أين يتم تخزين ملفات Viva Engage الخاصة بي؟

الملفات المخزنة في Viva Engage التخزين السحابي

الملفات المخزنة في مكتبة مستندات SharePoint الخاصة بالمجموعة

مكان تخزين الملفات الجديدة

يتم تخزين الملفات الجديدة في Viva Engage التخزين السحابي، في المجموعة التي يتم إرفاق الملف أو تحميله فيها. وهي مرئية من قائمة ملفات المجموعة.

يتم تخزين ملفات جديدة Microsoft 365 المجموعات المتصلة في مكتبة مستندات SharePoint للمجتمع. وهي مرئية في قائمة ملفات مجموعة Viva Engage، أو من مجلد التطبيقات/Viva Engage في مكتبة مستندات SharePoint الخاصة بالمجتمع.

تظل الملفات المحفوظة في Viva Engage قبل أن تحصل مؤسستك على الميزة الجديدة في Viva Engage التخزين السحابي.

إنشاء ملف Office جديد

في قائمة ملفات المجموعة في Viva Engage، انقر فوق جديد وحدد مستند Word أو PowerPoint Presentation أو مصنف Excel.

لا يمكنك إنشاء ملفات جديدة من صفحة الملفات . يجب إنشاء الملفات في موقع آخر، ثم تحميلها إلى Viva Engage.

تنظيم الملفات

يتم تخزين ملفات كل مجموعة في قائمة. يمكنك عرض جميع المستندات أو الصور أو مقاطع الفيديو، ولكن لا توجد طرق أخرى لفرز القائمة أو إعادة ترتيبها.

في جزء التنقل الأيمن، انقر فوق ارتباط مكتبة مستندات SharePoint للمجموعة، وحدد المجلد Apps/Viva Engage ، ويمكنه فرز قائمة الملفات وتصفيتها.

يمكن إعادة تنظيم الملفات إلى مجلدات فرعية أو نقلها، وستستمر الارتباطات من Viva Engage في العمل. لا تظهر إعادة التنظيم هذه إلا بالانتقال إلى مكتبة مستندات SharePoint.

لاحظ أنه عند عرض قائمة الملفات من Viva Engage، تشير القائمة فقط إلى أن الملف مخزن في SharePoint، ولا تحدد اسم المجلد.

معاينة ملف

انقر فوق الملف، ثم انقر فوق انقر هنا لعرض هذا الملف.

انقر فوق الملف.

تحرير ملف من Viva Engage

بالنسبة لمستندات Word وExcel وPowerPoint، يجب إجراء تغييرات في Office Online. لا يمكنك استخدام تطبيقات Word أو Excel أو PowerPoint لتحرير الملف وتحميل إصدار جديد.

تحرير ملف والإجراءات الأخرى موجودة أسفل المعاينة.

إذا لم يتم عرض تحرير الملف ، فهذا يعني أنه تم جعل المستند للقراءة فقط لأنه يتم حفظ مستندات جديدة في SharePoint. لتحريره، ستحتاج إلى تنزيله وتحميله مرة أخرى. لمزيد من المعلومات، راجع تحرير ملف تم تحديثه مسبقا عندما تقوم مجموعة Viva Engage المتصلة بتخزين الملفات في SharePoint

بالنسبة لمستندات Word وExcel وPowerPoint، يمكن إجراء تغييرات في Office Online أو في التطبيق. يتم تعقب المراجعات في مكتبة مستندات SharePoint.

تحرير المستند والإجراءات الأخرى موجودة فوق المعاينة.

من يمكنه الوصول إلى الملفات

يتم تحديد حقوق الوصول بواسطة المجتمع الذي يوجد فيه الملف. يمكن لأي شخص عرض الملفات وتحريرها في المجتمعات العامة. يمكن للأعضاء فقط عرض الملفات وتحريرها في المجتمعات الخاصة. يمكن لمستلمي الرسائل الخاصة التي تحتوي على ملفات مرفقة عرض هذه الملفات.

يتم تحديد حقوق الوصول الأولية بواسطة المجتمع الذي يتم حفظ الملف فيه، ولكن يمكن لمسؤولي SharePoint تغيير حقوق الوصول للملفات الفردية.

كيفية وصول الضيوف إلى الملفات

يمكن لأي مستخدم أو أي ضيف من داخل مؤسستك أو خارجها إرفاق ملف في مجتمع يكون عضوا فيه وقراءة الملفات وتعديلها في المجتمع.

يعتمد وصول الضيف إلى الملفات على نوع الضيف:

لا يملك الضيوف على مستوى الشبكة حق الوصول الافتراضي لعرض ملفات Viva Engage المحفوظة في SharePoint.

• إذا كنت تريد منهم أن يكونوا قادرين على طلب الوصول لعرض ملفات معينة، فيجب إضافتها كضيف Azure B2B على المستأجر Microsoft 365. لمزيد من المعلومات، راجع وثائق Azure Active Directory B2B.

• يمكن للضيوف على مستوى الشبكة الذين هم ضيوف Azure B2B وعضو في المجتمع عرض مكتبة مستندات SPO وتحميلها وتحريرها من مكتبة مستندات SPO. لن يتمكنوا من القيام بذلك من Viva Engage.

• إذا كنت تريد تمكينهم من تحميل الملفات إلى مجتمع معين من SharePoint أو الوصول الافتراضي إلى الملفات التي تم تحميلها إلى SharePoint، فبادر بإضافتها كعضو مجتمع في SharePoint.

• ليس لدى الضيوف على مستوى المحادثة حق الوصول الافتراضي إلى أي ملفات محفوظة في SharePoint. إذا كنت تريد منهم أن يكونوا قادرين على طلب الوصول إلى ملفات معينة في المحادثة، أضفها كضيف Azure B2B على مستأجر Microsoft 365. لا يمكنهم تحميل الملفات.

• يمكن أن يكون الضيوف الخارجيون أعضاء في مجموعات خارجية فقط. تخزن المجموعات الخارجية الملفات فقط في Viva Engage.

منع الآخرين من إجراء تغييرات

يمكن لمسؤولي المجتمع أو مالكي الملفات وضع علامة على إصدار من ملف كإصدار رسمي. وهذا يمنع الآخرين من تحريره.

في SharePoint، يمكن لأي عضو في المجتمع سحب الملف، مما يمنع الآخرين من تحريره. يمكن لمسؤولي SharePoint أيضا تغيير الأذونات على ملف فردي.

تعقب المراجعات

تعقب المراجعات وعرضها على صفحة الملف في Viva Engage.

لا يمكن حذف الإصدارات القديمة.

عرض محفوظات المراجعة والإصدارات السابقة من مكتبة مستندات SharePoint.

يتم تضمين مزيد من تفاصيل التغيير في محفوظات التغيير، ويمكن حذف الإصدارات القديمة.

وضع علامة كرسمي

يمكن لمسؤولي المجتمع أو مالكي الملفات وضع علامة على إصدار من ملف كإصدار رسمي. وهذا يمنع الآخرين من تحريره، ويظهر الملف مع نجمة صفراء في قائمة الملفات.

لا توجد طريقة لوضع علامة على إصدار معين من ملف كرسمي.

البحث

يتضمن بحث Viva Engage أول 5000 حرف من أحدث إصدار من ملفات تنسيق .docx .pptx .pdf بالإضافة إلى بيانات التعريف مثل العنوان والكاتب.

البحث في Viva Engage يبحث فقط في العنوان والكاتب. إذا كنت بحاجة إلى إجراء بحث في المحتوى عن ملفات Viva Engage في SharePoint، فستحتاج إلى إجراء البحث من مكتبة مستندات SharePoint.