Prezentare generală: Guvernanța site-ului, permisiunea și partajarea pentru proprietarii site-ului

Crearea subsite-ului

Poate doriți ca membrii echipei dvs. să poată crea subsite-uri sub site-ul de echipă, pentru utilizare în proiecte specifice.

Posibilitatea de a crea spontan subsite-uri noi poate fi un mare avantaj pentru grup, însă crearea nerestricționată de site-uri poate rămâne la îndemână. Când subsite-urile se înclină liber, pot apărea probleme. De exemplu:

• Utilizatorii pot avea nevoie de greu să găsească subsite-ul corect sau să fie siguri că l-au găsit.

• Informațiile pot fi dublate în mai multe subsite-uri, utilizând spațiu de stocare costisitor și necesitând un efort dublu de întreținere.

• În rezultatele de căutare se pot afișează informații inaproaclase de pe subsite-uri, chiar și de câțiva ani. Poate fi dificil de aflat ce versiune a informațiilor este cea corectă.

• Gestionarea permisiunilor pentru o multitudine de subsite-uri poate deveni o problemă, iar utilizatorii pot cău acces din greșeală la informații la care nu ar trebui să aibă acces.

• Pe măsură ce angajații părăsesc grupul, subsite-urile create de aceștia pot fi abandonate, creând confuzie în rezultatele de căutare pentru utilizatorii rămași ai site-ului.

Puteți să economisiți timp și energie, dacă configurați unele politici pentru crearea site-ului, menite următoarelor zone:

• Who permite crearea de subsite-uri?

• Noile subsite-uri trebuie aprobate înainte? Dacă da, care sunt criteriile de aprobare și cine acordă aprobarea?

• Noile subsite-uri trebuie să utilizeze șabloane și teme stabilite?

• Ce cantitate de informații se poate stoca pe un site? Adică, cât spațiu de disc pe server pot ocupa?

• Care sunt regulile de includere a strategiilor de navigare pe site?

• Cât timp trebuie stocate informațiile pe subsite-uri, înainte să fie șterse sau arhivate?

Pentru mai multe informații, consultați Crearea unui site sau a unui subsite .

Gestionarea permisiunilor

Integritatea și confidențialitatea informațiilor cruciale pentru desfășurarea activității organizației dvs. rezidă în cât de sigur este site-ul dvs.: în mod specific, căror persoane alegeți să le acordați accesul în site-ul dvs.

Acordarea și restricționarea accesului în site se numește gestionare de permisiuni, iar aceasta este una dintre cele mai importante responsabilități ale dvs., în calitate de proprietar de site.

Iată câteva sfaturi de reținut, când dezvoltați o strategie de permisiuni.

• Respectați principiul privilegiului minim: oferiți-le utilizatorilor nivelurile de permisiune cele mai mici de care au nevoie pentru a efectua activitățile atribuite.

• Acordați acces utilizatorilor adăugându-i în grupuri standard implicite (cum ar fi Membri, Vizitatori sau Proprietari). Majoritatea utilizatorilor trebuie să aparțină grupurilor Membri sau Vizitatori; limitați numărul de persoane din grupul Proprietari.

• Utilizați moștenirea permisiunilor pentru a crea o ierarhie clară, ușor de vizualizat. Aceasta înseamnă să evitați să acordați permisiuni persoanelor individuale; în schimb, lucrați cu grupuri. Ori de câte ori este posibil, faceți ca subsite-urile să moștenească permisiunile site-ului de echipă, în loc să aibă permisiuni unice.

• Organizați-vă conținutul astfel încât să profitați de moștenirea permisiunilor: luați în considerare segmentarea conținutului după nivelul de securitate - creați un site sau o bibliotecă special pentru documentele importante, în loc să le distribuiți într-o bibliotecă mai mare și să le protejați prin permisiuni unice.

Consultați Despre nivelurile de permisiune SharePoint permisiunile de editare pentru o listă, bibliotecă sau element individual pentru informații despre setarea permisiunilor.

Arhitectura informațiilor

Arhitectura informațiilor unui site este asemenea cuprinsului unei cărți: determină modul în care informațiile de pe site (paginile sale web, documentele, listele și datele) sunt organizate și prezentate utilizatorilor site-ului. Arhitectura informațiilor este înregistrată deseori ca listă ierarhică a conținutului site-ului, cuvintelor cheie de căutare, tipurilor de date și altor concepte.

Pentru a crea o arhitectură de informații, trebuie să analizați informațiile care vor fi prezentate pe site. Iată câteva dintre întrebările pe care puteți să le utilizați pentru a dezvolta o arhitectură de informații:

• Ce tip de conținut va avea site-ul? Cum se va transforma aceasta în subsite-uri, liste, biblioteci și așa mai departe?

• Cum vor fi prezentate informațiile pe site?

• Cum vor naviga utilizatorii în site?

• Cum vor fi direcționate informațiile către publicul specific?

• Cum va fi configurată și optimizată căutarea?

O parte din arhitectura informațiilor poate include clasificarea informațiilor.

Dacă informațiile cu care lucrați au o valoare mare pentru firmă, dacă necesită o securitate specială sau dacă sunt subiectul unor reguli de reglementare de conformitate, este util să configurați o schemă de clasificare pentru a identifica tipurile specifice de conținut care trebuie gestionate cu atenție.

După ce ați organizat informațiile în liste și biblioteci specifice, puteți să utilizați caracteristicile de guvernanță pentru a gestiona modul de gestionare al conținutului. De exemplu:

Ciclul de viață al site-ului și retragerea sa

Site-uri precum site-uri pentru lucrul cu documente și site-urile de discuții au tendința să se păstreze și după ce nu mai sunt utile, utilizând spațiu de stocare valoros și creând confuzie în rezultatele de căutare. Este o idee bună să setați un program pentru revizuirea site-urilor și a conținutului acestora (cel puțin o dată pe an) pentru a vedea dacă merită să le păstrați.

De asemenea, este o idee bună să rețineți că modelul de guvernanță mai amplu din organizație poate căuta site-urile neactualizate. De exemplu, un administrator poate șterge automat site-urile care nu au avut activitate timp de 90 de zile. În calitate de proprietar de site, în acest caz primiți un mesaj de e-mail care vă avertizează că se va întâmpla acest lucru. Pentru mai multe informații despre politicile privind ciclul de viață și retragerea, consultați Politici de închidere a site-urilor.