Pianificare una riunione o un evento in Outlook

Pianificare una riunione

1. Creare una convocazione riunione in uno dei seguenti modi:

   • Nella cartella Posta in arrivo, selezionare Nuovi elementi > Riunione o usare la combinazione di tasti CTRL + MAIUSC + Q.

   • Nel calendario, selezionare Nuova riunione o usare la combinazione di tasti CTRL + MAIUSC+ Q.

   • In un messaggio di posta elettronica nella Posta in arrivo, selezionare il pulsante Riunione.

     

2. Aggiungere i partecipanti in uno di questi due modi:

   • Aggiungere i partecipanti nella riga A della convocazione riunione, e andare al passaggio 4.

   • Se si usa unMicrosoft 365 o un account di Exchange, usare Assistente Pianificazione per visualizzare le pianificazioni dei partecipanti.

3. In Assistente pianificazione, fare clic sulla casella sotto il proprio nome e scrivere il nome o l'indirizzo di posta elettronica del partecipante, oppure fare clic sul pulsante Aggiungi partecipanti per aprire la rubrica.

   Selezionare l'icona accanto al nome del partecipante in Assistente Pianificazione per contrassegnare un partecipante specifico come Partecipante richiesto, Partecipante facoltativo o Risorsa. Quando si inizia a scrivere il nome di un partecipante, Outlook fornisce suggerimenti in base alle persone che l'utente ha incontrato o a cui ha inviato della posta elettronica di recente. Scegliere un nome dall'elenco da aggiungere come partecipante.

4. Aggiungere l'oggetto, l'ora di inizio e l'ora di fine, e il luogo della riunione.

   In Outlook 2016 (o versioni successive) e Outlook per Microsoft 365, è possibile iniziare a digitare il nome di una località, ad esempio Fourth Coffee Shop o Sala riunioni 23, e Outlook cercherà le corrispondenze di località. Selezionare uno dei suggerimenti per scegliere una posizione, o continuare a scrivere per immettere una posizione diversa.

   Suggerimento: Se si usa un account di Microsoft Exchange o un account di posta elettronica di Microsoft 365, fare clic su Assistente pianificazione, quindi selezionare Ricerca sala per verificare la disponibilità e prenotare le sale. Per altre informazioni, vedere Usare Assistente pianificazione e Ricerca sala per le riunioni in Outlook.

5. Per allegare un file a una convocazione riunione, nel menu Inserisci , selezionare Allega file e scegliere il file che si vuole aggiungere.

6. Se non vuoi impostare questa riunione come ricorrente, seleziona Invia. Altrimenti, vedere Impostare una riunione come ricorrente.

Impostare una riunione come ricorrente

1. Selezionare Riunione > Ricorrenza.

   Nota: Per pianificare la riunione a ricorrenza periodica, usare la scelta rapida da tastiera CTRL+G.

2. Scegliere le opzioni per il criterio di ricorrenza desiderato e quindi selezionare OK.

   Nota: Quando si aggiunge un criterio di ricorrenza a una convocazione riunione, il nome della scheda Riunione diventa Serie di riunioni.

3. Per inviare la convocazione riunione, selezionare Invia.

Aggiungere una persona a una riunione esistente

È possibile aggiungere un altro partecipante a una riunione esistente.

Se si è il proprietario di una riunione:

1. Fare doppio clic per aprire la riunione, quindi usare la riga Obbligatorio o Facoltativo o Assistente Pianificazione per aggiungere una o più persone alla riunione.

2. Seleziona Invia aggiornamento e una delle opzioni seguenti:

   • Invia aggiornamenti solo ai partecipanti aggiunti o rimossi.

   • Invia aggiornamenti a tutti i partecipanti.

Se non si è il proprietario della riunione:

1. Aprire la convocazione riunione. Nel gruppo Rispondi nella barra multifunzione, selezionare Rispondi e quindi Inoltra. Aggiungere uno o più destinatari alla convocazione riunione.

2. Selezionare Invia. Il proprietario della riunione riceverà una notifica che indica che la convocazione riunione è stata inviata a un'altra persona. Per altre informazioni, vedere Inoltrare una riunione.

Terminare anticipatamente le riunioni

Se si usa Outlook per Microsoft 365, è possibile fare in modo che Outlook finisca le riunioni qualche minuto prima. Ciò può essere utile per compensare il tempo di spostamento tra le riunioni. Si può scegliere una durata differente per le riunioni da meno di un'ora e quelle che durano più di un'ora.

1. Selezionare File > Opzioni > Calendario > Opzioni calendario

2. Selezionare la casella di controllo Accorcia appuntamenti e riunioni, quindi Scegliere Termina in anticipo o Inizia in ritardo.

3. Usare gli elenchi a discesa per selezionare il numero di minuti per le riunioni con meno di un'ora e un'ora o più, quindi selezionare OK.

Pianificare una riunione o un evento

1. 1. Nel calendario selezionare Nuovo evento > Evento.

   2. Aggiungere un titolo per la riunione o l'evento.

   3. Seleziona Invita partecipanti, quindi immetti i nomi delle persone da invitare alla riunione o all'evento.

      Se si usa un account aziendale o dell'istituto di istruzione in Outlook con Microsoft 365 o Exchange, usare la scheda Assistente Pianificazione per visualizzare le pianificazioni dei partecipanti. 

   4. In Assistente Pianificazione selezionare Aggiungi partecipante richiesto o Aggiungi partecipante facoltativo e iniziare a digitare il nome o l'indirizzo di posta elettronica di un partecipante. Quando si inizia a scrivere il nome di un partecipante, Outlook fornisce suggerimenti in base alle persone che l'utente ha incontrato o a cui ha inviato della posta elettronica di recente. Scegliere un nome dall'elenco da aggiungere come partecipante.

   5. Selezionare una fascia oraria suggerita oppure immettere manualmente una data e l'ora di inizio e di fine nella scheda Evento.

   6. Immettere un luogo per la riunione e far scorrere l'interruttore della riunione di Teams verso sinistra o destra in base alle esigenze.

      Suggerimento: A seconda dell'account, potrebbe essere disponibile l'opzione per selezionare Aggiungi una sala o Cerca una sala o un luogo per la riunione.

   7. Se non si vuole impostare questa riunione come ricorrente, selezionare Invia per recapitare l'invito. In caso contrario, vedere la sezione successiva Pianificare una riunione ricorrente.

   Pianificare una riunione ricorrente

   1. Seguire i passaggi da 1 a 6 della sezione precedente, Pianificare una riunione e aggiungere partecipanti.

   2. Selezionare Imposta come ricorrente, quindi nella finestra Ripeti scegliere l'intervallo di ricorrenza desiderato per l'evento. Selezionare Salva.

   3. Selezionare Invia per recapitare l'invito.

Pianificare una riunione e invitare partecipanti

1. Nel calendario Outlook.com selezionare Nuovo evento.

2. Aggiungere un titolo per la riunione o l'evento.

3. Seleziona Invita partecipanti e immetti i nomi delle persone da invitare alla riunione o all'evento. Quando si inizia a digitare il nome di un partecipante, Outlook fornirà suggerimenti in base alle persone con cui si è incontrato o ricevuto un messaggio di posta elettronica di recente. Scegliere un nome dall'elenco da aggiungere come partecipante.

4. Selezionare una fascia oraria suggerita oppure immettere manualmente una data e l'ora di inizio e di fine.

5. Immettere un luogo per la riunione e far scorrere l'interruttore Skype riunione (o riunione di Teams) a sinistra o a destra in base alle esigenze:

   

6. Selezionare Invia per recapitare l'invito.

Pianificare una riunione o un evento ricorrente

1. Nel calendario selezionare Nuovo evento e aggiungere un titolo per la riunione o l'evento.

2. Se è necessario invitare altri utenti a questo evento o riunione, selezionare Invita partecipanti, quindi immettere i nomi delle persone da invitare alla riunione.

3. Selezionare una fascia oraria suggerita per la riunione oppure immettere manualmente una data e un orario di inizio e di fine.

4. Selezionare Non ripetere l'elenco a discesa, quindi scegliere l'intervallo di ricorrenza desiderato per l'evento.

5. Immettere un luogo per la riunione e far scorrere l'interruttore Skype riunione (o riunione di Teams) a sinistra o a destra in base alle esigenze:

   

6. Selezionare Invia per recapitare l'invito.