Teilnehmen an einer Versammlung in Microsoft Teams

Ganz gleich, ob Sie eine unternehmensweite Produktdemo oder eine Liveveranstaltung veranstalten, die Funktionen des Rathauses eignen sich optimal für groß angelegte Veranstaltungen.

Inhalt dieses Artikels

Versammlung planen

So planen Sie eine Versammlung:

  1. Öffnen Sie Ihren Teams-Kalender.

  2. Wählen Sie den Pfeil neben Neue Besprechung + aus.

  3. Wählen Sie im Dropdownmenü Versammlung aus.Screenshot, der zeigt, wie man in Teams eine neue Versammlung erstellt

  4. Geben Sie unter Details grundlegende Informationen ein, benennen Sie Referent*inen und vieles mehr:

    1. Geben Sie den Ereignistitel, das Start- und Enddatum sowie eine Beschreibung ein.

      Hinweis: Die maximale Dauer einer Versammlung beträgt 30 Stunden.

    2. Standardmäßig ist der Organisator die Person, die die Versammlung erstellt hat.

    3. Suchen Sie unter Ereignisgruppe > Mitorganisatoren oder Referenten aus Ihrer Organisation nach anderen Personen, die bei der Verwaltung des Rathauses helfen sollen, und wählen Sie sie aus. Sie können auch externe Referenten hinzufügen.

      Hinweis: Mitorganisatoren verfügen über die meisten Organisatorfunktionen, können details (Datum , Uhrzeit usw.) jedoch nicht ändern. Referent*innen können während der Veranstaltung sprechen und Inhalte freigeben.

    4. Wählen Sie Speichern und Einladungen senden "Speichern"-Symbol aus, um Änderungen anzuwenden und Mitorganisator*innen und Referent*innen zur Veranstaltung einzuladen.

  5. Wählen Sie unter Ereigniszugriff aus, ob Ihre Veranstaltung für Ihre organization (Mitglieder und Gäste Ihrer Organisation), Öffentlich (eingeladene Personen oder mit einem Link zur Veranstaltung) oder Personen und Gruppen (nur eingeladene Personen und Gruppen aus Ihrer Organisation) verfügbar sein soll.

    Berechtigungstyp

    Beschreibung

    Ihre organization

    Jeder in Ihrer Organisation kann das Rathaus besuchen, einschließlich Der Gäste.

    Öffentlich

    Jeder kann beitreten – sowohl Personen in Ihrer Organisation als auch außerhalb der Organisation.   

    Personen und Gruppen

    Bis zu 500 Personen können das Rathaus besuchen. Dazu gehören Personen, die einzeln und über Verteilerlisten, Microsoft 365-Sicherheitsgruppen und Microsoft 365 Unified Gruppen hinzugefügt wurden. Sie können bis zu 20 solcher Gruppen oder Listen hinzufügen. Dynamische Gruppen werden nicht unterstützt.

  6. Suchen Sie unter Teilnehmer einladen nach Personen, an die Sie Einladungen senden möchten, und wählen Sie sie aus. Sie können Verteilerlisten, Microsoft 365-Sicherheitsgruppen, Microsoft 365 Unified Gruppen und bis zu 500 einzelne E-Mail-Adressen hinzufügen. Sie können bis zu 20 solcher Gruppen oder Listen hinzufügen.

  7. Wählen Sie Speichern aus, um Änderungen anzuwenden und mit der Anpassung des Ereignisses fortzufahren.

  8. Wählen Sie Besprechungsoptionen Schaltfläche „Einstellungen“ aus, um weitere Einstellungen zu bearbeiten.

    Hinweise: 

    • Einige Besprechungsoptionen sind u. U. abhängig von den von Ihrem IT-Administrator festgelegten Richtlinien gesperrt.

    • Microsoft 365-Sicherheitsgruppen, für die E-Mail nicht aktiviert ist, erhalten keine E-Mail-Einladungen.

    • Dynamische Gruppen werden nicht unterstützt.

  9. Wählen Sie Veröffentlichen aus, um Ihre Versammlung zu planen und Teilnehmer*innen dazu einzuladen.

Externe Referent*innen hinzufügen

Fügen Sie ihrem Rathaus ganz einfach bis zu 20 Referenten von außerhalb Ihrer Organisation hinzu.  Externe Referenten sind Referenten, die anonym sind, außerhalb Ihrer Organisation sind oder Teams nicht verwenden.

Wenn Sie externe Referent*innen hinzufügen, erhält die jeweilige Person einen eindeutigen Teilnahmelink, der es ihr ermöglicht, an dem Ereignis teilzunehmen, ohne im Wartebereich warten zu müssen. Anonyme Referent*innen müssen sich nicht mit einem Microsoft-Konto anmelden. Sie können über den Link beitreten und vor der Teilnahme ihren Namen eingeben.

So fügen Sie externe Referent*innen hinzu:

  1. Wechseln Sie zu Ihrem Teams-Kalender.

  2. Wählen Sie eine bevorstehende Versammlung und dann Details aus.

  3. Wählen Sie Externe Referenten hinzufügen aus.Screenshot, der zeigt, wie man externe Referenten zu einem Webinar hinzufügt

  4. Geben Sie unter Externe Referenten die E-Mail-Adressen der externen Referent*innen ein, die Sie hinzufügen möchten.

  5. Wählen Sie Einladungen speichern und senden "Speichern"-Symbol aus.

Hinweise: 

  • Externe Referent*innen sollten ihre Links nicht weiterleiten. Sie können über denselben Link auf bis zu 3 Geräten beitreten.

  • Wenn sich ein Gast beim Beitritt zum Ereignis nicht erfolgreich authentifiziert hat, wird er im Wartebereich platziert. Von dort aus kann ein Ereignisorganisator oder Referent seine Anforderung zur Teilnahme an der Veranstaltung genehmigen oder ablehnen.

Erneutes Generieren oder Kopieren des Teilnahmelinks für externe Referent*innen

So generieren oder kopieren Sie den Link, mit dem externe Referent*innen dem Ereignis beitreten können:

  1. Öffnen Sie ein Rathaus in Ihrem Teams-Kalender.

  2. Wählen Sie in den Details der Versammlung Externer Referent aus.Screenshot mit hervorgehobener Registerkarte „Externe Referenten“ im Terminplanungsformular in Versammlung

  3. Wählen Sie Eindeutiger Teilnahmelink aus.

  4. Wählen Sie Kopieren Symbol "Linkcode kopieren" aus, um den Link in die Zwischenablage zu kopieren, oder Erneut laden Schaltfläche „Registerkarte erneut laden“, um einen neuen Link zu generieren.

Duplizieren eines Rathauses

Duplizieren Sie ein vorhandenes Rathaus, um alle Details und Einstellungen auf ein neues Rathaus anzuwenden. Sie können vergangene und bevorstehende Rathäuser duplizieren, die sich in Ihrem Teams-Kalender befinden.

Wenn Sie ein vorhandenes Rathaus duplizieren, hat das neue Rathaus folgendes:

  • Titel

  • Beschreibung

  • Referenten, Mitorganisatoren und Teilnehmer

  • Ereignisdesign

  • Registrierungseinstellungen

  • Angepasste E-Mails

  • Besprechungsoptionen

So duplizieren Sie ein Rathaus:

  1. Klicken Sie in Ihrem Teams-Kalender mit der rechten Maustaste auf das vergangene oder bevorstehende Rathaus, das Sie duplizieren möchten.

  2. Wählen Sie Ereignis duplizieren Symbol für die Schaltfläche "Kopieren" für Copilot in Word auf Mobilgerätenaus.

  3. Legen Sie das Datum und die Uhrzeit des neuen Ereignisses fest, und bearbeiten Sie alle Ereignisdetails, die Sie ändern möchten.

  4. Wählen Sie Speichern aus.

Sie können auch ein Rathaus duplizieren, indem Sie in Ihrem Teams-Kalender darauf doppelklicken und auf der Detailseite Ereignis Symbol für die Schaltfläche "Kopieren" für Copilot in Word auf Mobilgerätenduplizieren auswählen.

Hinweis: Wenn Sie ein Ereignis duplizieren, das in den letzten 60 Tagen nicht geändert oder beigetreten ist, werden seine Besprechungsoptionen nicht übernommen. Das doppelte Ereignis verfügt über Standardbesprechungsoptionen.

Teilnehmer*innen zu einer Versammlung einladen

Nachdem Sie Teilnehmer*innen eingeladen haben, sehen diese die Einladung zur Versammlung in ihrem Kalender. Wenn Sie die Umschaltfläche Nur eingeladenen Personen die Teilnahme gestatten aktiviert haben, müssen Sie das Ereignis veröffentlichen, damit ihm Teilnehmer*innen beitreten können. 

So laden Sie Teilnehmer*innen zu einem Webinar ein:

  1. Wechseln Sie zu Ihrem Microsoft Teams-Kalender.

  2. Öffnen Sie eine vorhandene Versammlung, oder erstellen Sie eine neue.

  3. Wechseln Sie zu Details > Teilnehmer.

  4. Suchen Sie unter Teilnehmer einladen nach den Personen, die Sie einladen möchten, und wählen Sie sie aus.

  5. Wählen Sie Speichern.

Wenn Ihre Veranstaltung veröffentlicht wird, erhalten die Teilnehmer*innen automatisch Einladungen per E-Mail. Eingeladene Personen ohne Microsoft-Konto können anonym an Ihrer Besprechung teilnehmen.

Einbetten eines Rathauses in SharePoint

Wenn Sie ein Rathaus in eine SharePoint-Website einbetten, können Personen mit Zugriff auf das Ereignis und die SharePoint-Website an der Veranstaltung teilnehmen.  

Wenn Sie Q&A oder Chat für die Veranstaltung aktiviert haben, können Personen, die von SharePoint teilnehmen, weiterhin daran teilnehmen.  

So betten Sie ein Rathaus in eine SharePoint-Website ein: 

  1. Planen Sie ein Rathaus, oder öffnen Sie ein vorhandenes Rathaus in Ihrem Teams-Kalender.

    • Wenn Sie ein neues Rathaus planen, wählen Sie "Speichern"-Symbolspeichern aus, um Ereignisdetails zu speichern, bevor Sie fortfahren.

  2. Wählen Sie unter Details die Option Freigabeereignis aus.

  3. Wählen Sie unter Video embed HTML die Option Copy Symbol für die Schaltfläche "Kopieren" für Copilot in Word auf Mobilgeräten for the copy button for Copilot in Word on mobile devices (#x0 kopieren) aus.

  4. Nachdem Sie den HTML-Code zum Einbetten von Videos kopiert haben, fügen Sie ihn mithilfe des Einbetten-Webparts ihrer SharePoint-Seite hinzu.

Stellen Sie sicher, dass Sie das Rathaus in Teams veröffentlichen. Wenn Ihre Ereigniswebsite nicht veröffentlicht wird, wird das Rathaus nicht auf der SharePoint-Website angezeigt. 

Wenn Sie das Ereignis starten, wird das Streaming automatisch auf der SharePoint-Seite gestartet. 

Live-Reaktionen im Rathaus

Steigern Sie das Engagement, und erhalten Sie Echtzeitfeedback von Ihrem Publikum im Rathaus mit Live-Reaktionen. Nachdem ein Rathaus gestartet wurde, können die Teilnehmer aus mehreren Livereaktionen in ihren Besprechungssteuerungen auswählen. Wenn sie eine auswählen, wird es in der unteren Ecke des Besprechungsfensters angezeigt. 

Eine Stadthausveranstaltung zeigt Live-Teilnehmerreaktionen an.

(Teilnehmeransicht)

Live-Reaktionen sind in Rathäusern verfügbar, die in Teams Premium organisiert sind. Sie werden automatisch aktiviert, können aber aktiviert oder deaktiviert werden. 

So aktivieren oder deaktivieren Sie Die Livereaktionen des Rathauses vor einem Ereignis:

  1. Wechseln Sie zu Ihrem Teams-Kalender. 

  2. Wählen Sie ein von Ihnen organisiertes Rathaus aus. 

  3. Wählen Sie Ereignis verwalten Fluent 2-Bearbeitungssymbol kleinaus. 

  4. Wählen Sie unter Detailsdie Option Besprechungsoptionen Schaltfläche „Einstellungen“aus. 

  5. Wählen Sie Engagement Symbol „Teams-Chat-Registerkarte“aus.

  6. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Umschaltfläche Reaktionen zulassen

  7. Wählen Sie Anwenden > "Speichern"-Symbolspeichern aus.

So aktivieren oder deaktivieren Sie Livereaktionen während eines Ereignisses:

  1. Wählen Sie in Ihren Besprechungssteuerelementen weitere Aktionen Microsoft Teams-Symbol für „Weitere Optionen“> Einstellungen Schaltfläche „Einstellungen“ > Besprechungsoptionen Symbol "Besprechungsoptionen"aus.

  2. Aktivieren oder deaktivieren Sie in Engagement Symbol „Teams-Chat-Registerkarte“die Umschaltfläche Reaktionen zulassen .

Änderungen an dieser Einstellung werden sofort wirksam. 

Hinweise: 

  • Wenn Sie das Rathaus aufzeichnen, werden keine Livereaktionen in der Aufzeichnung angezeigt.

  • In Den Rathäusern werden die Teilnehmer mit einer Verzögerung von etwa 20-30 Sekunden zuschauen. Ihre Reaktionen scheinen den Referenten und Organisatoren dadurch verzögert zu erscheinen.

Weitere Informationen zu Livereaktionen in Teams finden Sie unter Express in Microsoft Teams-Besprechungen mit Livereaktionen

Rathaus-E-Mails

Rathaus-E-Mails in Teams werden automatisch aktiviert, wenn Sie ein Rathaus planen. Es gibt zwei Arten von E-Mails, die Personen, die zu einem Rathaus eingeladen werden, erhalten:

  • E-Mails zur Einladung zu Veranstaltungen : In diesen E-Mails werden Personen darüber informiert, dass sie zum Rathaus eingeladen werden. Sie enthalten wichtige Ereignisdetails wie Datum, Startzeit und Beschreibung. Diese werden automatisch gesendet, wenn das Ereignis veröffentlicht wird.

  • Verfügbare E-Mails für Ereignisse aufzeichnen: Nach einem Rathaus informieren diese E-Mails die Teilnehmer darüber, wann die Ereignisaufzeichnung zum Anzeigen verfügbar ist. Diese E-Mails werden automatisch gesendet, wenn die Ereignisaufzeichnung veröffentlicht wird.

Rathaus-E-Mails werden aus einer Teams-Vorlage erstellt, die automatisch die Ereignisdetails eingibt. Sie können die E-Mails vor der Veröffentlichung des Ereignisses bearbeiten oder vollständig deaktivieren

Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Rathaus-E-Mails in Microsoft Teams.

Versammlungen veröffentlichen

Nachdem Sie die Details Ihrer Versammlung und die E-Mail-Einladungsvorlage fertig bearbeitet haben, veröffentlichen Sie die Versammlung, damit die Teilnehmer*innen automatisch dazu eingeladen werden.

So veröffentlichen Sie eine Versammlung:

  1. Wechseln Sie zu Ihrem Microsoft Teams-Kalender.

  2. Öffnen Sie eine vorhandene Versammlung, oder erstellen Sie eine neue.

  3. Geben Sie wichtige Details ein und passen Sie das Design an.

  4. Klicken Sie auf Speichern, damit etwaige Änderungen übernommen werden.

  5. Wählen Sie Veröffentlichen und bestätigen Ihre Auswahl.Screenshot mit hervorgehobener Benutzeroberfläche zum Veröffentlichen der Versammlung

Nachdem Ihre Versammlung veröffentlicht wurde, erhalten die Teilnehmer*innen automatisch die entsprechende E-Mail-Einladung und Aktuelle Informationen zu Änderungen an der Veranstaltung.

Problembehandlung

Wie gehe ich vor, wenn ich Probleme habe, an einer Besprechung teilzu nehmen? Stellen Sie sicher, dass Sie an der Besprechung teilnehmen, die über das Konto angemeldet ist, mit dem Sie die Besprechungseinladung oder den Link zur Teilnahme erhalten haben. 

Ich wurde als externer Referent eingeladen, aber mein Verknüpfungslink funktioniert nicht. Ihr eindeutiger Link zum Beitreten als Referent funktioniert nur, wenn Sie mit der gleichen E-Mail bei Teams angemeldet sind, mit der Sie den Link zum Beitritt erhalten haben. Sie können sich nicht mit einem anderen Konto anmelden und den Link verwenden, und Sie können nicht anonym über den Link beitreten.

Nächste Schritte

Eine Versammlung anpassen

An einer Versammlung in Microsoft Teams teilnehmen

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