SharePoint fluxurile de lucru sunt mini-aplicații preprogramate care simplifică și automatizează o largă varietate de procese de afaceri. Fluxurile de lucru pot varia de la colectarea semnăturilor, feedbackului sau aprobărilor pentru un plan sau un document, până la urmărirea stării curente a unei proceduri de rutină. SharePoint fluxurile de lucru sunt proiectate să vă economisesc timp și efort și să aducă consistență și eficiență activităților pe care le efectuați în mod regulat.
Note:
-
Fluxurile de lucru SharePoint 2010 au fost retrase de la 1 august 2020 pentru entitățile găzduite noi și eliminate din entitățile găzduite existente la 1 noiembrie 2020. Dacă utilizați fluxuri de lucru SharePoint 2010, vă recomandăm să migrați la Power Automate sau la alte soluții acceptate. Pentru mai multe informații, consultați Retragerea fluxului de lucru SharePoint 2010.
-
Fluxul de lucru SharePoint 2013 este perimat din aprilie 2023 și va fi dezactivat pentru entitățile găzduite noi începând cu 2 aprilie 2024. Acesta va fi eliminat din entitățile găzduite existente și va fi retras complet începând cu 2 aprilie 2026. Dacă utilizați fluxul de lucru SharePoint 2013, vă recomandăm să migrați la Power Automate sau la alte soluții acceptate. Pentru mai multe informații, consultați Retragerea fluxului de lucru SharePoint 2013 în Microsoft 365.
Ce este un flux de lucru SharePoint ?
Probabil știți deja ce este o schemă logică. Este o hartă grafică a unui proces, cu instrucțiuni despre ce se întâmplă la fiecare pas.
Un flux de lucru SharePoint este ca o schemă logică automată care preia multă muncă, presupunere și aleator din procesele standard de lucru.
De exemplu, uitați-vă la procesul de aprobare a documentelor din ilustrație. Rularea manuală a acestui proces poate însemna mult control și urmărire, redirecționarea documentelor și trimiterea de mementouri , iar fiecare dintre aceste activități trebuie să fie efectuate de dvs. sau de unul sau mai mulți dintre colegi. Asta înseamnă mult de muncă suplimentară și un flux constant de întreruperi.
Dar atunci când utilizați fluxul de lucru de aprobare a documentelor SharePoint pentru a rula procesul, toate aceste verificări, urmărire și reamintire și redirecționare sunt efectuate automat de fluxul de lucru. Dacă cineva întârzie la finalizarea unei activități sau dacă apare o altă problemă, majoritatea fluxurilor de lucru incluse generează o notificare pentru a vă anunța despre aceasta. Monitorizarea procesului este redusă.
Rularea unui flux de lucru SharePoint este simplă. Alegeți tipul de flux de lucru, selectați opțiunile și lăsați fluxul de lucru să ruleze. Dacă este necesar, anulați sau închideți fluxul de lucru.
Fiecare dintre tipurile de flux de lucru incluse acționează ca un șablon. Adăugați o instanță a fluxului de lucru pentru o singură listă sau bibliotecă sau pentru o întreagă colecție de site-uri utilizând un formular de inițiere pentru a specifica opțiunile și selecțiile dorite pentru instanță. Printre aceste opțiuni și selecții se numără persoanele cărora fluxul de lucru le atribuie activități, termenele limită ale activităților, modul în care poate fi pornit fluxul de lucru și de către cine și instrucțiunile de inclus în notificările de activitate. Creați un nou flux de lucru accesând Setări listă > Setări flux de lucru > Adăugați un flux de lucru. Dacă doriți, citiți mai multe despre fluxurile de lucru 2010 și 2013.
Important: În mod implicit, fluxurile de lucru Aprobare, Colectare feedback și Colectare semnătură nu sunt activate și nu sunt listate în caseta listă Selectare șablon flux de lucru din formularul de asociere. Pentru a le face disponibile pentru utilizare, un administrator de site trebuie să le activeze la nivel de colecție de site-uri. Accesați Setări site > Caracteristici colecție de site-uri > caracteristica Activare fluxuri de lucru. De asemenea, SharePoint 2013 furnizează șabloane de flux de lucru bazate pe SharePoint 2010. În cazul în care doriți să creați un flux de lucru bazat pe SharePoint 2013 cu o logică similară, utilizați un instrument cum ar fi SharePoint Designer 2013.
Există cinci tipuri de fluxuri de lucru preprogramate.
Cu fiecare tranziție între stări, fluxul de lucru atribuie o activitate unei persoane și îi trimite acelei persoane o avertizare prin e-mail despre activitate. Când această activitate este finalizată, fluxul de lucru actualizează starea elementului și trece la starea următoare. Fluxul de lucru în trei stări este proiectat să funcționeze cu șablonul listă Urmărire probleme, dar poate fi utilizat cu orice listă care conține o coloană Alegere care are trei sau mai multe valori.
Pentru a afla mai multe și pentru instrucțiuni pas cu pas, consultați Utilizarea unui flux de lucru în trei stări.
Pentru a adăuga sau a porni un flux de lucru, trebuie să aveți permisiunea corectă pentru lista, biblioteca sau colecția de site-uri în care rulează fluxul de lucru:
-
Pentru a adăuga un flux de lucru În mod implicit, trebuie să aveți permisiunea Gestionare liste pentru a adăuga un flux de lucru. (Grupul Proprietari și grupul Membri au permisiunea Gestionare liste în mod implicit; grupul Vizitatori nu are.)
-
Pentru a porni un flux de lucru De asemenea, în mod implicit, trebuie să aveți permisiunea Editare elemente pentru a porni un flux de lucru care a fost adăugat deja. (Grupul Proprietari și grupul Membri au permisiunea Editare elemente în mod implicit; grupul Vizitatori nu are.) Ca alternativă, Proprietarii pot alege să configureze anumite fluxuri de lucru astfel încât să poată fi pornite doar de membrii grupului Proprietari. În cazul unui subsite cu permisiuni unice, Proprietarii vor trebui să se asigure că permisiunile necesare sunt atribuite în mod explicit utilizatorilor fluxului de lucru. Consultați Editarea și gestionarea permisiunilor pentru o listă sau o bibliotecă SharePoint. < Acest lucru se bazează pe feedbackul - "Am creat un subsite pe site-ul meu sp firmă pentru a testa caracteristica fluxului de lucru, așa că ar trebui să am permisiunea de a porni un flux de lucru, dar nu pot , de ce nu?" >
Diagrama următoare furnizează o vizualizare de nivel înalt a etapelor de bază pentru planificarea, adăugarea, rularea și modificarea unui flux de lucru SharePoint. Secțiuni individuale pentru fiecare dintre pașii de mai jos.
-
Plan Asigurați-vă că știți ce opțiuni doriți și ce informații va trebui să aveți disponibile atunci când utilizați formularul de inițiere pentru a adăuga versiunea fluxului de lucru.
-
Adăugare Completați formularul de inițiere pentru a adăuga versiunea fluxului de lucru la o listă, la o bibliotecă sau la o colecție de site-uri.
-
Începe Porniți noul flux de lucru, manual sau automat, pentru un document sau alt element dintr-o listă sau bibliotecă. (Dacă îl porniți manual, veți avea ocazia să modificați unele dintre setările formularului de asociere al fluxului de lucru într-un formular de inițializare mai scurt.) Atunci când pornește fluxul de lucru, acesta creează activități, trimite mesaje de notificare și începe să urmărească acțiuni și evenimente.
-
Monitor În timp ce rulează fluxul de lucru, puteți vizualiza pagina Stare flux de lucru pentru a vedea ce activități sunt finalizate și ce alte acțiuni au avut loc. Dacă este necesar, puteți să ajustați activitățile curente și viitoare de aici și chiar să anulați sau să închideți această rulare a fluxului de lucru.
-
Revizuire Când rularea se termină, întregul său istoric poate fi revizuit pe pagina Stare flux de lucru. De asemenea, din pagina de stare se pot crea rapoarte statistice despre performanța generală a acestui flux de lucru.
-
Modificare Dacă fluxul de lucru nu funcționează chiar așa cum doriți, puteți să deschideți formularul original de asociere pe care l-ați utilizat pentru a-l adăuga și să efectuați modificările acolo.
Dacă aveți nevoie de mai multă flexibilitate cu un flux de lucru încorporat, îl puteți particulariza și mai mult cu un instrument, cum ar fi SharePoint Designer 2013. De asemenea, vă puteți crea propriul flux de lucru original de la zero.
Utilizând Proiectant flux de lucru, creați reguli care asociază condiții și acțiuni cu elemente din liste și biblioteci SharePoint. Modificările elementelor din liste sau biblioteci declanșează acțiuni în fluxul de lucru.
De exemplu, puteți proiecta un flux de lucru care lansează un flux de lucru de aprobare suplimentar, dacă costul unui element depășește o anumită sumă.
De asemenea, puteți defini un flux de lucru pentru un set de documente asociate. De exemplu, dacă fluxul de lucru este asociat unei biblioteci de documente sau dacă este filtrat după tipul de conținut Document, apare un grup de acțiuni contextuale Set documente. Un set de documente permite ca un grup de documente să fie tratat ca o singură unitate, astfel încât o acțiune de flux de lucru pentru un set de documente să ruleze pentru fiecare dintre elementele din acel set de documente.
Consultați și
Crearea unui flux de lucru utilizând SharePoint Designer 2013 și platforma Flux de lucru SharePoint
Înțelegerea fluxurilor de lucru de aprobare în SharePoint 2010
