Onde estão armazenados os meus ficheiros Viva Engage?

Ficheiros armazenados no Armazenamento na cloud Viva Engage

Ficheiros armazenados na biblioteca de documentos do SharePoint do grupo

Onde os novos ficheiros são armazenados

Os novos ficheiros são armazenados no armazenamento na nuvem Viva Engage, no grupo no qual o ficheiro é anexado ou carregado. São visíveis a partir da lista ficheiros do grupo.

Os novos ficheiros para Microsoft 365 grupos ligados são armazenados na biblioteca de documentos do SharePoint para a comunidade. Estão visíveis na lista Ficheiros do grupo Viva Engage ou na pasta Aplicações/Viva Engage na biblioteca de documentos do SharePoint da comunidade.

Os ficheiros guardados no Viva Engage antes de a sua organização obter a nova funcionalidade permanecem no armazenamento na cloud Viva Engage.

Criar um novo ficheiro do Office

Numa lista de ficheiros de grupo no Viva Engage, clique em Novo e selecione Documento do Word, Apresentação do PowerPoint ou Livro do Excel.

Não pode criar novos ficheiros a partir da página Ficheiros . Os ficheiros têm de ser criados noutra localização e, em seguida, carregados para o Viva Engage.

Organizar ficheiros

Os ficheiros de cada grupo são armazenados numa lista. Pode ver todos os documentos, imagens ou vídeos, mas não existem outras formas de ordenar ou reordenar a lista.

No painel de navegação direito, clique na ligação da biblioteca de documentos do SharePoint para o grupo, selecione a pasta Aplicações/Viva Engage e pode ordenar e filtrar a lista de ficheiros.

Os ficheiros podem ser reorganizados em subpastas ou movidos e as ligações do Viva Engage continuarão a funcionar. Esta reorganização só é visível ao aceder à biblioteca de documentos do SharePoint.

Tenha em atenção que quando vê a lista de ficheiros do Viva Engage, a lista indica apenas que o ficheiro está armazenado no SharePoint e não especifica o nome da pasta.

Pré-visualizar um ficheiro

Clique no ficheiro e, em seguida, clique em Clicar aqui para ver este ficheiro.

Clique no ficheiro.

Editar um ficheiro do Viva Engage

Para documentos do Word, Excel e PowerPoint, as alterações têm de ser efetuadas no Office Online. Não pode utilizar as aplicações Word, Excel ou PowerPoint para editar o ficheiro e carregar uma nova versão.

Editar Ficheiro e outras ações estão localizados abaixo da pré-visualização.

Se a opção Editar Ficheiro não for apresentada, significa que o documento foi tornado só de leitura porque estão a ser guardados novos documentos no SharePoint. Para editá-lo, terá de transferi-lo e carregá-lo novamente. Para obter mais informações, consulte Editar um ficheiro atualizado anteriormente quando o grupo ligado Viva Engage armazena ficheiros no SharePoint

Para documentos do Word, Excel e PowerPoint, as alterações podem ser efetuadas no Office Online ou na aplicação. As revisões são controladas na biblioteca de documentos do SharePoint.

Editar Documento e outras ações estão localizadas acima da pré-visualização.

Quem pode aceder aos ficheiros

Os direitos de acesso são determinados pela comunidade em que o ficheiro se encontra. Qualquer pessoa pode ver e editar ficheiros em comunidades públicas. Apenas os membros podem ver e editar ficheiros em comunidades privadas. Os destinatários de mensagens privadas com ficheiros anexados podem ver esses ficheiros.

Os direitos de acesso iniciais são determinados pela comunidade na qual o ficheiro é guardado, mas os administradores do SharePoint podem alterar os direitos de acesso de ficheiros individuais.

Como os convidados acedem a ficheiros

Qualquer utilizador ou convidado de dentro ou fora da sua organização pode anexar um ficheiro numa comunidade da qual seja membro e ler e modificar ficheiros na comunidade.

O acesso de convidado a ficheiros depende do tipo de convidado:

Os convidados ao nível da rede não têm acesso predefinido para ver ficheiros Viva Engage guardados no SharePoint.

• Se quiser que possam pedir acesso para ver ficheiros específicos, estes têm de ser adicionados como convidado do Azure B2B no inquilino Microsoft 365. Para obter mais informações, veja Documentação do Azure Active Directory B2B.

• Os convidados ao nível da rede que são convidados do Azure B2B e membros da comunidade podem ver, carregar e editar a partir da biblioteca de documentos do SPO. Não poderão fazê-lo a partir do Viva Engage.

• Se quiser que possam carregar ficheiros para uma comunidade específica a partir do SharePoint ou que tenham acesso predefinido a ficheiros carregados para o SharePoint, adicione-os como membro da comunidade no SharePoint.

• Os convidados ao nível da conversação não têm acesso predefinido a quaisquer ficheiros guardados no SharePoint. Se quiser que possam pedir acesso a ficheiros específicos na conversação, adicione-os como convidado do Azure B2B no inquilino Microsoft 365. Não podem carregar ficheiros.

• Os convidados externos só podem ser membros de grupos externos. Os grupos externos só armazenam ficheiros no Viva Engage.

Impedir que outras pessoas façam alterações

Os administradores da comunidade ou os proprietários de ficheiros podem marcar uma versão de um ficheiro como a versão oficial. Isto impede que outras pessoas o editem.

No SharePoint, qualquer membro da comunidade pode dar saída do ficheiro, o que impede que outras pessoas o editem. Os administradores do SharePoint também podem alterar as permissões num ficheiro individual.

Controlar revisões

Controlar e ver revisões na página de ficheiros no Viva Engage.

As versões antigas não podem ser eliminadas.

Veja o histórico de revisões e as versões anteriores da biblioteca de documentos do SharePoint.

Estão incluídos mais detalhes de alterações no histórico de alterações e as versões mais antigas podem ser eliminadas.

Marcar como oficial

Os administradores da comunidade ou os proprietários de ficheiros podem marcar uma versão de um ficheiro como a versão oficial. Isto impede que outras pessoas o editem e o ficheiro é apresentado com uma estrela amarela na lista Ficheiro.

Não é possível marcar uma versão específica de um ficheiro como oficial.

Pesquisa

A pesquisa Viva Engage inclui os primeiros 5000 carateres da versão mais recente do .docx, .pptx e .pdf formatar ficheiros, bem como metadados como título e autor.

A pesquisa Viva Engage procura apenas o título e o autor. Se precisar de fazer uma pesquisa de conteúdos do Viva Engage files no SharePoint, terá de fazer a pesquisa a partir da biblioteca de documentos do SharePoint.