Ορίστε ένα προσαρμοσμένο πρότυπο για μια βιβλιοθήκη του SharePoint

Επεξεργασία του προεπιλεγμένου προτύπου αρχείου

1. Μεταβείτε στην τοποθεσία όπου βρίσκεται η βιβλιοθήκη σας.

2. Στο SharePoint Server, στην κορδέλα, επιλέξτε την καρτέλα "Βιβλιοθήκη" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Βιβλιοθήκη" Ρυθμίσεις.

   Για SharePoint στο Microsoft 365, επιλέξτε Ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης".

3. Στην περιοχή "Γενικά Ρυθμίσεις",επιλέξτε "Ρυθμίσεις για προχωρημένους".

   

4. Στην ενότητα "Πρότυπο εγγράφου", κάτω από το πεδίο "Διεύθυνση URL προτύπου", επιλέξτε "Επεξεργασία προτύπου". Συμβαίνει ένα από τα εξής:

   Εάν η τοποθεσία σας αποτελεί μέρος μιας συνδρομής Microsoft 365, σε αυτό το σημείο, ενδέχεται να σας ζητηθεί να εισαγάγετε το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης της Microsoft 365 συνδρομής σας.

   • Βιβλιοθήκη εγγράφων    Το πρότυπο ανοίγει σε μια εφαρμογή που είναι συμβατή με SharePoint και που σχετίζεται με τον τύπο αρχείου του τρέχοντος προτύπου. Για παράδειγμα, το Word ανοίγει εάν το προεπιλεγμένο πρότυπο είναι πρότυπο του Word ή Excel ανοίγει εάν το προεπιλεγμένο πρότυπο είναι ένα Excel εργασίας.

   • Βιβλιοθήκη φορμών    Το πρότυπο ανοίγει είτε σε ένα πρόγραμμα συμβατό με SharePoint, είτε σε ένα πρόγραμμα σχεδίασης φόρμας που βασίζεται σε XML, όπως το InfoPath, είτε σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας XML.

     

   Σημείωση: Εάν τα άτομα στην τοποθεσία σας έχουν ήδη συμπληρώσει φόρμες που βασίζονται στο αρχικό πρότυπο, εξετάστε τον τρόπο με τον οποίο τυχόν αλλαγές στο πρότυπο μπορεί να επηρεάσουν αυτές τις φόρμες. Για παράδειγμα, η προσθήκη ενός πεδίου που απαιτείται να συμπληρώσουν οι χρήστες μπορεί να προκαλέσει την εμφάνιση σφαλμάτων στις αρχικές φόρμες που συμπληρώνονται πριν από την προσθήκη του πεδίου.

5. Κάντε τις αλλαγές που θέλετε και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε το πρότυπο. Για SharePoint στο Microsoft 365, αποθηκεύστε το πρότυπο με ένα νέο όνομα αρχείου. Κλείστε το πρόγραμμα εάν δεν το χρειάζεστε πλέον ανοιχτό ή μεταβείτε στην τοποθεσία σας.

   Σημείωση: Για SharePoint στο Microsoft 365, το προσαρμοσμένο πρότυπο πρέπει να έχει διαφορετικό όνομα αρχείου από το προεπιλεγμένο. Χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα "Αποθήκευση ως" του προγράμματος-πελάτη για να αποθηκεύσετε το αρχείο στο φάκελο Forms με ένα νέο όνομα αρχείου. Για παράδειγμα, για το Word, μην χρησιμοποιείτε το προεπιλεγμένο πρότυπο ονόματος αρχείου.dotx.

6. Ανάλογα με το πρόγραμμα σχεδίασης φόρμας, ίσως χρειαστεί να αναδημοσιεύσετε το πρότυπο στη βιβλιοθήκη της τοποθεσίας σας από το πρόγραμμά σας.

7. Στην τοποθεσία σας, στο κάτω μέρος της σελίδας "Έγγραφο" ή "Ρυθμίσεις βιβλιοθήκη φορμών" και επιλέξτε OK.

Καθορισμός προσαρμοσμένου προτύπου αρχείου

1. Δημιουργήστε και αποθηκεύστε το προσαρμοσμένο πρότυπο σε ένα πρόγραμμα που είναι συμβατό με SharePoint. Σημειώστε τη θέση του και, στη συνέχεια, μεταβείτε SharePoint.

   Σημείωση: Εάν το προεπιλεγμένο πρότυπο εγγράφου ονομάζεται οτιδήποτε άλλο εκτός από template.dotx,δεν εμφανίζονται προεπιλεγμένα πρότυπα στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.

2. Μεταβείτε στην τοποθεσία που περιέχει τη βιβλιοθήκη για την οποία θέλετε να καθορίσετε ένα προσαρμοσμένο πρότυπο.
   
   Επιλογή 1: (Από το σύγχρονο UX της βιβλιοθήκης)
   Νέα > προσθήκη
   
   προτύπου
   
   επιλογή 2:

3. Για αυτό το βήμα, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τον Internet Explorer. Στην SharePoint στο Microsoft 365, στην επάνω δεξιά γωνία, επιλέξτε "Όλα τα έγγραφα"και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Προβολή" στην Εξερεύνηση αρχείων.

   Για SharePoint Server, επιλέξτε την καρτέλα "Βιβλιοθήκη" στην κορδέλα και, στην ομάδα Σύνδεση & "Εξαγωγή", επιλέξτε "Άνοιγμα με την Εξερεύνηση".

   Σημαντικό: Εάν η Εξερεύνηση αρχείων δεν ανοίξει ή εμφανιστεί ένα μήνυμα σφάλματος, ίσως χρειαστεί να προσθέσετε την τοποθεσία σας ως αξιόπιστη τοποθεσία στις ρυθμίσεις του προγράμματος περιήγησης. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Άνοιγμα στην Εξερεύνηση ή Προβολή με την Εξερεύνηση αρχείων SharePoint.

4. Στην Εξερεύνηση αρχείων, αναζητήστε το προσαρμοσμένο πρότυπο που δημιουργήσατε.

5. Κάντε δεξί κλικ στο αρχείο και, στο μενού συντόμευσης, επιλέξτε "Αντιγραφή".

6. Επιλέξτε το κουμπί "Πίσω" μέχρι να επιστρέψετε στη βιβλιοθήκη και, στη συνέχεια, επιλέξτε το φάκελο "Φόρμες" για να τον ανοίξετε.

7. Κάντε δεξί κλικ σε μια κενή περιοχή στο παράθυρο φακέλου και, στο μενού συντόμευσης, επιλέξτε "Επικόλληση".

8. Κλείστε την Εξερεύνηση αρχείων και επιστρέψτε στην τοποθεσία.

9. Στα αριστερά, επιλέξτε "Περιεχόμενα τοποθεσίας".

10. Βρείτε τη βιβλιοθήκη εγγράφων στην περιοχή "Περιεχόμενα", τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω από το όνομα, επιλέξτε τα ελλείψεις (...) και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ρυθμίσεις.

    Εάν δεν βλέπετε αυτές τις εντολές, ενδέχεται να είστε σε κλασική SharePoint. Σε αυτή την περίπτωση, μεταβείτε στη βιβλιοθήκη εγγράφων σας και, στην κορδέλα, επιλέξτε την καρτέλα "Βιβλιοθήκη" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Βιβλιοθήκη" Ρυθμίσεις.

11. Στην περιοχή "Γενικά Ρυθμίσεις",επιλέξτε "Ρυθμίσεις για προχωρημένους".

12. Στην ενότητα "Πρότυπο εγγράφου", κάντε ένα από τα εξής:

    Βιβλιοθήκη εγγράφων    Εισαγάγετε τη διεύθυνση του προσαρμοσμένου προτύπου στο πεδίο διεύθυνσης URL του προτύπου. Η θέση είναι η διεύθυνση Web του προτύπου στην τοποθεσία, σε σχέση με το όνομα της τοποθεσίας. Για παράδειγμα, εάν το πρότυπό σας ονομάζεται Watermark.dotx και το προσθέσετε στο φάκελο "Φόρμες" της βιβλιοθήκης εγγράφων κοινόχρηστων εγγράφων, θα πρέπει να εισαγάγετε τα εξής:

    Κοινόχρηστα έγγραφα/Φόρμες/Υδατογράφημα.dotx

    Βιβλιοθήκη φορμών    Εισαγάγετε τη διεύθυνση του προσαρμοσμένου προτύπου που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο πεδίο "Διεύθυνση URL προτύπου". Η θέση είναι η διεύθυνση Web του προτύπου στην τοποθεσία, σε σχέση με το όνομα της τοποθεσίας. Για παράδειγμα, εάν το πρότυπό σας ονομάζεται Orders.xml και το προσθέτετε στο φάκελο "Φόρμες" της βιβλιοθήκης φορμών "Αγορές", θα πρέπει να εισαγάγετε τα εξής:

    Αγορές/Φόρμες/Παραγγελίες.xsn

    Σημείωση: Εάν οι ρυθμίσεις στο πλαίσιο "Πρότυπο εγγράφου" δεν είναι διαθέσιμες, ένας διαχειριστής μπορεί να έχει ρυθμίσει πολλούς τύπους περιεχομένου. Για να δείτε εάν είναι ενεργοποιημένοι πολλοί τύποι περιεχομένου, βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το "Ναι" στην περιοχή "Να επιτρέπεται η διαχείριση τύπων περιεχομένου"; στην ενότητα "Τύποι περιεχομένου" ακριβώς επάνω από την ενότητα "Πρότυπα εγγράφου". Εάν είναι, πρέπει να επεξεργαστείτε το πρότυπο για τον τύπο περιεχομένου.

Οι τύποι αρχείων που μπορείτε ή δεν μπορείτε να αποθηκεύσετε σε μια SharePoint σας

Ανάλογα με το αρχείο που έχετε σε μια βιβλιοθήκη, ενδέχεται να αντιμετωπίσετε μία από τις ακόλουθες περιπτώσεις:

Αρχεία συμβατά με SharePoint τεχνολογίες    Για να δημιουργήσει ένας χρήστης ένα αρχείο χρησιμοποιώντας την εντολή "Δημιουργία" σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, το πρότυπο αρχείου πρέπει να δημιουργηθεί από ένα πρόγραμμα που είναι συμβατό με το SharePoint, όπως Microsoft Office Word. Όταν δημιουργείτε ένα νέο αρχείο σε μια βιβλιοθήκη φορμών, το προεπιλεγμένο πρόγραμμα μπορεί να είναι ένα πρόγραμμα σχεδίασης φορμών που βασίζεται σε XML και είναι συμβατό με το SharePoint, όπως το Microsoft InfoPath.

Άλλα αρχεία προγράμματος    Για τα περισσότερα άλλα προγράμματα, εξακολουθείτε να μπορείτε να αποθηκεύσετε και να διαχειριστείτε το αρχείο στη βιβλιοθήκη. Ωστόσο, αντί να δημιουργήσετε απευθείας το αρχείο από τη βιβλιοθήκη εγγράφων, μπορείτε να δημιουργήσετε το αρχείο στο πρόγραμμά σας και, στη συνέχεια, να το αποστείλετε στη βιβλιοθήκη αργότερα.

Αποκλεισμένα αρχεία προγράμματος    Για λόγους ασφαλείας, ορισμένοι τύποι αρχείων προγραμμάτων, όπως .exe, αποκλείονται από την αποθήκευση σε μια βιβλιοθήκη. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Τύποι αρχείων που δεν μπορούν να προστεθούν σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη.

Οι δύο τύποι βιβλιοθηκών που χρησιμοποιούν πρότυπα αρχείων

Οι δύο τύποι βιβλιοθηκών που χρησιμοποιούν πρότυπα είναι βιβλιοθήκες εγγράφων και φορμών.

Βιβλιοθήκες εγγράφων    Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια βιβλιοθήκη εγγράφων για να αποθηκεύσετε και να διαχειριστείτε πολλούς διαφορετικούς τύπους αρχείων, όπως έγγραφα, υπολογιστικά φύλλα, παρουσιάσεις, αρχεία κειμένου και άλλους τύπους αρχείων. Μια βιβλιοθήκη εγγράφων είναι συχνά η πιο συνηθισμένη θέση σε μια τοποθεσία όπου μπορείτε να δημιουργήσετε, να συλλέξετε, να ενημερώσετε και να διαχειριστείτε αρχεία με μέλη της ομάδας και να κάνετε κοινή χρήση με άλλους συναδέλφους σε ολόκληρη την επιχείρηση ή την επιχείρησή σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια βιβλιοθήκη εγγράφων ως αποθετήριο αρχείων γενικής χρήσης ή μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε για συγκεκριμένο σκοπό. Για παράδειγμα, μια ομάδα μάρκετινγκ μπορεί να έχει τη δική της βιβλιοθήκη εγγράφων για το σχεδιασμό υλικού, δελτίων ειδήσεων και δημοσιεύσεων.

Βιβλιοθήκες φορμών    Μια βιβλιοθήκη φορμών παρέχει έναν απλό τρόπο για να κάνετε κοινή χρήση και παρακολούθηση φορμών που βασίζονται σε XML και χρησιμοποιούνται για τη συλλογή πληροφοριών. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια βιβλιοθήκη φορμών για τις φόρμες αναφοράς εξόδων του τμήματος σας. Το πρότυπο φόρμας αναφοράς εξόδων αποθηκεύεται ως προεπιλεγμένο πρότυπο αρχείου στη βιβλιοθήκη φορμών. Κάθε φορά που κάποιος δημιουργεί μια αναφορά εξόδων, ανοίγει το πρότυπο ως κενή φόρμα, η οποία περιέχει τη διάταξη, τα πεδία και τους υπολογισμούς της αναφοράς εξόδων. Όταν κάποιος συμπληρώνει τη φόρμα, τα δεδομένα της αναφοράς εξόδων (και μόνο τα δεδομένα) αποθηκεύονται ως αρχείο XML στη βιβλιοθήκη φορμών. Διαχωρίζοντας τα δεδομένα από τη φόρμα, είναι πολύ πιο εύκολο να επεξεργαστείτε κάθε αναφορά εξόδων ξεχωριστά από άλλα συστήματα, να συγχωνεύσετε τα δεδομένα ή να τα εξαγάγετε για περαιτέρω επεξεργασία και ανάλυση.

Πού αποθηκεύονται τα πρότυπα αρχείων στη βιβλιοθήκη

Όταν μια βιβλιοθήκη εγγράφων ή φορμών έχει ένα προεπιλεγμένο πρότυπο αρχείου, αποθηκεύεται στο φάκελο "Φόρμες" της βιβλιοθήκης.

Ανοίξτε τη βιβλιοθήκη στην Εξερεύνηση αρχείων για να δείτε το φάκελο Forms που περιέχει το πρότυπο αρχείου για τη βιβλιοθήκη.

Από προεπιλογή, μια βιβλιοθήκη εγγράφων έχει ένα πρότυπο αρχείου, που ονομάζεται template.dotx,αλλά μπορείτε να αλλάξετε αυτό το αρχείο, εάν χρειάζεται. Για να καθορίσετε ένα διαφορετικό πρότυπο, πρέπει πρώτα να το δημιουργήσετε σε ένα πρόγραμμα που είναι συμβατό με το SharePoint, όπως το Word και, στη συνέχεια, να το αποθηκεύσετε στο φάκελο Forms μιας βιβλιοθήκης. Στη συνέχεια, από τη βιβλιοθήκη, καθορίζετε τη διεύθυνση του προσαρμοσμένου προτύπου.

Από προεπιλογή, μια βιβλιοθήκη φορμών συνοδεύεται από ένα αρχείο κράτησης θέσης, τοtemplate.xmlπου πρέπει να αντικαταστήσετε με ένα πρότυπο φόρμας που δημιουργείτε.

Δημιουργία προτύπου αρχείου για μια βιβλιοθήκη φορμών

Για να δημιουργήσετε ή να προσαρμόσετε ένα πρότυπο σε μια βιβλιοθήκη φορμών, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα σχεδίασης φορμών που βασίζεται σε XML που είναι συμβατό με SharePoint, όπως το InfoPath. Μπορεί να υπάρχουν πρόσθετα πλεονεκτήματα στη χρήση ενός προγράμματος σχεδίασης φόρμας. Για παράδειγμα, όταν χρησιμοποιείτε το InfoPath, μπορείτε να κάνετε τα εξής:

• Δημιουργήστε τη βιβλιοθήκη φορμών και το πρότυπο απευθείας από το InfoPath.

• Επεξεργαστείτε και δημοσιεύστε το πρότυπο φόρμας με ευκολία στη βιβλιοθήκη φορμών.

• Συγχωνεύστε τα μεμονωμένα αρχεία δεδομένων XML που δημιουργήθηκαν από ορισμένα πρότυπα φόρμας για περαιτέρω επεξεργασία.

• Προβιβάστε τα πεδία δεδομένων XML σε στήλες βιβλιοθήκης στη βιβλιοθήκη φορμών.

Όταν ένας χρήστης δημιουργεί μια φόρμα, ανοίγει από προεπιλογή στο πρόγραμμα επεξεργασίας φορμών που είναι συμβατό με SharePoint στον υπολογιστή-πελάτη του χρήστη. Εάν δεν έχει εγκατασταθεί συμβατό πρόγραμμα, η φόρμα, εάν έχει σχεδιαστεί για άνοιγμα στο πρόγραμμα περιήγησης, μπορεί να ανοίξει στο πρόγραμμα περιήγησης. Εάν θέλετε, μπορείτε να καθορίσετε ότι μια φόρμα που έχει σχεδιαστεί για άνοιγμα σε ένα πρόγραμμα περιήγησης ανοίγει πάντα στο πρόγραμμα περιήγησης. Μπορείτε να αλλάξετε την προεπιλεγμένη συμπεριφορά στη ρύθμιση "Άνοιγμα εγγράφων" στη ρύθμιση "Πρόγραμμα περιήγησης" στις ρυθμίσεις για προχωρημένους της βιβλιοθήκης.

Στο SharePoint online, επιλέξτε Ρυθμίσεις και,στη   συνέχεια, επιλέξτε "Βιβλιοθήκη Ρυθμίσεις".

Στο SharePoint, κάντε κλικ στην επιλογή "Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης" στην καρτέλα "Βιβλιοθήκη" στην κορδέλα

Ρυθμίσεις για μια βιβλιοθήκη εγγράφων.

Ανοίξτε έγγραφα στη ρύθμιση του προγράμματος περιήγησης.

Χρήση τύπων περιεχομένου για τη ρύθμιση προτύπων βιβλιοθήκης εγγράφων ή φορμών

Εάν έχουν ενεργοποιηθεί πολλοί τύποι περιεχομένου και έχουν καθοριστεί πρότυπα για αυτούς τους τύπους περιεχομένου, η βιβλιοθήκη χρησιμοποιεί τα πρότυπα που καθορίζονται από τους τύπους περιεχομένου και όχι το προεπιλεγμένο πρότυπο αρχείου. Σε αυτή την περίπτωση, εάν θέλετε να προσαρμόσετε τα πρότυπα για τη βιβλιοθήκη, πρέπει να αλλάξετε τους τύπους περιεχομένου. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους τύπους περιεχομένου, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή στους τύπους περιεχομένου και τη δημοσίευση τύπων περιεχομένου.