Korišćenje filtriranja za izmenu SharePoint prikaza

Filteri smanjuju količinu vraćenih podataka izborom stavki na osnovu operacija (na primer, veće od ili manje od) i podudaranjem podataka. Kada kreirate filtrirani prikaz, prva indeksirana kolona u izrazu filtera trebalo bi da u najvećoj meri smanji skup podataka. Na primer, filtriranje u polju države ili grada često može znatno da smanji skup podataka. Ako imate 15.000 stavki, želećete da prvi indeks vrati manje od 5000 stavki. Ako skup podataka nema preko 5000 stavki, ovo se i dalje preporučuje.

SharePoint bira prvu indeksiranu kolonu u upitu, a zatim koristi ostale kolone za izbor podataka. Druge kolone koje navedete u filteru prikaza mogu ili ne moraju biti indeksirane. Prikaz ne koristi te indekse, čak i ako rezultat filtriranog prikaza vrati manje stavki od granične vrednosti prikaza liste.

Na primer, imate upit: veličina = velika AND boja = crvena. Veličina nije indeksirana na listi, ali boja jeste. Ukoliko imate manje od 5000 „crvenih“ stavki na listi, upit će uspeti na velikoj listi. Međutim ako imate upit „veličina = velika OR boja = crvena“, iako baza podataka može pronaći sve crvene stavke, ona mora da skenira celu listu da bi pronašle sve velike stavke. Ako bude vraćeno više od 5000 stavki, upit je ograničen.

Ako koristite dve ili više kolona u izrazu filtera, odlučujući indeksi bi trebalo da koriste operator AND. Na primer, ako želite da vratite „pse“ sa velike liste životinja. Imate neindeksiranu kolonu pod imenom „Vrsta“ gde je jedna od vrednosti „Pas“. Ako pošaljete upit samo za „Vrsta = Pas“, upit će biti ograničen. Međutim, ako imate indeksiranu kolonu koja se zove „Klasa“, upit postaje „Klasa = Sisari AND Vrsta = Pas“. Takođe možete da pretražite mačke i pse pomoću upita „Klasa = Sisari AND (Vrsta = PAS OR Vrsta = Mačke)“. Drugi upit bira sve sisare, a zatim filtrira pse i mačke.

Ako kolone koje ćete koristiti za filtriranje nemate indekse, trebalo bi da počnete tako što ćete kreirati indekse. Više informacija potražite u članku Dodavanje indeksa u SharePoint kolonu.

Kada indeksirate kolonu, možete je dodati kada kreirate ili izmenite prikaz, a zatim je koristiti za filtriranje prikaza. Možda ćete pre kreiranja prikaza želeti da dodate još kolona na listu da biste omogućili veću fleksibilnosti pri sortiranju, grupisanju i filtriranju. Za sortiranje i filtriranje možete da odaberete kolone koje se nalaze u skupu podataka, ali nisu prikazane.

Kreiraj prikaz

Otvorite listu ili biblioteku u kojima želite da kreirate prikaz.

1. Izaberite karticu Lista ili Biblioteka, a zatim izaberite stavku Kreiraj prikaz.
   
   

2. Na stranici Tip prikaza kliknite na prikaz koji želite da koristite. Ako niste sigurni, odaberite stavku Standardni prikaz.

   

3. Otkucajte ime prikaza.

   

4. Uredite veb adresu za prikaz ili prihvatite podrazumevanu. Kasnije se možete vratiti i promeniti ovo.

5. U odeljku Filter izaberite stavku Prikaži stavke samo kada je sledeće tačno, a zatim odaberite način filtriranja stavki na osnovu jedne indeksirane kolone.

   Na primer, da biste kreirali prikaz samo od stavki koje su promenjene danas, odaberite kolonu Izmenjeno (indeksirano) i uslov jednako je, a zatim otkucajte [Danas].

   

   Napomena: Ako ne vidite nijednu kolonu koja ima oznaku (indeksirano) posle imena, to znači da nemate nijednu indeksiranu kolonu dostupnu za tu listu ili biblioteku. Prvo morate da izvršite Kreiranje jednostavnog ili složenog indeksa.

6. Da biste ograničili broj stavki koje se prikazuju na svakoj stranici, pomerite se nadole do stavke Maksimalni broj stavki i postavite vrednost za Broj stavki za prikazivanje. Kada kreirate prikaz, podrazumevani broj stavki za prikazivanje je 30.

   

7. Možete odabrati dve opcije prilikom podešavanja ograničenja stavke na stranici:

   • Prikaži stavke u grupama navedene veličine, koja kreira prikaz podataka „stranica po stranica“ koji je koristan prilikom pretraživanja stavki na neinteraktivni način.

     Kada postoji više stavki od postavke ograničenja, prikaz će biti podeljen na stranice.

     

   • Ograniči ukupan broj vraćenih stavki na određeni iznos kreira prisilno ograničenje koje može i ne mora vratiti sve rezultate operacije filtriranja. Ovo može biti korisno prilikom testiranja prikaza, kreiranja prototipa ili kada samo želite da preuzmete najviše vrednosti iz prikaza.

8. U okviru Stil, možete da odaberete stavku Okno za pregled da biste videli sve informacije iz stavki na listi u obliku vertikalnog okna. Okno za pregled predstavlja jedan od stilova prikaza koje možete da odaberete u okviru Stil prilikom uređivanja ili kreiranja prikaza.

   

   Možete brže da se krećete kroz podatke tako što ćete zadržati kursor iznad naslova stavke u oblasti pomeranja na levoj strani stranice da biste videli sve vrednosti kolone za trenutnu stavku vertikalno prikazane na listi na desnoj strani stranice. Prikazuje se manje početnih podataka i na ovaj način brže dobijate prikaz. Ovaj stil je veoma koristan i u slučajevima kada imate široku listu ili listu koja ima mnogo kolona, pa morate horizontalno da se pomerate da biste videli podatke.

   

9. Kliknite na dugme U redu.

Postoji još koraka koje možete da izvršite pomoću prikaza, ali ovo je dovoljno za prikazivanje podataka koji su premašili graničnu vrednost prikaza liste ako ste blokirani. Takođe možete da sortirate, grupišete, postavite ukupne vrednosti, razvijete fascikle i optimizujete prikazivanje prikaza pomoću mobilnog uređaja.

Izmena prikaza

Otvorite listu ili biblioteku u kojima želite da kreirate prikaz.

1. Izaberite karticu Lista ili Biblioteka, izaberite prikaz u okviru Trenutni prikaz, a zatim izaberite stavku Izmeni prikaz.
   
   

2. Pomerite se nadole do odeljka Prikazi, a zatim izaberite prikaz.

3. Zatim možete da promenite postavke, kao što je istaknuto u koracima od 5 do 9 u gorenavedenoj proceduri Kreiranje prikaza.

4. Kliknite na dugme U redu.

Da biste dobili prikaz za brzo filtriranje velikog broja stavki, prva kolona u filteru mora da bude indeksirana. Ostale kolone koje navedete u filteru prikaza mogu ili ne moraju biti indeksirane, ali prikaz ne koristi te indekse. Prva kolona filtera trebalo bi da vrati manje stavki od granične vrednosti prikaza liste.

Ako prva kolona filtera daje više stavki od granične vrednosti prikaza liste, filter možete koristiti sa više kolona. Kada definišete filtrirani prikaz koji koristi više kolona, koristite operator AND da biste ograničili ukupan broj dobijenih stavki. Čak i u ovom slučaju, i dalje će biti potrebno da kao prvu kolonu u filteru navedete kolonu koja verovatno daje manju količinu podataka. Korišćenje filtera OR skoro uvek povećava broj dobijenih stavki i neće biti efikasno pod ovim okolnostima.

Više informacija o prikazima potražite u članku Kreiranje, promena ili brisanje prikaza na listi ili u biblioteci.

Postoje dve ključna reči koje možete da koristite da biste filtrirali na osnovu trenutnog dana [Danas] ili trenutnog korisnika [Ja]. One su dinamičke zato što se menjaju sa korisnikom ili datumom.

Korišćenje reči [Ja] može biti korisno kada samo želite da vidite svoje dokumente u velikoj biblioteci. Reč [Ja] radi na kolonama zasnovanim na ljudima, kao što su „Kreirao/la“ ili „Izmenio/la“. Na primer, da biste videli sve dokumente koje ste kreirali, postavite filter u koloni „Kreirao/la“ na [Ja]. Ako ste vi urednik i želite da vidite poslednje datoteke na kojima ste radili, postavite filter u koloni „Izmenio/la“ na [Ja]. Da biste videli i jedno i drugo, kreirajte dva filtera koje povezuje Or.

Ključna reč [Danas] radi na kolonama zasnovanim na datumu. Možete da koristite matematički izraz da biste dobili opsege koji se menjaju sa današnjim datumom. Na primer, da biste videli sve dokumente koji su izmenjeni u poslednjih 30 dana, možete da kreirate filter u koloni „Datum“ koji je veći od ili jednak [Danas] - 30. Da biste izostavili današnji datum, postavite drugi filter u koloni „Datum“ na manje od [Danas] i povežite ih koristeći And.

Možete da filtrirate SharePoint koja sadrži kolonu sa metapodatakima. 

Dodavanje kolone metapodataka na listu

Idite na listu i izaberite +Dodaj kolonu.

Izaberite Više... radio dugme Kontrolisani metapodaci, a zatim izaberite U redu.

Osim toga, kada kreirate kolonu "Kontrolisani metapodaci" i dodate stavke na listu, možete da primenite oznake metapodataka tako što ćete kliknuti na ikonu Oznaka u oknu uređivanje stavki liste.

Primenite oznake metapodataka u oknu prikaza u stablu.

Filtriranje oznaka kontrolisanih metapodataka

1. Izaberite ikonu filtera pristupili oknu filtera.

   

   Napomena: Možete da izaberete opciju Prikaz stabla sa padajuće liste na vrhu okna, koja pruža hijerarhijski prikaz termina povezanih sa izabranom kolonom.

2. Izaberite oznake metapodataka koje želite da filtrirate.

   

3. Osim toga, ako imate bar 5 vrednosti definisanih u koloni Kontrolisani metapodaci, izaberite vezu Pogledaj sve da biste prikazali okno filtera.

   

4. Proverite oznake metapodataka koje želite da filtrirate i izaberite stavku Primeni.

Slede neki predlozi za tipične prikaze koji će dobro raditi uz indeksirane kolone: