Все о рабочих процессах утверждения

Информация в этой статье представлена в десяти расширяемых сегментах.

Щелкните здесь, чтобы получить несколько советов о том, как получить максимум от этой статьи

Если все, что вам нужно сделать, — это завершить задачу рабочего процесса утверждения    Просто прокрутите вниз до сегмента Завершено и разверните его. В настоящее время другие сегменты могут не понадобиться.

Если вы хотите добавлять, запускать, отслеживать и поддерживать рабочие процессы    Если вы еще не знакомы с этими задачами, возможно, вам будет полезно проработать работу с этой статьей по сегментам при первом проектировании и добавлении рабочего процесса. Когда вы ознакомитесь с информацией и макетом статьи, вы сможете перейти непосредственно к сегменту, который вам нужен при любых повторных посещениях.

Утверждение содержимого и утверждение публикации    У вас могут быть списки или библиотеки, в которых вы хотите, чтобы новые элементы и (или) новые версии текущих элементов проверялись на точность их содержимого или на предмет правильности их формы и стиля, прежде чем они будут видны всем, у кого есть доступ к списку. Такой процесс проверки называется утверждением содержимого, и вы можете использовать рабочий процесс утверждения для управления утверждением содержимого в списке или библиотеке. (Существует также очень похожий рабочий процесс утверждения публикации, созданный специально для использования на сайтах SharePoint, которые публикуют веб-страницы в Интернете.)

Несколько слов о печати этой статьи    Это длинная статья. Если вы хотите печатать только выбранные сегменты, убедитесь, что при печати будут развернуты только эти сегменты. (Кроме того, если вы хотите включить полную графику в распечатанный экземпляр, печатайте в альбомной, а не книжной ориентации.)

И слово о поиске    Перед поиском текста или термина в этой статье убедитесь, что все сегменты, в которых требуется выполнить поиск, развернуты.

Рабочий процесс утверждения — это функция SharePoint, которая направляет документ или другой элемент, хранящийся в списке или библиотеке SharePoint, одному или нескольким пользователям для утверждения или отклонения. Рабочий процесс автоматизирует, упрощает и стандартизирует весь процесс.

Базовый рабочий процесс утверждения, включенный в продукты SharePoint, функционирует как шаблон. С помощью этого шаблона можно добавить на сайты несколько рабочих процессов утверждения. Каждый добавляемый рабочий процесс является уникальной версией базового рабочего процесса утверждения, каждый из которых имеет собственный специализированный способ работы на основе параметров, указанных при его добавлении.

Разделы в этом сегменте

1. Что может сделать рабочий процесс утверждения?

2. Что не может сделать рабочий процесс утверждения?

3. Кто может использовать этот тип рабочего процесса?

4. Как вы планируете, добавляете, запускаете и обслуживаете этот тип рабочего процесса?

1. Что может сделать рабочий процесс утверждения?

• При первом добавлении рабочего процесса утверждения в список, библиотеку или семейство веб-сайтов можно указать, сколько участников следует включить, и указать, назначаются ли их задачи один за другим (в последовательном режиме) или все сразу (параллельно). Вы даже можете решить, следует ли разделить задачи участников на два или несколько отдельных этапов, а также указать окончательную дату выполнения и (или) время, необходимое для выполнения каждой задачи. И каждый раз, когда вы запускаете рабочий процесс вручную для элемента, вы можете изменить любой из этих параметров.

• Рабочий процесс назначает задачу каждому указанному участнику. Каждый участник выбирает один из нескольких возможных ответов: утвердить или отклонить элемент, запросить изменение элемента, переназначить задачу, отменить или удалить задачу.

• Во время выполнения рабочего процесса можно отслеживать ход выполнения и вносить изменения (при необходимости) на одной центральной странице состояния рабочего процесса.

• В течение 60 дней после завершения рабочего процесса список всех событий рабочего процесса, произошедших в ходе этого запуска (или экземпляра) рабочего процесса, по-прежнему доступен на странице Состояние рабочего процесса для неформальной справки.

Рабочий процесс утверждения также можно использовать для управления процессом утверждения содержимого для списка или библиотеки. Дополнительные сведения см. в разделе Элемент управления этой статьи.

2. Что не может сделать рабочий процесс утверждения?

Участники рабочего процесса утверждения обычно не могут вносить изменения в проверяемый элемент. Вместо этого участники могут запросить внесение изменений в элемент в ходе экземпляра рабочего процесса. Если вы хотите добавить рабочий процесс, в котором участники вставляли комментарии и отслеживали изменения в самом элементе, см. статью Все о рабочих процессах сбора отзывов в разделе См. также .

Кроме того, рабочие процессы утверждения не предназначены для сбора подписей. Если вы хотите использовать рабочий процесс для сбора подписей в документе Microsoft Word, книге Microsoft Excel или форме Microsoft InfoPath, см. статью Все о рабочих процессах сбора подписей в разделе См. также.

Начало сегмента

3. Кто может использовать этот тип рабочего процесса?

Добавление рабочего процесса   По умолчанию для добавления рабочего процесса необходимо разрешение Управление списками. (По умолчанию группа "Владельцы" имеет разрешение "Управление списками", а группа "Участники" и "Посетители" — нет.)

Запуск рабочего процесса   Кроме того, по умолчанию для запуска уже добавленного рабочего процесса требуется разрешение На изменение элементов. (Группы Участники и Владельцы имеют разрешение На изменение элементов по умолчанию; группа "Посетители" — нет.)

Кроме того, владельцы могут настроить определенные рабочие процессы, чтобы их могли запускать только члены группы "Владельцы". (Для этого на первой странице формы связи установите флажок Требовать разрешения на управление списками для запуска этого рабочего процесса проверка.)

Начало сегмента

4. Как вы планируете, добавляете, запускаете и обслуживаете этот тип рабочего процесса?

Ниже приведены основные этапы.

• ПЕРЕД запуском рабочего процесса (планирование, добавление, запуск)   
  Перед добавлением рабочего процесса необходимо спланировать его добавление (для одного списка или библиотеки или для всего семейства веб-сайтов) и подробные сведения о том, как он будет работать. После добавления и настройки рабочего процесса любой пользователь с необходимыми разрешениями может запустить рабочий процесс для определенного элемента. Рабочий процесс также можно настроить для автоматического запуска. Автоматические запуски могут быть активированы на основе двух событий или обоих событий: при добавлении или создании любого элемента в списке или библиотеке или при изменении любого элемента в списке или библиотеке.

• ПОКА рабочий процесс выполняется (завершение, мониторинг, настройка)   
  Во время выполнения рабочего процесса отдельные участники выполняют назначенные им задачи. Автоматические напоминания отправляются участникам, которые не соответствуют крайним срокам выполнения задач. Тем временем ход выполнения рабочего процесса можно отслеживать на центральной странице состояние рабочего процесса для конкретного экземпляра рабочего процесса. Корректировки рабочего процесса во время его выполнения можно вносить с той же страницы; при необходимости рабочий процесс можно отменить или завершить.

• ПОСЛЕ выполнения рабочего процесса (проверка, отчет, изменение)   
  После завершения рабочего процесса весь журнал этого запуска (или экземпляра) можно просмотреть в течение 60 дней на странице Состояние рабочего процесса. На той же странице можно создать статистические отчеты о производительности этой версии рабочего процесса. Наконец, если вы когда-либо захотите что-нибудь изменить в том, как работает рабочий процесс, вы можете открыть и изменить форму связи, которая была завершена при первом добавлении рабочего процесса.

На следующей блок-схеме показаны эти этапы с точки зрения пользователя, который добавляет новый рабочий процесс.

В этом сегменте мы определяем необходимые решения и сведения, которые необходимо собрать перед добавлением версии рабочего процесса утверждения.

Если вы уже знаете, как добавить этот тип рабочего процесса и вам нужно только напоминание о конкретных шагах, вы можете перейти непосредственно к соответствующему сегменту добавить (список или библиотека или семейство веб-сайтов) этой статьи.

Разделы в этом сегменте

1. Шаблоны и версии

2. Знакомство с формой связи

3. Двенадцать вопросов, на которые нужно ответить

1. Шаблоны и версии

Рабочие процессы, включенные в продукты SharePoint, функционируют как master шаблонов, на которых основаны конкретные, отдельные рабочие процессы, добавляемые в списки, библиотеки и семейство веб-сайтов.

Например, при каждом добавлении рабочего процесса утверждения вы фактически добавляете версию общего шаблона рабочего процесса утверждения. Каждой версии присвоено собственное имя и собственные параметры, которые указываются в форме сопоставления при добавлении этой конкретной версии. Таким образом, можно добавить несколько рабочих процессов, все версии на основе рабочего процесса утверждения master шаблоне, но каждая из версий с именем и адаптирована для конкретного способа его использования. Именованные версии также можно назвать экземплярами рабочих процессов.

Начало сегмента

2. Знакомство с формой связи

Каждый раз, когда вы добавляете новую версию рабочего процесса на основе одного из включенных шаблонов рабочих процессов, заполняете форму связи , чтобы указать способ работы нового экземпляра.

В следующем разделе вы найдете список вопросов, которые подготовят вас к заполнению формы связи. Сначала, однако, найдите минуту или два, чтобы просмотреть форму и ее поля.

Первая страница формы связи

Вторая страница формы связи

Поля в красном поле на этой второй странице также отображаются в форме запуска, которая отображается при каждом запуске рабочего процесса вручную и может быть изменена для этого одного запуска.

Начало сегмента

3. Двенадцать вопросов, на которые можно ответить

Как только вы получите ответы на все вопросы, приведенные в этом разделе, вы можете добавить рабочий процесс.

1. Подходит ли этот тип рабочего процесса?

2. Один список, библиотека или все семейство веб-сайтов? и один тип контента или все типы контента?

3. Что такое хорошее имя?

4. Списки задач и списки журналов: существующие или новые?

5. Как (и кем) можно запустить этот рабочий процесс?

6. Типы контента, наследуемые от этого, также получают этот рабочий процесс?

7. Участники: какие люди, в каком порядке?

8. Какая дополнительная информация требуется участникам?

9. Когда должны выполняться задачи?

10. Когда заканчивается этот рабочий процесс?

11. Кого нужно уведомлять?

12. Будет ли этот рабочий процесс управлять утверждением содержимого?

01. Подходит ли этот тип рабочего процесса?

Существует несколько шаблонов рабочих процессов, в именах которых есть слово "Утверждение". В этой статье рассматривается шаблон рабочего процесса, который отображается в меню как Утверждение — SharePoint 2010. Если вы не уверены, что этот тип рабочего процесса лучше всего подходит для вас, ознакомьтесь с разделом LEARN этой статьи. Дополнительные сведения о других доступных шаблонах рабочих процессов см. в статье О рабочих процессах, включенных в SharePoint, в разделе См. также .

Начало сегмента

02. Один список или библиотека или все семейство веб-сайтов? (и) Один тип контента или все типы контента?

Вы можете сделать новую версию рабочего процесса утверждения доступной только в одном списке или библиотеке или сделать ее доступной во всем семействе веб-сайтов.

• Если вы добавляете рабочий процесс для одного списка или библиотеки, его можно настроить так, чтобы он выполнялся для всех типов контента или только для одного типа контента.

• Однако при добавлении рабочего процесса для всего семейства веб-сайтов его необходимо настроить для запуска только на одном типе контента сайта.

Что такое тип контента?

Каждый документ или другой элемент, хранящийся в списке или библиотеке SharePoint, относится к одному или другому типу контента. Тип контента может быть базовым и универсальным, как документ или электронная таблица Excel, или узкоспециализированным, как юридический контракт или спецификация продукта. Некоторые типы контента доступны в продуктах SharePoint по умолчанию, но вы можете настроить их и добавить другие, созданные самостоятельно. Дополнительные сведения см. в разделах Создание или настройка типа контента сайта и Добавление типа контента в список или библиотеку.

Начало сегмента

03. Что такое хорошее имя?

Присвойте версии рабочего процесса имя, которое:

• Четко указывает, для чего он используется.

• Четко отличает его от других рабочих процессов.

Пример

Представьте, что вы являетесь членом группы редакторов. Ваша группа хочет использовать два разных рабочих процесса утверждения для управления отправкой документов внешними участниками:

• Вы запустите первый рабочий процесс для каждого отправленного документа, чтобы решить, следует ли принять его для процесса редактирования.

• После того как вы примете и измените отправленный документ, вы запустите второй рабочий процесс в измененном черновике, чтобы решить, следует ли принять его как окончательный.

Вы можете назвать первый рабочий процесс Принять утверждение отправки , а второй — Окончательное утверждение проекта.

Начало сегмента

04. Списки задач и списки журналов: существующие или новые?

Рабочий процесс может использовать список задач по умолчанию и список журналов сайта, использовать другие существующие списки задач и журналов или запрашивать новые списки только для этого рабочего процесса.

• Если на вашем сайте будет много рабочих процессов или некоторые рабочие процессы будут включать в себя многочисленные задачи, рассмотрите возможность запроса новых списков для каждого рабочего процесса. (Управление слишком длинными списками может снизить производительность. Это быстрее и проще для системы поддерживать несколько коротких списков, чем один очень длинный.)

• Если задачи и журнал для этого рабочего процесса будут содержать конфиденциальные или конфиденциальные данные, которые вы хотите сохранить отдельно от общего списка задач, то обязательно следует указать, что вам нужны новые отдельные списки для этого рабочего процесса. (После добавления рабочего процесса убедитесь, что для новых списков заданы соответствующие разрешения.)

Начало сегмента

05. Как (и кем) можно запустить этот рабочий процесс?

Рабочий процесс можно настроить для запуска только вручную, только автоматически или каким-либо способом:

• При запуске рабочего процесса утверждения для определенного документа или элемента вручную отображается другая форма, форма запуска. Форма запуска содержит большую часть параметров со второй страницы формы связи . Таким образом, если пользователь, который запускает рабочий процесс, хочет изменить какие-либо из этих параметров (только для текущего экземпляра), он может сделать это, прежде чем нажать кнопку Пуск. Перейдите в список > контекстном меню Элемент > Рабочие процессы > Выберите рабочий процесс, чтобы запустить его вручную.

• При автоматическом запуске, конечно, нет возможности представить форму запуска, поэтому параметры по умолчанию, указанные в форме связи, используются без каких-либо изменений.

На следующем рисунке показана разница между запуском вручную и автоматическим запуском.

Все изменения, внесенные в форму запуска, применяются только во время текущего экземпляра рабочего процесса. Чтобы изменить постоянные параметры рабочего процесса по умолчанию, измените исходную форму связи, как описано в разделе CHANGE этой статьи.

Запуск вручную

Если вы разрешаете запуск вручную, любой пользователь, имеющий необходимые разрешения, может в любое время запустить рабочий процесс для любого подходящего элемента.

Преимущество запуска вручную заключается в том, что вы и ваши коллеги можете запускать рабочий процесс только тогда, когда и при желании, и что при каждом запуске вы сможете изменить некоторые параметры с помощью формы запуска.

Краткий пример    Если вы хотите запустить рабочий процесс только для элементов, созданных автором записи из-за пределов вашей команды, запуск его только вручную приведет к автоматическому запуску для элементов, созданных вами и вашими товарищами по команде. (Альтернативное решение: поддерживайте один список или библиотеку для элементов от авторов в команде и отдельный список или библиотеку для элементов из всех других авторов. Таким образом, рабочий процесс можно запустить автоматически, но только в списке внешних авторов. Другое решение: добавьте условие IF и задайте параметр Created By для конкретного пользователя. Дополнительные сведения см. в разделе Краткий справочник по условиям рабочего процесса .)

Основной недостаток запуска вручную заключается в том, что кто-то должен помнить о запуске рабочего процесса всякий раз, когда это необходимо.

Автоматический запуск

Вы можете настроить автоматический запуск рабочего процесса с помощью любого из следующих событий:

• Кто-то пытается опубликовать основную версию элемента.

• Новый элемент создается в списке или библиотеке или передается в него.

• Элемент, уже хранящийся в списке или библиотеке, изменяется.

Преимущество автоматического запуска заключается в том, что никто не должен помнить о запуске рабочего процесса. Он выполняется каждый раз при возникновении события активации.

Краткий пример    Если вы несете ответственность за точность и уместность элементов в списке, вы можете добавить в этот список рабочий процесс утверждения и указать себя в качестве единственного участника. Можно настроить автоматический запуск рабочего процесса при каждом изменении элемента в списке и при каждом добавлении нового элемента. Таким образом, вы всегда будете в курсе событий.

Два недостатка автоматического запуска:

• Вы не можете остановить выполнение рабочего процесса при возникновении события активации.

• Вы не можете изменить параметры в начале отдельного экземпляра.

Дополнительные сведения о автоматическом запуске рабочего процесса утверждения при попытке опубликовать основную версию элемента см. в разделе Управление этой статьи.

Начало сегмента

06. Типы контента, наследуемые от этого, также получают этот рабочий процесс?

Только при добавлении рабочего процесса к типу контента для всего семейства веб-сайтов вы можете также добавить рабочий процесс ко всем другим типам контента в семействе веб-сайтов, которые наследуются от типа контента, в который добавляется рабочий процесс.

Заметки

• Операция, которая выполняет все дополнительное добавление, может занять много времени.

• Если наследование было нарушено для любых сайтов или дочерних сайтов, где требуется добавить этот рабочий процесс к наследующим типам контента, перед выполнением этой операции убедитесь, что вы являетесь членом группы "Владельцы" на каждом из этих сайтов или дочерних сайтов.

Начало сегмента

07. Участники: какие люди, в каком порядке?

Необходимо указать имя или адрес электронной почты для каждого пользователя, которому будут назначены задачи проверки.

Один этап или несколько этапов?    Можно выбрать только один этап задач проверки или несколько этапов. Если у вас несколько этапов, этапы будут выполняться один за другим.

Параллельные проверки или последовательные проверки?    Для участников на любом этапе можно выбрать, чтобы их задачи проверки были назначены все одновременно (параллельно) или их задачи проверки назначаются друг за другом (в последовательном порядке) в указанном порядке. Параметр serial может быть полезен, если, например, вы настроили рабочий процесс до конца после первого отклонения или если вы хотите, чтобы участники могли просматривать комментарии предыдущих участников в контексте их отзывов.

Пример

Этот простой сценарий иллюстрирует некоторые преимущества как нескольких этапов, так и последовательной проверки:

Представьте, что Фрэнк добавляет новый рабочий процесс утверждения. Он хочет, чтобы его коллеги Анна и Шон сначала пересмотрели каждый элемент, прежде чем он сам рассматривает его. Он также хочет, чтобы рабочий процесс закончился до его собственной проверки, если Анна или Шон отклоняет элемент. Фрэнк может настроить это двумя способами:

• С помощью последовательной проверки   Фрэнк создает одноэтапный серийный обзор, в котором Анна и Шон являются первыми двумя участниками, и он является третьим; и он выбирает вариант "Конец на первом отклонении ".
  В этом соглашении Анна должна утвердить пункт до назначения задачи Шона, а затем Шон должен утвердить этот пункт до назначения задачи Фрэнка. Если Анна отклонит этот пункт, ни Шон, ни Фрэнк не будут назначены задачи; и если Анна одобряет, а Шон отклоняет, рабочий процесс по-прежнему заканчивается до того, как Фрэнку будет назначена задача проверки.
  Вот как Фрэнк настраивает свой одноэтапный серийный обзор.
  
  

• Использование двух этапов   Если Фрэнк хочет, чтобы Анна и Шон были назначены их отзывы в одно и то же время, так что Шону не придется ждать, пока Анна закончит, прежде чем она сможет начать, он может настроить два этапа в рабочем процессе: первый параллельный этап для обзоров Анны и Шона, а второй отдельный этап только для своего собственного обзора. Опять же, он выбирает параметр End on First Отклонение . Второй этап не будет запущен до завершения первого этапа; Таким образом, опять же, если Анна или Шон отклонят этот элемент, задача проверки Фрэнка никогда не будет назначена.
  Вот как Фрэнк настраивает свой двухэтапный параллельный обзор.
  
  

Ниже приведены схемы обоих решений.

Внешние участники    Существует специальный процесс для включения участников, которые не являются членами вашей организации SharePoint. В этом процессе участник сайта выступает в качестве прокси-сервера для внешнего участника.

Ниже приведена схема этого процесса:

Назначьте по одной задаче каждой группе или по одной каждому участнику группы?    Если вы включаете адрес группы или список рассылки среди участников рабочего процесса, рабочий процесс может назначить по одной задаче каждому члену группы или назначить только одну задачу всей группе (но при этом отправлять уведомление об этой отдельной задаче каждому участнику). Если для всей группы назначена только одна задача, то любой член группы может претендовать и завершить ее. (Инструкции по утверждению групповой задачи см. в разделе Завершение этой статьи.)

Начало сегмента

08. Какая дополнительная информация нужна участникам?

В форме сопоставления есть текстовое поле, в котором можно предоставить инструкции, сведения о требованиях, ресурсах и т. д.

Две вещи, которые можно включить:

• Контактные данные, если у участников возникнут трудности или вопросы.

• Если рабочий процесс назначает только одну задачу каждой группе или списку рассылки, упоминание здесь, что один член каждой такой группы должен запросить задачу перед ее выполнением. Таким образом, другие члены группы не будут тратить время, начав ту же задачу. Сведения о запросе групповой задачи см. в разделе Завершение этой статьи.

Начало сегмента

09. Когда выполняются задачи?

Вы можете указать, когда должны выполняться задачи рабочего процесса, двумя способами или двумя способами:

По дате календаря    Можно указать одну дату календаря, к которой будут выполняться все задачи.

• Если вы настроили рабочий процесс для автоматического запуска, обычно этот параметр использовать не следует. Это связано с тем, что указанное значение даты не будет автоматически корректироваться по отношению к текущей дате при каждом автоматическом запуске рабочего процесса.

По длительности задачи    Можно указать количество дней, недель или месяцев, разрешенных для завершения каждой задачи, начиная с момента назначения этой задачи.

• Дата выполнения календаря переопределяет указанную длительность задачи. То есть: Если сегодня 10 июня, и мне назначена задача, которая имеет трехдневную продолжительность, но которая также имеет календарную дату выполнения 11 июня, то задача будет назначена 11 июня (календарная дата выполнения), а не 13 июня (конец трехдневной длительности).

Начало сегмента

10. Когда заканчивается этот рабочий процесс?

Чтобы избежать потери времени, затрачиваемого на ненужные проверки, можно выбрать завершение рабочего процесса сразу (до указанной или расчетной даты выполнения), когда происходит одно из двух событий:

• Любой участник отклоняет элемент.

• Элемент изменяется каким-либо образом.

Начало сегмента

11. Кого нужно уведомлять?

В поле КОПИЯ на второй странице формы связи можно ввести имена или адреса для всех пользователей, которые должны получать уведомления при каждом запуске или завершении рабочего процесса.

• Ввод имени не приводит к назначению задачи рабочего процесса для этого пользователя.

• При запуске рабочего процесса вручную пользователь, который его запускает , получает уведомления о начале и завершении без указания в этом поле.

• Когда рабочий процесс запускается автоматически, пользователь, который его первоначально добавил , получает уведомления о начале и завершении, не указывая его в этом поле.

Начало сегмента

12. Будет ли этот рабочий процесс управлять утверждением содержимого?

У вас могут быть списки или библиотеки, в которых вы хотите, чтобы новые элементы и (или) новые версии текущих элементов проверялись на точность их содержимого или на предмет правильности их формы и стиля, прежде чем они будут видны всем, у кого есть доступ к списку. Такой процесс проверки называется утверждением содержимого.

В продуктах SharePoint можно использовать рабочий процесс утверждения, чтобы сделать процесс утверждения контента еще проще и эффективнее. Дополнительные сведения см. в разделе Управление утверждением содержимого этой статьи.

Что дальше?

Если вы готовы добавить новый рабочий процесс утверждения в список, библиотеку или семейство веб-сайтов, перейдите к соответствующему сегменту добавить (список или библиотека или семейство веб-сайтов) этой статьи.

У вас могут быть списки и библиотеки, в которых вы хотите, чтобы новые элементы и (или) новые версии текущих элементов проверялись на точность их содержимого или правильность их формы и стиля, прежде чем они будут видны всем, у кого есть доступ к списку. Такой процесс проверки называется утверждением содержимого.

В продуктах SharePoint можно управлять утверждением содержимого вручную без рабочего процесса. но рабочий процесс утверждения SharePoint может сделать процесс еще проще и эффективнее.

Если вы еще не знакомы с функциями управления версиями и утверждения содержимого в продуктах SharePoint, рекомендуется начать с обзора следующих статей:

• Требование утверждения элементов в списке или библиотеке

• Утверждение и отклонение элементов и файлов в списке или библиотеке на сайте

• Включение и настройка управления версиями для списка или библиотеки

Рабочий процесс утверждения может управлять процессом утверждения содержимого двумя способами, каждый из которых связан с одним элементом управления в формах связи, которые вы заполняете при первом добавлении рабочего процесса. Рабочий процесс можно использовать для обоих вариантов.

Управление публикацией основных версий

В области Параметры запуска первой страницы формы связи можно запустить этот рабочий процесс, чтобы утвердить публикацию основной версии элемента. Обратите внимание на следующие моменты.

• Этот параметр доступен только для рабочего процесса утверждения, который выполняется для всех типов контента в одном списке или библиотеке, а не для любого рабочего процесса, который выполняется только с элементами одного типа контента.

• Чтобы этот параметр был доступен, необходимо включить утверждение содержимого для списка или библиотеки на странице Параметры управления версиями, а на этой же странице должен быть выбран параметр Создать основную и дополнительную (черновую) версии .

• Если выбрать этот параметр, два параметра, которые следуют за ним, становятся недоступными: запуск этого рабочего процесса при создании нового элемента и запуск этого рабочего процесса при изменении элемента.

• Если выбрать этот параметр, рабочий процесс будет автоматически запускаться для элемента только при попытке опубликовать основную версию этого элемента.

• В любом списке или библиотеке может быть только один рабочий процесс утверждения, который используется для утверждения публикации основных версий. При попытке назначить второй рабочий процесс в том же списке или библиотеке для этой функции вам будет предложено выбрать один или другой.

Управление, не основанное на управлении версиями

В области Включить утверждение содержимого второй страницы формы связи можно обновить состояние утверждения после завершения рабочего процесса (используйте этот рабочий процесс для управления утверждением содержимого).

Этот параметр доступен в форме независимо от того, требуется ли утверждение содержимого в списке или библиотеке. В любом случае значение в поле Утверждение элемента обновляется в зависимости от результата рабочего процесса.

Используя этот параметр, вы можете:

• Всегда запускайте рабочий процесс вручную или

• Выберите один или несколько параметров автоматического запуска на первой странице формы сопоставления.

• Разрешить как ручной, так и автоматический запуск

Элемент управления содержимым для сайтов веб-публикации

Управление содержимым — это специализированный процесс на сайтах, которые публикуют страницы в Интернете. Соответственно, существует специализированный рабочий процесс утверждения публикации для использования на сайтах публикации, а также шаблон сайта (с именем Сайт публикации с рабочим процессом), который включает версию этого рабочего процесса, уже настроенную для использования в веб-публикации.

Что дальше?

Если вы готовы добавить новый рабочий процесс утверждения в список, библиотеку или семейство веб-сайтов, перейдите к соответствующему сегменту добавить (список или библиотека или семейство веб-сайтов) этой статьи.

Если вы еще не знакомы с добавлением рабочих процессов, возможно, вам будет полезно ознакомиться с сегментом LEARN и сегментом PLAN в этой статье, прежде чем переходить к шагам в этом сегменте.

Разделы в этом сегменте

1. Подготовка

2. Добавление рабочего процесса

1. Перед началом работы

Перед добавлением рабочего процесса должны быть в порядке два вопроса:

Электронная почта    Чтобы рабочий процесс отправлял Уведомления по электронной почте и напоминания, на сайте SharePoint должна быть включена электронная почта. Если вы не уверены, что это уже сделано, проверка с администратором SharePoint. См. также статью SharePoint 2013 Step by Step: Setup for Outgoing Email Setting( Настройка исходящего Email).

Разрешения    Для параметров SharePoint по умолчанию требуется разрешение Управление списками для добавления рабочих процессов для списков, библиотек или семейств веб-сайтов. (По умолчанию группа "Владельцы" имеет разрешение "Управление списками", а группа "Участники" и "Посетители" — нет. Дополнительные сведения о разрешениях см. в разделе LEARN этой статьи.)

Начало сегмента

2. Добавление рабочего процесса

Сделайте следующее:

1. Откройте список или библиотеку, для которых требуется добавить рабочий процесс.

2. На ленте щелкните вкладку Список или Библиотека .

   Примечание: Имя вкладки может отличаться в зависимости от типа списка или библиотеки. Например, в списке календарей вкладка называется Календарь.

3. В группе Параметры щелкните Параметры рабочего процесса.

4. На странице Параметры рабочего процесса в разделе Показать связи рабочих процессов этого типа укажите, нужно ли запускать рабочий процесс в документе, списке или папке, а затем нажмите кнопку Добавить рабочий процесс.

5. Заполните первую страницу формы связи.
   (Инструкции следуют рисунку.)

   

   	Тип контента Оставьте значение по умолчанию Все или выберите определенный тип контента.
   	Шаблон Выберите шаблон Утверждение — SharePoint 2010 . Примечание: Если шаблон Утверждение — SharePoint 2010 не отображается в списке, обратитесь к администратору SharePoint, чтобы узнать о его активации для семейства веб-сайтов или рабочей области. Если вы являетесь администратором, перейдите в раздел Параметры сайта > функции семейства веб-сайтов > активации рабочих процессов .
   	Name (Имя) Введите имя этого рабочего процесса. Имя будет идентифицировать этот рабочий процесс для пользователей этого списка или библиотеки. Рекомендации по именованию рабочего процесса см. в разделе PLAN этой статьи.
   	Список задач Выберите список задач для использования с этим рабочим процессом. Вы можете выбрать существующий список задач или щелкнуть Новый список задач , чтобы создать новый список. Сведения о причинах создания нового списка задач (в отличие от выбора существующего) см. в разделе Планирование этой статьи.
   	Список "Журнал" Выберите список журналов для использования с этим рабочим процессом. Вы можете выбрать существующий список журналов или щелкнуть Журнал рабочих процессов (создать), чтобы создать новый список. Сведения о причинах создания нового списка журналов (в отличие от выбора существующего) см. в разделе PLAN этой статьи.
   	Параметры запуска Укажите способ или способы запуска этого рабочего процесса. Сведения о выборе параметров запуска см. в разделе PLAN этой статьи. Сведения об использовании рабочего процесса для управления утверждением содержимого, включая публикацию основных версий, см. в разделе Управление этой статьи. Обратите внимание, что параметр Запустить этот рабочий процесс для утверждения публикации основной версии элемента не отображается, если вы добавляете рабочий процесс только для одного типа контента. Кроме того, обратите внимание, что при выборе параметра Запустить этот рабочий процесс для утверждения публикации основной версии элемента два следующих проверка поля станут недоступными.

6. Если все параметры в этой форме будут нужны, нажмите кнопку Далее.

7. Заполните вторую страницу формы связи.
   (Инструкции следуют рисунку.)

   Примечание: Продукты SharePoint представляют вам первые несколько вариантов на этой второй странице формы сопоставления ( номера от одного до семи на следующем рисунке, от утверждающих до CC) каждый раз, когда вы запускаете рабочий процесс вручную, чтобы вы могли вносить изменения в эти параметры только для этого экземпляра.

   

   	Назначить Введите имена или адрес для людей, которым требуется назначить задачи рабочего процесса. Если задачи будут назначены по одному (в последовательном)    Введите имена или адреса в порядке назначения задач. Если все задачи будут назначены одновременно (параллельно)    Порядок имен или адресов не имеет значения. Если вы назначаете задачу кому-то за пределами организации    SharePoint Дополнительные сведения о включении внешних участников см. в разделе Завершение этой статьи.
   	Порядок Укажите, следует ли назначать задачи по одной (в последовательном режиме) или все одновременно (параллельно). Дополнительные сведения об использовании последовательного и параллельного порядка см. в разделе PLAN этой статьи.
   	Добавление нового этапа Добавьте все нужные этапы, помимо первого, который вы только что настроили. Чтобы удалить весь этап, щелкните поле Назначить для этого этапа и нажмите клавиши CTRL+DELETE. Дополнительные сведения об использовании нескольких этапов см. в разделе ПЛАНИРОВАНИЕ этой статьи.
   	Разверните группы Чтобы каждому члену каждой группы, введенной в поле Назначить, назначена одна задача, выберите это поле проверка. (Каждый член группы получит уведомление о задаче, и у каждого участника будет своя задача для завершения.) Чтобы каждой группе, введенной в поле Назначить, назначена только одна задача, очистите это поле проверка. (Каждый член группы получит уведомление о задаче, но любой участник может запросить и завершить одну задачу от имени всей группы. Инструкции по утверждению групповой задачи см. в разделе Завершение этой статьи.)
   	Запрос Любой текст, который вы здесь включаете, будет включаться в каждое уведомление о задаче, отправляемые рабочим процессом. Не забудьте включить любые дополнительные инструкции или ресурсы, которые могут потребоваться участникам, в том числе: Контактные данные. При необходимости — заметка об отдельных задачах, назначенных целым группам или спискам рассылки. (Инструкции по утверждению групповой задачи см. в разделе Завершение этой статьи.)
   	Сроки выполнения и продолжительность задач Укажите окончательную дату выполнения для всего рабочего процесса и (или) укажите количество дней, недель или месяцев, разрешенных для завершения каждой задачи с момента ее назначения. Если этот рабочий процесс когда-либо запускается автоматически, обычно рекомендуется оставить поле Дата выполнения для всех задач пустым и использовать два поля длительности для управления датой выполнения. Вы всегда можете указать точную дату выполнения в форме запуска, если и при запуске рабочего процесса вручную. Дополнительные сведения о том, когда следует использовать даты выполнения и когда использовать длительность задач, см. в разделе ПЛАН этой статьи.
   	CC Введите имена или адреса электронной почты всех пользователей, которые должны получать уведомления при каждом запуске или завершении рабочего процесса. Ввод имени здесь не приводит к назначению задачи рабочего процесса. При запуске рабочего процесса вручную пользователь, который его запускает , получает уведомления о запуске и остановке, не указывая его в этом поле. При автоматическом запуске рабочего процесса пользователь, который его первоначально добавил , получает уведомления о запуске и остановке, не указывая его в этом поле.
   	Завершение рабочего процесса Не выберите ни один из этих параметров, ни оба этих параметра. Дополнительные сведения об этих параметрах см. в разделе ПЛАН этой статьи.
   	Включение утверждения содержимого Выберите это поле проверка, если вы будете использовать этот рабочий процесс для управления утверждением содержимого. Дополнительные сведения об использовании рабочего процесса для управления утверждением содержимого, включая публикацию основных версий, см. в разделе Управление этой статьи.

8. Если все параметры на этой странице будут настроены так, как вы хотите, нажмите кнопку Сохранить , чтобы создать рабочий процесс.

Если вы еще не знакомы с добавлением рабочих процессов, возможно, вам будет полезно ознакомиться с сегментом LEARN и сегментом PLAN в этой статье, прежде чем переходить к шагам в этом сегменте.

Разделы в этом сегменте

1. Подготовка

2. Добавление рабочего процесса

1. Перед началом работы

Перед добавлением рабочего процесса должны быть в порядке два вопроса:

Электронная почта    Чтобы рабочий процесс отправлял Уведомления по электронной почте и напоминания, для вашего сайта должна быть включена электронная почта. Если вы не уверены, что это уже сделано, проверка с администратором SharePoint. См. также статью SharePoint 2013 Step by Step: Setup for Outgoing Email Setting(Настройка исходящего Email).

Разрешения    Для параметров SharePoint по умолчанию требуется разрешение Управление списками для добавления рабочих процессов для списков, библиотек или семейств веб-сайтов. (По умолчанию группа "Владельцы" имеет разрешение "Управление списками", а группа "Участники" и "Посетители" — нет. Дополнительные сведения о разрешениях см. в разделе LEARN этой статьи.)

Начало сегмента

2. Добавление рабочего процесса

Сделайте следующее:

1. Перейдите на домашнюю страницу семейства веб-сайтов (не на домашнюю страницу для сайта или дочернего сайта в коллекции).

2. Щелкните значок Параметры и выберите Параметры сайта.

3. На странице Параметры сайта в разделе Коллекции веб-конструктора щелкните Типы контента сайта.

4. На странице Типы контента сайта щелкните имя типа контента сайта, для которого требуется добавить рабочий процесс.

   Примечание: Рабочий процесс, добавленный во все семейство веб-сайтов, должен быть добавлен только для элементов одного типа контента.

   

   1. На странице выбранного типа контента в разделе Параметры щелкните Параметры рабочего процесса.
      

   2. На странице Параметры рабочего процесса щелкните ссылку Добавить рабочий процесс .
      

   3. Заполните первую страницу формы связи.
      (Инструкции следуют рисунку.)

   

   	Шаблон Выберите шаблон Утверждение — SharePoint 2010 . Примечание: Если шаблон Утверждение — SharePoint 2010 не отображается в списке, обратитесь к администратору SharePoint, чтобы узнать о его активации для семейства веб-сайтов или рабочей области. Если вы являетесь администратором, перейдите в раздел Параметры сайта > функции семейства веб-сайтов > активации рабочих процессов.
   	Name (Имя) Введите имя этого рабочего процесса. Имя будет идентифицировать этот рабочий процесс для пользователей этого семейства веб-сайтов. Рекомендации по именованию рабочего процесса см. в разделе PLAN этой статьи.
   	Список задач Выберите список задач для использования с этим рабочим процессом. Вы можете выбрать существующий список задач или щелкнуть Новый список задач , чтобы создать новый список. Сведения о причинах создания нового списка задач (в отличие от выбора существующего) см. в разделе Планирование этой статьи.
   	Список "Журнал" Выберите список журналов для использования с этим рабочим процессом. Вы можете выбрать существующий список журналов или щелкнуть Журнал рабочих процессов (создать), чтобы создать новый список. Сведения о причинах создания нового списка журналов (в отличие от выбора существующего) см. в разделе PLAN этой статьи.
   	Параметры запуска Укажите способ или способы запуска этого рабочего процесса. Сведения о выборе параметров запуска см. в разделе PLAN этой статьи.
   	Добавить этот рабочий процесс в дочерние типы контента? Укажите, следует ли добавлять этот рабочий процесс во все остальные типы контента сайтов и списков, которые наследуются от этого типа контента. Операция, которая выполняет все дополнительное добавление, может занять много времени. Если наследование было нарушено для любых сайтов или дочерних сайтов, на которые требуется добавить этот рабочий процесс к наследующим типам контента, перед выполнением этой операции убедитесь, что вы являетесь членом группы "Владельцы" на каждом из этих сайтов или дочерних сайтов.

5. Когда все параметры на этой странице будут нужны вам, нажмите кнопку Далее.

6. Заполните вторую страницу формы связи.
   (Инструкции следуют рисунку.)

   Примечание:  SharePoint продуктах представлены первые несколько вариантов на этой второй странице формы связи ( номера от одного до семи на следующем рисунке, от утверждающих до CC) каждый раз, когда вы запускаете рабочий процесс вручную, чтобы вы могли вносить изменения в эти параметры только для этого экземпляра.

   

   	Назначить Введите имена или адреса для пользователей, которым требуется назначить задачи рабочего процесса. Если задачи будут назначены по одному (в последовательном)    Введите имена или адреса в порядке назначения задач. Если все задачи будут назначены одновременно (параллельно)    Порядок имен или адресов не имеет значения. Если вы назначаете задачу кому-то за пределами организации    SharePoint Дополнительные сведения о включении внешних участников см. в разделе Завершение этой статьи.
   	Порядок Укажите, следует ли назначать задачи по одной (в последовательном режиме) или все одновременно (параллельно). Дополнительные сведения об использовании последовательного и параллельного порядка см. в разделе PLAN этой статьи.
   	Добавление нового этапа Добавьте все нужные этапы, помимо первого, который вы только что настроили. Чтобы удалить весь этап, щелкните поле Назначить для этого этапа и нажмите клавиши CTRL+DELETE. Дополнительные сведения об использовании нескольких этапов см. в разделе ПЛАНИРОВАНИЕ этой статьи.
   	Разверните группы Чтобы каждому члену каждой группы, введенной в поле Назначить, назначена одна задача, выберите это поле проверка. (Каждый член группы получит уведомление о задаче, и у каждого участника будет своя задача для завершения.) Чтобы целой группеназначена только одна задача, которую вы ввели в поле Назначить, очистите это поле проверка. (Каждый член группы получит уведомление о задаче, но любой участник может запросить и завершить одну задачу от имени всей группы. Инструкции по утверждению групповой задачи см. в разделе Завершение этой статьи.)
   	Запрос Любой текст, который вы здесь включаете, будет включаться в каждое уведомление о задаче, отправляемые рабочим процессом. Не забудьте включить любые дополнительные инструкции или ресурсы, которые могут потребоваться участникам, в том числе: Контактные данные. При необходимости — заметка об отдельных задачах, назначенных целым группам или спискам рассылки. (Инструкции по утверждению групповой задачи см. в разделе Завершение этой статьи.)
   	Сроки выполнения и продолжительность задач Укажите окончательную дату выполнения для всего рабочего процесса и (или) укажите количество дней, недель или месяцев, разрешенных для завершения каждой задачи с момента ее назначения. Если этот рабочий процесс когда-либо запускается автоматически, обычно рекомендуется оставить поле Дата выполнения для всех задач пустым и использовать два поля длительности для управления датой выполнения. Вы всегда можете указать точную дату выполнения в форме запуска, если и при запуске рабочего процесса вручную. Дополнительные сведения о том, когда следует использовать даты выполнения и когда использовать длительность задач, см. в разделе ПЛАН этой статьи.
   	CC Введите имена или адреса электронной почты всех пользователей, которые должны получать уведомления при каждом запуске или завершении рабочего процесса. Ввод имени здесь не приводит к назначению задачи рабочего процесса. При запуске рабочего процесса вручную пользователь, который его запускает , получает уведомления о запуске и остановке, не указывая его в этом поле. При автоматическом запуске рабочего процесса пользователь, который его первоначально добавил , получает уведомления о запуске и остановке, не указывая его в этом поле.
   	Завершение рабочего процесса Не выберите ни один из этих параметров, ни оба этих параметра. Дополнительные сведения об этих параметрах см. в разделе ПЛАН этой статьи.
   	Включение утверждения содержимого Выберите это поле проверка, если вы будете использовать этот рабочий процесс для управления утверждением содержимого. Дополнительные сведения об использовании рабочего процесса для управления утверждением содержимого, включая публикацию основных версий, см. в разделе Управление этой статьи.

7. Если все параметры на этой странице будут настроены так, как вы хотите, нажмите кнопку Сохранить , чтобы создать рабочий процесс.

Что дальше?

Если вы готовы, перейдите к разделу START этой статьи и запустите первый экземпляр, чтобы протестировать новый рабочий процесс.

Рабочий процесс можно настроить для запуска только вручную, только автоматически или каким-либо способом:

• Вручную в любое время любым пользователем, у которого есть необходимые разрешения.

• Автоматически при возникновении указанного события триггера. То есть при добавлении элемента в список или библиотеку и (или) при любом изменении элемента в списке и (или ) при попытке опубликовать основную версию элемента).
  (Событие или события активации указываются на первой странице формы связи во время исходной связи и настройки рабочего процесса. Дополнительные сведения см. в разделе ПЛАНИРОВАНИЕ этой статьи.)

Разделы в этом сегменте

1. Автоматический запуск рабочего процесса

2. Запуск рабочего процесса вручную

3. Запуск вручную из списка или библиотеки

4. Запуск вручную из программы Microsoft Office

1. Автоматический запуск рабочего процесса

Если рабочий процесс настроен для автоматического запуска, то каждый раз при возникновении события активации рабочий процесс выполняется для элемента, который его активировал.

При запуске рабочего процесса он назначает первую задачу или задачи и отправляет уведомление о задаче каждому назначеннику. При этом он также отправляет уведомления о начале (в отличие от уведомлений о задачах) пользователю, который первоначально добавил рабочий процесс, и всем пользователям, перечисленным в поле CC второй страницы формы связи.

Начало сегмента

2. Запуск рабочего процесса вручную

Примечание о разрешениях    Как правило, для запуска рабочего процесса требуется разрешение На изменение элементов. (По умолчанию это разрешение имеет группа Участники и Владельцы, но группа "Посетители" — нет. Однако владелец также может выбрать для каждого рабочего процесса требование разрешения Управление списками для пользователей, которые запускают рабочий процесс. Выбрав этот параметр, владельцы могут по существу указать, что только они и другие владельцы могут запускать определенный рабочий процесс. Дополнительные сведения см. в разделе Learn этой статьи.)

Два места для начала

Рабочий процесс можно запустить вручную из двух мест:

• Из списка или библиотеки , в которой хранится элемент

• Изнутри самого элемента, открытого в программе Microsoft Office, в которой он был создан. (Обратите внимание, что это должна быть установленная программа, а не версия веб-приложения.)

В остальных двух разделах этого сегмента содержатся инструкции по обоим методам.

Начало сегмента

3. Запуск вручную из списка или библиотеки

1. Перейдите в список или библиотеку, где хранится элемент, в котором вы хотите запустить рабочий процесс.

2. Щелкните многоточие рядом с именем элемента, а затем в диалоговом окне щелкните многоточие, чтобы открыть меню элемента, а затем в раскрывающемся меню выберите Рабочие процессы .

3. На странице Рабочие процессы: имя элемента в разделе Запуск нового рабочего процесса выберите рабочий процесс, который требуется запустить.
   

4. На странице Изменение рабочего процесса в форме запуска внесите все изменения, которые необходимо применить к этому конкретному экземпляру рабочего процесса.

   Примечание: Внесенные здесь изменения в форме запуска используются только во время текущего экземпляра рабочего процесса. Если вы хотите внести какие-либо изменения, которые будут применяться при каждом запуске рабочего процесса, или изменить параметры рабочего процесса, которые не отображаются в этой форме, см. раздел ИЗМЕНЕНИЕ этой статьи.

   

   	Назначить Внесите любые изменения в список пользователей, которым рабочий процесс должен назначать задачи. Если задачи будут назначены по одному за раз    Введите имена или адреса в порядке назначения задач. Если все задачи будут назначены одновременно    Порядок имен или адресов не имеет значения. Если вы назначаете задачу кому-то за пределами организации    SharePoint Дополнительные сведения о включении внешних участников см. в разделе Завершение этой статьи.
   	Порядок Убедитесь, что спецификации, указывающие, должны ли задачи назначаться по одной (в последовательном режиме) или все одновременно (в параллельном режиме), совпадают с требованиями. Дополнительные сведения об использовании последовательного и параллельного порядка см. в разделе PLAN этой статьи.
   	Добавление нового этапа Добавьте или все нужные этапы, кроме тех, которые настроены в данный момент. Чтобы удалить весь этап, щелкните поле Назначить для этого этапа и нажмите клавиши CTRL+DELETE. Дополнительные сведения об использовании нескольких этапов см. в разделе ПЛАНИРОВАНИЕ этой статьи.
   	Разверните узел Группы Чтобы каждому члену каждой группы, введенной в поле Назначить, назначена одна задача, выберите это поле проверка. (Каждый член группы получит уведомление о задаче, и у каждого участника будет своя задача для выполнения.) Чтобы каждой группе, введенной в поле Назначить, назначена только одна задача, очистите это поле проверка. (Каждый член группы получит уведомление о задаче, но любой участник может запросить и завершить одну задачу от имени всей группы. Инструкции по утверждению групповой задачи см. в разделе Завершение этой статьи.)
   	Запрос Любой текст, который вы здесь включаете, будет включаться в каждое уведомление о задаче, отправляемые рабочим процессом. Не забудьте включить любые дополнительные инструкции или ресурсы, которые могут потребоваться участникам, в том числе: Контактные данные для вопросов и проблем Если применимо, примечание об отдельных задачах, назначенных целым группам или спискам рассылки (инструкции по утверждению групповой задачи см. в разделе Завершение этой статьи.)
   	Сроки выполнения и продолжительность задач Укажите окончательную дату выполнения для всего рабочего процесса и (или) укажите количество дней, недель или месяцев, разрешенных для завершения каждой задачи с момента ее назначения. Дополнительные сведения о том, когда следует использовать даты выполнения и когда использовать длительность задач, см. в разделе ПЛАН этой статьи.
   	CC Внесите все нужные дополнения или удаления. Помните, что: Ввод имени здесь не приводит к назначению задачи рабочего процесса. Так как рабочий процесс запускается вручную, вы получите уведомления о запуске и остановке независимо от того, указаны ли вы в этом поле.

5. При наличии всех параметров в форме запуска в нужном виде нажмите кнопку Пуск , чтобы запустить рабочий процесс.

Рабочий процесс назначает первую задачу или задачи, а тем временем отправляет уведомления о начале вам и всем пользователям, перечисленным в поле CC формы запуска.

Начало сегмента

1. Откройте элемент в установленной на компьютере программе Office.

2. В открываемом элементе перейдите на вкладку Файл , нажмите кнопку Сохранить & Отправить, а затем выберите рабочий процесс, который вы хотите запустить с элементом.

3. Если появится следующее сообщение о том, что рабочему процессу требуется вернуть файл, нажмите кнопку Check In.

4. Нажмите большую кнопку Запустить рабочий процесс .

5. На странице Изменение рабочего процесса в форме запуска внесите все изменения, которые необходимо применить к этому конкретному экземпляру рабочего процесса.

   Примечание: Внесенные здесь изменения в форме запуска используются только во время текущего экземпляра рабочего процесса. Если вы хотите внести какие-либо изменения, которые будут применяться при каждом запуске рабочего процесса, или изменить параметры рабочего процесса, которые не отображаются в этой форме, см. раздел ИЗМЕНЕНИЕ этой статьи.

   

	Назначить Внесите любые изменения в список пользователей, которым рабочий процесс должен назначать задачи. Если задачи будут назначены по одному (в последовательном)    Введите имена или адреса в порядке назначения задач. Если все задачи будут назначены одновременно (параллельно)    Порядок имен или адресов не имеет значения. Если вы назначаете задачу кому-то за пределами организации    SharePoint Дополнительные сведения о включении внешних участников см. в разделе Завершение этой статьи.
	Порядок Убедитесь, что спецификации, указывающие, должны ли задачи назначаться по одной (в последовательном режиме) или все одновременно (в параллельном режиме), совпадают с требованиями. Дополнительные сведения об использовании последовательного и параллельного порядка см. в разделе PLAN этой статьи.
	Добавление нового этапа Добавьте или все нужные этапы, кроме тех, которые настроены в данный момент. Чтобы удалить весь этап, щелкните поле Назначить для этого этапа и нажмите клавиши CTRL+DELETE. Дополнительные сведения об использовании нескольких этапов см. в разделе ПЛАНИРОВАНИЕ этой статьи.
	Разверните группы Чтобы каждому члену каждой группы, введенной в поле Назначить, назначена одна задача, выберите это поле проверка. (Каждый член группы получит уведомление о задаче, и у каждого участника будет своя задача для выполнения.) Чтобы каждой группе, введенной в поле Назначить, назначена только одна задача, очистите это поле проверка. (Каждый член группы получит уведомление о задаче, но любой участник может запросить и завершить одну задачу от имени всей группы. Инструкции по утверждению групповой задачи см. в разделе Завершение этой статьи.)
	Запрос Любой текст, который вы здесь включаете, будет включаться в каждое уведомление о задаче, отправляемые рабочим процессом. Не забудьте включить любые дополнительные инструкции или ресурсы, которые могут потребоваться участникам, в том числе: Контактные данные для вопросов и проблем. Если применимо, заметка об отдельных задачах, назначенных целым группам или спискам рассылки. (Инструкции по утверждению групповой задачи см. в разделе Завершение этой статьи.)
	Сроки выполнения и продолжительность задач Укажите окончательную дату выполнения для всего рабочего процесса и (или) укажите количество дней, недель или месяцев, разрешенных для завершения каждой задачи с момента ее назначения. Дополнительные сведения о том, когда следует использовать даты выполнения и когда использовать длительность задач, см. в разделе ПЛАН этой статьи.
	CC Внесите все нужные дополнения или удаления. Помните, что: Ввод имени здесь не приводит к назначению задачи рабочего процесса. Так как рабочий процесс запускается вручную, вы будете получать уведомления о запуске и остановке независимо от того, указаны ли вы в этом поле.

1. Если у вас есть параметры в форме запуска в нужном виде, нажмите кнопку Пуск , чтобы запустить рабочий процесс.

Рабочий процесс назначает первую задачу или задачи, а тем временем отправляет уведомления о начале вам и всем пользователям, перечисленным в поле CC формы запуска.

Что дальше?

• Если этот рабочий процесс выполняется впервые, другим участникам может потребоваться информация и помощь для выполнения назначенных задач. (Может оказаться полезным раздел "Завершить " этой статьи.)

• Кроме того, рекомендуется проверка, получают ли участники свои Уведомления по электронной почте и, в частности, что уведомления не обрабатываются фильтрами нежелательной почты.

• И, конечно, вы можете выполнить одну или несколько задач рабочего процесса. Дополнительные сведения о том, как их выполнить, см. в разделе Завершение этой статьи.

• Между тем, сведения о том, как отслеживать ход выполнения текущего экземпляра рабочего процесса, см. в разделе MONITOR этой статьи.

Если вам впервые назначается задача в рабочем процессе утверждения, может оказаться полезным ознакомиться с этим разделом статьи полностью, прежде чем завершить задачу. Таким образом, вы будете знать обо всех вариантах, которые могут быть открыты для вас.

Во-первых, убедитесь, что у вас есть правильная статья

Для разных типов рабочих процессов требуются различные действия задач.

Поэтому перед началом работы убедитесь, что назначенная задача действительно является задачей рабочего процесса утверждения, а не задачей для какого-то другого типа рабочего процесса.

Найдите текст Пожалуйста, утвердите в любом из следующих расположений:

• В строке Тема уведомления о
  задаче

• На панели сообщений в элементе для проверки
  

• В заголовке задачи на странице
  Состояние рабочего процесса

Если текст "Утвердить" в этих расположениях не отображается, проверка с пользователем, который запустил или первоначально добавил рабочий процесс, чтобы узнать, на каком шаблоне рабочего процесса он основан или является ли он пользовательским рабочим процессом. Ссылки на статьи о том, как использовать другие типы рабочих процессов, включенных в продукты SharePoint, см. в разделе См. также в этой статье.

Однако если ваша задача является задачей утверждения, продолжайте чтение!

Разделы в этом сегменте

1. Обзор процесса

2. Переход к элементу и форме задачи из сообщения уведомления о задаче

3. Переход к элементу и форме задачи из списка или библиотеки

4. Просмотр элемента

5. Заполните и отправьте форму задачи

6. Просроченные уведомления

7. Утверждение и завершение групповой задачи (необязательно)

8. Запрос изменения элемента (необязательно)

9. Переназначение задачи утверждения другому пользователю (необязательно)

10. Выполнение задачи от имени стороннего участника (необязательно)

1. Обзор процесса

Когда вам назначается задача в рабочем процессе, вы обычно узнаете о ней одним из трех способов:

• Вы получите уведомление о задаче по электронной почте.

• Вы открываете документ Microsoft Office и видите панель сообщений, информирующую о том, что вам назначена связанная задача.

• Вы проверка сайт SharePoint и обнаружите, что в настоящее время вам назначена одна или несколько задач.

Когда вы узнаете, что вам назначена задача рабочего процесса утверждения, обычно выполняются два действия:

• Просмотр элемента    Узнайте, можно ли утвердить элемент в текущем состоянии.

• Выполнение задачи    Используйте форму задачи, чтобы отправить результаты проверки.

Поэтому в выполнении задачи часто участвуют следующие три элемента:

• Уведомление (которое вы получаете по электронной почте)

• Элемент, отправленный на утверждение (который вы открываете и просматриваете)

• Форма задачи (которую вы открываете, заполняете и отправляете)

Вот как выглядят эти три элемента.

Начало сегмента

2. Переход к элементу и форме задачи из сообщения уведомления о задаче

Сделайте следующее:

1. В сообщении с уведомлением о задаче в инструкциях по выполнению этой задачи щелкните ссылку на элемент.

2. В открывшемся элементе нажмите кнопку Открыть эту задачу на панели сообщений.

Начало сегмента

3. Переход к элементу и форме задачи из списка или библиотеки

Сделайте следующее:

1. В списке или библиотеке, где хранится проверяемый элемент, щелкните ссылку Выполняется , связанную с элементом и рабочим процессом.

2. На странице Состояние рабочего процесса щелкните заголовок задачи.

3. В форме задачи в задаче Этот рабочий процесс применяется к панели сообщений щелкните ссылку на элемент.

Начало сегмента

4. Просмотр элемента

В этом примере элемент является документом Microsoft Word.

Обратите внимание на две желтые панели сообщений в верхней части документа:

• Сервер только для чтения   Этот документ открыт в режиме только для чтения, то есть вы можете читать документ, но не можете вносить в него никаких изменений.
  (Обратите внимание, что при выполнении задачи рабочего процесса утверждения вы обычно не вносите никаких изменений непосредственно в сам элемент. Вместо этого вы используете форму задачи для регистрации всех ответов.)

• Задача рабочего процесса   Когда вы будете готовы зарегистрировать ответ в форме задачи, нажмите кнопку Открыть эту задачу .

Начало сегмента

5. Заполните и отправьте форму задачи

Форма задачи для задачи рабочего процесса утверждения выглядит примерно так.

Обратите внимание, что первые два элемента (Удалить элемент и Эта задача рабочего процесса применяется к заголовку элемента) не отображаются в форме задачи при открытии из элемента для проверки.

	Удалить элемент Чтобы удалить эту задачу из текущего экземпляра рабочего процесса, нажмите эту кнопку. Удаление задачи не приводит к удалению проверяемого элемента. При удалении задачи это действие будет функционировать как (и записывается в журнал как) отклонение документа. Поэтому, если рабочий процесс настроен на завершение при первом отклонении, удаление задачи завершает рабочий процесс. Удаленная задача больше не отображается в области Задачи на странице Состояние рабочего процесса. (Однако удаление и последующее автоматическое отклонение по-прежнему записываются в область Журнал страницы.) Примечание: Если вы не запускали этот экземпляр рабочего процесса, может потребоваться проверка с пользователем, который запускал его перед удалением задачи.
	Эта задача рабочего процесса применяется к заголовку элемента Чтобы открыть элемент для просмотра, щелкните ссылку здесь.
	Состояние, запрошено, консолидированные комментарии, дата окончания срока выполнения Вы не можете редактировать или изменять записи в этих четырех полях, но вы можете найти в них полезные сведения. Обратите внимание, что в поле Консолидированные примечания содержатся не только дополнительные инструкции по выполнению задачи, но и все комментарии, отправленные участниками, которые уже выполнили свои задачи в этом же экземпляре рабочего процесса. Аналогичным образом, после отправки собственной формы все комментарии, которые вы включаете в поле Примечания (4), также будут отображаться в поле Консолидированные примечания для последующих участников.
	Комментарии Любой текст, который вы вводите здесь, будет записан в журнал рабочих процессов, а также будет отображаться в поле Консолидированные комментарии (3) для последующих участников.
	Утвердить Чтобы утвердить элемент, сначала введите все примечания, которые вы хотите добавить, в поле Примечания (4), а затем нажмите эту кнопку.
	Отклонить Чтобы отклонить элемент, сначала введите все примечания, которые вы хотите добавить, в полеПримечания (4), а затем нажмите эту кнопку.
	Отмена Чтобы закрыть форму задачи без сохранения изменений или ответов, нажмите эту кнопку. Задача останется незавершенной и назначена вам.
	Запрос на изменение Чтобы запросить изменение проверяемого элемента, нажмите эту кнопку. Чтобы получить иллюстрацию формы, в которой вы введете сведения о запросе, и дополнительные инструкции см. в разделе 8 этого сегмента . Запрос на изменение элемента. Примечание: Этот параметр может быть отключен для некоторых задач рабочего процесса.
	Переназначение задачи Чтобы переназначить задачу утверждения другому пользователю, нажмите эту кнопку. Для иллюстрации страницы, на которой вы введете сведения о переназначение, и для получения дальнейших инструкций перейдите к разделу 7 в этом сегменте, переназначите задачу утверждения другому пользователю. Примечание: Этот параметр может быть отключен для некоторых задач рабочего процесса.

Начало сегмента

6. Просроченные уведомления

Если задача или весь экземпляр рабочего процесса просрочены для завершения, уведомления автоматически отправляются по следующим адресам:

• Лицо, которому назначена задача

• Пользователь, запустивший рабочий процесс (или, если запуск был автоматическим, для пользователя, который первоначально добавил рабочий процесс).

Начало сегмента

7. Утверждение и завершение групповой задачи (необязательно)

Если для всей группы, к которой вы принадлежите, назначена только одна задача, то любой член группы может претендовать и выполнить эту задачу от имени всей группы.

Запросить задачу перед просмотром элемента. Как только вы запрашиваете задачу, она назначается вам, и ни один другой член группы не сможет ее выполнить. (Таким образом, только один человек выполняет необходимую работу.)

1. На странице Состояние рабочего процесса наведите указатель на имя задачи, назначенной группе, пока не появится стрелка.

2. Щелкните стрелку, щелкните Изменить элемент , а затем в форме задачи нажмите кнопку Задача утверждения .
   

При обновлении страницы Состояние рабочего процесса вы увидите, что задача больше не назначена группе, а конкретно вам.

Позже, если вы хотите снова отпустить задачу в группу, не завершив ее, выполните те же действия, чтобы вернуться в форму задачи, но теперь нажмите кнопку Освободить задачу .

Начало сегмента

8. Запрос изменения элемента (необязательно)

Прежде чем приступить к этому процессу, обратите внимание, что рабочий процесс может быть немедленно настроен до конца , если в элемент внесены какие-либо изменения. Может быть полезно проверка с человеком, который начал или первоначально добавил рабочий процесс, чтобы убедиться, что все в порядке для внесения изменений и завершения рабочего процесса на этом этапе.

Мы продемонстрируем параметр запроса на изменение, поместив его в сценарий:

Во-первых, представьте, что вас зовут Фрэнк.

Затем представьте, что коллега по имени Анна запустил рабочий процесс утверждения созданного документа.

Когда вы просматриваете новый документ Анны, вы чувствуете, что введение слишком длинное.

Нажмите кнопку Запросить изменение в нижней части формы задачи рабочего процесса, а затем заполните эту форму.

	Запрос на изменение с Введите имя или адрес электронной почты пользователя, с которого вы запрашиваете изменение. (Чтобы отправить запрос пользователю, запустившему этот рабочий процесс, или, если рабочий процесс был запущен автоматически, пользователю, который первоначально добавил этот рабочий процесс утверждения, также можно оставить это поле пустым.)
	Новый запрос Опишите необходимое изменение и предоставьте все сведения, которые потребуются пользователю, вносящее это изменение. (Любой текст, который вы вводите здесь, будет добавлен в область Консолидированные примечания .)
	Новая длительность Выполните одно из следующих трех действий: Сохранение существующей даты выполнения    Оставьте это поле пустым. Удаление даты выполнения полностью    Введите число 0. Указание новой даты выполнения    Введите здесь число, а затем укажите единицы длительности в следующем поле. В совокупности эти две записи определяют период, предшествующий выполнению задачи изменения.
	Новые единицы длительности Если вы задаете новую продолжительность задачи, используйте это поле вместе с полем Новая длительность , чтобы определить период, предшествующий выполнению задачи. (Например: 3 дня , 1 месяц или 2 недели.)

Если у вас есть все записи формы нужным образом, нажмите кнопку Отправить, а текущая задача помечена какЗавершенная. (Но вы еще не закончили. Вам снова будет назначена задача утверждения после того, как Анна завершит задачу изменения).

Тем временем Анна получает следующее уведомление по электронной почте:

Анна может сказать после простого взгляда на строку Тема (номер 1 на иллюстрации), что это не обычное уведомление об утверждении, а вместо этого запрос изменить что-то об элементе. Она находит сведения о конкретном изменении, запрошенном в тексте запроса на изменение (номер 2).

Анна извлекает элемент, вносит запрошенные изменения, а затем сохраняет изменения и проверяет элемент обратно.

Затем она переходит на страницу Состояние рабочего процесса и открывает свою задачу запроса на изменение из области Задачи.

Анна добавляет любую информацию в поле Примечания , а затем нажимает кнопку Отправить ответ. Рабочий процесс выполняет два действия:

• Задача запроса на изменение Анны помечается как завершенная.

• Он назначает вам новую задачу утверждения (с комментариями Анны, добавленными в поле Консолидированные комментарии ) и отправляет вам уведомление об этой задаче.

Теперь вы можете завершить проверку измененного элемента.

Между тем все эти действия отслеживаются и отображаются в разделе Журнал рабочих процессов на странице Состояние рабочего процесса, как показано на следующем рисунке.

Ниже приведена схема всего процесса.

Начало сегмента

9. Переназначение задачи утверждения другому пользователю (необязательно)

Если вы хотите, чтобы кто-то другой выполнил задачу рабочего процесса, назначенную вам, нажмите кнопку Переназначить задачу в форме задачи рабочего процесса.

Эта форма отображается.

	Переназначение задачи в Введите имя или адрес пользователя, которому вы хотите назначить эту задачу. Чтобы назначить эту задачу пользователю, запустившему рабочий процесс, или, если рабочий процесс был запущен автоматически, пользователю, который первоначально добавил этот рабочий процесс, оставьте это поле пустым.
	Новый запрос Предоставьте все сведения, необходимые пользователю, которому вы назначаете задачу, для ее завершения. (Любой текст, который вы вводите здесь, будет добавлен в область Консолидированные примечания .)
	Новая длительность Выполните одно из следующих трех действий: Сохранение существующей даты выполнения    Оставьте это поле пустым. Удаление даты выполнения полностью    Введите число 0. Указание новой даты выполнения    Введите здесь число, а затем укажите единицы длительности в следующем поле. В совокупности эти две записи определяют период, предшествующий выполнению задачи изменения.
	Новые единицы длительности Если вы задаете новую продолжительность задачи, используйте это поле вместе с полем Новая длительность , чтобы определить период, предшествующий выполнению задачи. (Например: 3 дня , 1 месяц или 2 недели.)

По завершении формы нажмите кнопку Отправить. Ваша задача помечена как Завершенная, новая задача назначается лицу, ответственному за нее, и отправляется уведомление о ней.

Все новые сведения, которые вы предоставили, включаются в текст делегированного по тексту в уведомлении о новой задаче (номер 1 на следующем рисунке).

Между тем все эти изменения отслеживаются и отображаются в разделах Задачи и Журнал на странице Состояние рабочего процесса, как показано здесь.

Начало сегмента

10. Выполнение задачи от имени стороннего участника (необязательно)

Существует специальный процесс для включения участников, которые не являются членами вашей организации SharePoint. В этом процессе участник сайта выступает в качестве прокси-сервера для внешнего участника:

1. Добавьте адрес электронной почты стороннего участника в соответствующий этап Назначить на второй странице формы связи.

2. Рабочий процесс фактически назначает задачу внешнего участника участнику сайта, который запускает рабочий процесс, или, если рабочий процесс запускается автоматически, участнику, который первоначально добавил рабочий процесс. Этот человек, которому фактически назначена задача, выступает в качестве прокси-сервера для внешнего участника.

3. Этот участник сайта получает уведомление о задаче с инструкциями по отправке копии элемента для проверки внешнему участнику. (В то же время внешний участник получает копию уведомления о задаче, которое может функционировать как полезное оповещение или головокружение.)

4. Участник сайта, которому фактически назначена задача, отправляет копию элемента внешнему участнику.

5. Внешний участник проверяет элемент и отправляет ответ участнику сайта.

6. При поступлении ответа стороннего участника участник сайта завершает задачу в от имени внешнего участника.

Ниже приведена схема процесса.

Центральным расположением, из которого можно отслеживать, настраивать или останавливать выполняющийся рабочий процесс, является страница "Состояние рабочего процесса" для этого экземпляра рабочего процесса.

Сначала мы покажем, как добраться до этой страницы, а затем покажем, как использовать параметры и сведения, которые вы найдете там. Наконец, мы покажем вам две другие страницы, на которых можно получить дополнительные сведения о мониторинге.

Разделы в этом сегменте

1. Перейдите на страницу "Состояние рабочего процесса"

2. Использование страницы "Состояние рабочего процесса" для отслеживания хода выполнения рабочего процесса

3. Изменение активных задач (уже назначенных задач)

4. Изменение будущих задач (задач, еще не назначенных)

5. Отмена или завершение выполнения этого рабочего процесса

6. Узнайте, какие рабочие процессы выполняются с элементом

7. Мониторинг рабочих процессов для всего семейства веб-сайтов

1. Перейдите на страницу "Состояние рабочего процесса"

В списке или библиотеке, где находится элемент, щелкните ссылку Выполняется для нужного элемента и рабочего процесса.

В этом примере элементом является документ с именем Keynote Draft, а рабочий процесс — Утверждение 3.

Откроется страница Состояние рабочего процесса.

Начало сегмента

2. Использование страницы "Состояние рабочего процесса" для мониторинга хода выполнения рабочего процесса

Здесь, под иллюстрацией каждого раздела страницы Состояние рабочего процесса, вы найдете вопросы мониторинга, на которые отвечает раздел.

Раздел "Сведения о рабочем процессе"

Ответы на вопросы:

• Кто запустил этот экземпляр рабочего процесса?

• Когда был запущен этот экземпляр?

• Когда произошло последнее действие в этом экземпляре?

• На каком элементе выполняется этот экземпляр?

• Каково текущее состояние этого экземпляра?

Раздел "Задачи"

Ответы на вопросы:

• Какие задачи уже созданы и назначены, и каково их текущее состояние?

• Какие задачи уже были выполнены и каковы были результаты для каждой из них?

• Какова дата выполнения для каждой уже созданной и назначенной задачи?

Задачи, которые были удалены, и задачи, которые еще не назначены , не отображаются в этом разделе.

Раздел "Журнал рабочих процессов"

Ответы на вопросы:

• Какие события уже произошли в этом экземпляре рабочего процесса?

• Обратите внимание, что просроченные задачи и уведомления о просроченных задачах не отображаются в этой области.

Начало сегмента

3. Изменение активных задач (уже назначенных задач)

Существует два способа изменения задач, которые уже назначены, но еще не завершены:

• Изменение одной активной задачи

• Изменение всех активных задач

Изменение одной активной задачи

Разрешения   Чтобы внести какие-либо изменения в одну задачу, назначенную другому пользователю, необходимо иметь разрешение Управление списками. (По умолчанию группа "Владельцы" имеет разрешение "Управление списками", а группа "Участники" и "Посетители" — нет. Таким образом, можно, например, иметь разрешения, которые позволяют запускать рабочий процесс, но не вносить изменения в задачу другого участника.)

Если у вас есть необходимые разрешения:

1. Щелкните название задачи в списке Задачи .
   

2. Используйте форму задачи, чтобы завершить, удалить или переназначить ее.

Более подробные инструкции по использованию формы задачи см. в разделе Завершение этой статьи.

Изменение всех активных задач

Разрешения    Все четыре ссылки на команды на следующем рисунке отображаются на странице Состояние рабочего процесса всех пользователей, имеющих разрешение Управление списками. Первые три ссылки отображаются на странице пользователя, запустившего экземпляр рабочего процесса, но ссылка Завершить этот рабочий процессне отображается, если у этого пользователя также есть разрешение Управление списками. (Опять же, группа "Владельцы" имеет разрешение "Управление списками" по умолчанию; группа "Участники" и "Посетители" — нет.)

1. В области под визуализацией рабочего процесса щелкните ссылку Обновить активные задачи утверждения .

2. Внесите изменения в открывающуюся форму и нажмите кнопку ОК.

   • Сообщения, отражающие ваши изменения, отправляются пользователям, которым в данный момент назначены задачи в этом запуске.

   • На уже завершенные или удаленные задачи и еще не назначенные задачи не влияют изменения, внесенные в этой форме.

   • Если вы хотите внести изменения в еще не назначенные задачи, см. следующий раздел Изменение будущих задач.

Длительность на задачу, единицы длительности Сохранение существующей даты выполнения    Оставьте значение Длительность на задачу пустым и не изменяйте значения единиц длительности. Удаление даты выполнения, чтобы ее не было    Введите число 0 в поле Длительность на задачу. Перенос даты ожидания путем продления длительности задачи    Используйте оба поля длительности, чтобы указать количество и тип единиц, на которые требуется продлить длительность.

Запрос Изменение текста запроса    Внесите необходимые изменения в текстовое поле.

1. Если все поля имеются в нужном виде, нажмите кнопку ОК.

Все активные задачи в текущем экземпляре обновляются.

Начало сегмента

4. Изменение будущих задач (еще не назначенных задач)

Разрешения    Все четыре ссылки на команды на следующем рисунке отображаются на странице Состояние рабочего процесса всех пользователей, имеющих разрешение Управление списками. Первые три ссылки отображаются на странице пользователя, запустившего экземпляр рабочего процесса, но ссылка Завершить этот рабочий процесс теперьне отображается, если у этого пользователя также есть разрешение Управление списками. (Опять же, группа "Владельцы" имеет разрешение "Управление списками" по умолчанию; группа "Участники" и "Посетители" — нет.)

1. На странице Состояние рабочего процесса в области под визуализацией рабочего процесса щелкните ссылку Добавление или обновление утверждающих утверждения утверждения .

2. Внесите изменения в открывающуюся форму и нажмите кнопку ОБНОВИТЬ.

   Примечание: На уже созданные и назначенные задачи не влияют изменения, внесенные в этой форме.

	Участники, Упорядочивание, Разверните группы Добавление или удаление участников или изменение порядка задач    Добавьте, удалите и (или) измените порядок имен участников или адресов в полеУчастники . Чтобы удалить всю стадию    , щелкните поле Назначить для этого этапа и нажмите клавишу CTRL+DELETE. Примечание: Можно использовать поле Развернуть группы проверка, чтобы указать, следует ли назначать перечисленным группам рассылки только одну задачу для всей группы или одну задачу для каждого члена. Дополнительные сведения об использовании этих полей см. в разделе Сегмент PLAN и соответствующий сегмент добавления (список или библиотека или семейство веб-сайтов) этой статьи.
	Запрос Изменение текста запроса    Внесите необходимые изменения в текст в поле.
	Дата выполнения для всех задач, длительность на задачу, единицы длительности Изменение или удаление даты выполнения календаря    Удалите существующую дату, а затем укажите новую или, чтобы полностью удалить конкретную дату выполнения, оставьте поле пустым. (Не вводите нуль в этом поле. Это поле должно содержать значение даты календаря или быть пустым.) Сохранение существующей длительности    Оставьте значение Длительность на задачу пустым и не изменяйте значения единиц длительности. Удаление длительности, чтобы ее не было    Введите число 0 в поле Длительность на задачу. Продление длительности задачи    Используйте оба поля длительности, чтобы указать количество и тип единиц, на которые требуется продлить длительность. (Дополнительные сведения о настройке дат и длительности выполнения см. в разделе ПЛАН этой статьи.)

1. Если все поля имеются в нужном виде, нажмите кнопку ОК.

Все будущие задачи в текущем экземпляре будут отражать ваши изменения.

Начало сегмента

5. Отмена или завершение выполнения этого рабочего процесса

Существует два способа остановить запущенный экземпляр рабочего процесса до его завершения.

• Отмена рабочего процесса    Все задачи отменяется, но сохраняются в области Задачи на странице Состояние рабочего процесса.

• Завершение рабочего процесса    Все задачи отменяется и удаляются из области Задачи на странице Состояние рабочего процесса. (Однако они по-прежнему отражаются в области "Журнал рабочих процессов".)

Ниже приведены инструкции для обоих методов.

Отмена (все задачи отменены, но сохранены в списке задач и в журнале)

Разрешения    Все четыре ссылки на команды на следующем рисунке отображаются на странице Состояние рабочего процесса всех пользователей, имеющих разрешение Управление списками. Первые три ссылки отображаются на странице пользователя, запустившего экземпляр рабочего процесса, но ссылка Завершить рабочий процессне отображается, если у этого пользователя также есть разрешение Управление списками. (Опять же, группа "Владельцы" имеет разрешение "Управление списками" по умолчанию; группа "Участники" и "Посетители" — нет.)

Если текущий экземпляр рабочего процесса больше не нужен, его можно остановить.

• На странице Состояние рабочего процесса в области под визуализацией рабочего процесса щелкните ссылку Отменить все задачи утверждения .

• Нажмите кнопку Да, чтобы подтвердить операцию.

Все текущие задачи отменяется, а рабочий процесс заканчивается состоянием Отменено. Отмененные задачи по-прежнему перечислены как в области Задачи, так и в области Журнал рабочих процессов .

Завершение (все задачи удалены из списка задач, но сохранены в журнале)

Разрешения    Все четыре ссылки на команды на следующем рисунке отображаются на странице Состояние рабочего процесса всех пользователей, имеющих разрешение Управление списками. Первые три ссылки отображаются на странице пользователя, запустившего экземпляр рабочего процесса, но ссылка Завершить этот рабочий процессне отображается, если у этого пользователя также есть разрешение Управление списками. (Опять же, группа "Владельцы" имеет разрешение "Управление списками" по умолчанию; группа "Участники" и "Посетители" — нет.)

Если возникает ошибка или рабочий процесс останавливается и не удается ответить, его можно завершить.

На странице Состояние рабочего процесса в области под визуализацией рабочего процесса нажмите кнопку Завершить этот рабочий процесс, а затем нажмите кнопку Да, чтобы подтвердить.

Все задачи, созданные рабочим процессом, отменяется и удаляются из области Задачи на странице Состояние рабочего процесса, хотя они по-прежнему отражаются в области Журнал рабочих процессов . Рабочий процесс заканчивается состоянием Рабочий процесс отменен.

Начало сегмента

6. Узнайте, какие рабочие процессы выполняются для элемента

На странице Рабочие процессы для любого элемента вы найдете список рабочих процессов, выполняемых в данный момент для этого элемента.

1. Перейдите в список или библиотеку, в которых хранится элемент.

2. Наведите указатель на имя элемента, щелкните появиющуюся стрелку и выберите в раскрывающемся меню пункт Рабочие процессы .

3. На странице Рабочие процессы: имя элемента в разделе Выполнение рабочих процессов вы найдете список экземпляров, выполняющихся в данный момент для элемента.

Начало сегмента

7. Мониторинг рабочих процессов для всего семейства веб-сайтов

Администраторы семейства веб-сайтов могут просматривать:

• Сколько рабочих процессов на основе каждого шаблона рабочего процесса в настоящее время существует в семействе веб-сайтов.

• Является ли каждый шаблон рабочего процесса активным или неактивным в семействе веб-сайтов.

• Сколько экземпляров версий рабочих процессов на основе каждого шаблона рабочего процесса в настоящее время выполняется в семействе веб-сайтов.

Ниже рассказывается, как это сделать.

1. Откройте домашнюю страницу для семейства веб-сайтов (не домашнюю страницу для сайта или дочернего сайта в коллекции).

2. Щелкните значок Параметры и выберите Параметры сайта.

3. На странице Параметры сайта в разделе Администрирование сайта щелкните Рабочие процессы.

Откроется страница Рабочие процессы с информацией.

Что дальше?

Если эта версия рабочего процесса запускается впервые, вы можете воспользоваться инструкциями в разделе REVIEW этой статьи, чтобы просмотреть события в экземпляре и определить, работает ли рабочий процесс так, как вы хотите.

После завершения экземпляра рабочего процесса можно просмотреть события, записанные в его журнале. (Вы можете получить доступ к записи для любого экземпляра в течение 60 дней после завершения экземпляра.)

Вы также можете запускать отчеты об общей производительности рабочего процесса между экземплярами.

Разделы в этом сегменте

1. Просмотр событий в последнем экземпляре

2. Доступ к журналу экземпляров на срок до 60 дней

3. Создание отчетов о производительности рабочих процессов

1. Просмотр событий в последнем экземпляре

До тех пор, пока элемент остается в том же списке или библиотеке и пока тот же рабочий процесс не будет снова запущен в этом же элементе, журнал последнего экземпляра можно получить из списка или библиотеки.

Чтобы просмотреть страницу Состояние рабочего процесса для последнего экземпляра рабочего процесса, выполняемого для любого элемента, выполните следующие действия:

• В списке или библиотеке, где находится элемент, щелкните ссылку состояние для нужного элемента и рабочего процесса.

В этом примере элементом является документ под названием Keynote draft , а рабочий процесс — New Doc Approval.

На странице Состояние рабочего процесса раздел Журнал рабочих процессов находится внизу.

Начало сегмента

2. Доступ к журналу экземпляров в течение 60 дней

Что делать, если вы хотите просмотреть журнал экземпляра после повторного запуска того же рабочего процесса для того же элемента?

Фактически это можно сделать в течение 60 дней из двух точек входа: списка или библиотеки или уведомления о завершении рабочего процесса.

Из списка или библиотеки

1. Перейдите в список или библиотеку, в которых хранится элемент.

2. Наведите указатель на имя элемента, щелкните появиющуюся стрелку и выберите в раскрывающемся меню пункт Рабочие процессы .

3. На странице Рабочие процессы: имя элемента в разделе Завершенные рабочие процессы щелкните имя или состояние экземпляра рабочего процесса, который требуется проверить.
   
   Откроется страница Состояние рабочего процесса для этого экземпляра.

Из уведомления о завершении рабочего процесса

• Откройте уведомление о завершении рабочего процесса для экземпляра, который вы хотите проверить, а затем щелкните ссылку Просмотреть журнал рабочих процессов .

Откроется страница Состояние рабочего процесса для этого экземпляра.

Чтобы сохранить все уведомления о завершении, может потребоваться создать правило Outlook. Настройте правило, чтобы скопировать все входящие сообщения, текст которых завершен в строкеТема , в отдельную папку. (Убедитесь, что правило Outlook копирует входящие сообщения и не просто перемещает их, иначе они также не будут отображаться в папке "Входящие".)

Начало сегмента

3. Создание отчетов о производительности рабочих процессов

Чтобы узнать, как обычно работает одна из версий рабочего процесса (с течением времени и несколькими экземплярами), можно создать один или оба из двух предопределенных отчетов:

• Отчет о длительности действия    Используйте этот отчет для просмотра средних значений времени, затраченных на выполнение каждого действия в рабочем процессе, а также времени, затраченного на выполнение каждого полного выполнения или экземпляра этого рабочего процесса.

• Отчет об отмене и ошибке    Используйте этот отчет, чтобы узнать, часто ли рабочий процесс отменяется или возникают ошибки перед завершением.

Создание доступных отчетов для рабочего процесса

1. В списке или библиотеке в столбце Состояние для этого рабочего процесса щелкните ссылку со сведениями о состоянии.
   

2. На странице Состояние рабочего процесса в разделе Журнал рабочих процессов щелкните Просмотреть отчеты о рабочих процессах.
   

3. Найдите рабочий процесс, для которого требуется просмотреть отчет, и щелкните имя отчета, который требуется просмотреть.
   

4. На странице Настройка сохраните или измените расположение, в котором будет создан файл отчета, а затем нажмите кнопку ОК.
   
   Отчет создается и сохраняется в указанном расположении.

5. По завершении отчета можно щелкнуть ссылку, показанную на следующем рисунке, чтобы просмотреть его. В противном случае нажмите кнопку ОК , чтобы завершить работу и закрыть диалоговое окно. (Позже, когда вы будете готовы к просмотру отчета, вы найдете его в расположении, указанном на предыдущем шаге.)
   

Что дальше?

Если рабочий процесс работает именно так, как вы хотите, вы можете начать использовать его.

Если вы хотите что-то изменить о его работе, см. раздел ИЗМЕНЕНИЕ этой статьи.

После запуска первого экземпляра нового рабочего процесса утверждения и просмотра результатов может потребоваться внести одно или несколько изменений в способ настройки рабочего процесса.

Кроме того, в будущем может потребоваться внести дополнительные изменения в конфигурацию.

Наконец, в какой-то момент может потребоваться отключить рабочий процесс на более короткий или более длительный период, но не удалить его, или вы можете, действительно, полностью удалить его.

Разделы в этом сегменте

1. Изменение постоянных параметров рабочего процесса

2. Отключение или удаление рабочего процесса

1. Изменение постоянных параметров рабочего процесса

Чтобы внести постоянные изменения в параметры существующего рабочего процесса, откройте и измените форму связи, которая использовалась для ее добавления.

Если рабочий процесс выполняется только в одном списке или библиотеке

1. Откройте список или библиотеку, в которых выполняется рабочий процесс.

2. На ленте щелкните вкладку Список или Библиотека .

   Примечание: Имя вкладки может отличаться в зависимости от типа списка или библиотеки. Например, в списке календарей вкладка называется Календарь.

3. В группе Параметры щелкните Параметры рабочего процесса.

4. На странице Параметры рабочего процесса в разделе Имя рабочего процесса (щелкните, чтобы изменить параметры) щелкните имя рабочего процесса, для которого требуется изменить параметры.

   Примечание: Если нужный рабочий процесс утверждения не отображается в списке, он может быть связан только с одним типом контента. Рабочие процессы, отображаемые в этом списке, определяются элементом Эти рабочие процессы настроены для выполнения в элементах этого типа, расположенных непосредственно под списком. (См. иллюстрацию.) Щелкните параметры типа контента в раскрывающемся меню, чтобы узнать, какой из них отображает нужный рабочий процесс. Когда нужный рабочий процесс появится в списке, щелкните его имя.

5. На двух страницах формы связи, которая изначально использовалась для добавления рабочего процесса, внесите и сохраните необходимые изменения.

   Дополнительные сведения о полях и элементах управления в форме сопоставления см. в разделе PLAN и соответствующем сегменте Add (список или библиотека или семейство веб-сайтов) этой статьи.

Если рабочий процесс выполняется во всех списках и библиотеках в семействе веб-сайтов

1. Откройте домашнюю страницу для семейства веб-сайтов (не домашнюю страницу для сайта или дочернего сайта в коллекции).

2. Щелкните значок Параметры и выберите Параметры сайта.

3. На странице Параметры сайта в разделе Коллекции веб-конструктора щелкните Типы контента сайта.

4. На странице Типы контента сайта щелкните имя типа контента сайта, на котором выполняется рабочий процесс.
   

5. На странице выбранного типа контента в разделе Параметрыщелкните Параметры рабочего процесса.
   

6. На странице Параметры рабочего процесса в разделе Имя рабочего процесса (щелкните, чтобы изменить параметры) щелкните имя рабочего процесса, для которого требуется изменить параметры.
   

7. На двух страницах формы связи, которая изначально использовалась для добавления рабочего процесса, внесите и сохраните необходимые изменения.

   Дополнительные сведения о полях и элементах управления в форме сопоставления см. в разделе PLAN и соответствующем сегменте Add (список или библиотека или семейство веб-сайтов) этой статьи.

Начало сегмента

2. Отключение или удаление рабочего процесса

Если рабочий процесс выполняется только в одном списке или библиотеке

1. Откройте список или библиотеку, в которых выполняется рабочий процесс.

2. На ленте щелкните вкладку Список или Библиотека .

   Примечание: Имя вкладки может отличаться в зависимости от типа списка или библиотеки. Например, в списке календарей вкладка называется Календарь.

3. В группе Параметры щелкните Параметры рабочего процесса.

4. На странице Параметры рабочего процесса щелкните ссылку Удалить, Заблокировать или Восстановить рабочий процесс .

5. Используйте форму на странице Удаление рабочих процессов, чтобы отключить, повторно включить или удалить рабочие процессы.
   

В форме имеется пять столбцов:

• Рабочего процесса    Имя рабочего процесса.

• Экземпляров    Количество экземпляров рабочего процесса, выполняющегося в данный момент для элементов.

• Позволяют    Параметр, позволяющий рабочему процессу продолжать работать в обычном режиме.

• Нет новых экземпляров    Параметр , который позволяет завершить выполнение любых текущих экземпляров рабочего процесса, но отключает рабочий процесс, делая его недоступным для запуска любых новых экземпляров. (Это действие обратимо . Чтобы повторно включить рабочий процесс позже, вернитесь на эту страницу и выберите Разрешить.)

• Удалить    Параметр, который полностью удаляет рабочий процесс из списка или библиотеки. Все запущенные экземпляры немедленно завершаются, и столбец для этого рабочего процесса больше не отображается на странице списка или библиотеки. (Это действие не является обратимым.)

Если рабочий процесс выполняется во всех списках и библиотеках в семействе веб-сайтов

1. Откройте домашнюю страницу для семейства веб-сайтов (не домашнюю страницу для сайта или дочернего сайта в коллекции).

2. Щелкните значок Параметры и выберите Параметры сайта.

3. На странице Параметры сайта в разделе Коллекции щелкните Типы контента сайта.

4. На странице Типы контента сайта щелкните имя типа контента сайта, на котором выполняется рабочий процесс.
   

5. На странице выбранного типа контента в разделеПараметры щелкните Параметры рабочего процесса.
   

6. На странице Параметры рабочего процесса щелкните ссылку Удалить, Заблокировать или Восстановить рабочий процесс .

7. Используйте форму на странице Удаление рабочих процессов, чтобы отключить, повторно включить или удалить рабочие процессы.
   

В форме имеется пять столбцов:

• Рабочего процесса    Имя рабочего процесса.

• Экземпляров    Количество экземпляров рабочего процесса, выполняющегося в данный момент для элементов.

• Позволяют    Параметр, позволяющий рабочему процессу продолжать работать в обычном режиме.

• Нет новых экземпляров    Параметр , который позволяет завершить выполнение любых текущих экземпляров рабочего процесса, но отключает рабочий процесс, делая его недоступным для запуска любых новых экземпляров. (Это действие обратимо . Чтобы повторно включить рабочий процесс позже, вернитесь на эту страницу и выберите Разрешить.)

• Удалить    Параметр, который полностью удаляет рабочий процесс из семейства веб-сайтов. Все запущенные экземпляры немедленно завершаются, и столбец для этого рабочего процесса больше не отображается на странице списка или библиотеки. (Это действие не является обратимым.)

Что дальше?

Если вы внесли какие-либо изменения, запустите тестовый экземпляр рабочего процесса, чтобы дважды проверка последствия изменений.

Дальнейшая настройка

Существует множество способов дальнейшей настройки рабочих процессов, входящих в состав продуктов SharePoint.

Вы даже можете создавать пользовательские рабочие процессы с нуля.

Вы можете использовать любую или все из следующих программ:

• Microsoft SharePoint Designer 2013    Настройка форм, действий и поведения рабочих процессов.

• Microsoft Visual Studio    Создавайте собственные настраиваемые действия рабочего процесса.

Дополнительные сведения см. в справочной системе Microsoft Software Developer Network (MSDN).