将库设置为要求签出文件
控制文档协作的一种方式是要求签出文件,尤其是当多个用户有权访问库时。 如果需要签出库,则其他人无法覆盖它。 但是,存在阻止其他人查看最新更改或自行进行更改的风险。 如果其他人需要处理文档,则文件必须快速重新签入。
注意: 如果用户计划在库中共同创作文档,请不要将库配置为要求签出。 打开需要签出时,用户无法同时处理文档。
需要签出文件进行编辑
注意: 只有具有"完全控制"或"设计"权限的用户才能将库设置为要求签出文件。
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转到计划使用中的库。
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选择设置 >库设置。
如果未看到这些菜单项,请在功能区上选择"库",设置组,选择"库设置"。
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在"设置"页上的"常规设置下,选择"版本控制设置"。
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在"需要签出"部分,在"要求文档签出才能编辑?"下,选择"是"。
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若要保存设置并返回到"库设置页,请选择"确定"。
如果你这样做... |
这就是发生的情况... |
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创建文件或将文件添加到库 |
该文件最初已签出给你。 必须先将文件签入库,其他人才能查看并处理它。 |
打开文件进行编辑 |
选择"编辑"时,会自动签出该文件。 邮件对话框会提醒你即将签出文件,并提供在本地草稿文件夹中编辑文件的机会。 签出后,文件图标上会显示一个绿色向下箭头,指示文件现已签出。 在签出文件时,其他人都不能更改该文件,其他人也看不到你的更改。 |
更改有关文件的信息 (属性) |
如果文件尚未签出给你,必须先签出该文件,然后才能更改其属性,例如标题、作者姓名、截止日期、字数统计等。 在重新签入文件之前,更改不会生效。 |
尝试打开已签出给其他人的文件 |
"签出"和"签入"选项不可用。 你无法签出其他人已签出的文件。 如果您尝试这样做,将显示一条消息对话框,通知您该文件已由其他人签出。 若要找出签出文件的人,请将鼠标悬停在文件图标上。 工具提示中将显示已签出人员的姓名。 如果需要,可联系该人员以请求签入文件。 |
签入文件 |
系统会提示输入有关所做的更改的注释。 如果库跟踪版本,则批注将成为版本历史记录的一部分。 如果同时跟踪主要版本和次要版本,系统会提示选择要签入的版本类型。 有关版本控制详细信息,请参阅另请参阅。 |
长时间保持签出文件 |
在签出文件时,其他人都看不到您所做的更改或编辑该文件。 尽管在进行更改期间这很有用,但也可能阻止其他人执行其分配的任务。 在签出文件后尽快重新签入文件是良好的业务实践和一般习惯。 在某些情况下,管理员可能需要强制签入文件。 |
如何将网站库配置为要求签出?
只有具有"完全控制"或"设计"权限的用户才能将库设置为要求签出文件。
要求签出文件
注意: 如果此信息与看到的信息不匹配,则服务升级 Microsoft 365 可能正在使用。 若要查找适用于您的信息,请选择" 联机,2016,2013" 选项卡。
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导航到计划使用中的库。 如果库名称未显示在"快速启动" 窗格中,请选择 "所有网站内容",然后选择库的名称。
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在功能区上的" 库工具"组中 ,选择" 库" 选项卡。
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选择"库设置 "。
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在"库设置"页上的"常规设置下,选择"版本控制设置"。
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在"需要签出"部分,在"需要先签出文档才能编辑文档?"问题下,选择"是"。
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若要关闭对话框并返回到库设置页,请选择"确定"。
如何从网站库中删除签出要求?
如果一段时间之后,你的组织认为不需要进行所需的签出,则如果你拥有"完全控制"或"设计"权限,可以删除该要求。
删除签出文件的要求
注意: 如果此信息与看到的信息不匹配,则服务升级 Microsoft 365 可能正在使用。 若要查找适用于您的信息,请选择" 联机,2016,2013" 选项卡。
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导航到计划使用中的库。 如果库名称未显示在"快速启动" 窗格中,请选择 "所有网站内容",然后选择库的名称。
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在功能区上的" 库工具"组中 ,选择" 库" 选项卡。
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选择"库设置 "。
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在"库设置"页上的"常规设置下,选择"版本控制设置"。
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在"需要签出"部分,在"需要先签出文档才能编辑文档?"问题下,选择"否"。
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若要关闭对话框并返回到库设置页,请选择"确定"。
当网站库具有签出要求时会发生什么情况?
控制文档协作的一种方式是要求签出文件,尤其是当多个用户有权访问库时。 如果签出了文件,可以确信其他人无法覆盖它。 但是,您也会阻止其他人查看最新更改或自己进行更改,因此,必须立即重新签入文件。
重要: 如果用户计划在库中共同创作文档,请不要将网站库配置为要求签出。 当需要签出生效时,用户无法同时处理文档。
在需要签出文件的库中操作时,了解操作的影响会很有帮助。
如果你这样做... |
这就是发生的情况... |
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创建文件或将文件添加到网站库 |
该文件最初已签出给你。 必须先将文件签入库,其他人才能查看并处理它。 |
打开文件进行编辑 |
选择"在应用程序名称中编辑"<会自动签出>。 邮件对话框会提醒你即将签出文件,并提供在本地草稿文件夹中编辑文件的机会。
签出后,文件图标上会显示一个绿色向下 箭头,指示文件现已签出。 在签出文件时,其他人都不能更改该文件,其他人也看不到你的更改。 |
更改有关文件的信息 (属性) |
如果文件尚未签出给你,必须先签出该文件,然后才能更改其属性,例如标题、作者姓名、截止日期、字数统计等。 在重新签入文件之前,更改不会生效。 |
尝试打开已签出给其他人的文件 |
"签出"和"签入"选项不可用。 你无法签出其他人已签出的文件。 如果尝试这样做,会显示一条消息对话框,告知你该文件已由其他人签出。
若要找出签出文件的人,请将鼠标悬停在文件图标上。 工具提示中会显示签出人员的姓名。
如果需要,可联系该人员以请求签入文件。 |
签入文件 |
系统会提示输入有关所做的更改的注释。 如果库跟踪版本,则批注将成为版本历史记录的一部分。 如果同时跟踪主要版本和次要版本,系统会提示选择要签入的版本类型。 有关版本控制详细信息,请参阅另请参阅。 |
长时间保持签出文件 |
在签出文件时,其他人都看不到您所做的更改或编辑该文件。 尽管在进行更改期间这很有用,但也可能阻止其他人执行其分配的任务。 在签出文件后尽快重新签入文件是良好的业务实践和一般习惯。 在某些情况下,管理员可能需要强制签入文件。 |