إنشاء قواعد منظم المحتوى لتوجيه المستندات

في هذا المقال

• قبل إنشاء القواعد: الخطوات الاولي

• فهم كيفيه توجيه المستندات

• إنشاء قواعد لتوجيه المستندات

قبل إنشاء القواعد: الخطوات الاولي

قبل إنشاء قواعد لتوجيه المستندات ، يجب اتباع خطوات متعددة هامه.

1. تنشيط ميزه "منظم المحتوي".

2. أنشئ المكتبات والمجلدات التي تريد توجيه المستندات اليها. قد تحتاج إلى إنشاء مجلدات لكل نوع من أنواع المستندات التي تقوم بتوجيهها. علي سبيل المثال ، يمكنك إنشاء مكتبه لسجلات البريد الكتروني أو جداول بيانات Excel فقط. للتعرف علي كيفيه إنشاء المكتبات ، راجع إنشاء مكتبه مستندات في SharePoint.

3. يجب ان تكون أنواع المحتويات مقترنة بالمستندات التي يجب توجيهها. يمكن ان يكون نوع المحتوي جزءا من المعايير التي تحدد الموقع النهائي حيث تم تخزين المستند.

أعلى الصفحة

فهم كيفيه توجيه المستندات

يمكنك توجيه المستندات إلى مكتبه أو مجلد في موقع "مركز السجلات" أو اي نوع آخر من مواقع SharePoint. يتم تشغيل مكتبه التوجيه التلقائي ، التي يتم إنشاؤها علي الفور عند تنشيط ميزه "منظم المحتوي" ، كالموقع الافتراضي. تتكون عمليه توجيه المستند من عده عناصر:

• المكتبات والمجلدات الهدف    يقوم مديرو مشرفين علي المحتوي أو السجلات بإنشاء المكتبات والمجلدات يدويا حيث يجب توجيه المستندات ، وتعيين هذه المكتبات كالمكتبات الهدف.

• أنواع محتويات الموقع    يجب ان يتوفر لكل مستند نوع محتوي ، ويمكن للمستخدمين أضافه أنواع محتويات الموقع المناسبة يدويا إلى المكتبات الهدف.

• مكتبه التوجيه التلقائي    يتم إرسال المستندات التي لا تتطابق مع اي قاعده أو بيانات تعريف مطلوبه إلى مكتبه التوجيه التلقائي لتمكين المستخدمين من إدخال بيانات التعريف المطلوبة. أو يمكنك تكوين منظم المحتوي بحيث يتم توجيه كل المستندات التي تم تحميلها مؤقتا إلى مكتبه التوجيه التلقائي.

  ملاحظة: ان مكتبه التوجيه التلقائي مخصصه باعتبارها "التقاط-الكل" لهذه العناصر غير المتطابقة مع اي قاعده. تم تصميمه كموقع مؤقت ، وليس كموقع تعاون دائم.

• قائمه قواعد المستندات    هذه مجموعه من كل قواعد التوجيه. مشرفين علي المحتوي أو مدير السجلات بزيارة هذه القائمة لإنشاء قواعد التوجيه وأدارتها وعرضها.

يظهر الرسم التخطيطي التالي كيفيه توجيه المستندات ورسائل البريد الكتروني بالاستناد إلى المعايير الخاصة بالاجتماع ، وكيفيه إرجاع المستندات التي لا تحتوي علي معلومات إلى مكتبه التوجيه التلقائي.

أعلى الصفحة

إنشاء قواعد لتوجيه المستندات

بالنسبة لكل نوع سجل تقوم بإضافته إلى قائمه توجيه السجلات ، يمكنك تحديد عنوان ووصف للسجل. يمكنك أيضا تحديد الموقع في الموقع حيث تم تخزين السجل. للتاكد من توجيه كل السجلات ذات الصلة إلى الموقع المناسب ، يمكنك تحديد أسماء بديله لنوع السجل.

1. انتقل إلى الموقع الذي تريد إنشاء قواعد منظم المحتوي له.

2. علي لوحه "التشغيل السريع" ، للاطلاع علي خيارات محتويات الموقع ، حدد المزيد.

3. من سطر القائمة التطبيقات ، حدد إعدادات.

4. في الصفحة " إعدادات الموقع " ، ضمن المقطع أداره الموقع ، حدد قواعد منظم المحتوي.

5. في الصفحة قواعد منظم المحتوي ، ضمن انقر لأضافه عنصر جديد، حدد أضافه.

6. في المقطع اسمالقاعدة ، ادخل اسما يصف شروط القاعدة وإجراءاتها.

7. في المقطع حاله القاعدة والاولويه ، لتطبيق القاعدة علي المحتوي الوارد ، حدد نشط. بعد ذلك ، حدد اولويه لتحديد كيفيه توجيه المحتوي لكي يطابق أكثر من قاعده منظم محتوي واحده.
   إذا كنت لا تريد تطبيق هذه القاعدة علي المحتوي الوارد ، فحدد غير نشط.

8. في المقطع نوع المحتوي الخاص بالإرسال ، يمكنك اقران القاعدة بنوع المحتوي. بالقيام بذلك ، تتم تسميه الإرسالات إلى منظم المحتوي بنوع المحتوي المحدد ، ويتم تعريف الخصائص المستخدمة في شروط القاعدة.

   • حدد مجموعه المحتويات المناسبة. تحدد المجموعة التي تحددها أنواع المحتويات التي يمكنك الاختيار من بينها في الخطوة التالية.

   • حدد نوع المحتوي المناسب.

   • إذا كان نوع المحتوي الذي حددته يحتوي علي اسم مختلف في موقع SharePoint آخر ، ضمن الأسماء البديلة، حدد خانه الاختيار. ثم في الحقل المقدم ، ادخل الاسم المستخدم علي الموقع الآخر ، وحدد أضافه. تظهر أسماء لأنواع المحتويات البديلة في القائمة الموجودة أسفل.

9. في المقطع الشروط ، حدد الشروط التي يجب ان تفي بها خصائص الإرسال للقاعدة. علي سبيل المثال ، قد ترغب في تطبيق القاعدة علي كل المستندات التي تحتوي علي الكلمة "موازنة" في العنوان. لأضافه المزيد من الشروط ، حدد الارتباط أضافه شرط آخر .

   ملاحظة: تختلف الخصائص المتوفرة من القائمة المنسدلة للخاصية وفقا لنوع المحتوي الذي حددته في الخطوة 6.

10. في المقطع الموقع الهدف ، ادخل الموقع أو استعرض وصولا اليه لوضع المحتوي الذي يتطابق مع القاعدة. لتجميع مستندات مماثله معا في مجلدات ، حدد خانه الاختيار إنشاء مجلد تلقائيا . علي سبيل المثال ، إذا كانت لديك خاصيه تسرد كل المستندات الخاصة بالمشاريع في مؤسستك ، فيمكنك إجبار منظم المحتوي علي إنشاء مجلد منفصل لكل مشروع.

    ملاحظة: تهدف قواعد منظم المحتوي إلى توجيه المستندات إلى مواقع مختلفه. لا ندعم استخدام القواعد لأعاده نشر الملفات إلى الموقع نفسه اثناء التعاون.

أعلى الصفحة