Planen einer Besprechung oder eines Ereignisses in Outlook

Planen einer Besprechung

1. Erstellen Sie eine Besprechungsanfrage auf eine der folgenden Arten:

   • Wählen Sie im Posteingang Neue Elemente > Besprechung aus, oder verwenden Sie die Tastenkombination Strg + Umschalt + Q.

   • Wählen Sie im Kalender Neue Besprechung aus, oder verwenden Sie die Tastenkombination Strg + Umschalt + Q.

   • Wählen Sie in einer E-Mail-Nachricht im Posteingang die Schaltfläche Mit Besprechung antworten aus.

     

2. Sie haben zwei Möglichkeiten, Teilnehmer hinzuzufügen:

   • Fügen Sie Ihre Teilnehmer in der An-Zeile der Besprechungsanfrage hinzu, und fahren Sie mit Schritt 4 fort.

   • Wenn Sie einMicrosoft 365 oder ein Exchange-Konto verwenden, verwenden Sie den Terminplanungs-Assistenten , um die Zeitpläne der Teilnehmer anzuzeigen.

3. Klicken Sie im Terminplanungs-Assistentenentweder auf das Feld unter Ihrem Namen und geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse eines Teilnehmers ein, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Teilnehmer hinzufügen, um Ihr Adressbuch zu öffnen.

   Wählen Sie im Terminplanungs-Assistenten das Symbol neben dem Namen des Teilnehmers aus, um einen bestimmten Teilnehmer als erforderlicher Teilnehmer, optionaler Teilnehmer oder Ressource zu markieren. Wenn Sie anfangen, den Namen eines Teilnehmers einzugeben, bietet Outlook Ihnen Vorschläge auf der Grundlage der Personen, mit denen Sie zuletzt eine Besprechung hatten oder E-Mails gesendet haben. Wählen Sie einen Namen aus der Liste aus, der als Teilnehmer hinzugefügt werden soll.

4. Fügen Sie einen Betreff, eine Start- und Endzeit sowie einen Ort für Ihre Besprechung hinzu.

   In Outlook 2016 (oder höher) und Outlook für Microsoft 365 können Sie mit der Eingabe des Namens eines Standorts beginnen, z. B. Fourth Coffee Shop oder Conference Room 23, und Outlook sucht nach Standort-Übereinstimmungen. Wählen Sie einen der Vorschläge aus, um diesen Ort zu wählen, oder fahren Sie mit der Eingabe fort, um einen anderen Ort einzugeben.

   Tipp: Wenn Sie ein Microsoft Exchange-Konto oder ein Microsoft 365-E-Mail-Konto verwenden, klicken Sie auf Terminplanungs-Assistent, und klicken Sie dann auf Raumsuche, um die Verfügbarkeit zu prüfen und Räume zu reservieren. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden des Terminplanungs-Assistenten und der Raumsuche für Besprechungen in Outlook.

5. Wenn Sie eine Datei an eine Besprechungsanfrage anfügen möchten, wählen Sie im Menü EinfügenDatei anfügen aus, und wählen Sie dann die Datei aus, die Sie hinzufügen möchten.

6. Wenn Sie dies nicht zu einer Besprechungsserie machen möchten, wählen Sie Senden aus. Andernfalls lesen Sie Festlegen einer Besprechung als Besprechungsserie.

Festlegen einer Besprechung als Besprechungsserie

1. Wählen Sie Besprechung > Wiederholung aus.

   Hinweis: Verwenden Sie die Tastenkombination STRG+G, um die Besprechung so zu planen, dass sie regelmäßig wiederholt wird.

2. Wählen Sie die Optionen für das gewünschte Serienmuster aus, und wählen Sie dann OK aus.

   Hinweis: Wenn Sie einer Besprechungsanfrage ein Serienmuster hinzufügen, ändert sich der Name der Registerkarte Besprechung in Besprechungsserie.

3. Um die Besprechungsanfrage zu senden, wählen Sie Senden aus.

Hinzufügen einer Person zu einer vorhandenen Besprechung

Sie können einer vorhandenen Besprechung einen weiteren Teilnehmer hinzufügen.

Wenn Sie der Besprechungsbesitzer sind:

1. Doppelklicken Sie, um die Besprechung zu öffnen, und verwenden Sie dann die Zeile Erforderlich oder Optional oder den Terminplanungs-Assistenten , um eine oder mehrere Personen zur Besprechung hinzuzufügen.

2. Wählen Sie Update senden und eine der folgenden Optionen aus:

   • Updates nur an hinzugefügte oder gelöschte Teilnehmer senden.

   • Updates an alle Teilnehmer senden.

Wenn Sie nicht der Besprechungsbesitzer sind:

1. Öffnen Sie die Besprechungsanfrage. Wählen Sie im Menüband in der Antworten-Gruppe Antworten aus, und dann Weiterleiten. Fügen Sie einen oder mehrere Empfänger zur Besprechungsanfrage hinzu.

2. Wählen Sie Senden aus. Der Besprechungsbesitzer erhält eine Benachrichtigung, dass Sie die Besprechungsanfrage an eine andere Person weitergeleitet haben. Weitere Informationen finden Sie unter Weiterleiten einer Besprechung.

Besprechungen vorzeitig beenden

Wenn Sie Outlook für Microsoft 365 verwenden, können Sie Outlook Ihre Besprechungen einige Minuten früher beenden lassen. Auf diese Weise können Sie die Wegezeit zwischen den Besprechungen einkalkulieren. Sie können eine unterschiedliche Dauer für Besprechungen unter einer Stunde und Besprechungen über einer Stunde auswählen.

1. Wählen Sie Datei > Optionen > Kalender > Kalenderoptionen aus.

2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Termine und Besprechungen kürzen und dann entweder frühzeitig beenden oder spät beginnen.

3. Verwenden Sie die Dropdownliste, um die Anzahl der Minuten für Besprechungen auszuwählen, die weniger als eine Stunde und eine Stunde oder länger sind, und wählen Sie dann OK aus.

Planen einer Besprechung oder eines Ereignisses

1. 1. Wählen Sie im Kalender Neues Ereignis > Ereignis aus.

   2. Fügen Sie einen Titel für Ihre Besprechung oder Ihr Ereignis hinzu.

   3. Wählen Sie Teilnehmer einladen aus, und geben Sie dann die Namen der Personen ein, die zur Besprechung oder veranstaltung eingeladen werden sollen.

      Wenn Sie ein Geschäfts-, Schul- oder Unikonto in Outlook mit Microsoft 365 oder Exchange verwenden, verwenden Sie die Registerkarte Terminplanungs-Assistent , um die Zeitpläne der Teilnehmer anzuzeigen. 

   4. Wählen Sie im Terminplanungs-Assistentendie Option Erforderlichen Teilnehmer hinzufügen oder Optionalen Teilnehmer hinzufügen aus, und beginnen Sie mit der Eingabe des Namens oder der E-Mail-Adresse eines Teilnehmers. Wenn Sie anfangen, den Namen eines Teilnehmers einzugeben, bietet Outlook Ihnen Vorschläge auf der Grundlage der Personen, mit denen Sie zuletzt eine Besprechung hatten oder E-Mails gesendet haben. Wählen Sie einen Namen aus der Liste aus, der als Teilnehmer hinzugefügt werden soll.

   5. Wählen Sie ein vorgeschlagenes Zeitfenster aus, oder geben Sie auf der Registerkarte Ereignis manuell ein Datum sowie Start- und Endzeiten ein.

   6. Geben Sie einen Besprechungsort ein, und schieben Sie die Umschaltfläche der Teams-Besprechung nach links oder rechts.

      Tipp: Abhängig von Ihrem Konto haben Sie möglicherweise die Möglichkeit, Raum hinzufügen oder Nach einem Raum oder Ort für Ihre Besprechung suchen auszuwählen.

   7. Wenn Sie dies nicht zu einer Besprechungsserie machen möchten, wählen Sie Senden aus, um die Einladung zu übermitteln. Andernfalls finden Sie weitere Informationen im nächsten Abschnitt Planen einer Besprechungsserie.

   Planen einer Besprechungsserie

   1. Führen Sie die Schritte 1 bis 6 im vorherigen Abschnitt Planen einer Besprechung aus, und fügen Sie Teilnehmer hinzu.

   2. Wählen Sie Serie erstellen aus, und wählen Sie im Fenster Wiederholen das für das Ereignis gewünschte Wiederholungsintervall aus. Wählen Sie Speichern aus.

   3. Wählen Sie Senden aus, um die Einladung zu übermitteln.

Planen einer Besprechung und Einladen von Teilnehmern

1. Wählen Sie im Outlook.com Kalender die Option Neues Ereignis aus.

2. Fügen Sie einen Titel für Ihre Besprechung oder Ihr Ereignis hinzu.

3. Wählen Sie Teilnehmer einladen aus, und geben Sie die Namen der Personen ein, die zur Besprechung oder veranstaltung eingeladen werden sollen. Wenn Sie mit der Eingabe des Namens eines Teilnehmers beginnen, stellt Outlook Vorschläge für Sie bereit, die auf den Personen basieren, die Sie kürzlich getroffen oder per E-Mail gesendet haben. Wählen Sie einen Namen aus der Liste aus, der als Teilnehmer hinzugefügt werden soll.

4. Wählen Sie ein vorgeschlagenes Zeitfenster aus, oder geben Sie manuell ein Datum sowie Start- und Endzeiten ein.

5. Geben Sie einen Besprechungsort ein, und ziehen Sie die Skype Besprechung (oder Teams-Besprechung) nach links oder rechts:

   

6. Wählen Sie Senden aus, um die Einladung zu übermitteln.

Planen einer Besprechungsserie oder eines Ereignisses

1. Wählen Sie im Kalender Neues Ereignis aus, und fügen Sie einen Titel für Ihre Besprechung oder Ihr Ereignis hinzu.

2. Wenn Sie andere Personen zu dieser Veranstaltung oder Besprechung einladen müssen, wählen Sie Teilnehmer einladen aus, und geben Sie dann die Namen der Personen ein, die zur Besprechung eingeladen werden sollen.

3. Wählen Sie ein vorgeschlagenes Zeitfenster für die Besprechung aus, oder geben Sie manuell ein Datum sowie Start- und Endzeiten ein.

4. Wählen Sie Dropdownliste Nicht wiederholen und dann das gewünschte Wiederholungsintervall für das Ereignis aus.

5. Geben Sie einen Besprechungsort ein, und ziehen Sie die Skype Besprechung (oder Teams-Besprechung) nach links oder rechts:

   

6. Wählen Sie Senden aus, um die Einladung zu übermitteln.