SharePoint nudi promenljive, karakteristiku obogaćenog iskustva za upravljanje sadržajem. Ako imate veliki broj datoteka za upravljanje, razmotrite korišćenje predloška sajta centra za dokumente. Ovaj predložak je optimizovan za upravljanje dokumentima velike skale. Može uštedeti vreme i pomoći vam da budete efikasniji. Verzije, ID-ovi dokumenata, skupovi dokumenata, navigacija metapodataka i tipovi sadržaja uključeni su uz predložak.
Lokacija centra za dokumente radi i za ove scenarije:
-
Okruženje za autorstvo U okruženju za kreiranje centra za dokumente korisnici kreiraju i uređuju hiljade dokumenata ili medija koji su uskladišteni u centralnom skladištu.
-
Arhiva sadržaja U arhivama sadržaja, kao što je baza znanja, korisnici skladište ili prikazuju dokumente.
Ovaj članak vam govori o funkcijama u predlošku sajta centra za dokumente.
Da biste kreirali centar za dokument, pogledajte članak Korišćenje predložaka za kreiranje raznih vrsta SharePoint lokacija
Šta se nalazi na sajtu centra za dokumente?
Predložak sajta centar za dokumente sadrži funkcije koje olakšavaju i efikasnije kreiraju velike skupove dokumenata. U većini slučajeva, vlasnik sajta može zasebno da doda svaku od ovih funkcija. Predložak sajta centar za dokumente automatski omogućava preporučene funkcije upravljanja dokumentima. Sledeći odeljci ukratko opisuju te funkcije.
Lokaciju centra za dokumente možete da koristite kao okruženje kreiranja ili arhivu sadržaja. U okruženju kreiranja korisnici često prijavljuju i odjavljuju datoteke i kreiraju strukture fascikli za ove datoteke. Kreiranje verzija je omogućeno i čuvaju se starije verzije svakog dokumenta. Pored toga, tokovi posla mogu da kontrolišu životni ciklus dokumenta.
Nasuprot tome, veoma malo kreiranja se javlja u arhivama sadržaja. Korisnici samo prikazuju ili otpremaju dokumente. Predložak sajta centar za dokumente podržava kreiranje tipa arhiva sa imenom "baze znanja". Baze znanja obično sadrže pojedinačne verzije dokumenata, a lokacija može da se podesi na milione datoteka. U tipičnom scenariju, kao što je centar za tehničku podršku za veliku organizaciju, hiljade ljudi može da pristupi sadržaju, pre svega da bi ga pročitao. Samo neki će otpremiti novi sadržaj na sajt.
Sledeće stavke opisuju neke SharePoint funkcije koje možete da dodate na sajt centra za dokumente. Pored tih mogućnosti, neke organizacije prilagođavaju izgled i navigaciju centra dokumenta. Neki dodaju prilagođene Veb segmente.
Kontrolisani metapodaci su sistem koji dodeljuje određene termine dokumentima u sistemu SharePoint. Zatim možete da koristite te uslove da biste klasifikovali dokumente. Metapodatke možete da koristite i za kreiranje moćne alatke za navigaciju za korisnike koji im mogu pomoći da brzo pronađu ono što žele.
Na primer, pretpostavimo da vaše preduzeće ima bazu znanja koja sadrži članke koji pomažu osobama da rešavaju probleme sa proizvodima. Možete da kreirate uslove za metapodatke koji korisnicima omogućavaju da filtriraju informacije po proizvodu, pomoću tipa problem ili drugih svojstava.
Na lokaciji centra za dokumente svaki deo sadržaja dobija jedinstveni ID koji nije povezan sa lokacijom lokacije dokumenta, kao što je URL adresa. To znači da ako premestite ili preimenujete dokument, ID ostaje isti. Možete da koristite ID da biste kreirali stalnu vezu za dokument i umanjili raskinute veze.
Verzije su automatski omogućene na sajtu centra za dokumente. To znači da automatski imate istoriju svih raznih verzija datoteke. U procesu redigovanja dokumenta, na primer, to znači da imate zapis o svim ispravkama koje su unete tokom ciklusa redigovanja. Možete da pratite ispravke, kontaktirate kontakte i tako dalje. Pored toga, ako se problem pojavi sa trenutnom verzijom članka, možete brzo da se vratite na poslednju poznatu verziju.
Tip sadržaja je određena vrsta sadržaja zajedno sa grupom postavki za sadržaj. Kada neko kreira dokument sa definisanim tipom sadržaja, on automatski prima sve odgovarajuće postavke za taj tip sadržaja. Centar za dokumente može da ima kolekciju tipova sadržaja – razne vrste dokumenata, video zapisa, predložaka itd.
Organizator sadržaja se ne uključuje automatski na sajt centra za dokumente, međutim, mnogi korisnici ga dodaju. Organizator sadržaja je SharePoint funkcija koja vam omogućava da upravljate sveukupnoj organizaciji i strukturom stavki. Pomoću metapodataka ili tipova sadržaja, organizator sadržaja može automatski da usmeri dokumente i druge stavke na određene lokacije. Na primer, u bazi znanja možda imate program "organizator sadržaja" automatski usmeravaju sve nove prosleđene u posebnu biblioteku koja prikuplja članke za određeni proizvod.
