คําแนะนําแบบอินไลน์ใน Outlook

เมื่อคุณเขียนอีเมลใน Outlook คุณอาจได้รับคําแนะนําสําหรับการจัดกําหนดการส่งอีเมล เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับฟีเจอร์นี้และวิธีการใช้ใน จัดกําหนดการส่งใน Outlook

เมื่อคุณกําลังอ่านคําเชิญปฏิทิน คุณอาจสังเกตเห็นคําแนะนําเกี่ยวกับเวลาในหนังสือสําหรับงานที่โฟกัส คุณจะได้รับคําแนะนํานี้เมื่อคุณมีการประชุมจํานวนมากเพื่อให้คุณมีเวลามากขึ้นในการทํางานที่หนัก

เมื่อต้องการเพิ่มเวลาลงในปฏิทินของคุณ:

1. เลือก ดูเวลาที่แนะนํา ในข้อมูลเชิงลึก บานหน้าต่างจะเปิดขึ้นพร้อมช่องเวลาโฟกัสที่พร้อมใช้งานในแต่ละวันของสัปดาห์ที่จะมาถึง

2. เลือกไอคอนปฏิทินสําหรับเวลาที่คุณต้องการจอง เมื่อต้องการจองเวลาทั้งหมดที่แสดง ให้เลือก จองทั้งหมด

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเวลาโฟกัส

เมื่อเขียนอีเมลหรือคําเชิญปฏิทินใน Outlook เกี่ยวกับเวลาที่กําลังจะมาถึงของคุณจากที่ทํางาน คุณอาจได้รับคําแนะนําให้เตรียมพร้อมสําหรับการหมดเวลาของคุณ เลือก วางแผน เพื่อเปิดรายการตรวจสอบ วางแผนการหมดเวลาของคุณ ใช้รายการตรวจสอบเพื่อ:

• แก้ไขการประชุมทั้งหมดของคุณในที่เดียวด้วยข้อความแบบกําหนดเองเกี่ยวกับการปิดเวลาตามกําหนดการของคุณ

• เขียนการตอบกลับอัตโนมัติและแจ้งให้ทีมของคุณทราบเกี่ยวกับการลาหยุดตามแผนของคุณ

• กําหนดเวลาโฟกัสเพื่อสรุปงานก่อนที่คุณจะไป และติดตามงานเมื่อคุณกลับมา

ถ้าการเรียกประชุมขัดแย้งกับบล็อกเวลาโฟกัสที่มีอยู่ คุณอาจได้รับคําแนะนําให้จัดกําหนดการเวลาโฟกัสของคุณใหม่หรือเสนอเวลาการประชุมใหม่

เมื่อต้องการเสนอเวลาการประชุมใหม่ ให้ทําดังนี้

1. เลือก ดูเวลาว่างอื่นๆ

2. เลือกบล็อกเวลาในสัปดาห์ถัดไปที่เหมาะกับคุณ ซึ่งจะเสนอเวลาใหม่ให้กับผู้จัดการประชุม

เมื่อต้องการย้ายเวลาโฟกัสของคุณ:

1. เลือก ย้ายบล็อกโฟกัสของคุณ

2. เลือกบล็อกโฟกัสใหม่ในสัปดาห์ที่จะมาถึง

นําไปใช้กับ: ผู้ใช้ที่มีการสมัครใช้งาน Viva Insights

เมื่อคุณได้รับคําเชิญเข้าร่วมประชุม คุณอาจสังเกตเห็นคําแนะนําในการจองเวลาเตรียมการประชุมล่วงหน้า

1. เลือก เวลาจอง ในคําแนะนํา ซึ่งยอมรับคําเชิญ 

2. บานหน้าต่าง Add-in จะเปิดขึ้น เลือกตัวเลือกเวลาเตรียมตัวของคุณ:

   1. เวลา: ก่อนการประชุม หนึ่งวันก่อนการประชุม หรือวันทํางานวันสุดท้ายของสัปดาห์ก่อนการประชุม

   2. ระยะเวลา: 15 นาที, 30 นาที หรือ 1 ชั่วโมง

ตามตัวเลือกที่คุณเลือก Viva Insights จะค้นหาตําแหน่งว่างบนปฏิทินของคุณ และจัดกําหนดการการนัดหมายที่ชื่อ "เวลาเตรียมความพร้อมสําหรับ [ชื่อการประชุม]"

เมื่อคุณจะได้รับคําแนะนํานี้:

Viva Insights จะแสดงคําแนะนํานี้ให้คุณเห็นเมื่อเป็นไปตามเงื่อนไขต่อไปนี้ทั้งหมด:

• การประชุม:

  • มีผู้ได้รับเชิญ 11 คนหรือน้อยกว่า

  • มีกําหนดการที่จะอยู่นานระหว่าง 30 และ 60 นาที

  • ไม่ได้เกิดขึ้นซ้ํา

  • ยังไม่ถูกยกเลิก

  • จําเป็นต้องได้รับการตอบกลับจากผู้เข้าร่วม

  • ไม่เป็นส่วนตัว

  • ไม่มีสถานะ "ฟรี" "ทํางานที่อื่น" หรือ "ไม่อยู่"

• คุณ:

  • เปิดการเชิญเข้าร่วมการประชุมอย่างน้อย 15 นาทีก่อนที่การประชุมจะเริ่มขึ้น

  • มีเวลาเตรียมพร้อมอย่างน้อย 15 นาทีในระหว่างชั่วโมงทํางานของคุณ

  • ไม่ไม่ชอบการเขยิบการประชุมของผู้เข้าร่วมในช่วงเจ็ดวันที่ผ่านมา

  • ยังไม่ได้จองเวลาเตรียมตัวสําหรับการประชุมนี้

  • เป็นผู้เข้าร่วมประชุมที่จําเป็น

  • ยังไม่ได้ปฏิเสธการประชุม

การเขยิบการประชุมช่วยให้คุณพิจารณาระยะเวลา ความถี่ และรายการเชิญอย่างรอบคอบสําหรับการประชุมที่มีค่าใช้จ่ายสูง เมื่อสร้างการประชุมใหม่ใน Outlook จะสามารถทริกเกอร์ข้อความเพื่อแจ้งให้คุณทราบเมื่อค่าใช้จ่ายในการประชุม (ระยะเวลา x ความถี่ x ผู้ถูกเชิญ) สูง  

คุณสามารถขยายข้อความเพื่อเปิด Add-in Viva Insights ซึ่งมีคําแนะนําที่สามารถดําเนินการได้ ถ้าคุณตัดสินใจที่จะลดความถี่หรือลดระยะเวลา ก็จะอัปเดตคําเชิญด้วยการกําหนดค่าใหม่ที่มีค่าใช้จ่ายน้อยกว่าโดยทันที  

คุณยังสามารถทําการเปลี่ยนแปลงของคุณเองได้ด้วย ถ้าคุณส่งคําเชิญนี้ แล้วค้นหาการประชุมเดียวกันในบัตรตรวจทานการประชุมของคุณ คําเชิญนั้นจะถูกทําเครื่องหมายเป็น ตรวจทานแล้ว 

นําไปใช้กับ: ขณะนี้ข้อมูลเชิงลึกนี้พร้อมใช้งานสําหรับบุคคลที่ลงทะเบียนใน แผนบริการที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

ในขณะที่อ่านอีเมลที่คุณส่ง คุณอาจเห็นข้อมูลเชิงลึกที่เน้นเปอร์เซ็นต์ของผู้รับอีเมลที่เปิดอีเมล

เลือก ดูข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติม เพื่อดูจํานวนคนที่เปิดหรือส่งต่ออีเมลของคุณ และเวลาเฉลี่ยที่พวกเขาใช้อ่านอีเมลนั้น รวมถึงข้อมูลที่คล้ายกันสําหรับสิ่งที่แนบมาในอีเมลนั้น ข้อมูลนี้สามารถช่วยให้คุณติดตามผลกับผู้รับถ้าจําเป็น และ/หรือปรับแต่งสไตล์การติดต่อสื่อสารของคุณเพื่อให้งานสําเร็จ

นําไปใช้กับ : คําแนะนํานี้พร้อมใช้งานสําหรับบุคคลที่ลงทะเบียนใน แผนบริการ ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

เมื่อเขียนอีเมลถึงผู้รับมากกว่าห้าคน คุณอาจได้รับคําแนะนําที่อ่านว่า "ข้อมูลเชิงลึกสามารถติดตามอีเมลได้"

เลือก ติดตามอีเมลนี้ เพื่อดูอัตราการเปิดอีเมลและสถิติเพิ่มเติมเกี่ยวกับอีเมลนี้ ข้อมูลนี้จะพร้อมใช้งาน 15 นาทีหลังจากที่คุณส่งอีเมล คุณสามารถดูข้อมูลนี้ได้โดยการเปิดอีเมลที่ส่งหรือโดยการเปิด Add-in ข้อมูลเชิงลึก และเลือก ติดตามอัตราการเปิดอีเมล