تكوين منظم المحتوى لتوجيه المستندات

ما المهام التي يمكن لمنظم المحتوى تنفيذها؟

بإمكان "منظم المحتوى" تنفيذ المهام التالية بشكل تلقائي:

• توجيه المستندات إلى مكتبات أو مجلدات مختلفة    في الواقع، يعمل منظم المحتوى كحارس بوابة للمستندات. في كل مرة يتم فيها تحميل مستند، يستخدم منظم المحتوى القواعد التي قمت بإنشائها لتحديد مكان نقل المستند. بعد ذلك، يقوم بتوجيه المستند إلى المكتبة أو المجلد الصحيح، والذي يمكن أن يكون موجودا في مجموعة مواقع مشتركة مختلفة. يمكن أن تستند القواعد إلى مجموعة من أنواع المحتوى وبيانات التعريف.

• تحميل جميع المستندات إلى مكتبة Drop Off    يمكنك تكوين "منظم المحتوى" لوضع كل المستندات المحمّلة في مكتبة توجيه تلقائي، حيث يمكن إدخال بيانات التعريف وإكمال عملية إرسال.

• إدارة حجم المجلد    يمكنك تكوين منظم المحتوى لمراقبة عدد العناصر في المجلدات، والتأكد من عدم وجود مجلد يحتوي على أكثر من عدد محدد من العناصر. بشكل افتراضي، يكون هذا الحد 2500 عنصر، وعند وصول رقم العنصر 2501، يقوم منظم المحتوى تلقائيا بإنشاء مجلد جديد ووضع المستند فيه. يمكنك تحديد عدد العناصر التي يسمح بها Content Organizer في مجلد واحد.

• إدارة عمليات الإرسال المكررة    عند تحميل مستند موجود بالفعل في المكتبة، يمكنك أن يكون منظم المحتوى إما يستخدم إصدارات SharePoint ، أو تغيير اسم الملف عن طريق إضافة أحرف فريدة. وهذا يتأكد من الاحتفاظ بكل من المستند الموجود والمكرر.

• الاحتفاظ بسجلات التدقيق    يمكن لمنظم المحتوى الاحتفاظ بسجلات التدقيق حول مستند مخزن مع المستند بعد توجيهه.

تنشيط ميزة "منظم المحتوى" على موقع

يجب أن يكون لديك على الأقل أذونات مالك الموقع ويجب تمكين ميزات النشر.

لتنشيط ميزة "منظم المحتوى" لموقع

1. انتقل إلى الموقع المراد تكوينه.

2. انقر فوق إعدادات ثم اختر إعدادات الموقع من القائمة المنسدلة.

   بالنسبة إلى SharePoint ، انقر فوق الإعدادات ، وانقر فوق محتوى الموقع، ثم انقر فوق إعدادات الموقع.

3. في صفحة إعدادات الموقع ، في المجموعة إجراءات الموقع ، انقر فوق إدارة ميزات الموقع.

4. إلى جانب اسم ميزة "منظم المحتوى"، انقر فوق تنشيط. عند تنشيط الميزة، تظهر الكلمة نشطة في عمود الحالة.

   

تكوين منظم المحتوى لتوجيه المستندات

1. انتقل إلى الموقع الذي تريد تكوين "منظم المحتوى" له لتوجيه المستندات تلقائياً إلى مواضع محددة.

2. انقر فوق إعدادات ثم اختر إعدادات الموقع من القائمة المنسدلة.

   بالنسبة إلى SharePoint ، انقر فوق الإعدادات ، وانقر فوق محتوى الموقع، ثم انقر فوق إعدادات الموقع.

3. في المجموعة إدارة الموقع، اختر إعدادات منظم المحتوى.

   ملاحظة: يظهر ارتباط "إعدادات منظم المحتوى" فقط إذا تم تنشيط هذه الميزة للموقع.

4. في المقطع إعادة توجيه المستخدمين إلى مكتبة التوجيه التلقائي، حدد خانة الاختيار لفرض "منظم المحتوى". يؤدي ذلك إلى إعادة توجيه المستخدمين إلى مكتبة التوجيه التلقائي عندما يحاول هؤلاء تحميل مستند.

5. في المقطع إرسال إلى موقع آخر، حدد خانة الاختيار إذا كنت تريد السماح للقواعد بتوجيه المستندات إلى موقع آخر.

6. في المقطع تقسيم المجلدات، حدد خانة الاختيار إنشاء مجلدات فرعية بعد وجود عدد كبير من العناصر في موقع هدف لإنشاء مجلدات فرعية تلقائياً بعد تجاوز أحد المواضع لعدد معين من العناصر.

   • في المربع عدد العناصر في مجلد واحد، اكتب عدد المستندات التي يمكن تخزينها في مجلد قبل إنشاء مجلد جديد.

   • في المربع تنسيق اسم المجلد، حدد اصطلاح التسمية لأي مجلدات جديد تم إنشاؤها.

7. في المقطع عمليات الإرسال المكررة، حدد إن كنت تريد أن تستخدم التكرارات ميزة تعيين الإصدار، أو إن كان يجب أن تتضمّن التكرارات دوماً أحرفاً فريدة ملحقة باسم ملف العنصر.

8. في المقطع الحفاظ على السياق، حدد خانة الاختيار إذا كنت ترغب في حفظ سجلات التدقيق أو بيانات التعريف كإدخال تدقيق في العنصر أو المستند المُرسل.

9. في قسم Rule Managers ، أدخل أسماء المستخدمين الذين هم مديرو قواعد في مؤسستك. يجب أن يكون لدى مديري القواعد أذونات إدارة موقع ويب للوصول إلى صفحة إعداد قواعد منظم المحتوى. لمزيد من المعلومات، راجع إنشاء قواعد منظم المحتوى لتوجيه المستندات.

10. حدد خانات الاختيار الملائمة لكي يتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني تلقائياً إلى مديري القواعد. بإمكان "منظم المحتوى" إرسال رسالة بريد إلكتروني عندما لا تتطابق عملية إرسال مع إحدى القواعد، أو عند إرسال أي محتوى إلى "منظم المحتوى".

    ملاحظة: يجب تكوين البريد الإلكتروني بواسطة SharePoint أو مسؤول الشبكة للخادم أو الخدمة لتمكين خانات الاختيار هذه.

11. في المقطع نقاط الإرسال، أدخل معلومات حول مواقع أو برامج مراسلات بريد إلكتروني أخرى يمكنها إرسال المحتوى إلى الموقع الحالي.

    تلميح: يوفر لك هذا المقطع محدد موقع المعلومات (URL) الخاص بخدمة ويب لإرسال المحتوى إلى الموقع إذا كنت تريد إنشاء سير عمل أو حل مخصص لإرسال المستندات من نظام بريد إلكتروني.