Bewährte Methoden für Outlook

Suchordner

Suchordner sind hilfreich beim Sammeln von Informationen aus unterschiedlichen Nachrichten- und RSS-Ordnern. Suchordner können besonders dann von Nutzen sein, wenn Sie Informationen sammeln müssen, die sich in unterschiedlichen Ordnern befinden, beispielsweise für die Vorbereitung einer Quartalsbesprechung.

Wenn Sie viele Nachrichten erhalten (mehr als 200 Nachrichten pro Tag), sind Suchordner ggf. eine gute Möglichkeit, E-Mail-Nachrichten von unterschiedlichen Absendern zu gruppieren.

Favoriten (optional)

Unter Favoriten können Ordner angezeigt werden, die andernfalls in der Liste Ihrer Nachrichtenordner "untergehen" würden.

Unter Favoriten wird eine Teilmenge Ihrer Nachrichtenordner ganz oben im Navigationsbereich angezeigt. Die Nutzung von Favoriten ist keine Voraussetzung dafür, dass dieses System funktioniert, wenn Sie jedoch nur einen kleinen Bildschirm haben, können Sie den Navigationsbereich minimieren und dennoch Nachrichten ablegen, indem Sie die Nachrichten auf die minimierte Leiste ziehen, Sie können allgemeine Suchläufe durchführen und zu Kalender, Kontakte und Aufgaben navigieren.

Es gilt als bewährte Methode, die folgenden Ordner unter Favoriten abzulegen: Posteingang, 1-Referenz, Gesendete Elemente und Gelöschte Elemente.

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Standardkennzeichen

Es wird als bewährte Methode betrachtet, die Schnellklick-Kennzeichnung auf Heute festzulegen (der Standard).

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Optionale QuickSteps

Zusätzlich zu den vorstehend aufgeführten QuickSteps können Sie abhängig von Ihrem Zuständigkeitsbereich und den allgemeinen Aufgaben, die Sie jeden Tag erledigen müssen, noch die folgenden Arten von QuickSteps erstellen:

Nachdem Sie mit der Erstellung von QuickSteps begonnen haben, stellen Sie wahrscheinlich fest, dass es noch weitere Möglichkeiten gibt, mit denen Sie die Anzahl der Klicks verringern können, die erforderlich sind, um etwas zu erledigen. Versuchen Sie daher immer, wenn Sie feststellen, dass Sie dieselben Aktionen wiederholt ausführen, einen QuickStep zu erstellen. Wenn Projekte sich ändern, können Sie zudem die QuickSteps aktualisieren, damit Sie hiermit einen Großteil Ihrer Arbeit erledigen können.

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Löschen

Löschen Sie Nachrichten, die Sie nicht lesen müssen. Wenn es sich um eine Junk-E-Mail handelt, löschen Sie sie.

Wenn Sie im Rahmen einer Unterhaltung keine weiteren Nachrichten erhalten möchten, ignorieren Sie die Unterhaltung.

Los geht's: Der 2-Minuten-Drill

Es ist erstaunlich, was sich in zwei Minuten alles erledigen lässt. So können viele Nachrichten beispielsweise in zwei Minuten oder weniger beantwortet werden. Wenn es sich jedoch um eine Nachricht handelt, deren Beantwortung mehr als zwei Minuten dauert, stellen Sie sie zurück. Lassen Sie versuchsweise eine Stoppuhr laufen, um ein Gefühl dafür zu erhalten, wie lang zwei Minuten sind.

Nachdem Sie die Nachricht beantwortet haben, führen Sie einen der folgenden Schritte durch:

• Löschen Sie sie, wenn der Inhalt unerheblich ist.

• Legen Sie sie in einem Ihrer Referenzordner (beispielsweise im Ordner 1-Referenz) mithilfe eines QuickSteps ab.

Wenn Sie ein Protokoll der Aufgaben erstellen möchten, die Sie erledigt haben, insbesondere für eine Zusammenfassung der Zeit, die Sie jährlich für Überprüfungen oder für das Vorbereiten von Berichten aufwenden müssen, verwenden Sie den QuickStep Erledigt, mit dem Nachrichten auch als "Erledigt" gekennzeichnet werden.

Delegieren

Es kann vorkommen, dass Sie Nachrichten mit Aufgaben empfangen, die eigentlich von einer anderen Person erledigt werden müssen. Antworten Sie in diesen Fällen auf die Nachricht, und nehmen Sie die Person, an die Sie die Nachricht delegieren, in die Zeile An mit auf. Wenn Sie feststellen, dass dies häufig vorkommt, ziehen Sie die Erstellung eines QuickSteps in Betracht, mit dem eine Antwort erstellt und die E-Mail-Adresse der zuständigen Person in die Zeile An eingefügt wird.

Wenn Sie den Vorgang später nachverfolgen möchten, kennzeichnen Sie die Nachricht für sich selbst, bevor Sie sie senden. Weisen Sie der Nachricht in der Aufgabenleiste der Kategorie @Ausstehend zu.

Zurückstellen

Nein sagen

Seien Sie bei der Überprüfung Ihres Kalenders und der Aufgabenliste realistisch im Hinblick auf Ihr Arbeitspensum. Dies bedeutet, dass Sie auch mal Nein sagen müssen. Hier einige Methoden, mit denen Sie Zeit gewinnen können, indem Sie Nein sagen:

• Sagen Sie Besprechungen ab, an denen Sie nicht unbedingt teilnehmen müssen. Ja, das geht!

• Löschen Sie Aufgaben, die Sie nicht unbedingt erledigen müssen oder von denen Sie wissen, dass Sie sie nicht erledigen werden.

• Informieren Sie Personen, die noch auf eine Antwort von Ihnen warten, per E-Mail, dass Sie an der Antwort noch arbeiten (und kennzeichnen Sie diese Nachricht beim Senden entsprechend). Es ist besser, die Leute zu informieren, dass Sie innerhalb eines realistischen Zeitrahmens antworten werden, anstatt den Eindruck zu erwecken, Sie hätten die Anfrage vergessen.

Kalenderverwaltung

An einem Tag, an dem sich eine Besprechung an die andere reiht, haben Sie natürlich weniger Zeit, um Aufgaben zu erledigen und Nachrichten zu schreiben, daher müssen Sie einige Aufgaben zwangsläufig auf andere Tage verschieben.

Wenn die Erledigung einer Aufgabe sehr zeitaufwändig ist oder wenn es sich um eine Aufgabe handelt, die Sie unbedingt selbst erledigen müssen (also keine Aufgabe, bei der Sie entschieden haben, dass sie nicht in Ihren Zuständigkeitsbereich fällt), ziehen Sie sie von der täglichen Aufgabenliste auf den Kalender, um Zeit hierfür zu reservieren.

Methoden zum Erstellen von Aufgaben

Wenn Sie Ihren Kalender und die Aufgabenliste durchgehen, fallen Ihnen unweigerlich noch weitere Dinge ein, die Sie erledigen müssen. Hier einige Methoden zum Erstellen von Aufgaben in Outlook:

• Kennzeichnen Sie die Nachricht.

• Geben Sie die Aufgabe im Feld Neue Aufgabe eingeben ganz oben in der Aufgabenliste ein.

• Drücken Sie die Tastenkombination STRG+UMSCHALT+K, um eine neue Aufgabe zu erstellen.

• Wenn Sie im Auto unterwegs sind und wenn es zulässig ist und kein Sicherheitsrisiko darstellt, verwenden Sie die Sprachaufzeichnungsfunktion Ihres Mobilgeräts oder Ihres Mobiltelefons, um Aufgaben aufzuzeichnen, und übernehmen Sie diese später in Ihre Aufgabenliste.

• Wenn Sie sich in einer Besprechung befinden, machen Sie Notizen in OneNote. In OneNote gekennzeichnete Elemente werden in der Outlook-Aufgabenliste angezeigt.

Methoden zum Verwalten von Aufgaben

Hier einige Möglichkeiten, um den Umgang mit Aufgaben zu vereinfachen:

• Fügen Sie eingehende Aufgaben nacheinander der Aufgabenliste hinzu, indem Sie diese in das Feld Neue Aufgabe eingeben in der Aufgabenleiste oder ganz oben in der Aufgabenliste oder in einen noch verfügbaren Zeitraum in der täglichen Aufgabenliste eingeben, oder indem Sie im Menüband Neue Aufgabe auswählen.

• Löschen Sie Aufgaben, die nicht in Ihren Zuständigkeitsbereich fallen. Ihre Aufgabenliste ist sakrosankt – lassen Sie nicht zu, dass sie "vermüllt" wird und damit ihre Nützlichkeit verliert. Wählen Sie bei gekennzeichneten Nachrichten, die Sie behalten möchten, die Option Aus Liste entfernen aus, oder wählen Sie andernfalls einfach die Option Löschen aus.

• Kennzeichnen Sie abgeschlossene Aufgaben als "Erledigt", sodass sie aus der Aufgabenliste entfernt werden.

• Erleichtern Sie die Verarbeitbarkeit von Aufgaben, indem Sie den Aufgabenbetreff einer gekennzeichneten Nachricht ändern. Beispielsweise sollte eine gekennzeichnete Nachricht mit der Betreffzeile Gruppenmitgliedschaft kann nicht über die Tastatur geändert werden in Ryan antworten umbenannt werden, weil dies die nächste Aktion für diese Aufgabe ist. Um den Betreff der Aufgabe zu ändern, wählen Sie das Element in der Aufgabenleiste und geben Sie einen neuen Betreff ein oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie dann Aufgabe umbenennen aus. Das Ändern des Betreffs der Aufgabe ändert nicht den Betreff der Nachricht. Nur der Betreff, den Sie in Ihrer Aufgabenliste sehen, ändert sich.

• Erstellen Sie und weisen Sie Farbkategorien zu, damit Sie sofort sehen können, auf welchem Stand Sie sein müssen, um den nächsten Schritt zu unternehmen, oder um bestimmte Aufgaben hervorzuheben.

• Ordnen Sie Aufgaben neu an, um ähnliche Aufgaben zu gruppieren, wie Aufgaben, die derselben Kategorie angehören. Wählen Sie zum Verschieben einer Aufgabe die Aufgabenliste aus, und ziehen Sie sie. Auf diese Weise können Sie ähnliche Aufgaben in einem Zug abarbeiten.

• Ziehen Sie Aufgaben aus der täglichen Aufgabenliste und aus der Aufgabenleiste auf den Tag, an dem Sie diese Aufgabe erledigen möchten. Ziehen Sie Aufgaben, für die Sie mehr Zeit benötigen, auf den Kalender, um Zeit für die Erledigung solcher Aufgaben zu reservieren.

Organisiertes Arbeiten ist zwar eine gute Sache, aber Sie sollten nicht zu viel Zeit in die Festlegung von Prioritäten und die Verwaltung Ihrer Aufgabenliste investieren. Machen Sie die Verwaltung der Aufgabenliste nicht zum alleinigen Lebenszweck!

Verwenden des Kalenders: Erstellen von Terminen, um die Zeitverwaltung zu verbessern

Nicht vergessen: Es gibt immer zu viel zu tun, und Sie haben immer zu wenig Zeit.

Im Rahmen einer guten Zeitverwaltung müssen Sie Ihre E-Mail-Nachrichten durchgehen, Ihre Termine und Aufgaben verwalten und darüber nachdenken, was Sie wirklich tun müssen.

Sie können diese Zeit für sich selbst mit regelmäßigen Terminen und Besprechungen in Ihrem Kalender planen. Der Kalender sollte als realer Zeitplan angesehen werden – wenn es für diesen Zeitpunkt geplant ist, sind Sie auch verpflichtet, es zu diesem Zeitpunkt zu erledigen.

Reservieren Sie Zeit für Folgendes:

• Ihre Nachrichten bearbeiten. Zeit für die Bearbeitung von Nachrichten einzuplanen ist besonders wichtig, wenn Sie viele Nachrichten erhalten. Selbst wenn Sie Regeln eingerichtet haben, so dass nur die wichtigen Nachrichten in Ihrem Posteingang erscheinen, benötigen Sie noch Zeit, um diese Nachrichten zu bearbeiten.

• Überprüfen Sie Ihre Aufgaben und Termine täglich und wöchentlich. Werfen Sie einen Blick auf Ihren Kalender und auf Ihre Aufgaben, und wägen Sie die Termine und Aufgaben gegenüber Ihren Prioritäten ab. Wenn Ihr Terminkalender sehr voll ist, ist dies die Zeit, um Folgendes zu tun:

• Klären von miteinander in Konflikt stehenden Terminen, denn Sie können nicht gleichzeitig an zwei Orten sein

• Reservieren der Zeit, in der Sie Arbeiten erledigen

• Darüber nachdenken, an was Sie gerade arbeiten – lohnt sich die investierte Zeit, und haben Sie die Prioritäten richtig gesetzt?

• Sie sollten regelmäßig mit Ihrem Vorgesetzten Besprechungen abhalten. Regelmäßige Besprechungen mit Ihrem Vorgesetzten können Ihnen helfen, zu erklären, woran Sie arbeiten, und bei Bedarf Prioritäten neu zu setzen. Um eine regelmäßige oder wiederkehrende Besprechung einzurichten, wählen SieSerie aus.

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Wöchentliche Überprüfung

Das Gesamtbild Ihrer Zeitplanung und Ihrer Aufgaben zu betrachten hilft Ihnen, wichtige von weniger wichtigen Aufgaben zu unterscheiden. So können Sie anderen gegenüber klarstellen, was realistischerweise von Ihnen erwartet werden kann. Die Überprüfung der letzten und der anstehenden Woche ist zudem eine hilfreiche Methode, um sich auf die wöchentliche Besprechung mit Ihrem Vorgesetzten vorzubereiten oder eine E-Mail-Nachricht mit dem aktuellen Status zu erstellen.

Wo bestimmte Arbeiten erledigt werden

Nachdem Sie Ihre Nachrichten bearbeitet haben, ist der beste Platz für die Arbeit in Outlook (Nachrichten beantworten usw.) unter Aufgaben. Wenn Sie zu Aufgaben wechseln, werden Sie nicht von Nachrichten abgelenkt, die in Ihrem Posteingang eingehen.

Abarbeiten von Aufgaben im Stapelverfahren

Fassen Sie ähnliche Aufgaben zusammen, während Sie Ihre Aufgabenliste und den Kalender durchgehen. Wenn Sie beispielsweise nur ein paar Minuten Zeit haben, erledigen Sie alle anstehenden Telefongespräche (sofern es nur einige wenige sind). Befassen Sie sich mit den anstrengenden Aufgaben (wie beispielsweise mit dem Beantworten von langen oder wichtigen Nachrichten), wenn Sie mehr Energie haben. Arbeiten Sie Aufgaben, für die Sie nur wenig Energie benötigen, wie das Lesen von Statusbenachrichtigungen, zu einer späteren Zeitpunkt oder immer dann ab, wenn Sie sich leistungsmäßig an einem Tiefpunkt befinden. Indem Sie Ihre Aufgaben "im Stapelverfahren" abarbeiten, kommen Sie bei allen Ihren Projekten gleichzeitig voran.

Eine Möglichkeit, um Aufgaben im Stapelverfahren abzuarbeiten, besteht darin, die Anordnung von Anordnen nach: Startdatum in Anordnen nach: Kategorien zu ändern. Wählen Sie hierzu die Überschrift Anordnen nach und wählen Sie dann Kategorien aus.

Abschließen Ihrer Aufgaben

Wenn Sie eine Aufgabe abgeschlossen haben, kennzeichnen Sie diese auch als "Erledigt". Outlook führt automatisch eine Liste der erledigten Aufgaben. Hiermit verfügen Sie im Bedarfsfall über eine hilfreiche Zusammenfassung der Aufgaben, die Sie bereits erledigt haben. Wenn Sie die Erledigung einer Aufgabe oder die Beantwortung eine Nachricht nicht protokollieren müssen, löschen Sie die Aufgabe oder die Nachricht, oder entfernen Sie die Kennzeichnung.

Offline arbeiten

Wenn Sie viel zu tun haben, können Sie auch offline arbeiten, damit Sie nicht immer wieder von der Welle eingehender Nachrichten abgelenkt werden.

Wenn Sie zwischen online und offline umschalten, gilt dies für alle E-Mail-Konten in Ihrem Outlook-Profil.

• Wählen Sie auf der Registerkarte Senden/Empfangen in der Gruppe Einstellungen die Option Offline arbeiten aus.

  

Wenn Sie offline arbeiten, ist der Befehl Offline arbeiten hervorgehoben.

Wählen Sie die hervorgehobene Schaltfläche Offline arbeiten aus, um in den Onlinemodus zurückzukehren.

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So suchen Sie eine Nachricht von einer bestimmten Person

• Wenn Sie eine Nachricht von einer bestimmten Person suchen möchten, wählen Sie in einem beliebigen Ordner das Kontrollkästchen Suchen aus, und wählen Sie dann auf der Registerkarte Suchen die Option Von aus.

  

• Geben Sie den Namen der Person ein.

  

Sie können auch mit der Eingabe des Namens in das Feld Suchen beginnen und dann auf den nach unten weisenden Pfeil klicken, um Von auszuwählen und so die Ergebnisse eingrenzen.

So suchen Sie eine Nachricht mit einer Anlage

Wenn Sie eine Nachricht mit einer Anlage suchen möchten, wählen Sie das Feld Suchen aus, und wählen Sie dann auf der Registerkarte "Suchen" die Option Hat Anlagen aus.

Alle Suchbegriffe sind additiv, wenn Sie also eine Nachricht von einer bestimmten Person finden möchten, die Anlagen hat, wählen Sie im Menüband die entsprechenden Befehle (Von, Hat Anlagen) aus, um Ihre Suche zusammenzustellen.

So suchen Sie eine Nachricht in allen Ordnern

Es kann vorkommen, dass Sie eine Nachricht nicht finden können, indem Sie nur den Referenzordner durchsuchen, denn es könnte sich ja um eine Nachricht handeln, die Sie gesendet haben oder die falsch abgelegt wurde. In solchen Fällen können Sie zunächst alle Ordner durchsuchen (Posteingang, 1-Referenz usw.), dann das Dropdownmenü aus dem Suchfeld wählen und dann Aktuelles Postfach wählen.

Sie können auch Aktuelles Postfach auf der Registerkarte Suchen wählen.

Wenn Sie davon ausgehen, dass es sich bei der gesuchten E-Mail auch um eine akzeptierte Besprechungsanfrage handeln könnte (die sich daher in Ihrem Kalender befindet), versuchen Sie Alle Outlook-Elemente zu aktivieren.

Wenn Sie feststellen, dass Sie häufig Suchen durchführen, die alle Outlook-Ordner umfassen, können Sie den standardmäßigen Suchbereich in der Backstage-Ansicht so festlegen, dass immer alle Ordner durchsucht werden.

1. Wählen Sie die Registerkarte Datei und dann Optionen aus.

2. Wählen Suchen aus.

3. Wählen Sie unter Ergebnisse die Option Aktuelles Postfach aus.

   

So beenden Sie die Suche

Sobald Sie das gesuchte Element gefunden haben und bereit sind, mit der nächsten Aufgabe weiter zu wechseln, wählen Sie das Symbol "Schließen" neben dem Feld "Sofortsuche" aus, oder wählen Sie auf der Registerkarte Suchen in der Gruppe Schließen die Option Suche schließen aus.

Grundlegende Regeln für attraktive Nachrichten: die wichtigen Punkte

• Lesen Sie die Nachricht, bevor Sie sie senden.

• Sorgen Sie für einen aussagekräftigen und aufgabenorientierten Betreff. Beispiel: Vertriebsteam: Bitte Datumsvorschläge für die Vorstandsklausur senden, wobei Vertriebsteam der Name der Gruppe und Bitte senden die Maßnahme ist. Andere nützliche Präfixe sind Zur Info und Handlungsbedarf.

• Wenn Handlungsbedarf besteht, geben Sie im Feld Betreff an, was unternommen werden muss.

• Ändern Sie auch den Betreff der Nachricht, wenn sich das Thema der Unterhaltung ändert.

• Halten Sie alle Nachrichten möglichst kurz, und bleiben Sie beim Thema.

• Ordnen Sie den Inhalt der Nachricht so an, dass das Wichtige zuerst und das weniger Wichtige zuletzt genannt wird.

• Möglicherweise sollten Sie wichtige Informationen fett formatieren.

• Setzen Sie erforderliche Maßnahmen oder Fragen auf eine eigene Zeile, damit sie hervorgehoben werden und ins Auge fallen.

• Wenn Sie Fragen stellen, empfiehlt es sich, die Namen der Personen fett zu formatieren. Beispiel: "Rainer: Wie ist der Status des Projekts?"

• Beschränken Sie die Anzahl der Nachrichtenempfänger auf die Personen, die die Nachricht wirklich lesen müssen.

• Setzen Sie Personen, die nur informiert werden müssen, auf die Cc-Zeile.

• Setzen Sie Personen, die antworten oder agieren müssen, auf die An-Zeile.

• Verwenden Sie im Bedarfsfall eine Signatur, aber halten Sie diese einfach, kurz und professionell. Verwenden Sie, wenn möglich, keine Grafiken.

• Wenn Sie eine sofortige Antwort benötigen, senden Sie keine E-Mail-Nachricht. In diesem Fall ist es besser, zum Telefonhörer zu greifen oder eine Chatnachricht zu senden.

• Wenn Sie sich in einer E-Mail-Unterhaltung mit mehr als zehn Nachrichten befinden und nicht zu einer Lösung kommen, sollten Sie gegebenenfalls eine Besprechung anberaumen, um das Problem zu diskutieren. E-Mail-Nachrichten sind nicht immer ein effizientes Mittel, um komplexe Probleme zu lösen. Wählen Sie die Nachricht aus, und wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Antworten die Option Besprechung aus.

  

• Bestätigen Sie Nachrichten, die eine umfangreiche Antwort erfordern. Wenn Sie zu beschäftigt sind, um umgehend eine vollständige Antwort zu geben, lassen Sie den Absender wissen, dass Sie sich um das Problem kümmern und innerhalb eines gewissen Zeitrahmens oder bis zu einem bestimmten Datum antworten werden. Kennzeichnen Sie die Nachricht, damit Sie sie später beantworten können.

• Verwenden Sie Wichtigkeit: hoch.

  

• Wenn Sie eine Frage stellen und es mehrere Personen gibt, die die Frage beantworten könnten, wählen Sie nur eine Person aus, anstatt die Frage an eine Gruppe zu senden.

Nachverfolgen: Kennzeichnen beim Senden

Wenn Sie eine Nachricht an eine Person senden, von der Sie eine Antwort erhalten müssen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Kennzeichnen Sie sie beim Senden für sich selbst.

• Ändern Sie den Namen der gekennzeichneten Nachricht in der Aufgabenleiste so, dass er mit Nachverfolgen beginnt.

• Weisen Sie die Nachricht der Kategorie @Ausstehend zu.

• Wenn Sie diese drei Schritte unternehmen, wissen Sie, dass Ihre nächste Aktion darin bestehen muss, eine weitere Nachricht zu senden oder auf die Antwort zu warten.

Grundlegende Regeln für attraktive Nachrichten: was Sie nicht tun sollten

• Verwenden Sie kein Briefpapier.

• Setzen Sie Ihren Vorgesetzten nicht bei jeder Nachricht auf "Cc".

• Senden Sie keine Nachrichten, wenn Sie verärgert sind. Es ist besser, die Nachricht zu schreiben und im Ordner Entwürfe zu speichern, um später darauf zurückkommen zu können.

• Erwarten Sie keine schnelle Antwort auf lange Nachrichten (mehr als zwei Absätze).

• Senden Sie eine Nachricht zur Nachverfolgung nicht früher als einen Tag nach der ersten Nachricht. Wenn Sie nicht rechtzeitig zurückkehren, versuchen Sie es mit dem Telefon oder einer Messaging-App, z. B. Microsoft Teams.

• Verwenden Sie nicht bei jeder Nachricht, die Sie senden, Lese- oder Übermittlungsbestätigungen. Verwenden Sie diese nur, wenn Sie nicht sicher sind, dass die Empfänger die Nachricht erhalten.

• Fügen Sie nicht jeder Nachricht, die Sie senden, Kennzeichnungen hohen Wichtigkeitszeichen an. Ihre Empfänger werden lernen, sie zu ignorieren.

• Verwenden Sie keine GROSSBUCHSTABEN.

• Senden Sie keine Anlagen, sondern senden Sie stattdessen Links. Diese Regel bezieht sich insbesondere auf Besprechungsanfragen, bei denen Anlagen die Serverkontingente erheblich belasten können.

• Erweitern Sie keine Verteilerlisten. Wenn Sie Verteilerlisten erweitern, erschwert dies das Lesen von Nachrichten und bewirkt, dass sie bei Personen, die Regeln verwenden, in den falschen E-Mail-Ordnern abgelegt werden.

• Werden Sie nicht sarkastisch. Ihr Humor könnte missverstanden werden.

• Schreiben Sie nichts, dass nicht von jedem im Unternehmen gelesen werden könnte. Sie wissen nie, wo Ihre Nachricht auftauchen könnte.

• Verwenden Sie keine Kursivschrift oder "lustige" Schriftarten, die schwer zu lesen sind.

• Verwenden Sie nicht Rot als Schriftfarbe, denn diese Schrift ist schwer zu lesen und könnte als Hinweis auf ein kritisches Problem interpretiert werden.

• Verwenden Sie nicht "Allen antworten" bei einer Kontaktgruppe, die darum bittet, aus dem Verteiler entfernt zu werden. Niemals.

Ratschläge für Kontaktgruppen (vormals als Verteilerlisten bezeichnet)

Wenn Sie eine Antwort an eine große Kontaktgruppe senden, befolgen Sie alle Ratschläge im Hinblick darauf, was Sie in Nachrichten tun und lassen sollten.

Wenn Sie mehr Informationen benötigen oder ein Problem getrennt untersuchen, antworten Sie der gesamten Kontaktgruppe, um alle Personen wissen zu lassen, dass Sie sich um das Problem kümmern, und senden Sie dann der Einzelperson eine Antwort. Senden Sie nach der Problemlösung auch eine Antwort, die die Lösung enthält, an die Kontaktgruppe. Auf diese Weise können sich andere Personen in der Kontaktgruppe auf die Lösung beziehen.

Verwenden von Inlinekommentaren

Das Hinzufügen von Inlinekommentaren zu einer Nachricht, die Sie erhalten habe, ist eine bequeme Möglichkeit, Fragen zu beantworten und direkt auf Probleme zu reagieren. Folgendes wird als bewährte Methode angesehen:

1. Erwähnen Sie in Ihrer Nachricht, dass Sie mit Inlinekommentaren arbeiten. Schreiben Sie beispielsweise "Weitere Kommentare finden Sie in der ursprünglichen E-Mail".

2. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Text sich vom Text der ursprünglichen Nachricht unterscheidet. Nachfolgend finden Sie einige Vorschläge hierzu:

   • Ändern Sie die Schriftfarbe.

   • Setzen Sie Ihren Namen oder Ihre Initialen in Klammern an den Anfang, zum Beispiel [Stefan Michels].

     

   • Formatieren Sie die Schrift kursiv oder fett oder kursiv und fett.

3. Löschen Sie nichts, das Sie nicht selbst geschrieben haben.

Wenn Sie nur einen kurzen Abschnitt aus einer langen Nachricht kommentieren möchten, kopieren Sie diesen Abschnitt in die Nachricht mit Ihrer Antwort, verwenden Sie eine andere Farbe, setzen Sie das Zitat in Anführungszeichen, und geben Sie dann Ihre Antwort ein.

Verwenden von "Bcc"

Wenn Sie in einer Nachricht den Namen eines Empfängers im Feld für nicht sichtbare Kopienempfänger Bcc eingeben, wird eine Kopie der Nachricht an diesen Empfänger gesendet. Der Name ist jedoch für andere Nachrichtenempfänger nicht sichtbar.

Verwenden Sie die Zeile "Bcc", um weitere Personen aus einer E-Mail-Unterhaltung herauszuhalten, bei der Sie davon ausgehen, dass diese Personen keine weiteren Nachrichten mehr erhalten müssen oder wenn sich das Thema der Unterhaltung geändert hat.

Wenn Sie beispielsweise eine von fünf Personen sind, an die eine Frage gestellt wird und Sie die Frage beantworten möchten, verschieben Sie die anderen vier Personen auf die Zeile Bcc und schreiben Sie einen Satz wie "Mit Janna, Janina, Josef und Johannes auf Bcc. Hier die Antwort …" Der gesamte weitere Nachrichtenverkehr zu diesem Thema erfolgt dann nur noch zwischen Ihnen und dem ursprünglichen Absender.

Verwenden Sie Bcc nicht, um einen Dritten (wie Ihren Vorgesetzten) zu einem sensiblen Thema zu informieren. Der auf Bcc befindliche Empfänger merkt möglicherweise nicht, dass er die Nachricht als Bcc erhält, er könnte auf Allen antworten klicken und damit offenlegen, dass er die Nachricht als Bcc erhalten hat. Dies könnte als hinterhältige Vorgehensweise Ihrerseits ausgelegt werden.

Anstatt "Bcc" zu verwenden, um einen Dritten zu einem Problem zu informieren, empfiehlt es sich, die Nachricht an diese Person weiterzuleiten, nachdem Sie sie gesendet haben.

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Wann ist es sinnvoll, eine Besprechung anzuberaumen?

Setzen Sie in folgenden Fällen eine Besprechung an:

• Wenn eine neue Personengruppe zum ersten Mal zusammenarbeitet

• Wenn mehr als zehn relativ lange Nachrichten zu einem Thema zwischen verschiedenen Personen ausgetauscht wurden

• Wenn eine Diskussion, ein Gedankenaustausch oder eine Zusammenarbeit erforderlich ist

• Planen Sie eine Besprechung, wenn dies die beste Möglichkeit ist, die Dinge voranzutreiben, und entwickeln Sie klare Vorstellungen im Hinblick auf die Zielsetzung der Besprechung, bevor Sie diese anberaumen.

Wen sollten Sie eingeladen?

Laden Sie nur die Personen zu einer Besprechung ein, die wirklich etwas zum Thema beizutragen haben. Jede weitere Person, die Sie einladen, trägt dazu bei, die Besprechung komplexer zu machen, wodurch es schwieriger wird, sie zu steuern. Wenn es andererseits jedoch um eine Entscheidung geht, stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Entscheidungsträger einbezogen werden, ansonsten verschwenden Sie mit der Besprechung Zeit und Ressourcen.

Wie wählen Sie die geeignete Zeit für eine Besprechung aus?

Wählen Sie eine Zeit aus, zu der jeder an der Besprechung teilnehmen kann, indem Sie die "Frei/Gebucht"-Informationen der einzuladenden Personen im Kalender prüfen. Verwenden Sie den Terminplanungs-Assistenten, um die Verfügbarkeit aller Besprechungsteilnehmer anzuzeigen.

Das Frei/Gebucht-Raster zeigt die Verfügbarkeit der Teilnehmer. Ein Zeilenpaar und eine Hervorhebung zeigen den vorgeschlagenen Beginn und das Ende der Besprechung an.

Um den „Terminplanungs-Assistent“ beim Verfassen einer Besprechungsanfrage anzuzeigen, wählen Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Anzeigen die Option Terminplanungs-Assistent.

Der Bereich Raumsuche enthält Zeitvorschläge für den optimalen Zeitpunkt der Besprechung (zu dem die meisten Teilnehmer verfügbar sind). Zum Auswählen eines Besprechungszeitpunkts wählen Sie im Bereich Raumsuche im Abschnitt Vorgeschlagene Zeiten einen Zeitvorschlag aus, oder wählen Sie einen Zeitpunkt über das "Frei/Gebucht"-Raster aus.

: Wenn der Bereich Raumsuche nicht angezeigt wird, wählen Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Optionen die Option Raumsuche aus.

Wenn Sie feststellen, dass Sie regelmäßig Besprechungen mit der gleichen Personengruppe ansetzen, erstellen Sie im Navigationsbereich eine Gruppe, damit Sie die "Frei/Gebucht"-Informationen der Personen einfacher anzeigen können. Diese Gruppen können auch Räume einbeziehen, wodurch es einfacher wird, einen Raum zu finden, der für die Besprechung zur Verfügung steht.

Führen Sie folgende Aktionen aus, um eine Kalendergruppe zu erstellen:

• Scrollen Sie in Kalender im Navigationsbereich nach unten zur Liste der Kalender, und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Meine Kalender.

• Geben Sie einen Namen für die neue Kalendergruppe ein, und wählen Sie Eingeben aus.

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre neue Kalendergruppe und wählen Sie Kalender hinzufügen.

• Wählen Sie die Quelle und wählen Sie dann die Kalender aus, die Sie hinzufügen möchten.

Wann ist es wichtig, sich persönlich zu treffen?

Treffen Sie sich persönlich, wenn Folgendes zutrifft:

• Wenn dies das erste Mal ist, dass die Gruppe zusammenarbeitet

• Wenn nicht digitale Elemente vorgestellt oder herumgereicht werden müssen

• Wenn es sich um eine dem Gedankenaustausch dienende Besprechung handelt

• Wenn es sich um eine Besprechung handelt, bei der es auf die Zusammenarbeit ankommt

• Wenn nicht jeder Teilnehmer über ein Telefon, eine Online-Konferenz-App, oder die geeignete Ausstattung oder Software für eine digitale Besprechung verfügt.

Ziehen Sie andernfalls in Betracht, eine Online-Besprechungsanwendung wie Microsoft Teams zu verwenden oder eine Telefonkonferenz anzusetzen.

Wie sollte mit den erforderlichen Dokumenten verfahren werden?

Bei der Vorbereitung einer Besprechung gibt es häufig Dokumente, die vor oder während der Besprechung bereitgestellt werden müssen.

Wenn alle Teilnehmer mit Ihrem Unternehmensnetzwerk verbunden sind, legen Sie die Dokumente auf einer SharePoint-Website oder auf einem freigegebenen Netzlaufwerk ab.

Wenn sich einer der Teilnehmer außerhalb Ihres Unternehmens befindet (z. B. ein Lieferant, der keinen Zugriff auf Ihr Intranet hat), können Sie einen SharePoint verwenden.

Senden Sie keine Besprechungsanfragen mit Anlagen.

Vorbereiten einer Tagesordnung: Wie Aufgaben dabei helfen können

• @Besprechung ist Ihre Zentrale für Tagesordnungspunkte   .

Erstellen Sie eine einzelne Aufgabe, weisen Sie dieser die Kategorie "@Besprechung" zu, und legen Sie das Startdatum oder das Fälligkeitsdatum auf das Datum der Besprechung fest. Wenn das Datum der Besprechung näher rückt und sich Diskussionspunkte ergeben, fügen Sie der Aufgabe immer dann Kommentare, Aufzählungspunkte und Überlegungen hinzu, wenn Ihnen etwas in den Sinn kommt. Diese Aufgabe ist die Basis für die Besprechungstagesordnung.

Kennzeichnen Sie die Aufgabe nach der Besprechung als "Erledigt", und erstellen Sie neue Aufgaben für die beschlossenen Maßnahmen.

• Wenn Sie eine Reihe von Nachrichten oder nur eine Nachricht besprechen möchten ...   

Wenn es eine Nachricht gibt, die Sie im Rahmen der Besprechung erörtern möchten, kennzeichnen Sie diese Nachricht für den Tag der Besprechung, und weisen Sie sie der Kategorie "@Besprechung" zu.

Wenn Sie mehr als drei Nachrichten besprechen möchten, kennzeichnen Sie nicht jede Nachricht, da Sie damit Ihre Aufgabenliste "vermüllen". Erstellen Sie stattdessen eine neue Aufgabe mit dem Namen der Besprechung, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, und ziehen Sie die Nachrichten in die Aufgabe (erstellen Sie eine direkte Kopie). Weisen Sie diese Aufgabe der Kategorie @Besprechung zu.

• Wenn Sie mehr Platz für Ihre Überlegungen benötigen ...   

Wenn Sie mit anderen Personen zusammenarbeiten oder einfach nur mehr Platz für Ihre Überlegungen benötigen, können Sie ein OneNote-Notizbuch verwenden, das entweder über eine SharePoint-Website oder auf einem lokalen Server freigegeben werden kann. OneNote bietet für die Notizenerstellung einen reichhaltigeren Funktionsumfang als Outlook-Aufgaben.

Während der Besprechung: Wie die Zusammenarbeit erfolgen sollte

Welches Tool Sie bei einer Besprechung für die Zusammenarbeit verwenden, hängt vom Standort und von den Zugriffsmöglichkeiten der Teilnehmer ab.

Wenn Sie an einem Dokument zusammenarbeiten und sich alle im gleichen Raum befinden, können Sie die Funktionen "Änderungen nachverfolgen" und "Neuer Kommentar" von Word verwenden.

Wenn Sie eine Präsentation vor sich haben und sich einige Personen remote befinden, verwenden Sie eine Onlinebesprechung und die Chatfeatures von Microsoft Teams oder treten Sie bei weniger formellen Besprechungen jedem über einen Microsoft Teams-Gruppenchat bei, und geben Sie Ihren Desktop oder einen zweiten Monitor freigeben.

Wenn die Zusammenarbeit eher spontan stattfinden soll, können Sie OneNote verwenden, um gemeinsam Notizen in einem einzigen Notizbuch zu erstellen. Wenn es sich bei dem Notizbuch nicht um ein freigegebenes Notizbuch handelt, können Sie die Notizen nach der Besprechung als E-Mail-Nachricht versenden.

Wenn Sie Notizen oder ein Protokoll für die Besprechung machen, können Sie auch OneNote verwenden, um Besprechungsdetails aus Outlook In die Notizen einfüge. Nach der Besprechung können Sie Ihre Notizen in Form einer Nachricht an die Teilnehmer senden.

So beenden Sie eine Besprechungsserie

Wenn eine Besprechungsserie abgelaufen ist, ändern Sie das Serienmuster so, dass es mit dem letzten Besprechungstermin endet, anstatt die Besprechung abzusagen, denn hiermit würde der gesamte Besprechungsverlauf gelöscht. Wählen Sie hierzu die Schaltfläche „Serie“, und ändern Sie das Enddatum.

Wann und wie Sie Ihren Kalender freigeben

Sie müssen Ihren Kalender möglicherweise gar nicht freigeben, da jeder Mitarbeiter im Unternehmen sehen kann, wann Sie frei sind und wann Sie bereits einen Termin haben, jedoch müssen Sie nicht unbedingt die Inhalte oder Themen von Besprechungen und Terminen öffentlich machen. Sie können Ihren Kalender aber auch auf einfache Weise für Ihr Team freigeben, wenn Sie möchten, dass alle Teammitglieder im Hinblick auf Ihre Besprechungen und Termine immer auf dem neuesten Stand sind.

Möglicherweise soll eine andere Person Ihren Kalender für Sie verwalten, beispielsweise ein Assistent, der Besprechungsanfragen für Sie akzeptieren oder ablehnen kann. In diesem Fall können Sie Ihren Kalender delegieren. Wenn Sie Ihren Kalender delegieren möchten, wählen Sie nur eine Person als Stellvertreter aus. Wenn es mehr als einen Stellvertreter gibt, kann dies zu Fehlern in Ihrem Kalender führen.

Sie einen SharePoint für Gruppenaktivitäten erstellen, auf den jeder zugreifen kann, anstatt Ihren Kalender zu teilen. Erstellen Sie beispielsweise einen Kalender auf einer SharePoint-Website, um die Urlaubsplanung in der Gruppe nachzuverfolgen.

Senden Sie Ihren Kalender in einer E-Mail-Nachricht, wenn Sie Besprechungen mit Personen anberaumen, die Ihre "Frei-/Gebucht"-Informationen nicht sehen können, wie Personen von außerhalb des Unternehmens.

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Wann in einer Unternehmensumgebung Outlook-Kontakte verwendet werden sollten

Auch wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, das eine globale Adressliste unterhält, gibt es Fälle, in denen Sie einen Kontakt in Outlook erstellen möchten. Erstellen Sie Kontakte für folgende Personen:

• Personen von außerhalb des Unternehmens

• Personen, bei denen Sie sich etwas notieren oder Informationen zum Kontakteintrag hinzufügen möchten, wie das Geburtsdatum

• Personen, deren Daten Sie mit Ihrem Mobiltelefon synchronisieren möchten, besonders, wenn Ihr Telefon nicht mit dem Unternehmensadressbuch verbunden ist oder für Fälle, in denen keine Verbindung besteht

Wann Sie in Outlook eine Kontaktgruppe erstellen sollten

Erstellen Sie persönliche Kontaktgruppen (vormals als persönliche Verteilerlisten bezeichnet) in Outlook, wenn Sie den Versand von Nachrichten an eine Personengruppe außerhalb Ihres Unternehmens vereinfachen möchten. Erstellen Sie für alle Gruppen innerhalb des Unternehmens eine öffentliche Kontaktgruppe (fragen Sie Ihren IT-Administrator, wie Sie hierbei vorgehen müssen).

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Was sind QuickSteps?

QuickSteps bieten die Möglichkeit, mehrere Aktionen mit nur einem Klick auszuführen. Sie sind ein hilfreiches Tool, um den Posteingang sauber zu halten und um ganz allgemein effizienter mit Outlook zu arbeiten. Jedes Mal, wenn Sie feststellen, dass Sie in Outlook wiederholt dieselben Schritte unternehmen, sollten Sie versuchen, einen QuickStep zu erstellen.

Warum sollte der Lesebereich auf der rechten Seite und nicht unten angezeigt (oder ganz deaktiviert) werden?

Das Lesen einer längeren Spalte mit engem Text ist einfacher als das Lesen eines kürzeren, breiteren Textabschnitts. Das liegt daran, dass es leichter ist, die Augen über weite Strecken nach unten zu bewegen als von links nach rechts, was dazu führen kann, dass man den Kopf und den Hals bewegt und ermüdet. Es ist besser, den "Lesebereich" aktiviert zu haben, so dass Sie nicht jede Nachricht öffnen müssen, um ihren Inhalt zu lesen.

Wie gehe ich mit Ordnern um, die ich nicht mehr benötige?

Die Ordnerliste im Navigationsbereich sollte für Ordner vorbehalten sein, die Sie häufig verwenden. Wenn sie mit Ordnern gefüllt ist, deren Zweck Sie nicht erkennen, verschieben Sie alle E-Mail-Nachrichten in den Referenzordner, und löschen Sie die vorhandenen Ordner.

Wie kann ich dafür sorgen, dass alle nur an mich gesendeten Nachrichten in Blau angezeigt werden?

1. Wählen Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Aktuelle Ansicht die Option Ansichtseinstellungen aus.

   

2. Wählen Sie im Dialogfeld Erweiterte Ansichtseinstellungen die Option Bedingte Formatierung aus.

   

3. Wählen Sie im Dialogfeld Bedingte Formatierung die Option Hinzufügenaus.

4. Geben Sie im Feld Name den Wert Ich ein, und wählen Sie die Option Schriftart aus.

5. Wählen Sie im Dialogfeld Schriftart unter Farbe die Option Blau aus, und wählen Sie dann OK.

6. Wählen Sie im Dialogfeld Bedingte Formatierung die Option Bedingung aus.

7. Aktivieren Sie im Dialogfeld Filtern das Kontrollkästchen In denen ich neben als einziger Empfänger auf der Zeile "An" stehe, und wählen Sie dann in jedem geöffneten Dialogfeld OK aus.

   : Sie können das Dropdownmenü verwenden, um die Bedingung "In denen ich" zu ändern.

Wann sollte ich die Unterhaltungsansicht verwenden?

Die Unterhaltungsansicht ist in folgenden Fällen hilfreich:

• Wenn Sie Ihre Nachrichten nicht so häufig abrufen und daher mehr Nachrichten auf einmal durchgehen müssen

• Wenn Sie viele Diskussionsthemen haben, in denen die Diskussionen hin und her gehen

• Wenn Sie den Kontext sehen müssen, in dem wer wem geantwortet hat

• Wenn Sie viele Nachrichten erhalten

Wenn Sie Ihre Nachrichten in der Unterhaltungsansicht anzeigen, können Sie auf einfache Weise sehen, in welchen Unterhaltungen die Meinungen am meisten hin und her gehen. In solchen Fällen möchten Sie gegebenenfalls nur die letzte Nachricht in der Unterhaltung lesen und beantworten. Sie können auch eine gesamte Unterhaltung auswählen und hierauf reagieren. So kann es eine längere Reihe von Nachrichten geben, in der in der letzten schließlich gesagt wird, "Danke, das beantwortet meine Frage", und in dem Fall können Sie die gesamte Unterhaltung löschen.

Sie können auch Nachrichten aus anderen Ordnern anzeigen, wenn Sie sich in der Unterhaltungsansicht befinden, was sehr hilfreich ist, wenn Sie eine neue Nachricht zu einer längeren Unterhaltung erhalten – so können Sie den gesamten Unterhaltungsverlauf einschließlich Ihrer Antworten anzeigen.

Sollte ich private und geschäftliche Nachrichten im gleichen Ordner halten?

Es ist zwar sinnvoll, die Anzahl der Stellen zu verringern, an denen Sie Nachrichten lesen, dies bedeutet jedoch nicht, dass Sie geschäftliche und private Nachrichten mischen sollten. Es gilt als bewährte Methode, unterschiedliche E-Mail-Konten für die geschäftliche und die private Kommunikation zu verwenden. Sie sollten jedoch die Anzahl der E-Mail-Adressen verringern, mit denen Sie arbeiten müssen. Glücklicherweise können Sie in Outlook mehrere Konten gleichzeitig anzeigen. Zusätzlich zu Ihrem Arbeits-E-Mail-Konto (Exchange Server) können Sie weitere Konten wie Outlook.com oder Google Mail zum gleichen Profil in Outlook hinzufügen.

Wie können die Status "Gelesen" und "Ungelesen" mich unterstützen?

Die Status "Gelesen" und "Ungelesen" in Outlook helfen Ihnen, indem Sie schnell anzeigen können, welche Nachrichten Sie zumindest einmal gelesen haben und welche nicht. Die Status "Gelesen" und "Ungelesen" können aber auch schnell umgeschaltet werden, wenn Sie in Ihrer Nachrichtenliste klicken, also stellen sie keine perfekte Aufzeichnung dar, sondern lediglich ein Tool.

Wenn Sie eine Nachricht schnell als "Gelesen" kennzeichnen möchten, drücken Sie die Tastenkombination STRG+Q. Um sie als "Ungelesen" zu kennzeichnen, drücken Sie STRG+U.

Warum sind die Status "Gelesen/Ungelesen" nicht ausreichend?

Es gibt Benutzer, die versuchen, mit den Status "Gelesen" und "Ungelesen" anzuzeigen, ob es sich um eine neue Nachricht oder ein Referenzelement handelt. Der Status "Ungelesen" ist jedoch unzuverlässig, denn sobald eine Nachricht den Fokus verliert (das heißt, wenn Sie eine andere Nachricht auswählen), wird diese automatisch als "Gelesen" gekennzeichnet, und viel zu oft kennzeichnen auch andere Geräte (beispielsweise Mobiltelefone) Nachrichten als "Gelesen". So ist es unvermeidlich, dass Nachrichten erneut gelesen werden, und Sie müssen erneut überlegen, was Sie nun tun müssen. Die Verwendung der Status "Gelesen/Ungelesen" als Verbindung zwischen den Elementen in Ihrem Posteingang, bei denen es sich um Aufgaben handelt, und denen, die noch nicht verarbeitet wurden, ist spätestens dann nicht mehr sinnvoll, wenn Sie viele Nachrichten erhalten, von denen Sie einige niemals lesen werden, da Sie schon anhand des Betreffs wissen, dass Sie sie nicht lesen müssen. Es ist wesentlich effizienter, die Nachrichten im Posteingang durchzugehen und zu entscheiden, was mit der jeweiligen Nachricht passieren soll. Anschließend sollte die Nachricht aus dem Posteingang verschwinden und nicht "ungelesen" bleiben.

Warum sollte ich meine Nachrichten ablegen?

Es gilt als bewährte Methode, ein zentrales Repository für Nachrichten zu unterhalten, sodass Sie sich erneut darauf beziehen können, nachdem Sie sie verarbeitet haben. Mit der Erstellung einer begrenzten Anzahl von Ordnern, in denen Sie suchen können (1-Referenz und 2-Privat), müssen Sie sich keine Gedanken darüber machen, ob eine Nachricht falsch abgelegt wird oder sie in mehrere Ordner kopieren, wenn sie sich auf mehr als ein Thema oder Projekt bezieht.

Dies bedeutet nicht, dass es nicht erforderlich ist, Nachrichten zu durchsuchen, die sich alle auf ein bestimmtes Thema oder Projekt beziehen. Outlook stellt jedoch bessere Tools wie Kategorien und Suchordner bereit, sodass Sie in effektiver Weise suchen können.

Warum sollte ich nur einen Referenzordner anlegen?

Wenn Sie nur mit einem Ordner arbeiten, müssen Sie sich nicht den Kopf darüber zerbrechen, in welchem Ordner sich welche Nachrichten befinden, und Sie wissen, dass es sich bei allem, was sich in diesem Ordner befindet, um etwas handelt, was Sie bereits durchgegangen sind und behalten wollen.

Wenn Sie mit mehreren Ordnern arbeiten, sind Sie jedes Mal, wenn Sie eine Nachricht ablegen, gezwungen zu entscheiden, welchen Ordner Sie verwenden müssen. Dies wird noch komplizierter, wenn es mehr als einen geeigneten Ordner für die Nachricht gibt. Da viele Ordner nicht verwendet werden, wenn es mehrere Wahlmöglichkeiten gibt, entsteht so nur Unordnung.

Es mag zwar auf den ersten Blick vorteilhaft aussehen, alle Nachrichten im Posteingang zu lassen, dennoch gibt es den versteckten Nachteil, dass Sie sich jedes Mal, wenn Sie eine Nachricht anzeigen, fragen müssen, ob für Sie Handlungsbedarf besteht oder ob es sich lediglich um eine Referenz handelt. Außerdem ergibt sich aus dem Wissen, dass der Posteingang nur mit neuen Dingen gefüllt wird, eine gewisse Sicherheit. Ihr Posteingang ist ein Ort, den andere manipulieren können; was Sie im Referenzordner ablegen, liegt ganz in Ihrem Ermessen.

Warum brauche ich unterschiedliche Ordner für Kontaktgruppen?

• Unterschiedliche Archivierungshäufigkeit    Sie sollten für unterschiedliche Kontaktgruppen basierend auf dem Thema und der Häufigkeit der AutoArchivierung unterschiedliche Ordner anlegen. Wenn Sie beispielsweise Mitglied einer Kontaktgruppe für Fahrgemeinschaften sind, sollten die Nachrichten im Ordner Fahrgemeinschaft täglich gelöscht werden. Eine Kontaktgruppe, bei der es um ein berufliches Thema geht, sollte weniger häufig, also beispielsweise jährlich archiviert werden.

• Effizientes Gruppieren von Unterhaltungen    Wenn Sie über unterschiedliche Ordner für thematische Kontaktgruppen verfügen, können Sie vollständige Unterhaltungen gruppiert anzeigen. Wenn es erforderlich ist, können Sie einen Ordner auch effizient durchsuchen.

Warum brauche ich getrennte Ordner für Kontaktgruppen und RSS-Feeds?

Nachrichten, die an lange Verteilerlisten gesendet werden, und RSS-Feeds können Ihren Posteingang schnell zum Überlaufen bringen. Behandeln Sie solche Informationsströme ähnlich wie eine große Tageszeitung – vielleicht gibt es den einen oder anderen hilfreichen oder interessanten Artikel, aber die gesamte Zeitung zu lesen wäre sehr zeitaufwändig. Erstellen Sie Regeln, damit Sie nur das lesen, was für Sie interessant und wichtig ist.

Welche Kontaktgruppennachrichten sollten in einem Ordner und nicht in meinem Postfach abgelegt werden?

Gute Kandidaten für eine Verteilerlistenregel und einen eigenen Ordner sind Verteilerlisten, für die Folgendes gilt:

• Es gehen zahlreiche Nachrichten ein

• Die Nachrichten werden an viele Personen gesendet

Nachrichten auf Unternehmensebene mit wichtigen Neuigkeiten (wie beispielsweise vom CEO) und Nachrichten von der IT-Abteilung zu Wartungsarbeiten am Server sollten nicht in einem Ordner abgelegt werden. Für Nachrichten an eine Kontaktgruppe, die nur gelegentlich interessante Inhalte aufweisen, sollte ungeachtet der Häufigkeit eine Regel und ein Ordner erstellt werden.

Wie stelle ich Regeln für RSS-Feeds auf?

Wenn Sie mehrere RSS-Feeds abonniert haben, behandeln Sie sie wie eine weitere Verteilerliste. Verschieben Sie interessante RSS-Elemente (basierend auf Schlüsselwörtern) in den Posteingang und lassen Sie alle anderen automatisch in RSS-Ordnern ablegen.

Wie gehe ich vor, wenn es Aufbewahrungsrichtlinien oder ein Exchange Server-Onlinearchiv gibt?

Verwenden Sie die Lösung Ihres Unternehmens anstelle der AutoArchivierung, und halten Sie sich wie immer an die Richtlinie des Unternehmens. Wenn die Unternehmensrichtlinie vorschreibt, dass Sie für jeden Elementtyp mehrere Ordner verwenden müssen, befolgen Sie diese Richtlinie.

Warum ist die Verwendung sind Regeln sinnvoll?

Im Lauf der Zeit erhalten Sie wahrscheinlich immer mehr Nachrichten. Sie können nicht jede Nachricht lesen, die Sie erhalten und sollten das auch gar nicht erst versuchen. Lesen Sie stattdessen nur die Nachrichten, die für Sie wichtig sind. Regeln helfen Ihnen dabei, wichtige Nachrichten herauszufiltern und Ablenkungen möglichst gering zu halten.

Welche Daten werden mit Kennzeichen festgelegt?

Wie sollte ich mit den Aufgaben und gekennzeichneten E-Mails in meiner Aufgabeleiste umgehen, die schon Jahre alt sind?

Wenn Sie Aufgaben oder Kennzeichen nicht aktiv für irgendeinen Zweck nutzen, markieren Sie alle Elemente, klicken Sie mit der rechten Maustaste, und wählen Sie dann "Löschen" aus. Mit dieser Aktion werden alte Aufgaben gelöscht und wird das Kennzeichen von gekennzeichneten E-Mails und Kontakten entfernt, ohne die Elemente zu löschen.

Wie verfahre ich mit nicht genutzten Kategorien?

Löschen Sie alle Kategorien, die Sie nicht verwenden möchten. Derselbe Kategoriensatz bezieht sich jeweils auf alle Elemente, wenn Sie also eine Kategorie für Kontakte verwenden, behalten Sie sie.

Was ist die beste Methode zur Auswahl von Farben?

Wählen Sie beim Erstellen von Farbkategorie die Farben mit Bedacht aus. Wählen Sie beispielsweise für @phone nicht die gleiche Farbe wie für @email, sondern ähnliche Farben (z. B. Grüntöne) für alle Ihre 1:1-Kategorien. Im Laufe der Zeit sind Sie dann in der Lage, mit einem Blick in die Aufgabeliste allein an der Farbe zu erkennen, ob die Aufgabe aktuell abgearbeitet werden kann. Wenn @Zuhause beispielsweise lila ist und Sie sich im Büro befinden, können Sie keine lila gekennzeichneten Aufgaben erledigen.

Warum sollte ich Zeit für mich selbst reservieren?

Wenn Sie in Ihrem Kalender Zeit für sich selbst reservieren, werden Ihre "Frei-/Gebucht"-Informationen aktualisiert, und damit sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass andere Personen Sie für diese Zeit einplanen. Wenn Ihr Terminkalender sehr voll ist, ist dies möglicherweise der einzige Weg, um Zeit für die Erledigung bestimmter Arbeiten zu finden.

Es hilft Ihnen auch dabei, eine gewisse Verbindlichkeit zu schaffen – wenn Sie den Zeitraum in Ihrem Kalender reservieren, sollten Sie sich auch verpflichtet sehen, die Arbeit zu diesem Zeitpunkt zu erledigen. Wenn eine andere Person Sie in dieser Zeit einplant, reservieren Sie Ihre Zeit erneut. Betrügen Sie sich nicht selbst!

Wie gehe ich mit den 10.000 Nachrichten in meinem Posteingang um?

Wenn Ihr Posteingang mehr als 20 Elemente enthält, verarbeiten Sie die Nachrichten der letzten Woche, markieren Sie dann die verbleibenden Nachrichten, und verschieben Sie sie in den Ordner 1-Referenz. Ja, das können Sie tun, und Sie werden sich großartig dabei fühlen.

Warum erhalte ich so viele Nachrichten?

Wenn Sie sich von Nachrichten überwältigt fühlen, erhalten Sie wahrscheinlich mehr, als Sie verkraften können, und Sie müssen möglicherweise aggressivere Regeln aufstellen. Versuchen Sie zu analysieren, woher Ihre Nachrichten kommen, indem Sie Ihre Nachrichten nach Von ordnen und dann alle Kopfzeilen reduzieren. Lesen Sie Kontaktgruppen, die Sie nicht lesen müssen? Wenn Ja, erstellen Sie eine Regel. Wenn Sie Ihre Ansicht ändern, vergessen Sie nicht, sie wieder zurück zu ändern!

Ich habe 10 Minuten: Welche Nachrichten im Posteingang sollte ich zuerst lesen?

Wenn Sie nur wenig Zeit haben, beispielsweise zwischen zwei Besprechungen, können Sie alle blau formatierten Nachrichten lesen, das heißt die Nachrichten, die direkt an Sie gesendet wurden. Dies sind häufig Nachrichten, bei denen auf eine Reaktion von Ihnen gewartet wird und die am wichtigsten sind.

Wie häufig sollte ich meine Nachrichten lesen?

Für viele von uns ist das Lesen von Nachrichten schon fast zur Sucht geworden. Verbringen Sie morgens 20 Minuten mit dem Durchgehen Ihrer Nachrichten, und konzentrieren Sie sich dann auf die tägliche Überprüfung Ihrer Aufgabenliste. Gehen Sie dann Ihrer täglichen Arbeit nach! Wenn Sie die Zeit, die Sie mit dem Lesen von Nachrichten verbringen auf einmal am Morgen und einmal am Ende des Tages beschränken, kann dies Ihre Produktivität erheblich steigern. Probieren Sie es mal eine Woche lang aus, dann sehen Sie selbst.

Wie kann ich komplizierte Aufgaben verwalten?

Einige Aufgaben erfordern mehr Planungsraum. Verwenden Sie für solche Aufgaben OneNote. Wenn Sie beispielsweise ein aus mehreren Schritten und geschachtelten Aufgaben bestehendes Projekt planen, ist OneNote das besser geeignete Tool.

Wenn Sie nur dafür sorgen wollen, dass Sie einige zugehörige Aufgaben nicht vergessen, führen Sie die im Text der Aufgabe auf. Wenn es zugehörige Nachrichten gibt, ziehen Sie diese in die Aufgabe.

Sollte ich private und geschäftliche Aufgaben zusammen verwalten?

Verwalten Sie private und geschäftliche Aufgaben wenn möglich zusammen. Wenn Sie nur eine Liste pflegen, verringert sich die Anzahl der Orte, an denen Sie nachschauen müssen, was als Nächstes getan werden muss. Auch wenn Sie bereits nur mit einer Liste arbeiten, verwenden Sie Kategorien, um die privaten von den geschäftlichen Aufgaben zu trennen und die Liste effektiv zu verwalten. Ihre privaten Aufgaben werden auf dem Exchange Server des Unternehmens gespeichert und können von der IT-Abteilung eingesehen werden, also setzen Sie nur geeignete private Aufgaben auf die Liste.

Was ist falsch daran, Aufgaben im Kopf zu behalten?

Aufgaben im Kopf zu behalten, funktioniert nicht. Es ist befreiend, sich bei der Erledigung Ihrer Aufgaben auf Outlook statt auf Ihr überfordertes Gehirn zu verlassen. Sie können aufhören, Gehirnleistung zu verbrauchen, um sich an Ihre Aufgaben zu erinnern ("Okay, denken Sie daran, John eine Nachricht über die Vorlagen zu schicken, schicken Sie John eine Nachricht über die Vorlagen...") und konzentrieren Sie sich auf die vorhandenen Aktivitäten.

Warum sollte ich meine Aufgaben in Outlook verwalten?

Warum eine Aufgabenliste in Outlook besser funktioniert als eine Papierliste:

• Papierlisten können nicht automatisch auf dem neuesten Stand gehalten werden.

• Papierlisten können nicht einfach neu angeordnet werden.

• Mit Outlook im Web können Sie Ihre Aufgabenliste von überall aus anzeigen.

• Outlook arbeitet mit OneNote, mit Microsoft SharePoint Server und mit Ihrem Mobilgerät zusammen.

• Papierlisten gehen schnell verloren.

Für Fortgeschritten: Wie erstelle ich einen Suchordner für E-Mail-Nachrichten?

Sie können im Handumdrehen auf eine Reihe von Nachrichten zu einem bestimmten Thema für eine Besprechung zugreifen. Erstellen Sie eine Kategorie für die Besprechung, und erstellen Sie dann einen Suchordner mit den folgenden Kriterien: "Kategorie <Name>", "nicht erledigt" und "aus einem bestimmten Zeitraum". Wenn Sie Nachrichten zu diesem Thema erhalten, kennzeichnen Sie sie mit dieser Kategorie. Bei der Besprechung kennzeichnen Sie die Nachrichten als "erledigt", die besprochen wurden.

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Bücher und weitere Ressourcen

• "Getting Things Done (GTD) System", erhältlich bei David Allen & Company

• Total Workday Control Using Microsoft Outlook von Michael Linenberger

• Lifehacker Tipps und Downloads zur schnelleren Erledigung von Aufgaben

• How Bill Gates Works, Fortune 500-Magazin auf CNNMoney.com

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