Ρύθμιση μιας βιβλιοθήκης ώστε να απαιτεί ανάληψη ελέγχου των αρχείων
Applies To
Συνδρομητική έκδοση SharePoint Server SharePoint Server 2019 SharePoint Server 2016 SharePoint Server 2013 Enterprise SharePoint στο Microsoft 365 SharePoint Foundation 2013 SharePoint Foundation 2010 SharePoint Server 2010 Το SharePoint στο Microsoft 365 για μικρές επιχειρήσεις SharePoint με διαχείριση από την 21VianetΈνας τρόπος για να ελέγξετε τη συνεργασία σε έγγραφα είναι να απαιτείτε ανάληψη ελέγχου των αρχείων, ειδικά όταν πολλοί χρήστες έχουν πρόσβαση στη βιβλιοθήκη. Εάν απαιτείται ανάληψη ελέγχου μιας βιβλιοθήκης, δεν είναι δυνατή η αντικατάσταση από άλλους χρήστες. Ωστόσο, υπάρχει ο κίνδυνος να εμποδίσετε άλλα άτομα να δουν τις πιο πρόσφατες αλλαγές ή να κάνουν οι ίδιοι αλλαγές. Εάν άλλοι χρήστες πρέπει να εργαστούν στο έγγραφο, είναι σημαντικό ο γρήγορος έλεγχος των αρχείων.
Σημείωση: Μην ρυθμίσετε τις παραμέτρους της βιβλιοθήκης σας ώστε να απαιτεί ανάληψη ελέγχου εάν οι χρήστες σκοπεύουν να συντάξετε από κοινού έγγραφα στη βιβλιοθήκη. Οι χρήστες δεν μπορούν να εργάζονται ταυτόχρονα σε έγγραφα όταν είναι ενεργοποιημένη η απαίτηση ανάληψης ελέγχου.
Απαίτηση ανάληψης ελέγχου των αρχείων για επεξεργασία
Σημείωση: Μόνο οι χρήστες που έχουν δικαιώματα πλήρους ελέγχου ή σχεδίασης μπορούν να ρυθμίσουν βιβλιοθήκες ώστε να απαιτούν ανάληψη ελέγχου των αρχείων.
-
Μεταβείτε στη βιβλιοθήκη στην οποία σκοπεύετε να εργαστείτε.
-
Επιλέξτε Ρυθμίσεις
Εάν δεν βλέπετε αυτά τα στοιχεία μενού, στην κορδέλα, επιλέξτε Βιβλιοθήκη και, στην ομάδα Ρυθμίσεις, επιλέξτε Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.
-
Στη σελίδα Ρυθμίσεις , στην περιοχή Γενικές ρυθμίσεις, επιλέξτε Ρυθμίσεις εκδόσεων.
-
Στην ενότητα Απαίτηση ανάληψης ελέγχου , στην περιοχή Να απαιτείται ανάληψη ελέγχου των εγγράφων για να είναι δυνατή η επεξεργασία τους;, επιλέξτε Ναι.
-
Για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις σας και να επιστρέψετε στη σελίδα Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης , επιλέξτε OK.
|
Αν το κάνετε αυτό... |
Αυτό συμβαίνει... |
|---|---|
|
Δημιουργία ή προσθήκη αρχείου σε βιβλιοθήκη |
Αρχικά έχει γίνει ανάληψη ελέγχου του αρχείου από εσάς. Πρέπει να μεταβιβάσετε τον έλεγχο στη βιβλιοθήκη για να τη δουν άλλοι χρήστες και να εργαστούν με αυτήν. |
|
Άνοιγμα αρχείου για επεξεργασία |
Ο έλεγχος του αρχείου επιλέγεται αυτόματα από εσάς όταν επιλέγετε Επεξεργασία. Ένα παράθυρο διαλόγου μηνύματος σάς ειδοποιεί ότι πρόκειται να αναλάβετε τον έλεγχο του αρχείου και σας δίνει τη δυνατότητα να το επεξεργαστείτε στον τοπικό φάκελο "Πρόχειρα". Μετά την ανάληψη ελέγχου, το εικονίδιο αρχείου καλύπτεται με ένα πράσινο βέλος που δείχνει προς τα κάτω, το οποίο υποδεικνύει ότι έχει γίνει ανάληψη ελέγχου του αρχείου. Κανείς άλλος δεν μπορεί να αλλάξει το αρχείο και κανείς άλλος δεν μπορεί να δει τις αλλαγές σας, ενώ εσείς έχετε αναλάβει τον έλεγχο. |
|
Πραγματοποίηση αλλαγών στις πληροφορίες σχετικά με το αρχείο (ιδιότητες) |
Εάν δεν έχει γίνει ήδη ανάληψη ελέγχου του αρχείου από εσάς, πρέπει να κάνετε ανάληψη ελέγχου για να μπορέσετε να κάνετε αλλαγές στις ιδιότητές του, όπως τον τίτλο, το όνομα συντάκτη, την προθεσμία, την καταμέτρηση λέξεων και ούτω καθεξής. Οι αλλαγές σας δεν θα τεθούν σε ισχύ μέχρι να μεταβιβάσετε ξανά τον έλεγχο του αρχείου. |
|
Προσπαθήστε να ανοίξετε ένα αρχείο του οποίου έχει γίνει ανάληψη ελέγχου σε κάποιον άλλο |
Οι επιλογές Ανάληψη ελέγχου και Check In δεν είναι διαθέσιμες. Δεν μπορείτε να αναλάβετε τον έλεγχο ενός αρχείου του οποίου έχει γίνει ανάληψη ελέγχου από κάποιον άλλο χρήστη. Εάν προσπαθήσετε να το κάνετε αυτό, εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου μηνύματος που σας ενημερώνει ότι κάποιος άλλος έχει αναλάβει τον έλεγχο του αρχείου. Για να μάθετε ποιος έχει αναλάβει τον έλεγχο του αρχείου, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω από το εικονίδιο του αρχείου. Το όνομα του ατόμου στο οποίο έχει γίνει ανάληψη ελέγχου εμφανίζεται σε μια συμβουλή εργαλείου. Μπορείτε να επικοινωνήσετε με αυτό το άτομο για να ζητήσετε μεταβίβαση ελέγχου του αρχείου, εάν το χρειάζεστε γρήγορα. |
|
Μεταβίβαση ελέγχου του αρχείου |
Θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε ένα σχόλιο σχετικά με τις αλλαγές που κάνατε. Εάν η βιβλιοθήκη παρακολουθεί τις εκδόσεις, το σχόλιό σας γίνεται μέρος του ιστορικού εκδόσεων. Εάν παρακολουθούνται τόσο οι κύριες όσο και οι δευτερεύουσες εκδόσεις, σας ζητείται να επιλέξετε τον τύπο της έκδοσης στην οποία θα γίνει μεταβίβαση ελέγχου. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη διαχείριση εκδόσεων, ανατρέξτε στο θέμα Δείτε επίσης. |
|
Διατήρηση ανάληψης ελέγχου του αρχείου για μεγάλο χρονικό διάστημα |
Κανείς άλλος χρήστης δεν μπορεί να δει τις αλλαγές σας ή να επεξεργαστεί το αρχείο ενώ κάνετε ανάληψη ελέγχου του αρχείου. Παρόλο που αυτό είναι χρήσιμο κατά τη διάρκεια της πραγματοποίησης αλλαγών, μπορεί επίσης να εμποδίσει άλλους χρήστες να εκτελέσουν τις εργασίες που τους έχουν ανατεθεί. Είναι καλή επιχειρηματική πρακτική και κοινή ευγένεια να μεταβιβάσετε ξανά τον έλεγχο του αρχείου το συντομότερο δυνατό μετά την ανάληψη ελέγχου. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένας διαχειριστής μπορεί να χρειαστεί να επιβάλει τη μεταβίβαση ελέγχου του αρχείου. |
Πώς γίνεται ρυθμίσετε τις παραμέτρους μιας βιβλιοθήκης τοποθεσίας ώστε να απαιτεί ανάληψη ελέγχου;
Μόνο τα άτομα που έχουν δικαιώματα πλήρους ελέγχου ή σχεδίασης μπορούν να ρυθμίσουν βιβλιοθήκες ώστε να απαιτούν ανάληψη ελέγχου των αρχείων.
Για να απαιτείται ανάληψη ελέγχου των αρχείων
Σημείωση: Αν αυτές οι πληροφορίες δεν ταιριάζουν με αυτές που βλέπετε, ενδέχεται να χρησιμοποιείτε Microsoft 365 μετά την αναβάθμιση υπηρεσίας. Για να βρείτε τις πληροφορίες που ισχύουν για εσάς, επιλέξτε την καρτέλα Online, 2016, 2013 .
-
Μεταβείτε στη βιβλιοθήκη στην οποία σκοπεύετε να εργαστείτε. Εάν το όνομα της βιβλιοθήκης δεν εμφανίζεται στο παράθυρο Γρήγορη εκκίνηση , επιλέξτε Όλο το περιεχόμενο τοποθεσίας και, στη συνέχεια, επιλέξτε το όνομα της βιβλιοθήκης σας.
-
Στην κορδέλα, στην ομάδα Εργαλεία βιβλιοθήκης , επιλέξτε την καρτέλα Βιβλιοθήκη .
-
Επιλέξτε Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης
-
Στη σελίδα Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης , στην περιοχή Γενικές ρυθμίσεις, επιλέξτε Ρυθμίσεις εκδόσεων.
-
Στην ενότητα Απαίτηση ανάληψης ελέγχου , στην ερώτηση Να απαιτείται ανάληψη ελέγχου εγγράφων για να είναι δυνατή η επεξεργασία τους; επιλέξτε Ναι.
-
Για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου και να επιστρέψετε στη σελίδα Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης , επιλέξτε OK.
Πώς γίνεται καταργήσετε την απαίτηση ανάληψης ελέγχου από μια βιβλιοθήκη τοποθεσίας;
Εάν, μετά από λίγο, ο οργανισμός σας αποφασίσει ότι η απαιτούμενη ανάληψη ελέγχου δεν είναι πραγματικά απαραίτητη, μπορείτε να καταργήσετε την απαίτηση εάν έχετε δικαιώματα πλήρους ελέγχου ή σχεδίασης.
Για να καταργήσετε την απαίτηση ανάληψης ελέγχου αρχείων
Σημείωση: Αν αυτές οι πληροφορίες δεν ταιριάζουν με αυτές που βλέπετε, ενδέχεται να χρησιμοποιείτε Microsoft 365 μετά την αναβάθμιση υπηρεσίας. Για να βρείτε τις πληροφορίες που ισχύουν για εσάς, επιλέξτε την καρτέλα Online, 2016, 2013 .
-
Μεταβείτε στη βιβλιοθήκη στην οποία σκοπεύετε να εργαστείτε. Εάν το όνομα της βιβλιοθήκης δεν εμφανίζεται στο παράθυρο Γρήγορη εκκίνηση , επιλέξτε Όλο το περιεχόμενο τοποθεσίας και, στη συνέχεια, επιλέξτε το όνομα της βιβλιοθήκης σας.
-
Στην κορδέλα, στην ομάδα Εργαλεία βιβλιοθήκης , επιλέξτε την καρτέλα Βιβλιοθήκη .
-
Επιλέξτε Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης
-
Στη σελίδα Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης , στην περιοχή Γενικές ρυθμίσεις, επιλέξτε Ρυθμίσεις εκδόσεων.
-
Στην ενότητα Απαίτηση ανάληψης ελέγχου , στην ερώτηση Να απαιτείται ανάληψη ελέγχου εγγράφων για να είναι δυνατή η επεξεργασία τους; επιλέξτε Όχι.
-
Για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου και να επιστρέψετε στη σελίδα Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης , επιλέξτε OK.
Τι συμβαίνει όταν μια βιβλιοθήκη τοποθεσίας έχει απαίτηση ανάληψης ελέγχου;
Ένας τρόπος για να ελέγξετε τη συνεργασία σε έγγραφα είναι να απαιτείτε ανάληψη ελέγχου των αρχείων, ειδικά όταν πολλοί χρήστες έχουν πρόσβαση στη βιβλιοθήκη. Εάν έχει γίνει ανάληψη ελέγχου ενός αρχείου, μπορείτε να είστε βέβαιοι ότι δεν είναι δυνατή η αντικατάσταση από άλλα άτομα. Ωστόσο, εμποδίζετε και άλλα άτομα να δουν τις πιο πρόσφατες αλλαγές ή να κάνουν οι ίδιοι αλλαγές, επομένως είναι σημαντικό να μεταβιβάσετε ξανά τον έλεγχο των αρχείων αμέσως.
Σημαντικό: Μην ρυθμίσετε τις παραμέτρους της βιβλιοθήκης της τοποθεσίας σας ώστε να απαιτεί ανάληψη ελέγχου εάν οι χρήστες σκοπεύουν να συντάξετε από κοινού έγγραφα στη βιβλιοθήκη. Οι χρήστες δεν μπορούν να εργάζονται ταυτόχρονα σε έγγραφα όταν απαιτείται ανάληψη ελέγχου.
Όταν εργάζεστε σε μια βιβλιοθήκη που απαιτεί ανάληψη ελέγχου των αρχείων, είναι χρήσιμο εάν κατανοείτε τις επιπτώσεις των ενεργειών σας.
|
Αν το κάνετε αυτό... |
Αυτό συμβαίνει... |
|---|---|
|
Δημιουργία ή προσθήκη αρχείου σε βιβλιοθήκη τοποθεσίας |
Αρχικά έχει γίνει ανάληψη ελέγχου του αρχείου από εσάς. Πρέπει να μεταβιβάσετε τον έλεγχο στη βιβλιοθήκη για να τη δουν άλλοι χρήστες και να εργαστούν με αυτήν. |
|
Άνοιγμα αρχείου για επεξεργασία |
Ο έλεγχος του αρχείου γίνεται αυτόματα σε εσάς όταν επιλέγετε Επεξεργασία στο όνομα της εφαρμογής <>. Ένα παράθυρο διαλόγου μηνύματος σάς ειδοποιεί ότι πρόκειται να αναλάβετε τον έλεγχο του αρχείου και σας δίνει τη δυνατότητα να το επεξεργαστείτε στον τοπικό φάκελο "Πρόχειρα".
Μετά την ανάληψη ελέγχου, το εικονίδιο αρχείου καλύπτεται με ένα πράσινο βέλος που δείχνει προς τα κάτω |
|
Πραγματοποίηση αλλαγών στις πληροφορίες σχετικά με το αρχείο (ιδιότητες) |
Εάν δεν έχει γίνει ήδη ανάληψη ελέγχου του αρχείου από εσάς, πρέπει να κάνετε ανάληψη ελέγχου για να μπορέσετε να κάνετε αλλαγές στις ιδιότητές του, όπως τον τίτλο, το όνομα συντάκτη, την προθεσμία, την καταμέτρηση λέξεων και ούτω καθεξής. Οι αλλαγές σας δεν θα τεθούν σε ισχύ μέχρι να μεταβιβάσετε ξανά τον έλεγχο του αρχείου. |
|
Προσπαθήστε να ανοίξετε ένα αρχείο του οποίου έχει γίνει ανάληψη ελέγχου σε κάποιον άλλο |
Οι επιλογές Ανάληψη ελέγχου και Check In δεν είναι διαθέσιμες. Δεν μπορείτε να αναλάβετε τον έλεγχο ενός αρχείου του οποίου έχει γίνει ανάληψη ελέγχου από κάποιον άλλο χρήστη. Εάν προσπαθήσετε να το κάνετε αυτό, ένα παράθυρο διαλόγου μηνύματος σάς ενημερώνει ότι έχει γίνει ανάληψη ελέγχου του αρχείου από κάποιον άλλο.
Για να μάθετε ποιος έχει αναλάβει τον έλεγχο του αρχείου, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω από το εικονίδιο του αρχείου. Το όνομα του ατόμου που έχει αναλάβει τον έλεγχο εμφανίζεται σε μια συμβουλή εργαλείου.
Μπορείτε να επικοινωνήσετε με αυτό το άτομο για να ζητήσετε να γίνει μεταβίβαση ελέγχου του αρχείου, εάν το χρειάζεστε γρήγορα. |
|
Μεταβίβαση ελέγχου του αρχείου |
Θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε ένα σχόλιο σχετικά με τις αλλαγές που κάνατε. Εάν η βιβλιοθήκη παρακολουθεί τις εκδόσεις, το σχόλιό σας γίνεται μέρος του ιστορικού εκδόσεων. Εάν παρακολουθούνται τόσο οι κύριες όσο και οι δευτερεύουσες εκδόσεις, σας ζητείται να επιλέξετε τον τύπο της έκδοσης στην οποία θα γίνει μεταβίβαση ελέγχου. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη διαχείριση εκδόσεων, ανατρέξτε στο θέμα Δείτε επίσης. |
|
Διατήρηση ανάληψης ελέγχου του αρχείου για μεγάλο χρονικό διάστημα |
Κανείς άλλος χρήστης δεν μπορεί να δει τις αλλαγές σας ή να επεξεργαστεί το αρχείο ενώ κάνετε ανάληψη ελέγχου του αρχείου. Παρόλο που αυτό είναι χρήσιμο κατά τη διάρκεια της πραγματοποίησης αλλαγών, μπορεί επίσης να εμποδίσει άλλους χρήστες να εκτελέσουν τις εργασίες που τους έχουν ανατεθεί. Είναι καλή επιχειρηματική πρακτική και κοινή ευγένεια να μεταβιβάσετε ξανά τον έλεγχο του αρχείου το συντομότερο δυνατό μετά την ανάληψη ελέγχου. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένας διαχειριστής μπορεί να χρειαστεί να επιβάλει τη μεταβίβαση ελέγχου του αρχείου. |
Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;
Θέλετε περισσότερες επιλογές;
Εξερευνήστε τα πλεονεκτήματα της συνδρομής, περιηγηθείτε σε εκπαιδευτικά σεμινάρια, μάθετε πώς μπορείτε να προστατεύσετε τη συσκευή σας και πολλά άλλα.
Οι κοινότητες σάς βοηθούν να κάνετε και να απαντάτε σε ερωτήσεις, να δίνετε σχόλια και να ακούτε από ειδικούς με πλούσια γνώση.
