在 Outlook 中安排会议或事件

安排会议

1. 通过以下方式之一创建会议请求：

   • 在收件箱中，选择“新建项目”>“会议”，或者使用键盘快捷方式 Ctrl + Shift + Q。

   • 在日历中，选择“新建会议”，或者使用键盘快捷方式 Ctrl + Shift + Q。

   • 从收件箱中的电子邮件中，选择“会议答复”按钮。

     

2. 通过以下两种方式之一添加与会者：

   • 将与会者添加到会议请求的“收件人”行中，然后跳到步骤 4。

   • 如果使用Microsoft 365 或 Exchange 帐户，请使用 日程安排助理 查看与会者日程安排。

3. 在“日程安排助理”中，单击你的姓名下的框，键入与会者的姓名或电子邮件地址，或者单击“添加与会者”按钮以显示你的通讯簿。

   在日程安排助理中选择与会者姓名旁边的图标，将特定与会者标记为“必需与会者”、“可选与会者”或“资源”。 当你开始键入与会者的姓名时，Outlook 将根据你最近与其召开会议或收发电子邮件的人员为你提供建议。 从列表中选择要添加为与会者的姓名。

4. 添加会议主题、开始时间和结束时间以及位置。

   在 Outlook 2016 (或更高版本) 和 Outlook for Microsoft 365 中，你可以开始键入位置的名称，例如 第四咖啡店 或 会议室 23，Outlook 将查找位置匹配项。 选择其中一个建议来选择该位置，或继续键入以输入其他位置。

   : 如果你使用的是 Microsoft Exchange 帐户 或 Microsoft 365 电子邮件帐户，请单击“日程安排助理”，然后单击“会议室查找工具”以检查可用性并保留会议室。 有关详细信息，请参阅在 Outlook 中对会议使用“日程安排助理”和“会议室查找工具”。

5. 若要将文件附加到会议请求，请在“插入”菜单上，选择“附加文件”，然后选择要添加的文件。

6. 如果不想将此会议设为定期会议，请选择“发送”。 否则，请参阅创建定期会议。

创建定期会议

1. 选择“ 会议 > 定期”。

   : 使用键盘快捷方式 Ctrl + G 安排会议定期重复。

2. 选择所需定期模式的选项，然后选择“确定”。

   : 为会议请求添加定期模式时，“会议”选项卡将更改为“会议系列”。

3. 若要发送会议请求，请选择“发送”。

向现有会议添加人员

可向现有会议添加其他与会者。

如果你是会议所有者：

1. 双击打开会议，然后使用 “必需”或 “可选” 行或 “日程安排助理 ”将一个或多个人员添加到会议。

2. 选择“发送更新”和以下选项之一：

   • 仅将更新发送到添加或删除的与会者。

   • 将更新发送给所有与会者。

如果你不是会议所有者：

1. 打开会议请求。 在功能区上的“响应”组中，选择“响应”，然后选择“转发”。 将一个或多个收件人添加到会议请求。

2. 选择“发送”。 会议所有者将收到通知，告知你已将会议请求转发给其他人。 有关详细信息，请参阅转发会议。

及早结束会议

如果使用 Outlook for Microsoft 365 ，则可以让 Outlook 提前几分钟结束会议。 这可以帮助你在会议之间增加差旅时间。 你可以为一小时以下的会议和一小时以上的会议选择不同的持续时间。

1. 选择“文件”>“选项”>“日历”>“日历选项”

2. 选中“ 缩短约会和会议”复选框，然后提前 结束 或 延迟开始。

3. 使用下拉列表选择少于一小时和一小时或更长时间的会议分钟数，然后选择“确定”。

安排会议或事件

1. 1. 在日历中 ，选择“ 新建事件 > 事件”。

   2. 为会议或事件添加标题。

   3. 选择 邀请与会者，然后输入要邀请参加会议或活动的个人姓名。

      如果在 Outlook 中使用的工作或学校帐户与 Microsoft 365 或 Exchange，请使用“ 日程安排助理 ”选项卡查看与会者日程安排。 

   4. 在“日程安排助理”中，选择“添加所需的与会者”或“添加可选与会者”，然后开始键入与会者的姓名或电子邮件地址。 当你开始键入与会者的姓名时，Outlook 将根据你最近与其召开会议或收发电子邮件的人员为你提供建议。 从列表中选择要添加为与会者的姓名。

   5. 选择建议的时间段，或在 “事件”选项卡上手动输入日期和开始和结束时间。

   6. 输入会议位置，然后根据需要向左或向右滑动 Teams 会议 切换。

      : 根据你的帐户，你可以选择“ 添加会议室”或 “搜索会议会议室或位置 ”。

   7. 如果不想将此设置为定期会议，请选择“ 发送 ”以传递邀请。 否则，请参阅下 一节安排定期会议。

   安排定期会议

   1. 按照上一部分中的步骤 1-6 安排会议并添加与会者。

   2. 选择“ 定期执行”，然后在“ 重复” 窗口中为事件选择所需的重复间隔。 选择“保存”。

   3. 选择“ 发送 ”以传递邀请。

安排会议并邀请与会者

1. 在 Outlook.com 日历中，选择“ 新建事件”。

2. 为会议或事件添加标题。

3. 选择 邀请与会者，并输入要邀请参加会议或活动的个人姓名。 当你开始键入与会者的姓名时，Outlook 将根据你最近认识或发送电子邮件的人员为你提供建议。 从列表中选择要添加为与会者的姓名。

4. 选择建议的时间段，或手动输入日期以及开始和结束时间。

5. 输入会议位置，然后滑动 Skype会议 (或 Teams 会议 ，) 根据需要向左或向右切换：

   

6. 选择“ 发送 ”以传递邀请。

安排定期会议或事件

1. 在日历中 ，选择“ 新建事件”，并为会议或事件添加标题。

2. 如果需要邀请其他人参加此活动或会议，请选择“邀请与会者”，然后输入要邀请参加会议的人员的姓名。

3. 为会议选择建议的时间段，或手动输入日期和开始和结束时间。

4. 选择“ 不重复 ”下拉列表，然后选择所需的事件重复间隔。

5. 输入会议位置，然后滑动 Skype会议 (或 Teams 会议 ，) 根据需要向左或向右切换：

   

6. 选择“ 发送 ”以传递邀请。