تكوين منظم المحتوى لتوجيه المستندات

ما المهام التي يمكن لمنظم المحتوى تنفيذها؟

بإمكان "منظم المحتوى" تنفيذ المهام التالية بشكل تلقائي:

• توجيه المستندات إلى مكتبات أو مجلدات مختلفة    في الواقع، يعمل "منظم المحتوى" كبوابة للمستندات. في كل مرة يتم فيها تحميل مستند، يستخدم "منظم المحتوى" القواعد التي أنشأتها لتحديد المكان الذي يجب نقل المستند فيه. بعد ذلك، يتم توجيه المستند إلى المكتبة أو المجلد الصحيح، الذي يمكن أن يكون موجودا في مجموعة مواقع مختلفة. يمكن أن تستند القواعد إلى مجموعة من أنواع المحتويات والبيانات التعريفية.

• Upload كافة المستندات إلى مكتبة منسدل    يمكنك تكوين "منظم المحتوى" لوضع كل المستندات المحمّلة في مكتبة توجيه تلقائي، حيث يمكن إدخال بيانات التعريف وإكمال عملية إرسال.

• إدارة حجم المجلد    يمكنك تكوين "منظم المحتوى" لمراقبة عدد العناصر في المجلدات، والتأكد من عدم احتواء أي مجلد على أكثر من عدد محدد من العناصر. بشكل افتراضي، يصل هذا الحد إلى 2500 عنصر، وعند وصول رقم العنصر 2501، ينشئ "منظم المحتوى" تلقائيا مجلدا جديدا ويضع المستند فيه. يمكنك تحديد عدد العناصر التي يسمح بها "منظم المحتوى" في مجلد واحد.

• إدارة عمليات الإرسال المكررة    عند تحميل مستند موجود بالفعل في المكتبة، يمكنك أن يكون "منظم المحتوى" إما SharePoint إصدارات أو تغيير اسم الملف بإضافة أحرف فريدة. من خلال هذا الأمر، يتم الاحتفاظ بكل من المستند الموجود والمستند المكرر.

• الاحتفاظ بسجلات التدقيق    يمكن لمنظم المحتوى الاحتفاظ بسجلات التدقيق حول مستند مخزن مع المستند بعد توجيهه.

تنشيط ميزة "منظم المحتوى" على موقع

يجب أن يكون لديك على الأقل أذونات مالك الموقع ويجب تمكين ميزات النشر.

لتنشيط ميزة "منظم المحتوى" لموقع

1. انتقل إلى الموقع المراد تكوينه.

2. انقر الإعدادات ثم اختر إعدادات الموقع من القائمة المنسدلة.

   بالنسبة SharePoint ، انقر فوق الإعدادات ، وانقر فوق محتوىالموقع، ثم انقر فوق إعدادات الموقع.

3. على صفحة الموقع الإعدادات، في المجموعة إجراءات الموقع، انقر فوق إدارة ميزات الموقع.

4. إلى جانب اسم ميزة "منظم المحتوى"، انقر فوق تنشيط. عند تنشيط الميزة، تظهر الكلمة نشطة في عمود الحالة.

   

تكوين منظم المحتوى لتوجيه المستندات

1. انتقل إلى الموقع الذي تريد تكوين "منظم المحتوى" له لتوجيه المستندات تلقائياً إلى مواضع محددة.

2. انقر الإعدادات ثم اختر إعدادات الموقع من القائمة المنسدلة.

   بالنسبة SharePoint ، انقر فوق الإعدادات ، وانقر فوق محتوىالموقع، ثم انقر فوق إعدادات الموقع.

3. في المجموعة إدارة الموقع، اختر إعدادات منظم المحتوى.

   ملاحظة: يظهر ارتباط "إعدادات منظم المحتوى" فقط إذا تم تنشيط هذه الميزة للموقع.

4. في المقطع إعادة توجيه المستخدمين إلى مكتبة التوجيه التلقائي، حدد خانة الاختيار لفرض "منظم المحتوى". يؤدي ذلك إلى إعادة توجيه المستخدمين إلى مكتبة التوجيه التلقائي عندما يحاول هؤلاء تحميل مستند.

5. في المقطع إرسال إلى موقع آخر، حدد خانة الاختيار إذا كنت تريد السماح للقواعد بتوجيه المستندات إلى موقع آخر.

6. في المقطع تقسيم المجلدات، حدد خانة الاختيار إنشاء مجلدات فرعية بعد وجود عدد كبير من العناصر في موقع هدف لإنشاء مجلدات فرعية تلقائياً بعد تجاوز أحد المواضع لعدد معين من العناصر.

   • في المربع عدد العناصر في مجلد واحد، اكتب عدد المستندات التي يمكن تخزينها في مجلد قبل إنشاء مجلد جديد.

   • في المربع تنسيق اسم المجلد، حدد اصطلاح التسمية لأي مجلدات جديد تم إنشاؤها.

7. في المقطع عمليات الإرسال المكررة، حدد إن كنت تريد أن تستخدم التكرارات ميزة تعيين الإصدار، أو إن كان يجب أن تتضمّن التكرارات دوماً أحرفاً فريدة ملحقة باسم ملف العنصر.

8. في المقطع الحفاظ على السياق، حدد خانة الاختيار إذا كنت ترغب في حفظ سجلات التدقيق أو بيانات التعريف كإدخال تدقيق في العنصر أو المستند المُرسل.

9. في القسم مديرو القواعد، أدخل أسماء المستخدمين الذين هم مديرو القواعد في مؤسستك. يجب أن يكون لدى مديري القواعد أذونات إدارة موقع ويب للوصول إلى صفحة إعداد قواعد "منظم المحتوى". لمزيد من المعلومات، راجع إنشاء قواعد "منظم المحتوى" توجيه المستندات.

10. حدد خانات الاختيار الملائمة لكي يتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني تلقائياً إلى مديري القواعد. بإمكان "منظم المحتوى" إرسال رسالة بريد إلكتروني عندما لا تتطابق عملية إرسال مع إحدى القواعد، أو عند إرسال أي محتوى إلى "منظم المحتوى".

    ملاحظة: يجب تكوين البريد الإلكتروني بواسطة مسؤول SharePoint أو مسؤول الشبكة للخادم أو الخدمة لتمكين خانات الاختيار هذه.

11. في المقطع نقاط الإرسال، أدخل معلومات حول مواقع أو برامج مراسلات بريد إلكتروني أخرى يمكنها إرسال المحتوى إلى الموقع الحالي.

    تلميح: يوفر لك هذا المقطع محدد موقع المعلومات (URL) الخاص بخدمة ويب لإرسال المحتوى إلى الموقع إذا كنت تريد إنشاء سير عمل أو حل مخصص لإرسال المستندات من نظام بريد إلكتروني.