Create Content Organizer rules to route documents
Applies ToSharePoint Server 2016 SharePoint Server 2013 SharePoint Server 2013 Enterprise SharePoint u sustavu Microsoft 365 SharePoint Server 2010

Da biste odredili kako usmjeravati dokument, organizator sadržaja koristi pravila koja stvarate. Pravila se temelje na kombinaciji vrsta sadržaja i metapodataka.

U ovom se članku opisuje kako stvoriti pravila za organiziranje i usmjeravanje dokumenata ili zapisa. Bilo koje web-mjesto sustava SharePoint Enterprise moguće je omogućiti za usmjeravanje dokumenata.

Važno: Najprije morate omogućiti značajku organizatora sadržaja i konfigurirati organizatoru da usmjerava zapise. Dodatne informacije o konfiguriranju organizatora sadržaja potražite u članku Konfiguriranje organizatora sadržaja za usmjeravanje dokumenata.

Sadržaj članka

Prije stvaranja pravila: prvi koraci

Prije stvaranja pravila za dokumente o usmjeravanju morate slijediti nekoliko važnih koraka.

  1. Aktivacija značajke organizatora sadržaja.

  2. Stvorite biblioteke i mape na koje želite usmjeriti dokumente. Možda želite stvoriti mape za svaku vrstu dokumenta koju usmjeravate. Primjerice, stvorite biblioteku samo za zapise e-pošte ili proračunske tablice programa Excel. Upute za stvaranje biblioteka potražite u članku Stvaranje biblioteke dokumenata u sustavu SharePoint.

  3. Vrste sadržaja moraju biti povezane s dokumentima koji se moraju usmjeravati. U njima vrsta sadržaja može biti dio kriterija koji određuju konačno mjesto na kojem je dokument spremljen.

Vrh stranice

Razumijevanje načina preusmjeravanja dokumenata

Dokumente možete usmjeravati u biblioteku ili mapu na web-mjestu centra za zapise ili bilo kojoj drugoj vrsti web-mjesta sustava SharePoint. Biblioteka za ispuštanje koja se automatski stvara prilikom aktivacije značajke organizatora sadržaja služi kao zadano mjesto. Postupak usmjeravanja dokumenta sastavljen je od nekoliko elemenata:

  • Ciljne biblioteke i mape    Upravitelji sadržaja ili menadžeri zapisa ručno stvaraju biblioteke i mape u kojima se dokumenti moraju usmjeravati, a te biblioteke određuju kao ciljne biblioteke.

  • Vrste sadržaja web-mjesta    Svaki dokument mora imati vrstu sadržaja, a korisnici mogu ručno dodati odgovarajuće vrste sadržaja web-mjesta da bi ciljali biblioteke.

  • Biblioteka za ispuštanje    Dokumenti koji se ne podudaraju s pravilom ili koje nedostaju obavezni metapodaci šalju se u biblioteku za ispuštanje da bi korisnici mogli unositi potrebne metapodatke. Možete i konfigurirati organizator sadržaja da bi se svi preneseni dokumenti privremeno usmjerili na biblioteku za ispuštanje.

    Napomena: Biblioteka za ispuštanje namijenjena je kao "ulov-sve" za te stavke koje ne odgovaraju bilo kojem pravilu. Dizajniran je kao privremeno mjesto, a ne kao trajno web-mjesto za suradnju.

  • Popis pravila dokumenta    Ovo je zbirka svih pravila proizvodnog postupka. Upravitelji sadržaja ili menadžeri zapisa posjećuju ovaj popis radi stvaranja, upravljanje i prikaz pravila usmjeravanja.

Sljedeći dijagram prikazuje kako se dokumenti i poruke e-pošte usmjeravaju na temelju određenih kriterija sastanka i kako se dokumenti koji nedostaju podaci vraćaju u biblioteku za ispuštanje.

Usmjeravanje dokumenata pomoću organizatora sadržaja Prikazat će se nekoliko izvora i prikazat će se dokumenti s metapodacima koji nedostaju i vraćaju se u biblioteku za ispuštanje.

Vrh stranice

Stvaranje pravila za usmjeravanje dokumenata

Za svaku vrstu zapisa koju dodate na popis usmjerivanje zapisa navedite naslov i opis zapisa. Navedite i mjesto na web-mjestu na kojem je zapis spremljen. Da biste bili sigurni da su svi relevantni zapisi usmjereni na odgovarajuće mjesto, možete navesti zamjenska imena za vrstu zapisa.

Napomena: Da biste stvorili pravila za usmjeravanje dokumenata, morate imati barem dozvole vlasnika web-mjesta.

  1. Idite na web-mjesto za koje želite stvoriti pravila organizatora sadržaja.

  2. Da biste vidjeli mogućnosti sadržaja web-mjesta na ploči za brzo pokretanje, odaberite više.

  3. U retku izbornika aplikacija odaberite Postavke.

  4. Na stranici Postavke web-mjesta u odjeljku Administracija web-mjesta odaberite Pravila organizatora sadržaja.

  5. Na stranici Pravila organizatora sadržaja u odjeljku kliknite da biste dodali novu stavku, odaberite Dodaj.

  6. U odjeljak pravilo naziva unesite naziv koji opisuje uvjete i akcije pravila.

  7. Da biste u odjeljku status pravila i prioritet primijenili pravilo na ulazni sadržaj, odaberite aktivno. Zatim odaberite prioritet da biste odredili kako će se sadržaj usmjeravati ako se podudara s više pravila organizatora sadržaja.Ako ne želite da se ovo pravilo primjenjuje na dolazni sadržaj, odaberite neaktivno.

  8. U odjeljku vrsta sadržaja slanja povežite pravilo s vrstom sadržaja. Na taj se način prilozi organizatoru sadržaja označavaju s odabranom vrstom sadržaja, a svojstva koja se koriste u uvjetima pravila identificiraju se.

    • Odaberite odgovarajuću grupu sadržaja. Grupa koju odaberete određuje vrste sadržaja koje možete odabrati u sljedećem koraku.

    • Odaberite odgovarajuću vrstu sadržaja.

    • Ako je vrsta sadržaja koju ste odabrali ima drugi naziv na drugom web-mjestu sustava SharePoint, u odjeljku zamjenski naziviodaberite potvrdni okvir. Zatim u polje koje ste unijeli unesite naziv koji se koristi na drugom web-mjestu, a zatim odaberite Dodaj. Nazivi za alternativne vrste sadržaja prikazuju se na popisu ispod.

  9. U odjeljku uvjeti odaberite uvjete koje svojstva slanja moraju ispuniti za pravilo. Primjerice, možda želite da se pravilo primjenjuje na sve dokumente koji imaju riječ "proračun" u naslovu. Da biste dodali više uvjeta, odaberite vezu Dodaj neku drugu uvjet .

    Napomena: Svojstva dostupna na padajućem popisu svojstava razlikuju se prema vrsti sadržaja koju ste odabrali u šestom koraku.

  10. U odjeljku odredišno mjesto unesite ili pronađite mjesto za postavljanje sadržaja koji odgovara pravilu. Da biste grupirali slične dokumente zajedno u mapama, odaberite potvrdni okvir automatski stvori mapu . Ako, primjerice, imate svojstvo koje sadrži popis svih dokumenata za projekte u vašoj tvrtki ili ustanovi, možete prisiliti organizatora sadržaja da stvori zasebnu mapu za svaki projekt.

    Napomena: Pravila organizatora sadržaja namijenjena su za usmjeravanje dokumenata na različita mjesta. Ne podržavamo korištenje pravila za ponovnu objavu datoteka na isto mjesto tijekom suradnje.

Vrh stranice

Potrebna vam je dodatna pomoć?

Želite dodatne mogućnosti?

Istražite pogodnosti pretplate, pregledajte tečajeve za obuku, saznajte kako zaštititi uređaj i još mnogo toga.

Zajednice vam pomažu da postavljate pitanja i odgovarate na njih, pošaljete povratne informacije i čujete se sa stručnjacima s bogatim znanjem.