Organizator sadržaja značajka je sustava SharePoint koja može automatski upravljati nekim važnim zadacima biblioteke. Na taj se način ne štedi samo vrijeme, nego se i biblioteka dokumenata održava dosljednom.
Funkcije organizatora sadržaja
Organizator sadržaja može automatski izvršavati sljedeće zadatke:
-
Usmjeravanje dokumenata u različite biblioteke ili mape Organizator sadržaja djeluje kao čuvar dokumenata. Svaki put kada se dokument prenese, organizator sadržaja koristi pravila koja ste stvorili za utvrđivanje mjesta na koje će se dokument premjestiti. Potom dokument usmjerava u odgovarajuću biblioteku ili mapu koja se može nalaziti u nekoj drugoj zbirci web-mjesta. Pravila mogu biti utemeljena na kombinaciji vrsta sadržaja i metapodataka.
-
Prijenos svih dokumenata u biblioteku za ispuštanje Organizator sadržaja možete konfigurirati tako da sve prenesene dokumente smješta u biblioteku za predaju u koju je moguće unositi metapodatke i dovršiti proces slanja.
-
Upravljanje veličinom mape Organizator sadržaja možete konfigurirati tako da nadzire broj stavki u mapama da nijedan ne sadrži više stavki no što je navedeno. Po zadanome može ih biti najviše 2500, a kada broj stavki pređe taj broj, organizator sadržaja automatski će stvoriti novu mapu te u nju smještati dokumente. Možete navesti dopušteni broj stavki u jednoj mapi.
-
Upravljanje duplim poslanih stavkama Kada se dokument prenese koji već postoji u biblioteci, organizator sadržaja može koristiti SharePoint ili promijeniti naziv datoteke dodavanjem jedinstvenih znakova. na taj će se način sačuvati i postojeći dokument i duplikat.
-
Upravljanje zapisnicima nadzora Organizator sadržaja može čuvati zapisnike nadzora o dokumentu pohranjene uz dokument nakon usmjeravanja.
Aktiviranje značajke organizator sadržaja na web-mjestu
Morate imati barem dozvole vlasnika web-mjesta i moraju biti omogućene značajke objavljivanja.
Aktiviranje značajke organizator sadržaja na web-mjestu
-
Dođite do web-mjesta koju želite konfigurirati.
-
Kliknite Postavke
Da biste SharePoint, kliknite Postavke
-
Na stranici Postavke web-mjesta u grupi Akcije web-mjesta kliknite Upravljanje značajkama web-mjesta.
-
Uz naziv značajke organizator sadržaja kliknite Aktivacija. Kada je značajka aktivirana, riječ Aktivan pojavit će se u stupcu Status.
Konfiguriranje organizatora sadržaja za usmjeravanje dokumenata
Napomena: Da biste mogli konfigurirati organizator sadržaja, morate imati barem dozvole vlasnika web-mjesta.
-
Otiđite na web-mjesto za koje želite konfigurirati organizator sadržaja da automatski usmjerava dokumente na navedena mjesta.
-
Kliknite Postavke
Da biste SharePoint, kliknite Postavke
-
U grupi Administracija web-mjesta odaberite Postavke organizatora sadržaja.
Napomena: Veza na postavke organizatora sadržaja pojavljuje se samo ako je značajka aktivirana za to web-mjesto.
-
U odjeljku Preusmjeravanje korisnika u biblioteku za predaju potvrdite okvir da biste nametnuli korištenje organizatora sadržaja. Na taj se način korisnici automatski preusmjeravaju u biblioteku sa predaju kada pokušaju prenijeti dokument.
-
U odjeljku Slanje na drugo web-mjesto potvrdite okvir ako želite dopustiti pravila za usmjeravanje dokumenata na neko drugo web-mjesto.
-
U odjeljku Particioniranje mapa potvrdite okvir Stvori podmape kada ciljno mjesto ima previše stavki da biste automatski stvorili podmape nakon što mjesto premaši određeni broj stavki.
-
U okvir Broj stavki u jednoj mapi upišite broj dokumenata koje je moguće pohraniti u mapu prije stvaranje nove.
-
U okviru Oblik naziva mape navedite konvencije imenovanja novostvorenih mapa.
-
-
U odjeljku Duplikati poslanih stavki odaberite želite li da duplikati koriste značajku rada s verzijama ili da uvijek sadrže jedinstvene znakove dodane u naziv datoteke stavke.
-
U odjeljku Očuvanje konteksta potvrdite okvir ako zapisnike nadzora ili metapodatke želite spremiti kao unos nadzora za poslanu stavku ili dokument
-
U odjeljku Upravitelji pravila unesite korisnička imena koja su upravitelji pravilima u tvrtki ili ustanovi. Upravitelji pravila moraju imati dozvole za upravljanje web-mjestom da bi pristupili stranici s postavkama pravila organizatora sadržaja. Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje pravila organizatora sadržaja za usmjeravanje dokumenata.
-
Potvrdite odgovarajuće okvire ako želite da se poruke e-pošte automatski šalju upraviteljima pravila. Organizator sadržaja može poslati poruku kada preneseni sadržaj ne odgovara pravilu ili kada se sadržaj pošalje organizatoru sadržaja.
Napomena: E-poštu mora konfigurirati vaš SharePoint ili mrežni administrator da bi poslužitelj ili servis bili omogućeni.
-
U odjeljak Točke slanja unesite podatke o drugim web-mjestima ili softveru za razmjenu poruka koji mogu sadržaj slati na trenutno web-mjesto.
Savjet: U ovom je odjeljku naveden URL web-servisa koji šalje sadržaj na web-mjesto za slučaj da želite stvoriti tijek rada ili prilagođeno rješenje radi slanja dokumenata iz sustava za e-poštu.
