Prezentare generală: Guvernanța site-ului, permisiunea și partajarea pentru proprietarii site-ului

Crearea subsite-urilor

Poate că doriți ca membrii echipei dvs. să poată crea subsite-uri sub site-ul de echipă pentru a le utiliza în anumite proiecte.

Capacitatea de a crea spontan subsite-uri noi poate fi un mare beneficiu pentru grup, dar crearea de site-uri nerestricționate poate scăpa de sub control. Atunci când subsite-urile se înmulțesc liber, pot apărea probleme. De exemplu:

• Utilizatorilor le este greu să găsească subsite-ul corect sau să fie siguri că îl au.

• Informațiile pot fi dublate în mai multe subsite-uri, utilizând un spațiu de stocare costisitor și necesitând un efort dublat de întreținere.

• Informațiile depășite pot fi afișate pe subsite-uri, posibil de ani de zile, afișate în rezultatele căutării. Poate fi dificil de aflat ce versiune a informațiilor este cea corectă.

• Gestionarea permisiunilor pentru o multitudine de subsite-uri poate deveni o corvoadă majoră, iar utilizatorii pot ajunge din greșeală să aibă acces la informațiile pe care nu ar trebui să le aibă.

• Pe măsură ce angajații părăsesc grupul, subsite-urile pe care le creează pot fi abandonate, creând confuzie și creând confuzie în rezultatele căutării pentru utilizatorii rămași ai site-ului.

Puteți să economisiți timp și energie, dacă configurați unele politici pentru crearea site-ului, menite următoarelor zone:

• Cui i se permite să creeze subsite-uri?

• Noile subsite-uri trebuie aprobate în avans? Dacă da, care sunt criteriile de aprobare și cine acordă aprobarea?

• Noile subsite-uri ar trebui să utilizeze șabloane și teme stabilite?

• Ce cantitate de informații se poate stoca pe un site? Adică, cât spațiu de disc pe server pot ocupa?

• Care sunt regulile de includere a strategiilor de navigare pe site?

• Cât timp trebuie stocate informațiile pe subsite-uri înainte ca acestea să fie șterse sau arhivate?

Consultați Crearea unui site sau a unui subsite pentru mai multe informații.

Gestionarea permisiunilor

Integritatea și confidențialitatea informațiilor cruciale pentru desfășurarea activității organizației dvs. rezidă în cât de sigur este site-ul dvs.: în mod specific, căror persoane alegeți să le acordați accesul în site-ul dvs.

Acordarea și restricționarea accesului în site se numește gestionare de permisiuni, iar aceasta este una dintre cele mai importante responsabilități ale dvs., în calitate de proprietar de site.

Iată câteva sfaturi de reținut, când dezvoltați o strategie de permisiuni.

• Respectați principiul privilegiului minim: oferiți-le utilizatorilor nivelurile de permisiune cele mai mici de care au nevoie pentru a efectua activitățile atribuite.

• Acordați acces utilizatorilor adăugându-i în grupuri standard implicite (cum ar fi Membri, Vizitatori sau Proprietari). Majoritatea utilizatorilor trebuie să aparțină grupurilor Membri sau Vizitatori; limitați numărul de persoane din grupul Proprietari.

• Utilizați moștenirea permisiunilor pentru a crea o ierarhie clară, ușor de vizualizat. Aceasta înseamnă să evitați să acordați permisiuni persoanelor individuale; în schimb, lucrați cu grupuri. Acolo unde este posibil, faceți ca subsite-urile să moștenească permisiuni de la site-ul de echipă, în loc să aibă permisiuni unice.

• Organizați-vă conținutul astfel încât să profitați de moștenirea permisiunilor: luați în considerare segmentarea conținutului după nivelul de securitate - creați un site sau o bibliotecă special pentru documentele importante, în loc să le distribuiți într-o bibliotecă mai mare și să le protejați prin permisiuni unice.

Consultați Înțelegerea nivelurilor de permisiune din SharePoint sau Editarea permisiunilor pentru o listă, o bibliotecă sau un element individual pentru informații despre setarea permisiunilor.

Arhitectura informațiilor

Arhitectura informațiilor unui site este similară cuprinsului unei cărți: Determină modul în care informațiile din acel site - paginile web, documentele, listele și datele sale - sunt organizate și prezentate utilizatorilor site-ului. Arhitectura informațiilor este înregistrată deseori ca listă ierarhică a conținutului site-ului, cuvintelor cheie de căutare, tipurilor de date și altor concepte.

Pentru a crea o arhitectură de informații, trebuie să analizați informațiile care vor fi prezentate pe site. Iată câteva dintre întrebările pe care puteți să le utilizați pentru a dezvolta o arhitectură de informații:

• Ce tip de conținut va avea site-ul? Cum se va traduce aceasta în subsite-uri, liste, biblioteci și așa mai departe?

• Cum vor fi prezentate informațiile pe site?

• Cum vor naviga utilizatorii în site?

• Cum vor fi direcționate informațiile către publicul specific?

• Cum va fi configurată și optimizată căutarea?

O parte din arhitectura informațiilor poate include clasificarea informațiilor.

Dacă informațiile cu care lucrați au o valoare mare pentru firmă, dacă necesită o securitate specială sau dacă sunt subiectul unor reguli de reglementare de conformitate, este util să configurați o schemă de clasificare pentru a identifica tipurile specifice de conținut care trebuie gestionate cu atenție.

După ce ați organizat informațiile în liste și biblioteci specifice, puteți să utilizați caracteristicile de guvernanță pentru a gestiona modul de gestionare al conținutului. De exemplu:

Solicitarea extragerii fișierelor

Atunci când solicitați extragerea unui fișier, vă asigurați că o singură persoană poate să editeze fișierul până când acesta este arhivat. Solicitarea extragerii documentelor împiedică modificarea simultană de către mai multe persoane, ceea ce poate crea conflicte de editare și poate duce la confuzii. De asemenea, solicitarea de extragere amintește membrilor să adauge comentarii atunci când arhivează fișierul, astfel încât să urmăriți mai ușor modificările din fiecare versiune. Pentru mai multe informații, consultați Configurarea unei biblioteci pentru a solicita extragerea fișierelor.

Urmărirea versiunilor

Dacă doriți să păstrați versiunile anterioare ale fișierelor, bibliotecile contribuie la urmărirea, stocarea și restaurarea fișierelor. Toate versiunile se pot urmări în același mod. Sau, unele versiuni pot fi desemnate ca principale, cum ar fi adăugarea unui capitol nou la un manual, iar alte versiuni ca minore, cum ar fi corectarea unei erori de ortografie. Pentru a gestiona spațiul de stocare, puteți să alegeți numărul fiecărui tip de versiune pe care îl stocați. Pentru mai multe informații despre controlul versiunilor, consultați Cum funcționează controlul versiunilor într-o listă sau într-o bibliotecă?.

Ciclul de viață al site-ului și retragerea sa

Site-uri precum site-uri pentru lucrul cu documente și site-urile de discuții au tendința să se păstreze și după ce nu mai sunt utile, utilizând spațiu de stocare valoros și creând confuzie în rezultatele de căutare. Este o idee bună să setați un program pentru revizuirea site-urilor și a conținutului acestora (cel puțin o dată pe an) pentru a vedea dacă merită să le păstrați.

De asemenea, este o idee bună să rețineți că modelul de guvernanță mai amplu din organizație poate căuta site-urile neactualizate. De exemplu, un administrator poate șterge automat site-urile care nu au avut activitate timp de 90 de zile. În calitate de proprietar de site, veți primi un mesaj de e-mail care vă avertizează că acest lucru se va întâmpla. Pentru mai multe informații despre politicile privind ciclul de viață și retragerea, consultați Politicile de închidere a site-ului.