Agendar uma reunião no Microsoft Teams

Agendar uma reunião

Existem várias formas de agendar uma reunião no Teams:

• Para agendar uma reunião com membros de uma conversa, abra o chat e selecione Mais opções na parte superior do chat. Em seguida, selecione Agendar uma reunião .

• Agende uma reunião a partir do seu Calendário do Teams. Selecione Calendário no Teams e selecione Nova reunião .

O formulário de agendamento é o local onde irá atribuir um título à sua reunião, convidar pessoas e adicionar os detalhes da reunião. Utilize o Assistente de Agendamento para encontrar uma hora que resulte para todos.

No Assistente de Agendamento, pode ver os fusos horários, agendamentos e disponibilidade dos participantes durante os diferentes horários. A grelha Assistente de Agendamento mostrará a agenda de cada participante. As áreas sombreadas mostram quando os participantes estão ocupados ou têm reuniões em modo de tentativa. As áreas não guardadas mostram quando os participantes são gratuitos. 

Quando terminar de preencher os detalhes, selecione Guardar para fechar o formulário de agendamento e convidar participantes para a reunião.

Adicionar um número de acesso telefónico  

Inclua um número de acesso telefónico e um ID de conferência para que os participantes possam ligar para a reunião do Teams. Se agendar a reunião a partir do Outlook, o número de acesso telefónico e o ID da conferência aparecem automaticamente no convite de reunião agendado. Para saber como adicionar estes detalhes ao agendar no Teams, consulte Adicionar um número de acesso telefónico para uma reunião no Teams.

Atribuir categorias a uma reunião

Codificar o seu calendário com categorias. Tal como no Outlook, pode atribuir uma ou mais categorias a cada reunião no seu calendário. Existem algumas formas de atribuir categorias:

1. Clique com o botão direito do rato num evento no seu calendário.

2. Selecione Categorizar .

3. Selecione uma cor.

Também pode categorizar uma reunião ao agendá-la ao selecionar Categoria na parte superior do formulário de agendamento.

Convidar pessoas fora da sua organização 

O Teams permite-lhe convidar pessoas fora da sua organização, incluindo as que não têm uma licença do Teams. Irá precisar do endereço de e-mail completo para convidá-las.

1. Create uma reunião ou abra uma existente no seu Calendário do Teams.

2. Introduza os nomes no campo Adicionar participantes necessários . 

   • Se alguém for um participante opcional, selecione Opcional no campo Adicionar participantes necessários e adicione os respetivos nomes.

3. Introduza o endereço de e-mail completo da pessoa (exemplo: Ricardo@example.com).

4. Selecione Enviar ou Enviar atualização. A pessoa receberá um e-mail com uma ligação para a reunião.

Convidar pessoas com uma ligação 

O Teams permite-lhe convidar pessoas para uma reunião através de uma ligação de reunião. Para partilhar esta ligação:

1. Create uma reunião ou abra uma existente no seu Calendário do Teams.

2. A ligação da reunião será apresentada como um URL. Selecione Copiar para copiar o URL.

Adicionar um co-organizador

Depois de convidar pessoas para a sua reunião, pode adicionar até 10 co-organizadores para ajudar a gerir a sua reunião. Antes de adicionar os co-organizadores, certifique-se de que as pessoas que pretende adicionar já foram adicionadas como participantes necessários e, em seguida, siga os passos abaixo:

1. Create uma reunião ou abra uma existente no seu Calendário do Teams.

2. Certifique-se de que as pessoas que pretende adicionar como co-organizadores são convidadas para a reunião.

3. Selecione Opções > Mais opções.

4. Em Funções , selecione os respetivos nomes no menu pendente Escolher co-organizadores .

5. Selecione Guardar.

Transformar numa reunião de canal

1. Selecione Nova reunião .

2. Escreva o nome de um canal no campo Adicionar canal .

Os canais não podem ser editados ou adicionados depois de o convite ser enviado. Terá de enviar um novo convite com o canal atualizado.

Depois de adicionar as pessoas que deseja, selecione Assistente de Agendamento para encontrar o melhor momento.

Se for uma reunião recorrente, abra o menu pendente ao lado de Não se repete (logo abaixo da data). Escolha a frequência com que pretende que ocorra a partir das opções predefinidas ou selecione Personalizar para criar a sua própria cadência.

Agendar reuniões num calendário de canal 

Se não estiver familiarizado com a forma de adicionar um calendário a um canal, os passos são descritos em Ver todas as suas reuniões no Teams. Depois de o fazer, tem algumas formas de adicionar eventos ao calendário partilhado.

1. No Teams , selecione a equipa na qual pretende agendar reuniões.

2. No canto superior direito, selecione a seta pendente junto a Reunir agora . 

3. Selecione Agendar uma reunião .

4. Adicione outros participantes que estejam fora da equipa onde agendou a reunião.

5. Selecione Enviar.

Quando seleciona Enviar, todas as pessoas na equipa para a qual agendou a reunião receberão um convite pessoal.

Se adicionou convidados e parceiros de fora da sua organização, estes não terão acesso ao calendário do canal.

Clique com o botão direito do rato para ver mais opções

Clique com o botão direito do rato num evento no seu calendário para:

• Edite  os detalhes da reunião.

• Converse com os participantes na conversa da reunião.

• Participe em online .

• Copiar ligação .

• Cancele reunião se for um organizador.

• Mostrar como definir o estado que refletirá nos calendários dos participantes durante a hora da reunião se o RSVP aceitar a reunião.

• Categorize  a reunião.

Participar numa reunião  

As reuniões do Teams irão apresentar um botão de participação num evento no seu calendário cinco minutos antes do início de uma reunião. Quando alguém entrar na reunião, o evento irá mudar de cor para informar que essa pessoa está online.

Selecione Participar para abrir a janela de definições da reunião para confirmar as suas definições de câmara e microfone preferidas antes de participar na reunião online.