Crearea și gestionarea unei liste de activități a proiectelor

Este important să reveniți la lista de activități de proiect pe măsură ce proiectul progresează și să actualizați coloanele aferente stării fiecărei activități. Acest lucru vă ajută să comunicați ce se întâmplă în proiectul dvs., cu persoanele care nu pot fi reglate în detaliile zilnice ale activităților proiectului.

În lista activități proiect, finalizați următoarele coloane pentru fiecare activitate, pentru a furniza o actualizare pentru proiectul dvs.:

• % realizat    Tastați cea mai bună estimare cu privire la cantitatea de lucru care a fost finalizată în activitate, utilizând un procent. De exemplu, dacă o activitate este pe jumătate terminată, tastați 50% în coloana % complete . Acest procent este utilizat pentru a desena o suprapunere de progres în bara Gantt pentru activitate.

• Starea activității    Alegeți descriptorul care reflectă cu exactitate starea curentă a acestei activități.

În plus, este posibil să întâmpinați alte modificări ale proiectului care necesită actualizări pentru lista de activități de proiect. De exemplu, data de început sau data scadentă pentru o activitate se pot modifica dacă o activitate începe mai devreme decât cea planificată sau este amânată. Puteți să actualizați aceste coloane în porțiunea de tabel a vizualizării, așa cum ați face cu orice altă coloană. În unele cazuri, este posibil ca persoana care lucrează în prezent la o activitate să nu mai fie disponibilă pentru activitate. De asemenea, puteți să actualizați cine este atribuit activității, actualizând coloana atribuită . Pentru mai multe informații, consultați atribuirea persoanelor la activități într-o listă de activități de proiect.

Începutul paginii

Cu activitățile adăugate la o listă de activități de proiect, următorul pas este să le atribuiți persoanelor din organizația dvs. Atunci când atribuiți o persoană unei activități, veți identifica cine este responsabil pentru finalizarea activității respective.

1. Faceți clic o dată în coloana atribuită pentru activitatea pe care o atribuiți.

   

2. Introduceți numele sau informațiile de conectare ale persoanei pe care o atribuiți, într-una dintre următoarele trei moduri:

   • Faceți clic pe Răsfoire, care apare lângă coloana atribuită la , pentru a căuta persoana pe care o atribuiți în agenda organizației.

   • Tastați informațiile de conectare pentru persoana pe care o atribuiți din organizație, inclusiv domeniul, în coloana atribuită . De exemplu, tastați contoso\mollyc, unde "contoso" este domeniul, iar "mollyc" este numele de utilizator.

   • Tastați numele persoanei pe care o atribuiți în coloana atribuită . Acest lucru este util dacă atribuiți un antreprenor sau altei persoane care nu are un cont în cadrul organizației.

3. Notificați persoanele atribuite despre atribuirile de activitate, permițându-le să afle despre lista activități de proiect și despre lucrul pentru care sunt responsabile acum.

Atunci când creați activități într-o listă de activități de proiect, este important să planificați ce activități pot cădea sub activități mai mari. De exemplu, proiectul poate fi finalizat în faze, cu mai multe activități care au loc în fiecare fază. Dacă fazele reprezentate în lista activități de proiect oferă un aspect frumos la nivel înalt asupra a ceea ce se întâmplă în proiectul dvs.

1. Pe fila elemente , în grupul nou , faceți clic pe săgeata de pe element nou, apoi faceți clic pe activitate Rezumat.

2. Completați formularul pentru a crea noua activitate rezumativă, completând informațiile următoare, după cum este necesar:

   • nume    Tastați numele activității rezumative.

   • Predecesorii    Alegeți activitățile rezumat și/sau subactivitățile care trebuie finalizate înainte ca această activitate rezumativă să înceapă. Cu acestea selectate în caseta din stânga, faceți clic peAdăugarepentru a le muta în caseta din dreapta. Pentru mai multe informații despre predecesori, consultați secțiunea următoare din acest articol.

     Sfat: Dacă nu sunteți sigur de înțelegerea predecesorilor sau dacă nu sunteți suficient de departe în planificarea de a avea toți predecesorii activității rezumativi adăugați la lista de activități de proiect, puteți să lăsați această necompletată deocamdată și să adăugați relații predecesoare mai târziu, utilizând porțiunea de tabel din stânga a vizualizării listă activități proiect.

   • Prioritate    Alegeți nivelul de prioritate care reflectă cel mai corect importanța acestei activități rezumative, deoarece se referă la celelalte activități rezumative din acest proiect.

   • Starea activității    Alegeți descriptorul care reflectă cu exactitate starea setului de activități care se încadrează în această activitate rezumativă. Dacă planificați doar un proiect și niciuna dintre activitățile din această activitate rezumativă nu a început, alegeți nu a început.

   • % realizat Tastați un procentaj care reprezintă cel mai bine cantitatea de lucru care se termină în setul de activități care se încadrează în activitatea rezumat. Dacă planificați doar un proiect și niciuna dintre activitățile din această activitate rezumativă nu a început, lăsați acest câmp necompletat sau tastați 0%.

   • Atribuit la Utilizați acest câmp pentru a identifica persoana responsabilă pentru această activitate rezumativă. Pentru mai multe informații despre atribuirea activităților, consultați atribuirea persoanelor la activități într-o listă de activități de proiect.

   • Descriere    Tastați o scurtă descriere a activității rezumative.

   • Dată de început    Introduceți data la care ar trebui să înceapă prima subactivitate din această activitate rezumativă.

   • Dată scadentă    Introduceți data până când se va finaliza Ultima subactivitate din această activitate rezumativă.

3. Faceți clic pe Salvare pentru a crea activitatea rezumat.

După ce se creează activitatea rezumat, puteți să faceți clic pe numele activității rezumative din porțiunea de tabel din stânga a vizualizării pentru a deschide activitatea rezumat într-o nouă Vizualizare listă de activități de proiect. În această vizualizare, puteți adăuga activitățile care se încadrează în activitatea rezumat. Pentru a reveni la vizualizarea care afișează activitatea rezumativă, pe fila listă , în grupul gestionare vizualizări , faceți clic pe navigare în sus.

Începutul paginii

Într-o singură listă de activități de proiect, este posibil să existe o anumită ordine în modul în care activitățile, inclusiv activitățile rezumat și subactivitățile, trebuie să fie finalizate. De exemplu, dacă construiți o casă, Fundația trebuie să fie finalizată înainte ca pereții să poată continua, iar pereții trebuie să fie sus înainte să poată continua acoperișul. Puteți reprezenta această comandă utilizând coloana predecesori .

1. Într-un rând de activitate, faceți clic pe celula din coloana predecesori , apoi faceți clic pe săgeata din partea dreaptă a celulei pentru a afișa o listă cu toate activitățile din lista activități curente de proiect. Aceasta include toate activitățile rezumat și subactivitățile din listă.

2. Faceți clic pe caseta de selectare din partea stângă a fiecărei activități care trebuie finalizată înainte să înceapă această activitate.

   Sfat: Este ușor să fiți prea zelos aici și să selectați fiecare activitate care vine înainte de activitatea curentă. Cu toate acestea, trebuie doar să selectați acele activități care vin imediat înainte de activitatea curentă. De exemplu, să presupunem că am o listă de activități de proiect care conține trei activități: activitatea 1, activitatea 2 și activitatea 3. Atunci când activitatea 1 este finalizată, activitatea 2 poate începe și când activitatea 2 este finalizată, poate începe activitatea 3. Atunci când introduceți predecesorii pentru activitatea 3, este simplu să vă gândiți că activitatea 1 și activitatea 2 trebuie să fie completă înainte ca activitatea 3 să înceapă. Cu toate acestea, deoarece activitatea 1 este deja listată ca predecesorul pentru activitatea 2, nu trebuie să o enumerați și ca predecesor al activității 3.

3. Ajustați datele din coloanele data de început și data scadentă pentru a reflecta relațiile dintre activități. De exemplu, să presupunem că aveți două activități pe care le știți va dura aproximativ două zile pentru a fi finalizate. Configurați prima activitate ca predecesoare pentru a doua activitate. Va trebui să ajustați coloana dată de început pentru a doua activitate, astfel încât data să fie după data scadentă pentru prima activitate și va trebui să ajustați coloana dată scadentă pentru a doua activitate, astfel încât să fie la două zile după data de începutnouă.

   Sfat: Doriți ca acest proces să fie mai automatizat? Luați în considerare utilizarea unei soluții de gestionare a proiectelor de întreprindere compatibile cu SharePoint Foundation 2010, cum ar fi Microsoft Project 2010 și Microsoft Project Server 2010.

După ce ați identificat predecesorii corespunzători pentru fiecare activitate, puteți vedea aceste relații reprezentate în diagrama Gantt. Atunci când un predecesor este identificat pentru o activitate, veți vedea o săgeată trasată între capătul barei Gantt a activității anterioare și începutul barei Gantt a activității următoare.

Începutul paginii

Listele de activități de proiect utilizează aceleași caracteristici de vizualizare în SharePoint ca alte liste. Pentru mai multe informații, consultați Particularizarea vizualizării listă activități proiect