Menjadwalkan balai kota di Microsoft Teams

Di artikel ini

Menjadwalkan pertemuan umum

Untuk menjadwalkan balai kota:

1. Buka kalender Teams Anda.

2. Pilih panah di samping Rapat baru +.

3. Pilih Balai kota dari menu turun bawah.
   
   

4. Dalam Detail, masukkan info dasar, menunjuk penyaji, dan lainnya:

   1. Masukkan judul acara, tanggal mulai dan berakhir, serta deskripsi.

      Catatan: Durasi maksimal balai kota adalah 30 jam.

   2. Secara default, Pengelola adalah orang yang membuat balai kota.

   3. Dalam grup Acara > Rekan penyelenggara atau Penyaji dari organisasi Anda, cari dan pilih orang lain yang akan membantu mengelola balai kota. Anda juga bisa menambahkan penyaji eksternal.

      Catatan: Rekan penyelenggara akan memiliki sebagian besar kapabilitas penyelenggara tetapi tidak dapat mengubah Detail (tanggal, waktu, dll.). Penyaji akan dapat berbicara dan berbagi konten selama acara.

   4. Pilih Simpan dan kirim undangan untuk menerapkan perubahan dan mengundang rekan penyelenggara dan penyaji ke acara.

5. Di Akses acara, pilih apakah acara Anda akan tersedia untuk organisasi Anda (anggota dan tamu organisasi Anda), Publik (siapa pun yang diundang atau dengan tautan ke acara), atau Orang dan grup (hanya orang dan grup yang diundang dari organisasi Anda)

   Tipe izin	Deskripsi
   Organisasi Anda	Siapa pun di organisasi Anda dapat menghadiri balai kota, termasuk tamu.
   Publik	Siapa pun dapat bergabung – baik orang di organisasi Anda maupun di luar organisasi Anda.
   Orang dan grup	Hingga 500 orang dapat menghadiri balai kota. Ini termasuk orang yang ditambahkan secara individual dan melalui daftar distribusi, grup keamanan Microsoft 365, dan Grup Terpadu Microsoft 365. Anda bisa menambahkan hingga 20 grup atau daftar tersebut. Grup dinamis tidak didukung.

6. Di Undang peserta, cari dan pilih orang yang ingin Anda kirimi undangan acara. Anda dapat menambahkan daftar distribusi, grup keamanan Microsoft 365, Grup Terpadu Microsoft 365, dan hingga 500 alamat email individual. Anda bisa menambahkan hingga 20 grup atau daftar tersebut.

7. Pilih Simpan untuk menerapkan perubahan dan lanjutkan mengkustomisasi acara Anda.

8. Pilih Opsi rapat untuk mengedit pengaturan lainnya.

   Catatan: 

   • Beberapa opsi rapat mungkin dikunci bergantung pada kebijakan yang diatur oleh admin TI Anda.

   • Grup keamanan Microsoft 365 yang tidak memiliki email yang diaktifkan tidak akan menerima undangan email.

   • Grup dinamis tidak didukung.

9. Pilih Terbitkan untuk menjadwalkan acara balai kota Anda dan mengundang peserta.

Menduplikasi balai kota

Duplikat balai kota yang sudah ada untuk menerapkan semua detail dan pengaturannya ke balai kota baru. Anda dapat menduplikasi balai kota sebelumnya dan yang akan datang yang ada di kalender Teams.

Ketika Anda menduplikasi balai kota yang sudah ada, balai kota baru akan memiliki hal yang sama:

• Judul

• Deskripsi

• Penyaji, rekan penyelenggara, dan peserta

• Tema acara

• Pengaturan pendaftaran

• Email yang dikustomisasi

• Opsi rapat

Untuk menduplikasi balai kota:

1. Di kalender Teams Anda, klik kanan balai kota yang sudah lewat atau yang akan datang yang ingin Anda duplikat.

2. Pilih Duplikat acara .

3. Atur tanggal dan waktu acara baru dan edit detail acara apa pun yang ingin Anda ubah.

4. Pilih Simpan.

Anda juga bisa menduplikasi balai kota dengan mengklik ganda di kalender Teams Anda dan memilih duplikat acara pada halaman detail.

Mengundang peserta ke balai kota

Setelah mengundang peserta, mereka akan melihat undangan balai kota di kalender mereka. Jika mengaktifkan tombol alih Hanya izinkan orang yang diundang bergabung , Anda harus menerbitkan acara agar peserta dapat bergabung. 

Untuk mengundang peserta ke webinar:

1. Masuk ke kalender Teams Anda.

2. Buka balai kota yang sudah ada atau buat yang baru.

3. Buka Detail > Peserta.

4. Di Undang peserta, cari dan pilih orang yang ingin Anda undang.

5. Pilih Simpan.

Saat acara Anda diterbitkan, peserta akan menerima undangan melalui email secara otomatis. Undangan tanpa akun Microsoft bisa bergabung dalam rapat Anda secara anonim.

Menyematkan balai kota di SharePoint

Saat Anda menyematkan balai kota di situs SharePoint, orang-orang dengan akses ke acara dan situs SharePoint bisa menghadiri acara di sana.  

Jika Anda mengaktifkan T&J atau obrolan untuk acara tersebut, orang-orang yang menghadiri dari SharePoint masih bisa berpartisipasi dalamnya.  

Untuk menyematkan balai kota di situs SharePoint: 

1. Jadwalkan balai kota atau buka yang sudah ada di kalender Teams Anda.

   • Jika Anda menjadwalkan balai kota baru, pilih Simpan untuk menyimpan detail acara sebelum melanjutkan.

2. Di Detail, pilih Bagikan acara.

3. Di bawah Sematkan HTML video, pilih Salin untuk tombol salin untuk Copilot di Word di perangkat seluler.

4. Setelah menyalin HTML yang disematkan video, tambahkan ke halaman SharePoint Anda menggunakan komponen web Sematkan.

Pastikan untuk menerbitkan balai kota di Teams. Jika situs acara Anda tidak diterbitkan, balai kota tidak akan muncul di situs SharePoint. 

Saat Anda memulai acara, acara akan mulai streaming secara otomatis di halaman SharePoint. 

Reaksi langsung balai kota

Tingkatkan keterlibatan dan terima tanggapan real-time dari audiens balai kota Anda dengan reaksi langsung. Setelah balai kota dimulai, peserta dapat memilih dari beberapa reaksi langsung dalam kontrol rapat mereka. Saat mereka memilih salah satunya, aplikasi akan muncul sesaat di sudut bawah jendela rapat. 

(Tampilan peserta)

Reaksi langsung tersedia di balai kota yang diselenggarakan di Teams Premium. Diaktifkan secara otomatis tetapi dapat diaktifkan atau dinonaktifkan. 

Untuk mengaktifkan atau menonaktifkan reaksi langsung balai kota sebelum acara:

1. Masuk ke kalender Teams Anda. 

2. Pilih balai kota yang Anda atur. 

3. Pilih Kelola acara . 

4. Dalam Detail, pilih Opsi rapat . 

5. Pilih Keterlibatan .

6. Aktifkan atau nonaktifkan aktifkan atau nonaktifkan reaksi. 

7. Pilih Terapkan > Simpan .

Untuk mengaktifkan atau menonaktifkan reaksi langsung selama acara:

1. Di kontrol rapat Anda, pilih Tindakan lainnya > Pengaturan > Opsi rapat .

2. Dalam keterlibatan , aktifkan atau nonaktifkan tombol Izinkan reaksi .

Perubahan pada pengaturan ini akan segera berlaku. 

Untuk mempelajari selengkapnya tentang reaksi langsung di Teams, lihat Mengekspresikan diri Anda dalam rapat Microsoft Teams dengan reaksi langsung. 

Email balai kota

Email balai kota di Teams diaktifkan secara otomatis saat Anda menjadwalkan balai kota. Ada dua jenis email yang akan diterima orang-orang yang diundang ke balai kota:

• Email undangan acara : Email ini memberi tahu orang-orang bahwa mereka diundang ke balai kota. Dokumen berisi detail acara penting, seperti tanggal, waktu mulai, dan deskripsi. Ini dikirimkan secara otomatis saat acara diterbitkan.

• Perekaman acara email yang tersedia: Setelah balai kota, email ini memberi tahu peserta kapan rekaman acara tersedia untuk ditampilkan. Email ini dikirimkan secara otomatis saat rekaman acara diterbitkan.

Email balai kota dibuat dari templat Teams yang secara otomatis mengisi detail acara. Anda bisa mengedit email atau menonaktifkannya sepenuhnya sebelum menerbitkan acara. 

Untuk mempelajari selengkapnya, lihat Mengelola email balai kota di Microsoft Teams.

Menerbitkan balai kota

Setelah menyelesaikan detail balai kota dan templat undangan email, terbitkan balai kota untuk mengundang peserta secara otomatis.

Untuk menerbitkan balai kota:

1. Masuk ke kalender Teams Anda.

2. Buka balai kota yang sudah ada atau buat yang baru.

3. Menyelesaikan detail penting dan mengkustomisasi tema.

4. Pilih Simpan untuk menerapkan perubahan apa pun.

5. Pilih Terbitkan dan konfirmasi.
   
   

Setelah balai kota Anda diterbitkan, peserta akan secara otomatis menerima undangan email dan pembaruan tentang perubahan apa pun pada acara.

Memecahkan masalah

Apa yang harus saya lakukan jika saya mengalami masalah saat bergabung dalam rapat?

Pastikan Anda bergabung dalam rapat yang masuk dari akun tempat Anda menerima tautan undangan rapat atau bergabung. 

Saya diundang sebagai penyaji eksternal tapi link gabungan saya tidak berfungsi.

Tautan unik Anda untuk bergabung sebagai penyaji hanya akan berfungsi jika Anda masuk ke Teams dengan email yang sama dengan tempat Anda menerima tautan bergabung. Anda tidak bisa masuk dengan akun lain dan menggunakan tautan, dan Anda tidak bisa bergabung secara anonim menggunakan tautan.

Apa selanjutnya?

Menyesuaikan pertemuan umum

Tuan rumah balai kota di Microsoft Teams