ใช้ Microsoft Viva Insights ใน Outlook

การประชุมมีความสําคัญต่อการทํางานร่วมกันอย่างมีสุขภาพดี แนวทางปฏิบัติในการประชุมที่ดีขึ้นสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทํางาน การแชร์ข้อมูล นวัตกรรม การตัดสินใจ และการเชื่อมต่อระหว่างสมาชิกในทีมได้

ข้อมูลเชิงลึก เตรียมพร้อมสําหรับการประชุมของคุณ จะแสดงรายการการประชุมที่กําลังจะมาถึงที่คุณจัดขึ้นหรือที่คุณได้รับเชิญให้เข้าร่วมในเจ็ดวันปฏิทินถัดไป (รวมถึงวันปัจจุบัน) ข้อมูลเชิงลึกนี้ช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าการประชุมแต่ละรายการพร้อมใช้งานแล้วหรือไม่ เลือก เตรียมพร้อมสําหรับการประชุมของคุณ เพื่อดูข้อมูลเชิงลึกสําหรับแต่ละการประชุมที่กําลังจะมาถึงของคุณ เลือกเพื่อกรองตาม ทั้งหมด จัดระเบียบ หรือ ได้รับเชิญการประชุม

ต่อไปนี้คือสิ่งที่คุณสามารถทําได้ด้วยข้อมูลเชิงลึกนี้:

• ดูผู้เข้าร่วมประชุม: ค้นหาเปอร์เซ็นต์ของผู้ถูกเชิญที่ยอมรับการประชุม และจํานวนผู้ถูกเชิญ เลือกลูกศรลงเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้เข้าร่วมประชุมเหล่านี้

• ดูข้อขัดแย้ง: ดูรายการของการประชุมอื่นๆ ทั้งหมดที่มีข้อขัดแย้งกับการประชุมนี้

• ตอบกลับ (ถ้าคุณเป็นผู้ถูกเชิญ): ตอบกลับใช่หรือไม่ใช่คําเชิญ ถ้าคุณตอบกลับแล้ว การตอบกลับของคุณจะแสดงที่นี่ ถ้าการประชุมถูกกําหนดเวลาไว้นอกเวลาการประชุมทั่วไปของคุณ (เมื่อคุณจัดและเข้าร่วมการประชุมในระหว่างและนอกวันทํางาน) การประชุมจะถูกเน้นด้วยตัวเลือกในการตอบกลับตามนั้น

• ดูสิ่งที่แนบมา: ดูจํานวนสิ่งที่แนบมาที่เกี่ยวข้องกับการประชุมนี้ พร้อมกับชื่อเรื่องและตําแหน่งที่เก็บข้อมูล (ออนไลน์หรือภายในเครื่อง) ถ้าสิ่งที่แนบมาถูกจัดเก็บแบบออนไลน์ ให้ดูรายละเอียดเพิ่มเติมหรือเปิดสิ่งที่แนบมานั้น

• ดูเอกสารที่เกี่ยวข้อง: ดูเอกสารที่อาจช่วยให้คุณเตรียมพร้อมสําหรับการประชุม

• กําหนดว่าการประชุมมีลิงก์ออนไลน์หรือไม่ (ถ้าคุณเป็นผู้จัดการประชุม): ถ้าการประชุมมีลิงก์ออนไลน์ คุณจะสังเกตเห็นว่า ใช่ ที่นี่ หากไม่มี คุณจะสังเกตเห็นว่าไม่

• เวลาเตรียมหนังสือ: จองเวลาเตรียมตัวก่อนการประชุมของคุณ 15 นาทีหรือ 30 นาที เวลาที่จองจะปรากฏบนปฏิทินของคุณและอ้างอิงการประชุมเป็น "เวลาเตรียมการสําหรับ [ชื่อการประชุม]" คุณยังสามารถยกเลิกเวลาเตรียมการประชุมหรือลบออกจากปฏิทินของคุณได้โดยตรง

นําไปใช้กับ: บุคคลที่ลงทะเบียนใน แผนบริการที่เกี่ยวข้อง

ด้วยการติดตามอีเมลและอัตราการเปิดเอกสาร Viva Insights จะบอกคุณว่า:

• มีคนเปิดอีเมลของคุณกี่คน

• เวลาเฉลี่ยที่ผู้คนใช้ในการอ่านอีเมลของคุณ

• จํานวนผู้รับอีเมลที่เปิดเอกสารที่คุณแชร์ในอีเมลเป็นลิงก์หรือเป็นสิ่งที่แนบมา

รับข้อมูลการอ่านเกี่ยวกับอีเมลที่ส่งของคุณ:

1. ถ้าบานหน้าต่าง Viva Insights ยังไม่ได้เปิด ให้เลือกไอคอน Viva Insights ใน Ribbon หน้าแรกของ Outlook เพื่อเปิดบานหน้าต่าง หากคุณได้รับข้อความ "ยินดีต้อนรับ!" ให้เลือก เริ่มต้นใช้งาน

2. เลือกหนึ่งรายการ ดังนี้:

   1. อัตราการเปิดอีเมลในบริบท – แสดงสถิติการอ่านสําหรับอีเมลที่ส่งซึ่งคุณกําลังเปิดอยู่ใน Outlook นอกจากนี้ยังให้อัตราการเปิดสําหรับเอกสารที่ลิงก์หรือแนบที่เก็บไว้ใน OneDrive for Business หรือใน SharePoint

      หมายเหตุ: ในบางกรณี อัตราการเปิดเอกสารอาจสูงกว่าอัตราการเปิดอีเมล ซึ่งอาจเกิดขึ้นได้เมื่อผู้รับเปิดเอกสารผ่านแหล่งข้อมูลอื่นที่ไม่ใช่อีเมลที่แชร์เอกสารนั้น

   2. ติดตามอัตราการเปิดอีเมล – แสดงสถิติการอ่านสําหรับอีเมลที่ส่งทั้งหมด

ตัวเลือกทั้งสองนี้จะแสดงบรรทัดชื่อเรื่องของอีเมลและสรุปอัตราการเปิด อัตราการเปิด (บางครั้งแสดงเป็นเปอร์เซ็นต์) และจํานวนการส่งต่อ

เวลาในการจองเพื่อโฟกัสสามารถช่วยคุณปกป้องเวลาสําหรับการทํางานที่โฟกัสและยังช่วยลดการแจ้งเตือน (และทําให้รบกวน) โดยการแชทและการโทรของ Teams ในช่วงเวลาโฟกัสของคุณ

1. ในบานหน้าต่าง add-in Viva Insights ให้เลือก เวลาในหนังสือ ที่จะโฟกัส ข้อมูลเชิงลึกนี้จะปรากฏขึ้นถ้าปฏิทินของคุณมีเวลาว่างในระหว่างชั่วโมงการทํางานของคุณที่ไม่ได้ถูกบล็อกโดยการประชุมหรือการนัดหมาย

2. เลือก

   • ไอคอนเครื่องหมายบวก (+) ถัดจากบล็อกโฟกัสที่คุณต้องการเพิ่มลงในปฏิทินของคุณ

   • ไอคอนรูปดินสอเพื่อเปลี่ยนสิ่งที่บล็อกโฟกัสของคุณแสดงบนปฏิทินของคุณ สมมติว่าคุณต้องการโฟกัสที่ "ระดับเสียงการขาย" เป็นเวลาสองชั่วโมง คุณจะเปลี่ยนป้ายชื่อ "เวลาโฟกัส" เป็น "ระยะห่างของยอดขาย" จากนั้นเลือกไอคอนเครื่องหมายบวก (+) การดําเนินการนี้จะจองการนัดหมายแบบสองชั่วโมงในปฏิทินของคุณที่ชื่อว่า "ระดับเสียงการขาย"

   • จองทั้งหมด เพื่อจัดกําหนดการเวลาโฟกัสที่พร้อมใช้งานทั้งหมดในครั้งเดียว การตั้งค่าเวลาที่มีการป้องกันตลอดทั้งสัปดาห์ ใช้ข้อมูลเชิงลึก ตั้งค่าชั่วโมงอาหารกลางวัน เพื่อตั้งค่าการกําหนดลักษณะชั่วโมงอาหารกลางวันของคุณ Viva Insights จะดําเนินการตามการกําหนดลักษณะของคุณเมื่อกําหนดเวลาโฟกัส

ติดตามเอกสารจะแสดงรายการของเอกสาร OneDrive และ SharePoint ที่แชร์ในอีเมลที่คุณยังไม่ได้เปิด รายการนี้ประกอบด้วยเอกสารจาก 14 วันที่ผ่านมา

1. ในบานหน้าต่าง Viva Insights Add-in ให้เลือก ติดตามเอกสาร

2. เลือก

   • เปิดอีเมล หรือ เปิดการประชุม เพื่อเปิดอีเมลหรือการประชุมที่มีเอกสารที่ยังไม่ได้อ่านที่แชร์

   • จองเวลา เพื่อกําหนดเวลาในปฏิทินของคุณเพื่อตรวจสอบเอกสารที่ยังไม่ได้อ่าน

เพิ่มบุคคลสําคัญอาจแนะนําให้คุณทําเครื่องหมายที่ติดต่อของคุณว่าสําคัญโดยยึดตามรูปแบบการทํางานร่วมกันของคุณ หลังจากที่คุณทําเครื่องหมายที่ติดต่อเหล่านี้ว่าสําคัญ Viva Insights เตือนให้คุณทํางานให้เสร็จและเปิดอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านจากที่ติดต่อเหล่านั้น

1. ในบานหน้าต่าง Viva Insights Add-in ให้เลือก เพิ่มบุคคลสําคัญ

2. เลือก ทําเครื่องหมายว่าสําคัญ สําหรับที่ติดต่อแต่ละรายการที่คุณต้องการจัดลําดับความสําคัญ

ใช้ ตั้งค่าชั่วโมงอาหารกลางวัน เพื่อปกป้องเวลาอาหารกลางวันของคุณและปรับแต่ง Viva Insights ของคุณเพื่อคํานึงถึงชั่วโมงอาหารกลางวันที่คุณต้องการ

คุณสามารถตั้งค่าชั่วโมงอาหารกลางวันของคุณด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งในสองวิธี ได้แก่ ในการตั้งค่าหรือโดยใช้บัตร ตั้งค่าชั่วโมงอาหารกลางวัน:

ตั้งค่าชั่วโมงอาหารกลางวันในการตั้งค่า 

1. ในบานหน้าต่าง add-in Viva Insights การตั้งค่า (ไอคอนรูปเฟือง)

2. ภายใต้ ตั้งค่าชั่วโมงอาหารกลางวัน ให้เลือกตัวเลือกแก้ไข (ดินสอ)

3. เปลี่ยนค่าในเขตข้อมูล เริ่มชั่วโมงอาหารกลางวัน และ สิ้นสุดชั่วโมงอาหารกลางวัน

4. เลือก อัปเดต

ตั้งค่าชั่วโมงอาหารกลางวันผ่านบัตรตั้งค่าชั่วโมงอาหารกลางวัน

1. ในบานหน้าต่าง add-in Viva Insights ให้เลือก ตั้งค่าชั่วโมงอาหารกลางวัน

2. คุณจะสังเกตเห็นชั่วโมงอาหารกลางวันเริ่มต้น เลือก ยืนยัน เพื่อเก็บสิ่งที่อยู่ที่นี่ หรือ เปลี่ยนแปลง เพื่อแก้ไข

3. ถ้าคุณต้องการบล็อกมื้อกลางวันบนปฏิทินของคุณทุกวัน ให้เลือก เพิ่มเหตุการณ์ในปฏิทินที่เป็นกิจวัตรเพื่อปกป้องเวลานี้

4. ถ้าคุณทําการเปลี่ยนแปลง ให้เลือก อัปเดต

ใช้ข้อมูลเชิงลึกวางแผนการหมดเวลาของคุณเพื่อลดความเครียดของการวางแผนสําหรับเวลาที่กําลังจะมาถึงจากที่ทํางาน เครื่องมือรายการตรวจสอบนี้ช่วยให้คุณ:

• แก้ไขการประชุมทั้งหมดของคุณในที่เดียวด้วยข้อความแบบกําหนดเองเกี่ยวกับการปิดเวลาตามกําหนดการของคุณ

• Compose การตอบกลับอัตโนมัติของคุณและแจ้งให้ทีมของคุณทราบเกี่ยวกับการหยุดทํางานตามแผนของคุณ

• กําหนดเวลาโฟกัสเพื่อสรุปงานก่อนที่คุณจะไป และติดตามงานเมื่อคุณกลับมา

วางแผนกําหนดการของคุณด้วยตัวเลือกเหล่านี้ทั้งหมดในครั้งเดียวหรือทีละรายการเมื่อคุณเข้าใกล้วันที่มากขึ้น นอกจากนี้คุณยังสามารถกลับมาได้ตลอดเวลาและเปลี่ยนแปลงรายละเอียดก่อนที่คุณจะไป Viva Insights จะติดตามความคืบหน้าของคุณและอัปเดตการดําเนินการที่ทําเสร็จแล้ว

1. ในบานหน้าต่าง add-in Viva Insights ให้ไปที่ บัตรวางแผนการหมดเวลาของคุณ

2. เลือก ช่วยฉันวางแผน เพื่อรับรายการตรวจสอบที่มีตัวเลือกการวางแผนต่อไปนี้:

   1. เลือกวันที่ – ตั้งค่าการนัดหมาย "ไม่อยู่ที่สํานักงาน" บนปฏิทินของคุณสําหรับวันที่ที่เลือก:

      1. เลือก วันที่เริ่มต้น และ สิ้นสุด สําหรับวันที่ที่คุณไม่อยู่ที่สํานักงาน

      2. เลือก กําหนดเวลา

   2. ตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติ – Compose และบันทึกข้อความตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สํานักงานสําหรับวันที่ที่คุณเลือก:

      1. ภายใต้ Compose หรือแก้ไขข้อความ ให้เก็บตามค่าเริ่มต้นหรือแก้ไขการตอบกลับไม่อยู่ที่สํานักงานของคุณ

         หมายเหตุ: ถ้าคุณเขียนข้อความสําหรับช่วงเวลาไม่อยู่ที่สํานักงานก่อนหน้า คุณจะสังเกตเห็นข้อความล่าสุดที่คุณใช้เป็นค่าเริ่มต้นในเขตข้อมูล Compose หรือแก้ไขข้อความ

      2. เลือก ส่งภายนอกองค์กรของฉัน เพื่อส่งข้อความเดียวกันถึงบุคคลทั้งภายในและภายนอกองค์กรของคุณ

         เคล็ดลับ: ถ้าคุณต้องการส่งข้อความตอบกลับอัตโนมัติอื่นๆ ไปยังบุคคลภายนอกองค์กรของคุณ คุณสามารถทําได้ผ่าน Outlook: การตั้งค่า> จดหมาย> การตอบกลับอัตโนมัติ

      3. เลือก บันทึก

   3. แจ้งให้ผู้ร่วมงานทราบ – แจ้งให้บุคคลที่คุณทํางานด้วยทราบในสี่สัปดาห์ที่ผ่านมาเกี่ยวกับเวลาที่กําลังจะมาถึงของคุณ  

      1. ถ้าคุณต้องการแจ้งให้ผู้ร่วมงานทราบทางอีเมล ให้เลือก เปิดแบบร่างอีเมลใหม่ ทําการเปลี่ยนแปลง และ ส่ง

      2. ถ้าคุณต้องการแจ้งให้ผู้ร่วมงานทราบผ่านคําเชิญเข้าร่วมประชุม ให้เลือก เปิดคําเชิญเข้าร่วมประชุมใหม่ ทําการเปลี่ยนแปลง และ ส่ง

   4. แก้ไขการประชุม – ปฏิเสธหรือยกเลิกการประชุมที่คุณจัดขึ้นหรือยอมรับในขณะที่คุณไม่อยู่

      1. ปฏิเสธและยกเลิกการประชุมด้วยข้อความนี้ – แก้ไขข้อความที่ Viva Insights จะส่งเพื่อปฏิเสธหรือยกเลิกคําเชิญเข้าร่วมประชุม

      2. เลือกการประชุมเพื่อปฏิเสธและยกเลิก – เลือกการประชุมที่คุณต้องการปฏิเสธหรือยกเลิก หรือใช้ เลือกทั้งหมด เพื่อปฏิเสธหรือยกเลิกการประชุมทั้งหมดที่แสดงอยู่ในรายการ เมื่อคุณทําเสร็จแล้ว ให้เลือก ยืนยัน คุณยังสามารถเลือก เปิด ถัดจากการประชุมเพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้

   5. จองเวลาเพื่อโฟกัส – กําหนดเวลาเพื่อมุ่งเน้นไปที่การตัดงานก่อนที่คุณไป จากนั้นติดตามหลังจากที่คุณกลับมา

      1. ขยาย ตรวจสอบช่องที่เปิดอยู่

      2. เลือกเครื่องหมายบวก (+) ที่อยู่ถัดจากช่วงเวลาโฟกัสที่พร้อมใช้งานที่คุณต้องการจอง

      3. เลือก เสร็จสิ้น เพื่อเพิ่มลงในปฏิทินของคุณ

ในฐานะผู้จัดการ คุณสามารถใช้ติดตามข้อมูลเชิงลึกของทีมเพื่อ:

• ดําเนินการกับงานที่คุณสัญญาว่าจะทํางานให้เสร็จสิ้นหรือสมาชิกในทีมขอให้คุณดําเนินการให้เสร็จสมบูรณ์

• ตรวจสอบอีเมลและเอกสารที่สําคัญจากสมาชิกในทีมที่คุณยังไม่ได้อ่าน

ฟีเจอร์นี้พร้อมใช้งานสําหรับผู้ใช้ Viva Insights ที่มีรายงานโดยตรงแสดงอยู่ใน Azure Active Directory เท่านั้น ถ้าคุณเป็นผู้จัดการ แต่ไม่เห็นฟีเจอร์นี้ ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบ Microsoft 365 ของคุณ

ในบานหน้าต่าง Viva Insights Add-in ให้เลือก ติดตามทีมของคุณ เพื่อดูสมาชิกทีมที่คุณต้องการเชื่อมต่อใหม่และการดําเนินการที่คุณสามารถทําได้