Modyfikowanie widoku programu SharePoint za pomocą filtrowania

Filtry zmniejszają ilość zwracanych danych przez wybieranie elementów na podstawie operacji (takich jak większe lub mniejsze niż) i dopasowywanie danych. Podczas tworzenia widoku filtrowanego pierwsza kolumna indeksowana w wyrażeniu filtru powinna zmniejszać zestaw danych o największą ilość. Na przykład filtrowanie według pola stanu lub daty często może znacząco zmniejszyć zestaw danych. Jeśli masz 15 000 elementów, pierwszy indeks powinien zwracać mniej niż 5000 elementów. Jeśli zestaw danych nie ma ponad 5000 elementów, nadal jest to uznawane za dobre rozwiązanie.

Program SharePoint wybiera pierwszą kolumnę indeksowaną w zapytaniu, a następnie używa pozostałych kolumn do wybierania danych. Pozostałe kolumny określone w filtrze widoku mogą być indeksowane lub nie. Widok nie używa tych indeksów nawet wtedy, gdy widok filtrowany zwraca mniej wyników niż wynosi wartość progu widoku listy.

Na przykład masz zapytanie: rozmiar = duży ORAZ kolor = czerwony. Na liście rozmiar nie jest indeksowany, natomiast kolor tak. Dopóki na liście jest mniej niż 5000 elementów „czerwony”, wyniki zapytania są wyświetlane na dużej liście. Jednak jeśli masz zapytanie rozmiar = duży LUB kolor = czerwony, baza danych, mimo znalezienia wszystkich elementów „czerwony”, musi przeskanować całą listę, aby znaleźć wszystkie elementy „duży”. Jeśli zapytanie zwraca więcej niż 5000 elementów, jest ono ograniczane.

Jeśli w wyrażeniu filtru są używane co najmniej dwie kolumny, indeksy decydujące powinny korzystać z operatora ORAZ. Na przykład jeśli chcesz z dużej listy zwierząt zwrócić wynik Psy. Masz kolumnę nieindeksowaną o nazwie Gatunek, w której znajduje się wartość Pies. Jeśli po prostu wyślesz zapytanie Gatunek = Pies, zapytanie zostanie ograniczone. Jednak jeśli masz kolumnę indeksowaną o nazwie Klasa, zapytanie przyjmuje postać Klasa = Ssaki ORAZ Gatunek = Pies. Możesz również wyszukać koty i psy za pomocą zapytania Klasa = Ssaki ORAZ (Gatunek = Pies LUB Gatunek = Kot). Drugie zapytanie zaznacza wszystkie ssaki, a następnie filtruje psy i koty.

Jeśli kolumny, które będą używać do filtrowania, nie mają indeksów, zacznij od utworzenia indeksów. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Dodawanie indeksu do kolumny programu SharePoint.

Można dodać zindeksowaną kolumnę do widoku podczas jego tworzenia lub modyfikowania, a następnie przy jej użyciu przefiltrować widok. Przed utworzeniem widoku można dodać do listy więcej kolumn, aby zwiększyć elastyczność sortowania, grupowania i filtrowania. W przypadku sortowania i filtrowania możesz wybrać kolumny, które znajdują się w zestawie danych, ale nie są wyświetlane.

Tworzenie widoku

Otwórz listę lub bibliotekę, w której chcesz utworzyć widok.

1. Kliknij kartę Lista lub Biblioteka, a następnie kliknij pozycję Utwórz widok.
   
   

2. Na stronie Typ widoku kliknij widok, którego chcesz użyć. Jeśli nie masz pewności, wybierz pozycję Widok standardowy.

   

3. Wpisz wartość w polu Nazwa widoku.

   

4. Edytuj adres internetowy widoku lub zaakceptuj domyślny. Możesz później to zmienić.

5. W sekcji Filtrowanie kliknij pozycję Pokaż elementy tylko wtedy, gdy następujące stwierdzenie jest prawdą, a następnie wybierz sposób filtrowania elementów na podstawie jednej z kolumn indeksowanych.

   Aby na przykład utworzyć widok tylko tych elementów, które zostały zmienione dzisiaj, wybierz kolumnę Zmodyfikowano (Indeksowany), wybierz warunek jest równe, a następnie wpisz ciąg [Dzisiaj].

   

   Uwaga: Jeśli żadne kolumny z tekstem (Indeksowany) po nazwie nie są widoczne, oznacza to, że nie ma kolumn indeksowanych dotyczących danej listy lub biblioteki. Najpierw musisz utworzyć indeks prosty lub złożony.

6. Aby ograniczyć liczbę elementów wyświetlanych na każdej stronie, przewiń w dół do pozycji Limit elementów i ustaw wartość Liczba wyświetlanych elementów. Podczas tworzenia widoku domyślna liczba wyświetlanych elementów to 30.

   

7. Podczas ustawiania limitu elementów na stronie można wybrać jedną z dwóch opcji:

   • Wyświetl elementy w porcjach o określonym rozmiarze, która powoduje wyświetlanie danych strona po stronie, co jest przydatne podczas przeglądania elementów w sposób nieinterakcyjny.

     Jeśli liczba elementów jest większa niż ustawiony limit, dane są wyświetlane na stronach.

     

   • Ogranicz całkowitą liczbę zwracanych elementów do podanej wartości powoduje utworzenie górnego limitu, który niekoniecznie musi zapewnić zwrócenie wszystkich wyników danej operacji filtrowania. Może to być przydatne podczas testowania widoku, tworzenia prototypu lub gdy chcesz pobrać tylko najwyższe wartości w widoku.

8. W obszarze Styl możesz wybrać pozycję Okienko podglądu, aby wyświetlić wszystkie informacje dotyczące elementów na liście w formacie pionowego okienka. Okienko podglądu jest jednym ze stylów widoku, który możesz wybrać w obszarze Styl podczas edytowania lub tworzenia widoku.

   

   Zatrzymując wskaźnik myszy na tytule elementu w regionie przewijania w lewej części strony, można szybciej poruszać się wśród danych i korzystać z widoku wszystkich wartości kolumn bieżącego elementu wyświetlanych pionowo w prawej części strony. Początkowo jest wyświetlanych mniej danych, co przyspiesza wyświetlanie widoku. Ten styl jest również bardzo przydatny, gdy listy są szerokie lub mają wiele kolumn i wyświetlenie danych wymaga przewijania w poziomie.

   

9. Kliknij przycisk OK.

Dla widoku można wykonać więcej kroków, ale te wystarczą, aby wyświetlić dane przekraczające próg widoku listy, jeśli blokuje to dalszą pracę. Można też posortować lub pogrupować według sum zestawu, rozwinąć foldery i zoptymalizować wyświetlanie widoku na urządzeniu przenośnym.

Modyfikowanie widoku

Otwórz listę lub bibliotekę, w której chcesz utworzyć widok.

1. Kliknij kartę Lista lub Biblioteka, wybierz widok w obszarze Widok bieżący, a następnie kliknij pozycję Modyfikuj widok.
   
   

2. Przewiń w dół do sekcji Widoki, a następnie kliknij widok.

3. Następnie możesz zmienić ustawienia w sposób opisany w krokach 5–9 procedury Tworzenie widoku powyżej.

4. Kliknij przycisk OK.

Aby można było szybko filtrować widok zawierający wiele elementów, pierwsza kolumna w filtrze musi być indeksowana. Inne kolumny określone w filtrze widoku mogą, ale nie muszą być indeksowane — te indeksy i tak nie będą używane w widoku. Pierwsza kolumna filtru powinna zwrócić mniej elementów niż określono za pomocą progu widoku listy.

Jeśli pierwsza kolumna filtru zwróci więcej elementów niż określono za pomocą progu widoku listy, można użyć filtru z dwiema kolumnami lub większą ich liczbą. W przypadku definiowania widoku filtrowanego korzystającego z co najmniej dwóch kolumn użycie operatora ORAZ ogranicza łączną liczbę zwracanych elementów. Jednak nawet wówczas jako pierwszą kolumnę w filtrze należy określić tę, która z największym prawdopodobieństwem zwróci mniej danych. Użycie operatora LUB prawie zawsze zwiększa liczbę zwracanych elementów i w tej sytuacji nie będzie efektywne.

Aby uzyskać dodatkowe informacje na temat widoków, zobacz Tworzenie, modyfikowanie i usuwanie widoku listy lub biblioteki.

Istnieją dwa słowa kluczowe, których można używać do filtrowania według bieżącego dnia [Dzisiaj] lub bieżącego użytkownika [Ja]. Są one dynamiczne, bo zmieniają się wraz z użytkownikiem lub datą.

Używanie słowa kluczowego [Ja] może być przydatne, jeśli chcesz po prostu wyświetlić swoje dokumenty w dużej bibliotece. Słowo kluczowe [Ja] działa na kolumnach zawierających dane osób, takich jak Utworzone przez lub Zmodyfikowane przez. Aby na przykład wyświetlić wszystkie utworzone przez siebie dokumenty, ustaw filtr z kolumną Utworzone przez równą wartości [Ja]. Jeśli jesteś redaktorem i chcesz zobaczyć ostatnie pliki, nad którymi pracowano, ustaw filtr w kolumnie Zmodyfikowane przez na wartość równą [Ja]. Aby wyświetlić oba rodzaje plików, utwórz dwa filtry połączone operatorem Lub.

Słowo kluczowe [Dzisiaj] działa na kolumnach zawierających daty. Możesz użyć wyrażeń matematycznych do pobrania zakresów zmieniających się wraz z bieżącą datą. Aby na przykład wyświetlić wszystkie dokumenty, które zostały zmodyfikowane w ciągu ostatnich 30 dni, możesz utworzyć filtr w kolumnie Data, który jest większy niż lub równy wartości [Dzisiaj]-30. Aby pominąć bieżący dzień, ustaw drugi filtr w kolumnie Data na wartość mniejszą niż [Dzisiaj] i połącz je operatorem Oraz.

Możesz filtrować listę SharePoint zawierającą kolumnę metadanych. 

Dodawanie kolumny metadanych do listy

Przejdź do listy i wybierz pozycję +Dodaj kolumnę.

Wybierz pozycję Więcej wybierz przycisk radiowy Zarządzane metadane, a następnie wybierz przycisk OK.

Ewentualnie po utworzeniu kolumny zarządzanych metadanych i dodaniu elementów do listy możesz zastosować tagi metadanych, klikając ikonę tagu w okienku edytowanie elementów listy.

Stosowanie tagów metadanych w okienku widoku drzewa.

Filtruj według tagów zarządzanych metadanych

1. Wybierz ikonę filtru , aby uzyskać dostęp do okienka filtru.

   

   Uwaga: Możesz wybrać opcję Widok drzewa z listy rozwijanej u góry okienka, która zapewnia hierarchiczny widok terminów skojarzonych z wybraną kolumną.

2. Wybierz tagi metadanych, według których chcesz filtrować dane.

   

3. Ewentualnie, jeśli w kolumnie zarządzanych metadanych zdefiniowano co najmniej 5 wartości, wybierz link Zobacz wszystkie, aby wyświetlić okienko filtru.

   

4. Sprawdź tagi metadanych, według których chcesz filtrować dane, a następnie wybierz pozycję Zastosuj.

Poniżej przedstawiono sugestie dotyczące typowych widoków, które sprawdzają się podczas pracy z kolumnami indeksowanymi: