Planificarea unei întâlniri în Microsoft Teams

Planificarea unei întâlniri

Există mai multe modalități de a programa o întâlnire în Teams:

• Pentru a programa o întâlnire cu membrii unui chat, deschideți chatul și selectați Mai multe opțiuni în partea de sus a chatului. Apoi selectați Planificați o întâlnire .

• Planificați o întâlnire din Calendarul Teams. Selectați Calendar în Teams și selectați Întâlnire nouă .

Formularul de planificare este locul în care veți da întâlnirii un titlu, veți invita persoane și veți adăuga detalii despre întâlnire. Utilizați Asistentul de programări pentru a găsi o oră potrivită pentru toți.

În Asistentul de programări, puteți vedea fusurile orare, programările și disponibilitatea participanților în diferite intervale orare. Grila Asistent programări va afișa programul fiecărui participant. Zonele umbrite se afișează atunci când participanții sunt ocupați sau au întâlniri provizorii. Zonele fără umbrire se afișează atunci când participanții sunt liberi. 

După ce ați terminat de completat detaliile, selectați Salvare pentru a închide formularul de planificare și a invita participanții la întâlnire.

Adăugarea unui număr de dial-in  

Includeți un număr de dial-in și un ID de conferință, astfel încât participanții să poată apela întâlnirea Teams. Dacă programați întâlnirea din Outlook, numărul de dial-in și ID-ul conferinței apar automat în invitația la întâlnire planificată. Pentru a adăuga aceste detalii atunci când planificați în Teams, consultați Adăugarea unui număr de dial-in pentru o întâlnire în Teams.

Atribuirea categoriilor la o întâlnire

Colorați calendarul cu categorii. La fel ca în Outlook, puteți atribui una sau mai multe categorii fiecărei întâlniri din calendar. Există câteva modalități de a atribui categorii:

1. Faceți clic dreapta pe un eveniment din calendar.

2. Selectați Clasificați .

3. Selectați o culoare.

De asemenea, puteți clasifica o întâlnire atunci când o programați, selectând Categorie în partea de sus a formularului de planificare.

Invitați persoane din afara organizației 

Teams vă permite să invitați persoane din afara organizației, inclusiv pe cele care nu au o licență Teams. Veți avea nevoie de adresa sa completă de e-mail pentru a-l invita.

1. Create o întâlnire sau deschideți una existentă în Calendarul Teams.

2. Introduceți numele în câmpul de Adăugați participanți obligatorii . 

   • Dacă cineva este participant opțional, selectați Opțional în câmpul Adăugați participanții obligatorii și adăugați numele acestora.

3. Tastați adresa completă de e-mail a persoanei (de exemplu: Joe@example.com).

4. Selectați Trimitere sau Trimitere actualizare. Persoana respectivă va primi un mesaj de e-mail cu un link la întâlnire.

Invitați persoane cu un link 

Teams vă permite să invitați persoane la o întâlnire printr-un link de întâlnire. Pentru a partaja acest link:

1. Create o întâlnire sau deschideți una existentă în Calendarul Teams.

2. Linkul întâlnirii va apărea ca URL. Selectați Copiere pentru a copia URL-ul.

Adăugați un co-organizator

După ce ați invitat persoane la întâlnirea dvs., puteți adăuga până la 10 coorgani pentru a vă gestiona întâlnirea. Înainte de a adăuga co-organizatori, asigurați-vă că persoanele pe care doriți să le adăugați sunt adăugate deja ca participanți obligatorii, apoi urmați pașii de mai jos:

1. Create o întâlnire sau deschideți una existentă în Calendarul Teams.

2. Asigurați-vă că persoanele pe care doriți să le adăugați drept coorganinți sunt invitate la întâlnire.

3. Selectați Opțiuni > Mai multe opțiuni.

4. În Roluri , selectați numele acestora din meniul vertical Alegeți coorganizatorii .

5. Selectați Salvați.

Transformați-l într-o întâlnire de canal

1. Selectați Întâlnire nouă .

2. Tastați numele unui canal în câmpul Adăugați un canal .

Canalele nu pot fi editate sau adăugate după trimiterea invitației. Va trebui să trimiteți o nouă invitație cu canalul actualizat.

După ce ați adăugat persoanele dorite, selectați Asistent programare pentru a găsi cea mai bună oră.

Dacă este o întâlnire recurentă, deschideți meniul vertical de lângă Nu se repetă (imediat sub dată). Alegeți cât de des doriți să apară din opțiunile implicite sau selectați Particularizat pentru a vă crea propriul ritm.

Planificarea întâlnirilor într-un calendar de canal 

Dacă nu sunteți familiarizat cu adăugarea unui calendar la un canal, pașii sunt schițați pentru dvs. la Vedeți toate întâlnirile în Teams. După ce ați terminat, aveți câteva modalități de a adăuga evenimente la calendarul partajat.

1. În Teams , selectați echipa în care doriți să programați întâlniri.

2. În colțul din dreapta sus, selectați săgeata verticală de lângă Întâlniți-vă acum . 

3. Selectați Programare întâlnire .

4. Adăugați alți participanți care se află în afara echipei în care ați planificat întâlnirea.

5. Selectați Trimitere.

Atunci când selectați Trimitere, toate persoanele din echipa pentru care ați planificat întâlnirea vor primi o invitație personală.

Dacă ați adăugat invitați și parteneri din afara organizației, aceștia nu vor avea acces la calendarul de canal.

Faceți clic dreapta pentru mai multe opțiuni

Faceți clic dreapta pe un eveniment din calendar pentru:

• Editați  detaliile întâlnirii.

• Discutați pe chat cu participanții în chatul întâlnirii.

• Asociați-vă la online .

• Copiere link .

• Anulați întâlnire dacă sunteți organizator.

• Afișați ca pentru a seta starea care se va reflecta în calendarele participanților în timpul întâlnirii, dacă aceștia se rândesc să accepte întâlnirea.

• Clasificați  întâlnire.

Asocierea la o întâlnire  

Întâlnirile Teams vor afișa un buton de asociere la un eveniment din calendar cu cinci minute înainte de începerea unei întâlniri. După ce cineva se asociază la întâlnire, evenimentul își va schimba culorile pentru a vă anunța că este online.

Selectați Asociere pentru a deschide fereastra cu setările întâlnirii pentru a confirma setările preferate pentru cameră și microfon înainte de a vă asocia la întâlnirea online.