ما هو الحفظ التلقائي؟

يمكنك استعادة الإصدار السابق من الملف باستخدام "محفوظات الإصدارات". 

عند فتح ملف وإجراء تغييراتك الأولى، يحفظ خيار «حفظ تلقائي» تلك التغييرات ويضاف إصدار جديد من الملف إلى محفوظات الإصدار. بعد ذلك على الرغم من أن «حفظ تلقائي» يحفظ تغييراتك إلى الملف بشكل منتظم، تتم إضافة إصدارات جديدة فقط إلى محفوظات الإصدارات بشكل دوري (حوالي كل 10 دقائق) للفترة المتبقية من جلسة التحرير الخاصة بك.

إذا كنت مالك الملف، يمكنك تعيين الملف لفتح دائم للقراءة فقط. عندما يفتح الأشخاص ملفاً باستخدام هذا الإعداد، فلن يتمكنوا من حفظ عمليات التحرير التي أجريتها على الملف، إلا إذا قاموا بالتحرير بشكل خاص. لتشغيل هذا الإعداد لملف، انتقل إلى ملف > المعلومات > حماية المستند > فتح دائم للقراءة فقط. لإيقاف تشغيله مرة أخرى لاحقاً، ما عليك سوى تكرار هذه العملية.

هناك طرق أخرى للمساعدة على حماية الملف من أن يتم تحريره. إذا كان الملف موجوداً في OneDrive، يمكنك تغيير الأذونات للملف. إذا كان الملف موجوداً في SharePoint، يمكنك إعداد مكتبة للمطالبة بالسحب.

هل تستخدم الخيار "حفظ باسم" كثيراً؟ اعتاد العديد من الأشخاص على العمل في ملف، ثم استخدام ملف > حفظ باسم للاحتفاظ بالتغييرات في النسخة وليس الملف الأصلي. ومع ذلك، عند تشغيل ميزة "الحفظ التلقائي"، يتم حفظ التغييرات باستمرار بالملف الأصلي. ولذلك نوصي باستخدام ملف > حفظ نسخة قبل إجراء أي تغييرات إذا كنت تريد تطبيق التغييرات على النسخة وليس النسخة الأصلية.

تظهر ميزة "الحفظ التلقائي" في الزاوية العلوية اليمنى في شريط العنوان، إذا كنت مشتركاً في Microsoft 365 ولديك الإصدارات الأخيرة من Excel وWord وPowerPoint لنظام التشغيل Windows مثبتة. الرجاء ملاحظة أنه إذا كان لديك حساب عمل أو مؤسسة تعليمية، يمكن للمسؤول لديك التحكم في إصدار Office الذي يمكنك تثبيته، وقد لا يكون ذلك هو الإصدار الأخير. الاطلاع على متى يمكنني الحصول على أحدث الميزات في Microsoft 365؟.

إذا لم تكن أحد المشتركين، فلا تقلق. لا يزال هناك "الاسترداد التلقائي". تساعد الميزة "الاسترداد التلقائي" على حماية الملفات في حالة حدوث عطل. إذا قمت بإعادة فتح الملف بعد حدوث عطل، فسيظهر إصدار من الملف مع أحدث التغييرات في جزء "استرداد المستند". لمزيد من المعلومات حول كيفية تشغيله، راجع المساعدة على حماية ملفاتك في حال حدوث عطل.

وبالطبع يمكنك دائماً الحفظ يدوياً بالطريقة المعتادة، إما بالضغط على CTRL + S، أو النقر فوق الزر حفظ ، أو الانتقال إلى ملف > حفظ.

يتم تمكين الميزة "حفظ تلقائي" عند استخدام ملف محفوظ على OneDrive أو OneDrive for Business أو SharePoint Online. إذا تم حفظ الملف في موقع آخر (أو إذا لم يتم حفظه على الإطلاق)، فسيتم تعطيل ميزة "الحفظ التلقائي". هذا يحدث إذا كان الملف الخاص بك موجوداً في موقع SharePoint محلي أو خادم ملفات، في بعض خدمات التخزين السحابية الأخرى أو تم حفظه على مسار محلي مثل \:C.

هناك أسباب أخرى أيضاً لتعطيل الميزة "حفظ تلقائي". فيما يلي بعض الأسباب الشائعة لحدوث التعطيل:

• كان الملف بتنسيق قديم مثل .xls أو .ppt أو .doc.

• يوجد الملف في مجلد OneDrive محلي وتوقف تشغيل مزامنة OneDrive مؤقتاً.

• تتم مزامنة الملف الخاص بك باستخدام إصدار قديم لـ تطبيق مزامنة OneDrive. للحصول على مزيد من المعلومات حول تحديث OneDrive، اطلع على مزامنة الملفات باستخدام OneDrive في Windows‏.

• تم تضمين الملف الخاص بك داخل ملف Office آخر.

• العرض التقديمي الخاص بك في وضع عرض الشرائح.

إذا كنت تستخدم Excel، وحاولت القيام بما ورد أعلاه، فقد تحتاج إلى ملف يحتوي على ميزات غير مدعمة بواسطة الحفظ التلقائي. قم بتنفيذ إجراء واحد أو أكثر من الإجراءات التالية للتمكين:

• قم بإيقاف تشغيل ميزة "المصنف المشترك". تُعد هذه الميزة طريقة قديمة للمشاركة. وتتضمن العديد من القيود وقد تم استبدالها بميزة التأليف المشترك.

• إذا كان ذلك ممكناً، فقم بإزالة تشفير كلمة المرور من الملف: انتقل إلى ملف > معلومات > حماية المصنف. ثم احذف كلمة المرور وانقر فوق موافق.

• إذا كان ذلك ممكناً، فقم بإزالة الوصول المقيد: انتقل إلى ملف > معلومات > حماية المصنف > تقييد الوصول ثم انقر فوق إلغاء تقييد الوصول.

• عند فتح لقطة مصنف من SharePoint، فاختر فتح الملف بدلاً من اللقطة.

• قم بإيقاف تشغيل إعداد تحديث البيانات عند فتح ملف في جميع الجداول وجداول PivotTable في الملف. حدد الجدول أو PivotTable، ثم انتقل إلى تصميم أدوات الجدول > تحديث > خصائص الاتصال. بعد ذلك، قم بإلغاء تحديد تحديث البيانات عند فتح ملف.

• قم بإلغاء تنشيط وظيفة إضافية تتسبب في تعطيل الحفظ التلقائي. حدد ملف > خيارات > الوظائف الإضافية > الوظائف الإضافية في Excel‏ > انتقال وقم بإلغاء تحديد خانة الاختيار للوظيفة الإضافية.

بينما الطريقة الأسهل هي إيقاف تشغيل ميزة الحفظ التلقائي قبل إجراء التغييرات. إذا كانت التغييرات مؤقتة ولا يتم حفظها، فأغلق الملف. بعد ذلك، انقر فوق لا عندما تتم مطالبتك بالحفظ. إذا قررت أنك تريد حفظ التغييرات، ما عليك سوى تشغيل ميزة "الحفظ التلقائي" مرة أخرى.

إذا كنت لا تريد الحفظ باستمرار ولا تريد إظهار التغييرات، فيمكنك إيقاف ميزة "الحفظ التلقائي". بعد ذلك، عندما تصبح جاهزاً، انقر فوق حفظ (أو اضغط على CTRL+S) لحفظ التغييرات وإظهارها إلى أي أشخاص آخرين يعملون على الملف. (أو يمكنك أيضاً تشغيل الحفظ التلقائي مرة أخرى لحفظ التغييرات ومشاركتها.)

الإعداد الافتراضي لميزة "الحفظ التلقائي" هو أن يكون دائماً قيد التشغيل للملفات الموجودة على Microsoft Cloud. ومع ذلك، إذا قمت بـ إيقاف تشغيل "الحفظ التلقائي" لملف فردي، فسيتذكر البرنامج وسيحفظه في كل مرة تقوم فيها بإعادة فتح هذا الملف. إذا قمت بإعادة التشغيل من أجل ملف، فسيتذكر بتشغيل الملف.

عند إيقاف تشغيل "الحفظ التلقائي"، سيظل "الاسترداد التلقائي" يعمل في حالة تعطل النظام أثناء فتح الملف. 

إذا قمت بـ إيقاف تشغيل ميزة الحفظ التلقائي لملف فردي، فسيتذكر البرنامج إيقاف تشغيله في كل مرة تقوم فيها بإعادة فتح هذا الملف. إذا قمت بإعادة التشغيل من أجل ملف فردي، فسيتذكر بتشغيل هذا الملف.

إذا كنت تريد إيقاف تشغيل ميزة "الحفظ التلقائي" بشكل افتراضي لجميع الملفات، فانتقل إلى ملف > خيارات > حفظ وقم بإلغاء تحديد المربع الموجود بجانب حفظ ملفات OneDrive وSharePoint Online تلقائياً بشكل افتراضي في <تطبيق>.

أعد تشغيل Word (أو أي تطبيق تتواجد فيه) وسيدخل التغيير حيز التنفيذ.