创建内容管理器规则以传送文档

本文内容

• 创建规则之前：首先步骤

• 了解文档的传送方式

• 创建规则以传送文档

创建规则之前：首先步骤

在创建用于路由文档的规则之前，必须执行几个重要步骤。

1. 激活内容管理器功能。

2. 创建要将文档传送到的库和文件夹。 您可能希望为您所传送的每种类型的文档创建文件夹。 例如，仅为电子邮件记录或 Excel 电子表格创建库。 若要了解如何创建库，请参阅在 SharePoint 中创建文档库。

3. 内容类型必须与要路由的文档相关联。 在其中，内容类型可以是确定文档存储位置的最终位置的条件的一部分。

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了解文档的传送方式

你可以将文档路由到记录中心网站或任何其他类型的 SharePoint 网站中的库或文件夹。 放置库是在激活内容管理器功能时自动创建的，用作默认位置。 文档传送过程由多个元素组成：

• 目标库和文件夹    内容专员或记录经理手动创建要传送文档的库和文件夹，并将这些库指定为目标库。

• 网站内容类型    每个文档都必须具有内容类型，并且用户可以手动将相应的网站内容类型添加到目标库。

• 放置库    不符合规则的文档或缺少必需元数据的文档将发送到放置库，以便用户可以输入所需的元数据。 或者，你可以配置内容管理器，以便将所有上载的文档暂时路由到放置库。

  注意: 放置库旨在用作与任何规则不匹配的项目的 "捕获全部"。 它设计为临时位置，而不是永久协作网站。

• 文档规则列表    这是所有路由规则的集合。 内容专员或记录管理员访问此列表以创建、管理和查看路由规则。

下图显示了如何根据特定于会议的条件传送文档和电子邮件，以及如何将缺少信息的文档返回到放置库。

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创建规则以传送文档

对于添加到记录传送列表的每个记录类型，您可以指定记录标题和说明。 您还可以在网站中指定记录的存储位置。 若要确保所有相关记录都已路由到相应的位置，可以为记录类型指定替换名称。

1. 导航到要为其创建内容管理器规则的网站。

2. 若要查看 "网站内容" 选项，请在 "快速启动" 面板上，选择 "更多"。

3. 从 "应用" 菜单行中，选择 "设置"。

4. 在 "网站设置" 页面上的 "网站管理" 部分中，选择 "内容管理器规则"。

5. 在 "内容管理器规则" 页面上，在 "单击以添加新项目" 中，选择 "添加"。

6. 在 "规则名称" 部分中，输入描述规则的条件和操作的名称。

7. 在 "规则状态和优先级" 部分中，若要将规则应用于传入的内容，请选择 "活动"。 然后，选择一个优先级以确定内容传送方式应与多个内容管理器规则匹配。
   如果您不希望此规则应用于传入的内容，请选择 "非活动"。

8. 在提交的 "内容类型" 部分中，将规则与内容类型相关联。 执行此操作后，将使用所选内容类型标记内容管理器的提交，并标识规则条件中使用的属性。

   • 选择相应的内容组。 您选择的组决定了可在下一步中选择的内容类型。

   • 选择相应的内容类型。

   • 如果所选内容类型在其他 SharePoint 网站上具有不同的名称，请在 "替换名称" 下选中该复选框。 然后，在提供的字段中，输入在其他网站上使用的名称，然后选择 "添加"。 替代内容类型的名称将显示在下方的列表中。

9. 在 "条件" 部分中，选择提交的属性必须满足规则的条件。 例如，你可能希望规则应用于标题中包含 "预算" 一词的所有文档。 若要添加更多条件，请选择 "添加另一个条件" 链接。

   注意: 根据您在步骤6中选择的内容类型，属性下拉列表中可用的属性会有所不同。

10. 在 "目标位置" 部分中，输入或浏览到位置以放置与规则匹配的内容。 若要将相似的文档分组到文件夹中，请选中 "自动创建文件夹" 复选框。 例如，如果你有一个用于列出组织中项目的所有文档的属性，则可以强制内容管理器为每个项目创建单独的文件夹。

    注意: 内容管理器的规则旨在将文档传送到不同位置。 在协作过程中，我们不支持使用规则将文件重新发布到相同位置。

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