Create Content Organizer rules to route documents

Makale başlıkları

• Kuralları oluşturmadan önce: Ilk adımlar

• Belgelerin nasıl yönlendirildiğini anlama

• Belgeleri yönlendirmek için kural oluşturma

Kuralları oluşturmadan önce: Ilk adımlar

Belgeleri yönlendirme kuralları oluşturmadan önce, birkaç önemli adımı izlemeniz gerekir.

1. Içerik düzenleyici özelliğini etkinleştirme.

2. Belgelerin yönlendirilmesini istediğiniz kitaplık ve klasörleri oluşturun. Yönlendirçalıştığınız her belge türü için klasör oluşturmak isteyebilirsiniz. Örneğin, e-posta kayıtları veya Excel elektronik tabloları için yalnızca bir kitaplık oluşturun. Kitaplık oluşturma hakkında bilgi edinmek için SharePoint 'te belge kitaplığı oluşturmakonusuna bakın.

3. İçerik türlerinin yönlendirileceği belgelerle ilişkilendirilmesi gerekir. Burada, içerik türü, belgenin depolandığı son konumu belirleyen ölçütlerin bir parçası olabilir.

Sayfanın Başı

Belgelerin nasıl yönlendirildiğini anlama

Belgeleri bir kayıt merkezi sitesinde veya herhangi bir SharePoint sitesindeki kitaplık veya klasöre yönlendirebilir. Içerik düzenleyici özelliğini etkinleştirdiğinizde otomatik olarak oluşturulan teslim kitaplığı varsayılan konum olarak kullanılır. Belge yönlendirme işlemi birkaç öğeden oluşmuştur:

• Hedef kitaplıkları ve klasörler    İçerik sözcük veya kayıt yöneticileri belgelerin yönlendirilmesi gereken kitaplıkları ve klasörleri el ile oluşturur ve bu kitaplıkları hedef kitaplıklar olarak oluşturur.

• Site içerik türleri    Her belgenin içerik türü olmalıdır ve kullanıcılar hedef kitaplıklara el ile uygun site içerik türlerini ekleyebilir.

• Teslim Kitaplığı    Bir kuralla eşleşmeyen veya gerekli meta veriler eksik olan belgeler, kullanıcıların gerekli meta verileri girebileceği şekilde bırakma kitaplığına gönderilir. Veya, tüm karşıya yüklenen belgelerin geçici olarak teslim kitaplığına yönlendirilmesinde Içerik düzenleyiciyi yapılandırabilirsiniz.

  : Teslim kitaplığının hiçbir kuralla eşleşmeyen öğeler için "tümünü yakala" olarak kullanılması amaçlanmıştır. Kalıcı işbirliği sitesi olarak değil, geçici bir konum olarak tasarlanmıştır.

• Belge kuralları listesi    Bu, tüm yönlendirme kuralları topluluğudur. İçerik buları veya kayıt yöneticileri, yönlendirme kuralları oluşturmak, yönetmek ve görüntülemek için bu listeyi ziyaret edebilir.

Aşağıdaki diyagramda, belge ve e-posta iletilerinin toplantıya özgü ölçütlere göre nasıl yönlendirildiği ve eksik bilgilerin kayıp teslim kitaplığına nasıl döndürüldüğü gösterilmektedir.

Sayfanın Başı

Belgeleri yönlendirmek için kural oluşturma

Kayıt yönlendirme listesine eklediğiniz her kayıt türü için, bir kayıt başlığı ve açıklaması belirtirsiniz. Ayrıca, kaydın depolandığı sitedeki konumu da belirtirsiniz. İlgili tüm kayıtların uygun konuma yönlendirildiğinden emin olmak için, kayıt türü için alternatif adlar belirtebilirsiniz.

1. Içerik Düzenleyici kuralları oluşturmak istediğiniz siteye gidin.

2. Hızlı Başlat panelinde site içeriği seçeneklerini görmek için diğer'i seçin.

3. Uygulamalar menüsü satırında Ayarlar'ı seçin.

4. Site ayarları sayfasında, site yönetimi bölümünde, İçerik Düzenleyicisi kuralları'nı seçin.

5. Içerik Düzenleyici kuralları sayfasında, Yeni öğe eklemek için öğesine tıklayın, Ekle'yi seçin.

6. Kural adı bölümünde, kuralın koşullarını ve eylemlerini açıklayan bir ad girin.

7. Kural durumu ve öncelik bölümünde, kuralı gelen içeriğe uygulamak için etkin'i seçin. Ardından, içeriğin nasıl yönlendirildiğini belirlemek için bir öncelik seçin ve birden fazla Içerik Düzenleyicisi kuralıyla eşleşmelidir.
   Bu kuralın gelen içeriğe uygulanmasını istemiyorsanız, etkin değil'i seçin.

8. Alıcının Içerik türü bölümünde, kuralı bir içerik türüyle ilişkilendirin. Bunu yaptığınızda, Içerik düzenleyicisine gönderilen öğeler seçilen içerik türüyle etiketlendirilir ve kuralın koşullarında kullanılan özellikler tanımlanır.

   • Uygun içerik grubunu seçin. Seçtiğiniz grup, sonraki adımda seçebileceğiniz içerik türlerini belirler.

   • Uygun içerik türünü seçin.

   • Seçtiğiniz içerik türünün başka bir SharePoint sitesinde farklı bir adı varsa, Alternatif adlaraltında onay kutusunu seçin. Ardından, sağlanan alana diğer sitede kullanılan adı girin ve Ekle'yi seçin. Alternatif içerik türlerinin adları listede görünür.

9. Koşullar bölümünde, bir gönderi özelliklerinin kural için uyması gereken koşulları seçin. Örneğin, kuralın başlıkta "bütçe" sözcüğünü içeren tüm belgelere uygulanmasını isteyebilirsiniz. Daha fazla koşul eklemek için başka koşul Ekle bağlantısını seçin.

   :  Özellik açılan listesinde sağlanan özellikler, adım 6 ' da seçtiğiniz içerik türüne göre farklılık gösterir.

10. Hedef konum bölümünde, kuralla eşleşen içeriğin yerleştirileceği konumu girin veya konuma göz atın. Benzer belgeleri klasörlerde birlikte gruplandırmak için otomatik olarak bir klasör oluştur onay kutusunu seçin. Örneğin, kuruluşunuzdaki tüm projelere ait belgelerin listelendiği bir özelliğe sahipseniz, Içerik Düzenleyicisi 'ni her proje için ayrı bir klasör oluşturmaya zorlayabilirsiniz.

    : Içerik düzenleyicisinin kuralları belgeleri farklı konumlara yönlendirmektir. İşbirliği sırasında dosyaları aynı konuma yeniden göndermek için kuralları kullanmayı desteklemeiyoruz.

Sayfanın Başı