosti prikaza liste, podrazumevano do 50.000 stavki. Pristup automatski obrađuje listu ili biblioteku podataka u malim grupama, a zatim ponovo spaja podatke, što predstavlja tehniku koja omogućava rad sa znatno više podataka od granične vrednosti prikaza liste, a bez negativnog uticaja na druge korisnike SharePoint sajta.

Microsoft Excel       Možete da izvezete SharePoint liste u Excel tabelu koja kreira jednosmušnu vezu za prenos podataka između Excel tabele i SharePoint liste.

Excel vam omogućava i da radite sa velikim listama bez blokiranja. Pored toga, možete da Excel sa SharePoint i Access kako biste iskoristili pogodnosti svake platforme.

Kada ažurirate podatke sa SharePoint liste i osvežite Excel tabelu, Microsoft Excel menja Excel podatke najnovijim podacima sa SharePoint liste i tako zamenjuje sve promene koje ste izvršili u Excel tabeli.

Kada podaci budu u Excel, možete da iskoristite mnoge funkcije za analizu podataka programa Excel, kao što su moćni i fleksibilni radni listovi, izveštaji izvedene tabele, grafikoni i mini-grafikoni profesionalnog izgleda, uslovno oblikovanje sa ikonama, traka podataka, skala boja i sofisticirane operacije analize šta-ako.

Ako je aktivirana funkcija Access usluge, možete da radite sa znatno većom količinom podataka od granične vrednosti prikaza liste, podrazumevano do 50.000 stavki.

Microsoft Outlook         Iz Outlook možete da čitate i pišete stavke Kontakt, Zadatak, Kalendar Lists, kao i da sinhronizujete biblioteke dokumenata. Na primer, možete da radite sa standardnim listama zadataka i listama projektnih zadataka tako što ćete preuzeti liste zadataka van mreže, prikazati, ažurirati i dodeliti nove zadatke, vratiti ih na mrežu i sinhronizovati bez napuštanja Outlook. Kontakte možete i da skladištite, delite i SharePoint efikasnije u usluzi Outlook.

Vrh stranice

U Access kreirate veb bazu podataka zasnovanu na programu Access usluge tako što pravite tabele na osnovu povezanih lista, zajedno sa upitima, obrascima, izveštajima i makroima koje ste objavili na SharePoint lokaciji. Pri nadogradnji ovih veb baza podataka i dalje možete da ih koristite i menjate, kao i da kreirate nove od predloška (ali ne iz Access 2013 ).

Možete da kreirate aplikaciju Access u programu SharePoint koristite kôd. SharePoint aplikacija obično predstavlja fokusirano i jednostavno rešenje koje se lako distribuira i koje je dostupno na tržištu. Na aplikaciju gledajte kao na zgodan i alternativni način da upakujete, distribuirate, pokrenete, nadgledate rešenje i obustavite njegov rad. Više informacija potražite u članku Kreiranje Access aplikacije.

Za razliku Access aplikacije veb baze podataka koja skladišti podatke na SharePoint listama, Access aplikacija koristi SQL Server bazu podataka odvojenu od SharePoint proizvoda za skladištenje podataka i zbog toga ne podleže graničnoj vrednosti prikaza SharePoint liste. To znatno poboljšava upotrebljivost Access rešenja i omogućava efikasno rukovanje potencijalno milionima zapisa. Za SharePoint servera, SQL Server baza podataka može da se konfiguriše tako da živi iza zaštitnog zida organizacije. Za korisnike na mreži baza podataka je SQL Server Azure baza podataka sa besplatnim nalogom i besplatnim skladištem. Više informacija o usluzi Azure potražite na Matičnoj stranici usluge Microsoft Azure.

Napokon, i dalje možete da sinhronizujete podatke između SharePoint liste i Access i da oba skupa podataka održavate aћurnim. Ova sinhronizacija je dvosmerna ili dvosmerna. Promene podataka sa liste izvršene u programu Access otpremaju se na SharePoint listu, a promene SharePoint liste preuzimaju se u Access na računaru. Više informacija potražite u članku Uvoz, povezivanje ili premeštanje podataka u SharePoint.

Na SharePoint stranici obično ima dva polja za pretragu, pretraga sajta na vrhu stranice i polje za pretragu određene liste ili biblioteke. Kada koristite polje za pretragu liste ili biblioteke, postepeno možete da širite opseg operacije pretraživanja:

• Opseg pretrage podrazumevano je prvobitno zasnovan na svim stavkama u trenutnom prikazu i bilo kojoj potfascikli. Rezultate vidite kao kolone koje se dodatno mogu filtrirati i sortirati. Ako je granična vrednost prikaza liste trenutno premašena, ne pojavljuju se svi rezultati.

• Ako ne pronađete ono što ste tražili, možete proširiti opseg pretrage tako da obuhvata celu listu uključujući sve potfascikle bez obzira na trenutni prikaz i graničnu vrednost prikaza liste.

• Na primer, možete da proširite opseg da biste pretražili celu lokaciju. U tom slučaju, videćete rezultate na standardnoj stranici lokacije za pretragu. Možete dodatno suziti rezultate pomoću table za sužavanje obima pretrage da biste filtrirali po autoru dokumenta ili datumu kreiranja stavke sa liste. Možete čak da koristite Bulovu sintaksu i logičke operatore da biste formulisali složenije upite.

Sajt centra za dokumente možete da koristite kada želite da napravite veliki broj dokumenata, upravljate njima i skladištite ih. Centar za dokumente zasnovan je na predlošku sajta i dizajniran tako da se koristi kao centralizovani depo za upravljanje velikim brojem dokumentima. Funkcije, kao što su metapodaci i navigacija u prikazu stabla, tipovi sadržaja i veb segmenti pomažu vam da organizujete i preuzmete dokumente na efikasan i smislen način za korisnike. Više informacija o korišćenju predložaka lokacije potražite u članku Kreiranje i korišćenje predložaka lokacije u verzijama sistema SharePoint Server.

Kontrolori sadržaja mogu brzo da konfigurišu navigaciju zasnovanu na metapodacima tako da odgovara većini biblioteka bez eksplicitnog pravljenja indeksa, ali i da pomognu prilikom pravljenja dodatnih indeksa u cilju poboljšanja performansi u širem opsegu filtera i prikaza. Više informacija potražite u članku Šta je to lokacija centra za dokumente?

Lokaciju „Centar za dokumente“ možete da koristite kao okruženje kreiranja ili arhivu sadržaja:

• U okruženju kreiranja, korisnici aktivno prijavljuju i odjavljuju datoteke i kreiraju strukture fascikli za ove datoteke. Omogućeno je kreiranje verzija i može da postoji 10 ili više starijih verzija svakog dokumenta. Korisnici često prijavljuju i odjavljuju dokumente, a tokovi posla mogu da pomognu u automatizovanju radnji na dokumentima.

• Za razliku od toga, u arhivi sadržaja ili baze znanja veoma retko se odvija pravljenje sadržaja. Korisnici samo prikazuju ili otpremaju dokumente. Arhive sadržaja obično poseduju jednu verziju dokumenata i sajt može da se prilagođava za milione datoteka. U najčešćem slučaju, kao što je to centar za tehničku podršku velike organizacije, 10.000 korisnika može da pristupa sadržaju, pre svega radi čitanja. Podskup od 3.000 do 4.000 korisnika može da otprema novi sadržaj na sajt.

Dnevni prozor vremena je način da administratori navedu namenski vremenski period za sve korisnike da izvršavaju neograničene operacije bez ograničenja i obično se planira tokom časova van inkubacije.

Iako su prikazi osnovni način za preuzimanje stavki sa liste ili iz biblioteke, postoje i druge SharePoint komande i operacije koje je bolje izvršiti tokom dnevnog prozora vremena.

Te komande i operacije mogu da budu neuspešne ako premaše granične vrednosti i ograničenja sajta prilikom preuzimanja podataka sa liste tokom vremena normalnog korišćenja. Ako ih pokrenete bez ograničenja tokom dnevnog prozora vremena, možete da izbegnete neuspeh i ometanje drugih korisnika.

Podešavanje dnevnog prozora vremena zahteva da podesite vreme početka i trajanje. Prilikom podešavanja vremena i trajanja, imajte na umu da ako neko tokom prozora pokrene upit ili operaciju koji dugo traju, on će se nastaviti dok se ne završi, bez obzira na to da li je to unutar prozora.

1. Kao administrator, prijavite se u centralnu Administrator.

2. Izaberite stavke Upravljanje aplikacijama > Upravljanje veb aplikacijama.

   

3. Izaberite aplikaciju da biste podesili ili promenili postavku dnevnog prozora vremena.

4. Na traci, na kartici Opšte postavke da biste pristupili meniju, kliknite na strelicu nadole, a zatim izaberite stavku Ograničavanje resursa.

   

5. Promenite dnevni prozor vremena, a zatim podesite vreme i trajanje koje želite da koristite.

   

6. Kada završite, kliknite na dugme U redu.

Ako niste projektant ili nemate odgovarajući pristup resursima za projektante koji mogu da izvrše te operacije, te tipove operacija možete da odložite za dnevni prozor vremena. Da biste videli kada je planiran dnevni prozor vremena, obratite se administratoru.

Granična vrednost prikaza liste (LVT) postavljena je da pruži performanse svim korisnicima i zaštiti server od nenamernog opterećenja tokom upita. LVT može da promeni samo u verzijama servera SharePoint od strane administratora u centralnoj Administrator aplikaciji. Ne preporučujemo da je promenite da biste izbegli pogoršivanje performansi. SharePoint ne dozvoljava administratorima da promene LVT kako bi zaštitili korisnike drugih zakupaca od problema sa performansama kada se preuzimaju veliki skupovi podataka. Umesto toga koristite indekse, filtere i fascikle da biste upravljali upitima.

Ako imate samo nekoliko upita koji zahtevaju podizanje LVT-a, razmotrite korišćenje dnevnog prozora vremena tokom časova van radnog vremena.

Ako zaista želite da promenite LVT, pratite ove korake. Standardni su u odnosuSharePoint 2016 iako korisnički interfejs može neznatno da se razlikuje. Aplikacija za centralnu administraciju odvojena je od sajta SharePoint i zahteva administratorska prava za farmu kako bi joj se pristupalo. LVT možete da promenite samo u verzijama programa SharePoint .

1. Kao administrator, prijavite se u centralnu Administrator.

2. Izaberite stavke Upravljanje aplikacijama > Upravljanje veb aplikacijama.

   

3. Izaberite aplikaciju da biste promenili graničnu vrednost prikaza liste.

4. Na traci, na kartici Opšte postavke da biste pristupili meniju, kliknite na strelicu nadole, a zatim izaberite stavku Ograničavanje resursa.

   

5. Promenite vrednost stavke Granična vrednost prikaza liste (prva stavka na listi) na razumnu vrednost.

6. Izaberite stavku U redu.

Postoje dodatne postavke na stranici za ograničavanje resursa koje ćete kao administrator želeti da razumete.

• Granična vrednost prikaza liste za nadzornike i administratore:    Ovo je podrazumevano "više ograničenje". To ograničenje se, umesto standardnog ograničenja, odnosi na upite koje pokreću nadzornik ili administrator koji posebno (programski) zatraže da se zameni granična vrednost prikaza liste. To je podrazumevano 20.000 umesto 5.000 za LVT. Povećavanje ovog ograničenja ima iste posledice kao podizanje LVT-a. Prilikom promene ove vrednosti, postoje povezane promene koje bi možda trebalo da budu izvršene.

• Zamena objektnog modela:    Ako obično koristite prilagođeni kôd za primenu i imate potrebu da zamenite LVT na višu vrednost, onda bi bilo dobro da omogućite zamenu objektnog modela i da nadzorniku ili administratoru date dozvole za aplikaciju koja će izvršiti upite. Ova postavka je podrazumevano uključena, ali možete da je onemogućite ako vam nije potrebna. Dobar primer situacije u kojoj bi trebalo da je koristite jeste kada primenite neki kôd koji vrši keširanje većeg skupa rezultata kojima se često pristupa u trajanju od, recimo, nekoliko minuta. Ako ne planirate da keširate sadržaj i planirate da često pokrećete ove upite, ne preporučujemo da koristite ovaj metod da biste zaobišli LVT zato što će to imati suprothodan uticaj na performanse servera. Ukratko: "tread lightly" (tread lightly).

• Granična vrednost pronalaženja prikaza liste:    Ova funkcija ograničava broj spajanja koja upit može da izvrši. On je jednak broju polja „Pronalaženje“, „Osoba/grupa“ ili „Status toka posla“ koja su uključena u upit. Na primer, prikaz koji prikazuje 6 kolona za pronalaženje i filtrira po druge 3 različite kolone za pronalaženje koristi 9 pronalaženja. Ako je granična vrednost pronalaženja prikaza liste postavljena na 8, to izaziva grešku. Ne preporučujemo da povećate taj broj na više od 8.

  Detaljno testiranje korporacije Microsoft pokazalo je da dolazi do ozbiljnog naglog pogoršanja performansi kada se koristi više od 8 spajanja. U tom trenutku ne samo da značajno opada ulazna moć servera, već i upit koristi neproporcionalno veliku količinu SQL Server resursa, što negativno utiče na sve ostale koji koriste tu istu bazu podataka. Više informacija potražite u odeljku Kolone za pronalaženje i prikazi liste u članku Rezultati testiranja performansi i kapaciteta i preporuke.

• Dnevni prozor vremena za velike upite:    Ova funkcija omogućava da podesite vreme u koje korisnici svakog dana mogu da koriste veće upite bez dostizanja ograničenja. Postoji nekoliko stvari koje treba pažljivo da razmotrite pre nego što odlučite u koje vreme da ga podesite:

  • Treba da ga podesite tokom časova kada nema intenzivnog korišćenja ili kada očekujete najmanje opterećenje kako bi uticalo na što manji broj korisnika. Ako izaberete vreme usred radnog dana za većinu korisnika, onda čak i oni koji ne koriste veliku listu mogu negativno da utiču.

  • Trudite se da se držite razumnog vremenskog okvira, tako da ljudi mogu da ga koriste kako bi popravili liste, da ne bi morali da se obraćaju administratoru.

  • Operacije koje se pokrenu tokom prozora vremena neće se prekinuti kada on istekne. Razmotrite koliko je vremena neophodno ako korisnik pokuša da izbriše veliku listu neposredno pre isteka vremena.

  • Imajte na umu različite vremenske zone. To je naročito važno ako su zaposleni u organizaciji ili klijenti rasuti širom sveta, a svi koriste SharePoint server koji se centralno hostuje. Postavljanje u 18:00 može da radi na vašoj lokaciji, ali ne bi bilo korisno, na primer u Sidneju, Australiji.

• Granična vrednost jedinstvenih dozvola liste:    Ovo je broj jedinstvenih dozvola omogućenih po listi. Ako imate fasciklu za koju raskidate nasleđivanje dozvola i postavite neke dozvole za njega (i sve stavke u njoj), to se računa kao 1 u odnosu na graničnu vrednost jedinstvenih dozvola liste. Za razliku od LVT i drugih postavki, ova granična vrednost se ne pokreće prikazivanjem sadržaja ili izvršavanjem neke druge operacije na njemu, već izričito prilikom promene dozvola.

  Ako možete to da uradite, preporučujemo da smanjite taj broj. Njegova podrazumevana vrednost iznosi 50.000, što predstavlja mnogo jedinstvenih dozvola. Lista će skoro izvesno naići na probleme u vezi sa dozvolama pre nego što dostigne taj broj, zato je dobra ideja da ga unapred prilagodite na neki koji može da funkcioniše u vašem okruženju.

Kako bi smanjio sukob prilikom pristupa bazi podataka, SQL Server, potporna baza podataka za SharePoint , kao strategiju često koristi zaključavanje na nivou reda da bi obezbedio tačno ažuriranje bez nepovoljnog uticaja na ostale korisnike koji pristupaju drugim redovima. Međutim, ako operacija čitanja baze podataka ili pisanja u nju, na primer upit, izaziva istovremeno zaključavanje više od 5.000 redova, onda je efikasnije da SQL Server privremeno zaključa celu tabelu dok se operacija baze podataka ne završi.

Kada se zaključa cela tabela, to druge korisnike sprečava da joj pristupaju. Ako se to često dešava, korisnici će naići na pogoršanje performansi sistema. Zato su granične vrednosti i ograničenja od presudnog značaja za smanjivanje uticaja operacija nad bazom podataka koje intenzivno koriste resurse i usklađivanje potreba svih korisnika.

Sledeći dijagram rezimira najvažnije informacije o onome što se dešava u pozadini kada pristupite velikom broju stavki na listi ili u biblioteci.

1. Podaci liste ili biblioteke u kolekciji lokacija skladište se u SQL Server baze podataka koja koristi upite, indekse i zaključavanja kako bi održavala ukupne performanse, deljenje i tačnost.

2. Filtrirani prikazi sa indeksima kolona (i druge operacije) prave upite za baze podataka koji identifikuju podskup kolona i redova i daju taj podskup na računaru.

3. Granične vrednosti i ograničenja doprinose regulisanju operacija i usklađivanju resursa za više korisnika istovremeno.

4. Privilegovani projektanti mogu da koriste zamene objektnog modela da bi privremeno povećali granične vrednosti i ograničenja za prilagođene aplikacije u serverskim verzijama sistema SharePoint .

5. Administratori mogu da navedu namenske prozore vremena u kojima svi korisnici mogu da izvršavaju neograničene operacije tokom časova manjeg opterećenja u serverskim verzijama sistema SharePoint .

6. Službenici koji rade sa informacijama mogu da koriste odgovarajuće prikaze, stilove i ograničenja stranica kako bi ubrzali prikaz podataka na stranici.

Liste i biblioteke imaju određena maksimalna ograničenja koja su prikazana u ovoj tabeli.

Funkcija	Maksimalno ograničenje
Broj stavki na listi ili u biblioteci	30 miliona
Veličina stavke pojedinačne datoteke ili priloga stavke	10 gigabajta

Sledeća tabela daje rezime informacija o ograničenjima resursa koja bi trebalo da imate u vidu. Ta ograničenja podešavaju se na stranici za ograničavanje resursa u centralnoj administraciji u serverskim verzijama sistema SharePoint . Za određena ograničenja i zahteve za lokaciju obratite se administratoru.

Granična vrednost ili ograničenje	Podrazumevana vrednost	Opis
Granična vrednost prikaza liste	5.000	Navodi maksimalan broj stavki na listi ili u biblioteci koju operacija baze podataka, na primer upit, može istovremeno da obradi. Operacije koje premašuju ovo ograničenje su blokirane. Da biste imali vremena da pravite alternativne planove, možda ćete biti upozoreni na stranici Postavke liste kada lista premaši 3000 stavki. Upozorenje sadrži vezu za pomoć ka ovoj temi.
Ograničenje jedinstvenih dozvola	50.000	Navodi maksimalan broj jedinstvenih dozvola koje su dozvoljene za listu ili biblioteku. Svaki put kada prekinete nasleđivanje dozvola za stavku ili fasciklu, to se računa kao 1 jedinstvena dozvola ka ovom ograničenju. Ako pokušate da dodate stavku koja bi dovodila do prekoračenja ovog ograničenja, bićete sprečeni da to uradite.
Ograničenje veličine reda	6	Navodi maksimalan broj redova tabele koji se nalaze u bazi podataka koja se koristi za stavku liste ili biblioteke. Da bi se smestile široke liste sa velikim brojem kolona, svaka stavka se prelama u nekoliko unutrašnjih redova tabele, u najviše 6 redova i uz najviše ukupno 8000 bajtova (ne računajući priloge). Na primer, ako imate listu sa mnogo malih kolona, onu koja sadrži stotine kolona "Da/ne", onda možete da premašite ovo ograničenje, u kom slučaju nećete moći da dodate još kolona "Da/ne" na listu, ali će vam i dalje biti dozvoljeno da dodajete kolone drugog tipa. Administratori mogu postaviti ovo ograničenje samo pomoću objektnog modela, ne i putem korisničkog interfejsa.
Granična vrednost za pronalaženje prikaza liste	12	Navodi maksimalan broj operacija spajanja, poput onih zasnovanih na kolonama za pronalaženje, kolonama „Osoba/grupa“ ili kolonama statusa toka posla. Ako upit koristi više od 8 kolona, operacija se blokira. Međutim, moguće je programski izabrati kolone koje će se koristiti pomoću maksimalnog prikaza koji se može podesiti putem objektnog modela.
Veličina granične vrednosti prikaza liste za nadzornike i administratore	20.000	Navodi maksimalan broj stavki liste ili biblioteke koji operacija baze podataka, na primer upit, može da obradi odjednom kada je izvrši nadzornik ili administrator sa odgovarajućim dozvolama. Ova postavka se koristi zajedno sa postavkom Dozvoli zamenu objektnog modela.
Dozvoljavanje zamene objektnog modela	D	Navodi da li projektanti mogu da vrše operacije baze podataka, kao što su upiti, koje zahtevaju zamenu granične vrednosti prikaza liste većom vrednošću navedenom u postavci Granična vrednost prikaza liste za nadzornike i administratore. Administrator mora da omogući zamenu objektnog modela, a zatim projektanti sa odgovarajućom dodelom mogu programski da zatraže da njihov upit koristi veću graničnu vrednost prikaza liste kako bi iskoristili njegove prednosti.
Dnevni prozor vremena	Nijedna	Navodi vremenski period tokom kojeg se granične vrednosti i ograničenja resursa zanemaruju. Administrator može da konfiguriše vremenski prozor tokom časova "van vrha" u pomacima od 15 minuta i do 24 časa, na primer od 18:00 do 10:00 ili od 1:30 do 5:15. Operacija baze podataka ili upit započeti tokom dnevnog vremenskog okvira nastavljaju se dok ne dođe do njihovog dovršavanja (ili neuspeha), čak i ako se ne završe tokom navedenog vremenskog okvira.