Thiết lập thư viện để yêu cầu kiểm xuất tệp

Một cách để kiểm soát việc cộng tác tài liệu là yêu cầu kiểm xuất tệp, đặc biệt là khi nhiều người dùng có quyền truy nhập vào thư viện. Nếu cần kiểm xuất thư viện, người khác không thể ghi đè thư viện đó. Tuy nhiên, bạn có nguy cơ ngăn người khác nhìn thấy thay đổi mới nhất hoặc tự thực hiện thay đổi. Nếu những người khác cần làm việc trên tài liệu, điều quan trọng là các tệp được kiểm nhập lại nhanh chóng.

Lưu ý: Không cấu hình thư viện của bạn để yêu cầu kiểm xuất xem người dùng có dự định đồng tác giả tài liệu trong thư viện hay không. Người dùng không thể làm việc đồng thời trên tài liệu khi bật kiểm xuất bắt buộc.

Trực tuyến, 2019, 2016, 2013 2010

Yêu cầu kiểm xuất tệp để chỉnh sửa

Lưu ý: Chỉ người dùng có quyền Toàn quyền Kiểm soát hoặc Thiết kế mới có thể thiết lập thư viện để yêu cầu kiểm xuất tệp.

Đi tới thư viện mà bạn dự định làm việc.
Chọn Thiết đặt > Đặt Thư viện.

Nếu bạn không thấy các mục menu này, trên dải băng, chọn Thư viện, rồi trong nhóm Thiết đặt, chọn Cài đặt thư viện.
Trên trang Cài đặt , bên dưới Thiết đặt Chung, chọn Thiết đặt phiên bản.
Trong phần Yêu cầu Kiểm Xuất , bên dưới Yêu cầu kiểm xuất tài liệu trước khi có thể chỉnh sửa được?, chọn Có.
Để lưu cài đặt của bạn và trở về trang Cài đặt Thư viện, hãy chọn OK.

Nếu bạn làm điều này ...	Điều này là những gì xảy ra ...
Tạo hoặc thêm tệp vào thư viện	Tệp ban đầu được kiểm xuất cho bạn. Bạn phải kiểm nhập thư viện trước khi người khác có thể nhìn thấy và làm việc với thư viện đó.
Mở tệp để chỉnh sửa	Tệp được tự động kiểm xuất cho bạn khi bạn chọn Chỉnh sửa. Một hộp thoại thông báo sẽ cảnh báo bạn rằng bạn sắp kiểm xuất tệp và cho bạn cơ hội chỉnh sửa tệp trong thư mục bản thảo cục bộ của mình. Sau khi kiểm xuất, biểu tượng tệp được bao phủ bởi mũi tên màu xanh lá cây hướng xuống, cho biết tệp hiện đã được kiểm xuất. Không ai khác có thể thay đổi tệp và không ai khác có thể thấy các thay đổi của bạn trong khi bạn đã kiểm xuất tệp.
Thực hiện thay đổi đối với thông tin về tệp (thuộc tính)	Nếu tệp chưa được kiểm xuất cho bạn, bạn phải kiểm xuất tệp trước khi có thể thay đổi các thuộc tính của tệp, chẳng hạn như tiêu đề, tên tác giả, ngày đến hạn, số từ, v.v. Thay đổi của bạn sẽ không có hiệu lực cho đến khi bạn kiểm nhập lại tệp.
Cố gắng mở một tệp được kiểm xuất cho người khác	Các tùy chọn Kiểm xuấtvà Kiểm tra tiến độ không sẵn dùng. Bạn không thể kiểm xuất tệp mà người khác đã kiểm xuất. Nếu bạn tìm cách làm như vậy, một hộp thoại thư sẽ xuất hiện thông báo cho bạn biết rằng tệp được kiểm xuất bởi người khác. Để tìm hiểu xem ai đã kiểm xuất tệp, hãy di chuột lên biểu tượng tệp. Tên của người đã kiểm xuất thư xuất hiện trong mẹo công cụ. Bạn có thể liên hệ với cá nhân đó để yêu cầu kiểm nhập tệp nếu bạn cần nhanh chóng.
Kiểm nhập tệp	Bạn sẽ được nhắc nhập chú thích về những thay đổi bạn đã thực hiện. Nếu thư viện của bạn theo dõi các phiên bản, chú thích của bạn sẽ trở thành một phần của lịch sử phiên bản. Nếu cả phiên bản chính và phụ đều được theo dõi, bạn sẽ được nhắc chọn loại phiên bản bạn đang kiểm nhập. Để biết thêm thông tin về lập phiên bản, hãy xem Xem Thêm.
Duy trì kiểm xuất tệp trong một thời gian dài	Không ai khác có thể thấy các thay đổi của bạn hoặc chỉnh sửa tệp trong khi bạn kiểm xuất tệp. Mặc dù điều này hữu ích trong thời gian bạn thực hiện thay đổi, nhưng cũng có thể ngăn người khác thực hiện các nhiệm vụ được giao của họ. Nó là cả kinh doanh thực hành tốt và lịch sự phổ biến để kiểm tra lại tập tin càng nhanh càng tốt sau khi bạn kiểm tra nó ra. Trong một số trường hợp, người quản trị có thể phải buộc kiểm nhập tệp.

Làm thế nào để tôi cấu hình một thư viện site để yêu cầu kiểm xuất?

Chỉ những người có quyền Toàn quyền Kiểm soát hoặc Thiết kế mới có thể thiết lập thư viện để yêu cầu kiểm xuất tệp.

Để yêu cầu kiểm xuất tệp

Lưu ý: Nếu thông tin này không khớp với thông tin bạn nhìn thấy, có thể bạn đang sử dụng Microsoft 365 sau khi nâng cấp dịch vụ. Để tìm thông tin áp dụng cho bạn, hãy chọn tab Trực tuyến, 2016, 2013 .

Dẫn hướng đến thư viện mà bạn dự định làm việc. Nếu tên thư viện không xuất hiện trong ngăn Khởi động Nhanh, hãy chọn Tất cả Nội dung Site, rồi chọn tên thư viện của bạn.
Trên dải băng, trong nhóm Công cụ Thư viện, chọn tab Thư viện.
Chọn Thiết đặt Thư viện .
Trên trang Thiết đặt Thư viện , bên dưới Thiết đặt Chung, chọn Thiết đặt phiên bản.
Trong phần Yêu cầu Kiểm Xuất , bên dưới câu hỏi Yêu cầu kiểm xuất tài liệu trước khi có thể chỉnh sửa được? , chọn Có.
Để đóng hộp thoại và trở về trang Cài đặt Thư viện, chọn OK.

Làm thế nào để tôi loại bỏ yêu cầu kiểm xuất khỏi thư viện site?

Nếu sau một thời gian, tổ chức của bạn quyết định rằng kiểm xuất bắt buộc là không thực sự cần thiết, bạn có thể loại bỏ yêu cầu nếu bạn có toàn quyền Kiểm soát hoặc Thiết kế.

Để loại bỏ yêu cầu kiểm xuất tệp

Dẫn hướng đến thư viện mà bạn dự định làm việc. Nếu tên thư viện không xuất hiện trong ngăn Khởi động Nhanh, hãy chọn Tất cả Nội dung Site, rồi chọn tên thư viện của bạn.
Trên dải băng, trong nhóm Công cụ Thư viện, chọn tab Thư viện.
Chọn Thiết đặt Thư viện .
Trên trang Thiết đặt Thư viện , bên dưới Thiết đặt Chung, chọn Thiết đặt phiên bản.
Trong phần Yêu cầu Kiểm Xuất , bên dưới câu hỏi Yêu cầu kiểm xuất tài liệu trước khi có thể chỉnh sửa được? , chọn Không.
Để đóng hộp thoại và trở về trang Cài đặt Thư viện, chọn OK.

Điều gì xảy ra khi thư viện site có yêu cầu kiểm xuất?

Một cách để kiểm soát việc cộng tác tài liệu là yêu cầu kiểm xuất tệp, đặc biệt là khi nhiều người dùng có quyền truy nhập vào thư viện. Nếu bạn có tệp đã kiểm xuất, bạn có thể chắc chắn rằng người khác không thể ghi đè tệp đó. Tuy nhiên, bạn cũng đang ngăn người khác nhìn thấy các thay đổi mới nhất hoặc tự thực hiện thay đổi, vì vậy điều quan trọng là bạn phải kiểm nhập lại tệp ngay.

Quan trọng: Không cấu hình thư viện site của bạn để yêu cầu kiểm xuất xem mọi người có dự định đồng tác giả tài liệu trong thư viện hay không. Người dùng không thể làm việc đồng thời trên tài liệu khi kiểm xuất bắt buộc có hiệu lực.

Khi bạn làm việc trong thư viện yêu cầu kiểm xuất tệp, sẽ hữu ích nếu bạn hiểu được tác động của các hành động của mình.

Nếu bạn làm điều này...	Điều này là những gì xảy ra ...
Tạo hoặc thêm tệp vào thư viện site	Tệp ban đầu được kiểm xuất cho bạn. Bạn phải kiểm nhập thư viện trước khi người khác có thể nhìn thấy và làm việc với thư viện đó.
Mở tệp để chỉnh sửa	Tệp được tự động kiểm xuất cho bạn khi bạn chọn Chỉnh sửa <ứng dụng>. Một hộp thoại thông báo sẽ cảnh báo bạn rằng bạn sắp kiểm xuất tệp và cho bạn cơ hội chỉnh sửa tệp trong thư mục bản thảo cục bộ của mình. Sau khi kiểm xuất, biểu tượng tệp được bao phủ bởi một mũi tên màu xanh lá cây hướng xuống , cho biết tệp hiện đã được kiểm xuất. Không ai khác có thể thay đổi tệp và không ai khác có thể thấy các thay đổi của bạn trong khi bạn đã kiểm xuất tệp.
Thực hiện thay đổi đối với thông tin về tệp (thuộc tính)	Nếu tệp chưa được kiểm xuất cho bạn, bạn phải kiểm xuất tệp trước khi có thể thay đổi các thuộc tính của tệp, chẳng hạn như tiêu đề, tên tác giả, ngày đến hạn, số từ, v.v. Thay đổi của bạn sẽ không có hiệu lực cho đến khi bạn kiểm nhập lại tệp.
Cố gắng mở một tệp được kiểm xuất cho người khác	Các tùy chọn Kiểm xuấtvà Kiểm tra tiến độ không sẵn dùng. Bạn không thể kiểm xuất tệp mà người khác đã kiểm xuất. Nếu bạn tìm cách làm như vậy, một hộp thoại thông báo cho bạn biết rằng tệp được kiểm xuất bởi người khác. Để tìm hiểu xem ai đã kiểm xuất tệp, hãy di chuột lên biểu tượng tệp. Tên của người đã kiểm xuất thư xuất hiện trong mẹo công cụ. Bạn có thể liên hệ với cá nhân đó để yêu cầu kiểm nhập tệp nếu bạn cần nhanh chóng.
Kiểm nhập tệp	Bạn sẽ được nhắc nhập chú thích về những thay đổi bạn đã thực hiện. Nếu thư viện của bạn theo dõi các phiên bản, chú thích của bạn sẽ trở thành một phần của lịch sử phiên bản. Nếu cả phiên bản chính và phụ đều được theo dõi, bạn sẽ được nhắc chọn loại phiên bản bạn đang kiểm nhập. Để biết thêm thông tin về lập phiên bản, hãy xem Xem Thêm.
Duy trì kiểm xuất tệp trong một thời gian dài	Không ai khác có thể thấy các thay đổi của bạn hoặc chỉnh sửa tệp trong khi bạn kiểm xuất tệp. Mặc dù điều này hữu ích trong thời gian bạn thực hiện thay đổi, nhưng cũng có thể ngăn người khác thực hiện các nhiệm vụ được giao của họ. Nó là cả kinh doanh thực hành tốt và lịch sự phổ biến để kiểm tra lại tập tin càng nhanh càng tốt sau khi bạn kiểm tra nó ra. Trong một số trường hợp, người quản trị có thể phải buộc kiểm nhập tệp.