คู่มือความเป็นส่วนตัวสําหรับข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคล
ข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลใน Microsoft Viva Insights ช่วยให้คุณค้นหาโอกาสในการสร้างนิสัยที่ดีขึ้นและกลับมาควบคุมเวลาของคุณได้อีกครั้ง บทความนี้อธิบายวิธีการที่ Viva Insights ใช้ข้อมูลส่วนบุคคลสําหรับข้อมูลเชิงลึก ตําแหน่งที่เก็บข้อมูล และวิธีที่ข้อมูลนั้นถูกออกแบบมาเพื่อรักษาความปลอดภัยของข้อมูล นอกจากนี้ยังอธิบายว่า Viva Insights ปฏิบัติตามข้อบังคับ GDPR อย่างไร
หลักการที่สําคัญ
-
ในฐานะผู้ใช้ Viva Insights มีเพียงคุณเท่านั้นที่สามารถดูข้อมูลของคุณเอง
-
ข้อมูลของคุณจะถูกจัดเก็บและคํานวณในกล่องจดหมาย Exchange Online ของคุณ
-
คุณสามารถเลือกเข้าร่วมและ ปฏิเสธเข้าร่วม ได้ทุกเมื่อ
-
ข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลใน Viva Insights จะแสดงให้คุณไม่แสดงข้อมูลที่สามารถระบุตัวบุคคลได้ของเพื่อนร่วมงานนอกเหนือจากสิ่งที่คุณเห็นแล้วใน Outlook และ Teams
ประเด็นสําคัญเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวของข้อมูล
-
ข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลใน Viva Insights ไม่ได้ออกแบบมาเพื่อเปิดใช้งานการประเมิน การติดตาม การตัดสินใจอัตโนมัติ การสร้างโพรไฟล์ หรือการตรวจสอบ Viva Insights มอบข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลผ่านทางแอป Viva Insights ใน Microsoft Teams และบนเว็บ Add-in ของ Insights Outlook Viva ย่อยอีเมล สรุปข้อมูล และคําแนะนําแบบอินไลน์ใน Outlook ข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลใน Viva Insights ไม่มีกลไกหรือตัวเลือกที่อนุญาตให้ทุกคนแต่คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ปรับให้เป็นแบบส่วนตัวซึ่งแสดงผ่านพื้นผิวเหล่านี้เว้นแต่คุณจะแชร์อย่างมีวัตถุประสงค์และเป็นอิสระ ข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลที่ได้รับจาก Viva Insights ไม่สามารถใช้ในการตัดสินใจหรือสร้างโพรไฟล์โดยอัตโนมัติได้
-
ข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลใน Viva Insights ไม่ได้ให้พนักงานเข้าถึงข้อมูลใหม่ที่สามารถระบุตัวบุคคลได้เกี่ยวกับเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ Viva Insights แปลงข้อมูลเป็นข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลโดยการคํานวณข้อมูลที่คุณสร้างเพียงแค่ไปที่วันทํางานของคุณ ข้อมูลส่วนใหญ่ที่คุณเห็นในข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลจาก Viva Insights เป็นเพียงการรวบรวมข้อมูลที่คุณมีสิทธิ์เข้าถึงอยู่แล้ว แต่คุณจะไม่สามารถคํานวณได้อย่างรวดเร็วหากไม่มีการสนับสนุนบางอย่าง
-
ข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลในข้อมูล Viva Insights จะถูกประมวลผลและเก็บไว้ในกล่องจดหมาย Exchange Online ของพนักงาน Viva Insights ประมวลผลข้อมูลจากแหล่งข้อมูลเหล่านี้สําหรับข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคล: Exchange Online ข้อมูลอีเมลและปฏิทิน การแชทและสัญญาณการโทรจาก Skype for Business และจาก Teams Viva Insights จัดเก็บและประมวลผลข้อมูลนี้ภายในกล่องจดหมาย Exchange Online ของพนักงานแต่ละคน
-
ข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลใน Viva Insights สนับสนุนการปฏิบัติตามข้อบังคับทั่วไปเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูล (GDPR) Microsoft ได้ออกแบบข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลใน Viva Insights เพื่อสนับสนุนความต้องการขององค์กรของคุณให้เป็นไปตามข้อกําหนด GDPR
สิ่งสำคัญ: บทความนี้จะอธิบายเกี่ยวกับอีเมลสรุป เราได้หยุดการส่งอีเมลสรุปชั่วคราวเพื่อทําการปรับปรุงบางอย่าง คุณยังคงสามารถเข้าถึง Add-in ของ Outlook Viva Insights หรือแอป Viva Insights ใน Teams และบนเว็บสําหรับฟังก์ชันการทํางานที่สําคัญจนกว่าบริการนี้จะดําเนินการต่อ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงนี้ ให้ดูที่ การหยุดชั่วขณะของการย่อ
สิ่งสำคัญ: บทความนี้ยังอธิบายเกี่ยวกับอีเมลการแยกย่อย ตั้งแต่ปลายเดือนมีนาคม 2024 เราจะหยุดอีเมลย่อยชั่วคราว ซึ่งโดยทั่วไปจะส่งถึงสองครั้งต่อเดือน เนื้อหาทั้งหมดจากอีเมลแยกย่อยจะยังคงพร้อมใช้งานภายในแอป Viva Insights ใน Teams หรือบนเว็บ คุณสามารถสํารวจและวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกของคุณได้อย่างราบรื่น เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงนี้ ดูที่ การแยกย่อย อีเมลหยุดชั่วคราว
จะดูข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลได้ที่ไหน
ข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลใน Viva Insights:
ความเป็นส่วนตัวในแอป Viva Insights ใน Teams และบนเว็บ
เมื่อมีการประมวลผลข้อมูลในแอป Microsoft Viva Insights Microsoft จะปกป้องความเป็นส่วนตัวของพนักงานและปฏิบัติตามข้อบังคับท้องถิ่นอย่างครบถ้วน เช่น ข้อบังคับทั่วไปเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูล (GDPR) Viva Insights ปกป้องความเป็นส่วนตัวด้วยวิธีต่อไปนี้
-
ส่วนบุคคลและส่วนตัว – เนื้อหาในข้อมูลเชิงลึกของคุณเป็นแบบส่วนตัว เป็นส่วนตัว พร้อมใช้งานสําหรับคุณเท่านั้น ไม่มีใครในองค์กรของคุณสามารถเข้าถึงได้
-
ข้อมูลของทุกคนจะถูกเก็บไว้เป็นส่วนตัว Viva Insights จะไม่รวมข้อมูลที่ระบุตัวบุคคลใหม่เกี่ยวกับบุคคลอื่นในองค์กรของคุณ ข้อมูลเชิงลึกและการดําเนินการจะอิงตามข้อมูลที่คุณและองค์กรของคุณสร้างขึ้นโดยเพียงแค่ไปที่วันทํางานปกติของคุณ ข้อมูลเชิงลึกของคุณจะอิงตามข้อมูลที่คุณมีสิทธิ์เข้าถึงอยู่แล้ว แต่ไม่สามารถรวมได้อย่างรวดเร็วหากไม่มีความช่วยเหลือ
-
ความปลอดภัยของกล่องจดหมาย – Viva Insights ใช้ข้อมูลและกระบวนการอีเมลและปฏิทิน Exchange Online และจัดเก็บข้อมูลเชิงลึกหรือการดําเนินการใดๆ ภายในกล่องจดหมาย Exchange Online ของคุณ ดังนั้น ความปลอดภัยของข้อมูลจึงถูกสร้างและบังคับใช้โดย Exchange
-
สอดคล้องกับ GDPR – Microsoft ปฏิบัติตาม GDPR เมื่อให้ข้อมูลเชิงลึกและการดําเนินการในแอป
วิธีการทำงาน
ข้อมูลเชิงลึกและการดําเนินการส่วนบุคคลในแอป Microsoft Viva Insights จะยึดตามข้อมูลกล่องจดหมาย Exchange Online ของคุณ เช่น ข้อมูลอีเมลและปฏิทิน ข้อมูลเชิงลึกจะมาจากข้อมูลที่พร้อมใช้งานอยู่แล้วในกล่องจดหมาย Exchange Online ของคุณ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการกำหนดข้อผูกมัดที่คุณทำกับผู้อื่น คุณสามารถตรวจทานแต่ละอีเมลในกล่องจดหมายของคุณด้วยตนเอง แอป Viva Insights ช่วยให้คุณประหยัดจากกระบวนการที่น่าเบื่อนี้
ชนิดข้อมูล
Viva Insights ให้ข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลกับข้อมูลประเภทต่อไปนี้
-
ข้อมูลกล่องจดหมาย - อีเมล ปฏิทิน การแชท และกิจกรรมการโทรที่คุณสร้างขึ้นโดยใช้ Microsoft 365 เช่น เวลาที่คุณใช้ในการประชุมหรืออีเมลที่คุณส่งไปยังบุคคลหรือกลุ่มที่ระบุ
-
ข้อมูลที่เพิ่มขึ้น - ข้อมูลที่อาจไม่พร้อมใช้งานสําหรับคุณ แต่จะแสดงในรูปแบบรวมที่ออกแบบมาเพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัวของแต่ละบุคคล
ข้อมูลกล่องจดหมาย
ข้อมูลกล่องจดหมายจะแสดงข้อมูลที่คุณมีสิทธิ์เข้าถึงอยู่แล้วเพียงแค่ไปที่งานของคุณ เช่น การส่งอีเมล การจัดเรียงการประชุม หรือการแชทกับเพื่อนร่วมงาน Viva Insights ประมวลผลและแสดงข้อมูลด้วยวิธีที่สามารถดําเนินการได้
ตัวอย่างเช่น Viva Insights มีมุมมองที่ช่วยให้คุณเข้าใจเวลาที่คุณใช้ในการประชุมและในอีเมลทุกวันได้อย่างรวดเร็ว บุคคลที่คุณทํางานร่วมกันมากที่สุด บุคคลที่คุณสูญเสียการติดต่อกับและบุคคลที่คุณให้ข้อผูกมัดและการร้องขอ
คุณสามารถดําเนินการกับข้อมูลนี้ คุณอาจตัดสินใจว่าคุณใช้เวลามากเกินไปในการประชุม ตัวอย่างเช่น และใช้เป้าหมายส่วนบุคคลในการดําเนินการประชุมที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น
ข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลจะได้รับมาจากข้อมูลที่พร้อมใช้งานสําหรับคุณอยู่แล้วในตําแหน่งต่อไปนี้:
-
กล่องจดหมาย Exchange Online ของคุณ
-
กิจกรรมของคุณในเอกสาร OneDrive และ SharePoint
-
ประวัติการแชทและการโทรของคุณจาก Teams และจาก Skype for Business
Viva Insights เพียงแค่นําการคํานวณและกฎพื้นฐานบางอย่างไปใช้เพื่อทําให้ข้อมูลนี้สามารถดําเนินการได้มากขึ้น ข้อมูลกล่องจดหมายจะถูกจัดเก็บโดยตรงในกล่องจดหมาย Exchange Online ของคุณ
ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการกําหนดว่าเพื่อนร่วมงานคนใดส่งอีเมลถึงคุณมากที่สุดในสัปดาห์ที่ผ่านมา คุณสามารถทําได้ทางเทคนิคโดยไม่ต้อง Viva Insights โดยการนับอีเมลจากเพื่อนร่วมงานในกล่องจดหมายเข้าของคุณด้วยตนเอง ในทํานองเดียวกัน คุณสามารถกําหนดเวลาตอบกลับเฉลี่ยของเพื่อนร่วมงานไปยังอีเมลที่คุณส่งโดยใช้ข้อมูลการประทับเวลาที่พร้อมใช้งานในกล่องจดหมายของคุณ Viva Insights ช่วยให้คุณมีปัญหาในการทําการคํานวณที่น่าเบื่อเหล่านี้
ข้อมูลแบบเพิ่มเติม
ในบางกรณี ข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลใน Viva Insights ให้ข้อมูลที่ลบการระบุตัวตนไปแล้วแก่คุณเกี่ยวกับบุคคลอื่นที่จะไม่สามารถใช้งานได้ เช่น อัตราการอ่านอีเมล
อัตราการอ่านอีเมล
Viva Insights จะติดตามเปอร์เซ็นต์ของผู้รับที่เปิดข้อความอีเมล (ใน Add-in ของ Outlook) สําหรับอีเมลที่คุณได้ส่งไปยังบุคคลอย่างน้อยห้าคน
เมื่อต้องการรักษาความเป็นส่วนตัว Viva Insights ไม่ติดตามอัตราการอ่านสําหรับข้อความที่ส่งไปยังบุคคลน้อยกว่าห้าคน Viva Insights จะไม่แสดงอัตราการอ่าน "0 เปอร์เซ็นต์" หรือ "100 เปอร์เซ็นต์" เนื่องจากจะทําให้ผู้ใช้สามารถสรุปได้อย่างชัดเจนเกี่ยวกับการดําเนินการของเพื่อนร่วมงานแต่ละคน แต่อัตราการอ่านในกรณีเหล่านี้จะแสดงเป็นช่วงที่ครอบคลุมค่าเกณฑ์ที่ขึ้นอยู่กับจํานวนผู้รับอีเมล
เมตริกนี้คํานวณจากค่าสถานะ "อ่าน" ใน Exchange Online สําหรับบางคน ข้อความจะถูกตั้งค่าสถานะเป็น "อ่านแล้ว" เมื่อคุณเปิดข้อความในบานหน้าต่างแสดงตัวอย่าง Outlook สําหรับผู้อื่น คุณอาจต้องดับเบิลคลิกเพื่อเปิดข้อความเพื่อทําเครื่องหมายว่า "อ่านแล้ว"
คุณสามารถควบคุมการตั้งค่านี้ได้ในการตั้งค่า Outlook ของคุณ เมื่อต้องการแสดงสัญญาณเหล่านี้ในกล่องจดหมายของผู้ส่ง ค่าสถานะ "อ่าน" จะถูกคัดลอกภายในสภาพแวดล้อม Microsoft 365 แล้วส่งไปยังกล่องจดหมายของผู้ส่ง
การปฏิบัติตาม GDPR
ในกรณีของชุดโปรแกรม Microsoft 365 เต็มรูปแบบ Viva Insights จะช่วยสนับสนุนการปฏิบัติตามข้อกําหนด GDPR ตัวอย่างเช่น Viva Insights สนับสนุนสิ่งต่อไปนี้:
-
รักษาความปลอดภัยและปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้ – ข้อมูลเชิงลึกจําเป็นต้องมีสิทธิ์การใช้งาน Exchange Online และข้อมูลทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ในกล่องจดหมาย Exchange Online ของพนักงาน เมตริกจากการคํานวณ เช่น งาน จะถูกผนวกเข้ากับกล่องจดหมาย ดังนั้นแอพ Viva Insights ปฏิบัติตามภาระผูกพันนี้โดยอาศัย Exchange Online ปฏิบัติตามภาระผูกพัน:
-
Microsoft จะไม่เหมืองข้อมูลลูกค้าใน Exchange Online สําหรับการโฆษณา
-
Microsoft จะไม่เปิดเผยข้อมูลลูกค้า Exchange Online ให้กับหน่วยงานที่บังคับใช้กฎหมายโดยสมัครใจ
-
Microsoft จะปฏิบัติตามข้อกําหนดทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการเข้ารหัสลับข้อมูล Exchange Online และใช้การควบคุมเพื่อลดความเสี่ยงด้านความปลอดภัย และช่วยรับรองความต่อเนื่องทางธุรกิจ ตามที่อธิบายไว้ใน ISO 27001 และ 27018
-
-
แจ้งให้ผู้ใช้ทราบในกรณีที่ตรวจพบการละเมิด – Microsoft จะแจ้งให้ผู้ติดต่อด้านความเป็นส่วนตัวของลูกค้าทราบภายใน 72 ชั่วโมงของ Microsoft ที่ Microsoft ตรวจพบการละเมิดกระบวนการปฏิบัติมาตรฐานการตอบสนองเหตุการณ์ของ Microsoft 365
-
ดําเนินการตามคําขอของผู้ใช้ (DSR) เพื่อส่งออก ลบ หรือจํากัดการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล – Microsoft สนับสนุนคําขอของผู้ใช้ เช่น คําขอเพื่อส่งออกหรือลบข้อมูล
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูการปฏิบัติตามข้อบังคับ GDPR