Hinzufügen Ihres Abwesenheitsereignisses zum Outlook-Kalender anderer Personen

Schritt 1: Hinzufügen Ihrer Urlaubszeit zu den Kalendern von Kollegen

Wenn Sie Zeit in Ihrem Kalender mit "Abwesend" markiert haben, sehen Ihre Kollegen dies bei dem Versuch, eine Besprechung mit Ihnen zu planen. Aber wäre es nicht toll, wenn Sie Ihren Kollegen im Voraus Ihre Abwesenheitszeiten mitteilen könnten, ohne dass deren Frei/Gebucht-Status beeinflusst oder deren Kalender überfüllt werden? Sie können dies tun, indem Sie Ihre Informationen so festlegen, dass sie in deren Kalendern als ein ganztägiges Ereignis angezeigt werden, aber im Gegensatz zu einem normalen ganztägigen Ereignis, das in der Regel auf "Beschäftigt" festgelegt ist, wird dieses ganztägige Ereignis als freie Zeit angezeigt. Die Frei/Gebucht-Verfügbarkeit Ihrer Kollegen ist nicht betroffen.

1. Wählen Sie im Kalender auf der Registerkarte Start die Option Neue Besprechung aus.

   Tipp: Sie können auch die Tastenkombination verwenden, um eine neue Besprechungsanfrage zu erstellen, indem Sie STRG+UMSCHALT+Q drücken.

2. Geben Sie eine Beschreibung in das Feld Titel ein, und geben Sie bei Bedarf eine Position in das Feld Speicherort ein.

3. Wählen Sie in den Listen Beginn und Ende die Anfangs- und die Endzeit für Ihre Abwesenheitszeit aus. Für Urlaub betrifft dies normalerweise ganze Tage. Ist dies der Fall, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ganztägiges Ereignis.

   Hinweis: Standardmäßig verwendet Outlook für eine Planung die aktuelle Zeitzoneneinstellung auf Ihrem Computer. Wenn Sie Ihre Abwesenheitszeit außerhalb des Büros basierend auf einer anderen Zeitzone planen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zeitzonen , und wählen Sie die entsprechende Zeitzone aus.

4. Deaktivieren Sie in der Gruppe Teilnehmer für Antwortoptionen die Option Antworten anfordern in der Dropdownschaltfläche.

5. Wählen Sie in der Gruppe Optionen für Anzeigen unter die Option Free in der Dropdownliste aus. Wenn Sie bereits angegeben haben, dass es sich um ein ganztägiges Ereignis handelt, wird Anzeigen als automatisch auf Frei festgelegt.

   Wichtig: 

   • Vergewissern Sie sich, dass Anzeigen als auf Frei festgelegt ist. Dadurch wird es den Empfängern der Besprechungsanfrage ermöglicht, Ihre Urlaubszeit zu den eigenen Kalendern hinzuzufügen, ohne in diesen irgendwelche Zeiten zu blockieren. In den Kalendern der Empfänger wird weiterhin freie Verfügbarkeit für die Planung während Ihrer Urlaubszeit angezeigt.

   • Wenn Sie ein ganztägiges Ereignis auswählen, ist die Startzeit des Ereignisses gleich Mitternacht. Um zu verhindern, dass Ihre Kollegen Benachrichtigungen zu ungünstigen Zeiten empfangen, legen Sie Erinnerung auf Keine fest.

6. Geben Sie die Informationen ein, die Sie den Empfängern mitteilen möchten.

7. Fügen Sie die beabsichtigten Empfänger der Zeile Erforderlich oder Optional hinzu.

8. Wenn Sie Personen auf eine Reihe von regelmäßigen Abwesenheitszeiten aufmerksam machen, wählen Sie in der Gruppe Optionen die Option Wiederholung aus, wählen Sie das Serienmuster aus, und wählen Sie dann OK aus.

9. Wählen Sie Senden aus.

Wenn Sie diese Besprechungsanfrage mit Anzeigen als auf Frei festgelegt senden, wird das Ereignis in den Outlook-Kalendern Ihrer Kollegen am Anfang jedes Tags angezeigt – eine visuelle Erinnerung, die keine Arbeitszeit blockiert.

Schritt 2: Blockieren von Urlaubszeit in Ihrem Kalender

Wenn Sie die Schritte im vorherigen Abschnitt ausgeführt haben, wurde die von Ihnen gesendete Besprechungsanfrage als freie Zeit markiert, um ein Blockieren von Zeiten in den Kalendern anderer Personen zu verhindern. Allerdings ist die Zeit auch in Ihrem eigenen Kalender als "Frei" markiert. Sie müssen nun einen weiteren Termin für sich selbst erstellen, damit andere Personen sehen können, dass Sie während der Zeit, die Sie angeben, nicht zur Verfügung stehen.

Ein häufiger Fehler besteht darin, das Besprechungsanfrageelement in Ihrem Kalender zu öffnen und die Einstellung Anzeigen unter von Frei in Abwesenheit zu ändern, nachdem Sie die ursprüngliche Anforderung gesendet haben. Wenn Sie dies tun, wird jedoch ein Update an alle Benutzer gesendet, an die Sie die Besprechungsanfrage gesendet haben, wobei Sie frei in Abwesenheit ändern und die Schritte, die Sie unternommen haben, um dies zu vermeiden, zu besiegen. Sie müssen einen doppelten Termin in Ihrem Kalender erstellen, wobei die Einstellung Anzeigen unter auf Abwesenheit festgelegt ist.

Wenn Personen Besprechungen und andere Ereignisse mithilfe des Outlook-Kalenders planen, können diese Personen Ihre Verfügbarkeit sehen, es sei denn, Sie haben die Berechtigungen für Ihren Kalender geändert, um dies zu verhindern. Normalerweise ist Anzeigen als für Termine, Besprechungen und Ereignisse auf Beschäftigt festgelegt. Sie können Elemente auch mit der Einstellung Anzeigen unter erstellen, die "Abwesenheit" ist. Elemente, die auf "Abwesenheit" festgelegt sind, werden als ähnliche Elemente betrachtet, die auf "Beschäftigt" festgelegt sind– jemand sollte nicht erwarten, dass Sie zu diesem Zeitpunkt verfügbar sind. Visuell unterscheiden sich die beiden Typen : Elemente, die auf "Abwesenheit " festgelegt sind, werden mit einer violetten Farbe angezeigt, elemente, die auf "Beschäftigt " festgelegt sind, werden durch ein blaues Farbdesign identifiziert. Dieser Unterschied in der Darstellung ermöglicht es hervorzuheben, warum Sie nicht verfügbar sind. Beispielsweise können Sie möglicherweise ein in Konflikt stehendes Beschäftigt-Element verschieben, aber Sie sind wahrscheinlich nicht in der Lage oder bereit, ein Abwesenheitselement wie Ihren Urlaub zu ändern.

1. Wählen Sie im Kalender auf der Registerkarte Start die Option Neuer Termin aus.

2. Geben Sie im Feld Titel einen Namen für Ihre Abwesenheit ein.

3. Wählen Sie unter Startzeit und Endzeit die Datumsangaben aus, zu dem Ihre Abwesenheit beginnt und endet.

4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ganztägiges Ereignis.

5. Ändern Sie die Einstellung Anzeigen unter in Abwesenheit.

6. Wählen Sie Speichern und schließen aus.