Puhelujonon ja automaattisen puhelunvälittäjän asetusten hallinta Microsoft Teamsissa
Asiakkaiden kohtaamien tiimin liidien on usein tehtävä muutoksia puhelujonoon ja automaattisen puhelunvälittäjän asetuksiin useammin kuin it-järjestelmänvalvojat pystyvät käsittelemään. Järjestelmänvalvojat voivat delegoida tietyt henkilöt valtuutetuiksi käyttäjiksi ja antaa heille mahdollisuuden muuttaa asetuksia, kuten aukioloaikoja, puhelujen reititystä, jonon jäsenyyttä ja ennalta tallennettuja tervehdyksiä vastaaville puhelujonolle ja automaattisille puhelunvälittäjälle poistumatta Teamsista.
Huomautukset:
-
Valtuutettujen ryhmävalvojien luomiseksi IT-järjestelmänvalvojien on ensin luotava äänisovelluskäytäntö. Lisätietoja on artikkelissa Automaattisen puhelunvälittäjän ja puhelujonon valtuutettujen käyttäjien suunnitteleminen.
-
Microsoft Teamsin Jonot-sovellus on tällä hetkellä yksityisessä esikatselussa. Kun se on yleisesti saatavilla, se sisältyy Teams Premium, lisäosan käyttöoikeuteen, joka tarjoaa lisäominaisuuksia, joiden avulla Teams-kokoukset ovat entistä yksilöllisempiä, älykkäämpiä ja turvallisempia. Jos haluat käyttää Teams Premiumia, ota yhteyttä IT-järjestelmänvalvojaasi.
Tässä artikkelissa
Puhelujonon asetusten määrittäminen
Salli ihmisten kieltäytyä puhelujen vastaanottamisesta
Käyttäjien ja ryhmien hallinta
Tervehdysasetusten muuttaminen
Poikkeusten käsittelyn muokkaaminen
Automaattisen puhelunvälittäjän asetusten määrittäminen
Puhelujonon asetusten määrittäminen
Salli ihmisten kieltäytyä puhelujen vastaanottamisesta
-
Siirry kohtaan Asetukset > Puhelut > puhelun käsittely ja reititys
-
Valitse Salli henkilöiden kieltäytyä puhelujen vastaanottamisesta tai pois käytöstä tarpeiden mukaan.
Neuvottelutila
Neuvottelutila lyhentää puhelun vastaanottamiseen kuluvaa aikaa.
-
Siirry kohtaan Asetukset > Puhelut > puhelun käsittely ja reititys
-
Ota neuvottelutila käyttöön tai poista se käytöstä tarpeidesi mukaan.
Käyttäjien ja ryhmien hallinta
Lisää tai poista ryhmän jäseniä puhelujonosta ja Microsoft 365 -ryhmät. Voit muuttaa sarjapuhelun reititysjärjestystä, joka soittaa jokaiselle henkilölle luettelossa olevassa järjestyksessä.
-
Valitse Asetukset > Puhelut
-
Valitse puheluvälilehti, johon haluat tehdä muutoksia näytön yläreunassa.
-
Valitse Hallitse käyttäjiä ja ryhmiä puheluihin vastaamista varten.
-
Valitse Muokkaa , jos haluat muuttaa puhelujonossa olevaa henkilöä.
-
Valitse Lisää käyttäjiä ja ryhmiä.
-
Lisää käyttäjä tai ryhmä kirjoittamalla hänen nimensä ja valitsemalla oikea henkilö tai ryhmä avattavasta valikosta.
-
Järjestä luettelojärjestys uudelleen napsauttamalla ja vetämällä käyttäjiä tai ryhmiä.
-
Jos haluat poistaa käyttäjän tai ryhmän luettelosta, valitse hänen nimensä vieressä oleva roskakori.
Huomautus: Voit lisätä jopa 20 käyttäjää puhelujonoon. Jos haluat lisätä käyttäjiä (enintään 200), sinun on lisättävä heidät jakeluluetteloon tai Microsoft 365 -ryhmään.
Reititystavan valitseminen
Reititysmenetelmät määrittävät järjestyksen, jossa edustajat vastaanottavat puheluita jonosta. Reititystapoja on neljä:
Puhelunvälittäjän reititys soittaa kaikille jonossa olleille edustajille samanaikaisesti. Ensimmäinen puheluun vastannut agentti saa puhelun.
Sarjareititys soittaa kaikki agentit yksi kerrallaan henkilöluettelossa määritetyssä järjestyksessä. Jos edustaja hylkää puhelun tai ei vastaa puheluun, puhelu soi seuraavalle edustajalle. Tämä jakso toistuu, kunnes puheluun vastataan, aikakatkaistaan tai soittaja katkaisee puhelun.
Round robin tasapainottaa saapuvien puheluiden reitityksen niin, että kukin edustaja saa saman määrän puheluita jonosta.
Pisimmät käyttämättömyysreitit soittavat agentille, joka on ollut joutokäynnillä pisimpään. Edustajaa pidetään käyttämättömänä, jos hänen tilansa on Käytettävissä. Agentit, jotka eivät ole tavoitettavissa, eivät saa puheluita, ennen kuin he muuttavat tilakseen Käytettävissä.
Reititystavan valitseminen:
-
Siirry kohtaan Asetukset > Puhelut > puhelun käsittely ja reititys.
-
Vieritä alaspäin kohtaan Valitse reititysmenetelmä.
-
Valitse haluamasi reititystapa.
Huomautukset:
-
Kun käytät Pisintä käyttämättömänä ja kun jonossa on vähemmän puheluita kuin käytettävissä olevat agentit, vain kaksi pisintä käyttämättömänä olevaa agenttia saavat puheluja jonosta.
-
Kun käytät Pisintä käyttämättömänä, voi olla aikoja, jolloin edustaja saa puhelun jonosta pian sen jälkeen, kun hän ei ole enää käytettävissä, tai lyhyt viive puhelun vastaanottamisessa jonosta sen jälkeen, kun se on tullut saataville.
-
Puhelujonon puheluesitys edustajille voi olla ristiriidassa sijaintiin perustuvien reititysrajoitusten kanssa. Tässä tapauksessa edustaja saa puheluilmoituksen, mutta ei voi vastata puheluun. Tämä ehto jatkuu, kunnes toinen edustaja on käytettävissä vastaamaan puheluun, soittaja katkaisee puhelun tai puhelujonon aikakatkaisuehto ilmenee.
Tervehdysasetusten muuttaminen
-
Valitse Asetukset ja muuta
-
Valitse puhelujonon rivi, johon haluat tehdä muutoksia.
-
Valitse avattavasta tervehdysvalikosta Ei tervehdystä, Lisää tervehdysviesti tai Toista äänitiedosto .
-
Jos valitset Toista äänitiedosto, lataa äänitiedosto hyväksytyillä muodoilla.
-
Jos valitset Lisää tervehdysviesti, kirjoita viesti.
-
-
Valitse Tallenna.
Poikkeusten käsittelyn muokkaaminen
Valitse, miten haluat käsitellä katkenneet puhelut, puhelut, jotka ylittävät enimmäisodotusajan, ja muut puhelujen reititysasetukset tietyistä olosuhteista riippuen.
-
Valitse Asetukset > Puhelut
-
Vieritä alaspäin kohtaan Poikkeusten käsittely
-
Valitse puhelujen reititysvaihtoehto, kun puhelujen enimmäismäärä saavutetaan. Valitse seuraavista:
-
Katkaise yhteys: katkaisee puhelun.
-
Ohjaa organisaatiossa olevalle henkilölle: Ohjaa puhelu tietylle henkilölle.
-
Uudelleenohjaus äänisovellukseen: Ohjaa automaattiseen puhelunvälittäjään tai puhelujonoon.
-
Uudelleenohjaus ulkoiseen puhelinnumeroon: Määritä ulkoinen puhelinnumero uudelleenohjattavaksi.
-
Ohjaa vastaajaan: valitse henkilökohtainen vastaaja, jonka haluat ohjata uudelleen.
-
Ohjaa vastaajaan (jaettu): valitse jaettu vastaaja, johon haluat ohjata.
Huomautus: Kun puhelut ohjataan organisaatiossa olevalle henkilölle, hänen on oltava ääni käytössä. Lisätietoja äänen käyttöönotosta on artikkelissa Teams-lisäosien käyttöoikeuksien määrittäminen käyttäjille.
Automaattisen puhelunvälittäjän asetusten määrittäminen
Automaattiset puhelunvälittäjät antavat henkilöiden soittaa organisaatioosi ja siirtyä valikkojärjestelmässä puhuakseen oikealle osastolle, puhelujonolle, henkilölle tai operaattorille.
Automaattisen puhelunvälittäjän tervehdysten muuttaminen
-
Valitse Asetukset ja muuta
-
Valitse automaattinen puhelunvälittäjärivi, johon haluat tehdä muutoksia.
-
Valitse avattavasta tervehdysvalikosta Ei tervehdystä, Lisää tervehdysviesti tai Toista äänitiedosto .
-
Jos Toista äänitiedosto on valittuna, lataa äänitiedosto hyväksytyillä muodoilla
-
Jos Lisää tervehdysviesti on valittuna, kirjoita viesti.
-
-
Valitse Tallenna.
Työajan hallinta
Määritä, milloin puhelujonot ovat avoimia puheluiden vastaanottamiselle.
-
Siirry kohtaan Asetukset > Puhelut > Hallitse liiketoimintaa ja sen jälkeen.
-
Näet välilehtiluettelon näytön yläreunassa. Valitse hallittava vaihtoehto.
-
Valitse Hallitse tunteja.
-
Valitse yritykselle parhaiten sopiva skenaario: Avaa samat tunnit joka päivä, Avaa eri tunnit päivittäin tai Avaa 24 tuntia.
-
Määritä kytkinten avulla, mitkä viikonpäivät yrityksesi on avoinna tai suljettuna.
-
Valitse työaikasi kunkin päivän avattavasta valikosta.
-
Voit poistaa ajan valitsemalla roskakorin
Puhelunkulun hallinta
Muuta työaikana ja sen jälkeen vastaanotettujen puhelujen tervehdys- ja reititysasetuksia.
Puhelujen kulku työaikana:
-
Siirry kohtaan Asetukset > puhelut > työaikapuhelun kulku.
-
Näet välilehtiluettelon näytön yläreunassa. Valitse jonot-välilehti, jota haluat hallita.
-
Valitse tervehdysvaihtoehto työajalle. Valitse: Ei tervehdystä, Toista äänitiedosto tai Lisää tervehdysviesti.
-
Valitse työaikapuhelun reititysvaihtoehto. Valitse seuraavista:
-
Katkaise yhteys
-
Ohjaa organisaatiossa olevalle henkilölle: Ohjaa puhelu tietylle henkilölle.
-
Uudelleenohjaus äänisovellukseen: Ohjaa automaattiseen puhelunvälittäjään tai puhelujonoon.
-
Uudelleenohjaus ulkoiseen puhelinnumeroon: Valitse ulkoinen puhelinnumero.
-
Uudelleenohjaus vastaajaan: Ohjaa uudelleen jaettuun vastaajaan.
-
Toista-valikon asetukset: Valitse tervehdysvaihtoehto valikkoasetuksia varten. Lisätietoja on artikkelissa Automaattisten puhelunvälittäjien määrittäminen: Toistovalikon asetukset.
-
Puhelujen kulku työajan jälkeen
-
Siirry kohtaan Asetukset > Puhelut > puheluiden kulku työajan jälkeen.
-
Valitse tervehdysvaihtoehto työajan jälkeen.
-
Valitse puhelun reititysvaihtoehto työajan jälkeen.
Juhlapyhien puheluiden kulku
-
Siirry kohtaan Asetukset > Puhelut > puheluiden kulku työajan jälkeen > Juhlapyhien puheluiden kulun hallinta
-
Muokkaa organisaation lomapäiviä valitsemalla Muokkaa kunkin luetteloidun loman vierestä.
-
Valitse tervehdysvaihtoehto jokaiselle lomalle.
-
Valitse puhelujen reititysvaihtoehto kullekin lomalle.
Huomautus: Työryhmän jäsenet eivät voi muuttaa loman päivämääriä, ellei heillä ole lupaa tehdä muutoksia jokaiseen automaattiseen puhelunvälittäjään, joka viittaa loma-aikatauluun.
Aiheeseen liittyvät artikkelit
Tarvitsetko lisäohjeita?
Haluatko lisää vaihtoehtoja?
Tutustu tilausetuihin, selaa harjoituskursseja, opi suojaamaan laitteesi ja paljon muuta.
Osallistumalla yhteisöihin voit kysyä kysymyksiä ja vastata niihin, antaa palautetta sekä kuulla lisää asiantuntijoilta, joilla on runsaasti tietoa.
