Construirea site-ului de comunicare SharePoint

Înțelegerea conținutului site-ului

Fiecare site de comunicare include mai multe liste și biblioteci implicite:

• Biblioteca de documente – o locație în care să încărcați fișiere. Site-ul este livrat cu o bibliotecă implicită, dar puteți adăuga mai multe, după cum este necesar.

• Lista de evenimente -lista în care sunt stocate intrările de calendar.

• Biblioteca paginilor de site – biblioteca în care locuiesc toate paginile site-ului dvs.

• Șabloane de formular și biblioteca de stiluri -aceste biblioteci sunt biblioteci moștenite reportate din versiuni pervious de SharePoint

Sfaturi pentru configurarea conținutului site-ului:

• Adăugați titlul paginii înainte de a adăuga o imagine la pagină. Dacă nu adăugați mai întâi titlul paginii, numele subfolderului active site (găsit în activele site-ului) pentru pagina dvs., poate fi un șir de caractere aleatoare, ceea ce îi face mult mai greu să găsească imaginile asociate paginii mai târziu.

• Nu Încărcați documente utilizând partea Web Linkuri rapide. Încărcați-le întotdeauna într-o bibliotecă de documente, apoi Conectați -vă la acestea din Linkuri rapide. Dacă încărcați un document în timp ce adăugați un link în Linkuri rapide, documentul va fi stocat în biblioteca active site, care va face mult mai greu de găsit dacă trebuie să îl actualizați mai târziu.

• Puneți spații (nu cratime sau subliniere) între cuvintele din numele de fișiere pentru a îmbunătăți lizibilitatea. Numele de fișiere și titlurile de documente trebuie să aibă un sens semnificativ pentru utilizatori, deoarece aceste informații vor deveni importante atunci când utilizatorii caută conținut în site-ul dvs.

• Evitați utilizarea numerelor de date și de versiuni în numele de fișiere. SharePoint va urmări automat versiunile pentru dvs. Dacă adăugați o dată la un nume de fișier, apoi adăugați o copie mai nouă a fișierului, legăturile la fișierul vechi nu vor fi actualizate automat. Dacă încărcați o nouă versiune a unui fișier cu același nume ca un fișier existent, linkurile sunt actualizate automat.

• Utilizați etichetele recunoscute pentru toate hyperlinkurile. Nu inventați termeni atunci când legați la conținut din site-ul dvs. Pentru instrucțiuni suplimentare despre etichetele de link, examinați instrucțiunile pentru etichetele în Planificarea navigării pentru experiența SharePoint modernă. Recomandările de denumire a etichetelor din acest articol se aplică nu numai pentru etichetele de navigare superioare, ci și pentru orice link de pe pagină.

Direcționarea conținutului către audiențe specifice

O modalitate foarte bună de a vă asigura că conținutul site-ului este mai relevant pentru vizitatori este să particularizați modul în care vizitatorii vizualizează paginile și știrile, utilizând direcționarea audienței. Direcționarea audienței permite ca conținutul să fie orientat către utilizatorii care fac parte dintr-un anumit public. Direcționarea audienței permite, de asemenea, ca știrile să fie prioritare pentru membrii audienței pe pagina de pornire SharePoint, Noutăți în aplicația mobilă și în partea Web știri.

Țintirea audienței este configurată mai întâi în biblioteca pagini de site, apoi în părțile Web conținut știri sau evidențiate. Dacă este specificată o audiență pentru o pagină, aceste părți Web vor afișa pagina doar pentru persoanele care sunt membre ale audienței. Un non-membru poate găsi conținutul utilizând căutarea, deoarece orientarea unei pagini nu este identică cu securitatea unei pagini. Cu toate acestea, nemembrul nu va fi prezentat cu pagina sau articolul de știri.

De asemenea, orientarea audienței poate fi adăugată la navigarea pentru site-ul dvs. Acest lucru vă permite să alegeți cine vede conținutul din navigarea în site, utilizând aceleași audiențe disponibile pentru pagini.

Crearea aprobării automate a paginilor

Doriți ca o persoană sau un grup să aprobe pagini înainte ca acestea să fie publicate? Versiunile majore și minore sunt activate în mod implicit în biblioteca pagini de site. Cu această caracteristică activată, puteți configura cu ușurință aprobarea paginii din lista verticală automată din biblioteca pagini de site. Acest lucru poate fi o idee bună dacă intenționați să aveți mai mulți autori și doriți să revizuiți paginile finale înainte ca acestea să fie publicate. Rețineți că, chiar și fără aprobarea paginii activată, doar membrii și proprietarii pot vizualiza pagini nepublicate (deși vizitatorii pot vizualiza Ultima versiune publicată a paginii).

Particularizarea permisiunilor pentru liste și biblioteci

Doriți să aveți câteva liste sau biblioteci în care să poată contribui vizitatorii site-ului? Puteți să particularizați permisiunile pentru una sau mai multe liste sau biblioteci de pe site pentru a atribui permisiuni de contribuire grupului de vizitatori. Ca o practică optimă, încercați să evitați întreruperea permisiunilor în biblioteca pagini de site. Întreruperea permisiunilor din biblioteca paginilor de site poate avea ca rezultat experiențe complexe și confuze ale utilizatorilor și trebuie să fie foarte atent gestionate pentru a vă asigura că nu eliminați din greșeală permisiunile de pe o pagină de care au nevoie toți utilizatorii. De asemenea, puteți utiliza partea Web Microsoft Forms pentru a adăuga un formular la o pagină în care vizitatorii pot contribui sau partea Web Power Apps pentru a adăuga o aplicație pe care ați configurat-o.

Cele mai bune practici pentru migrare:

• Utilizați mutarea la un site de comunicare nou pentru a regândi povestea site-ului și a vă asigura că conținutul este încă relevant. Planificați-vă noul site utilizând instrucțiunile descrise anterior. Acest lucru nu înseamnă că trebuie să uitați ce ați făcut deja-mai ales dacă se utilizează conținutul și a fost păstrat la zi. Dar, acesta este cazul pentru întregul conținut curent?

• Discutați cu vizitatorii site-ului. Aflați de ce au nevoie cu adevărat.Conținutul de pe fostul site încă îndeplinește obiectivele pentru noul site? Uitați-vă la datele de utilizare pentru site-ul existent. Utilizați aceste informații pentru a determina ce conținut ar trebui să fie migrat în noul site.

• Creați și examinați inventarul de conținut pentru site-ul curent. Pentru fiecare element din inventar, identificați dacă acesta ar trebui să fie:

  • Șters-dacă da, procedați acum!

  • Arhivat-pentru că este o înregistrare de firmă

  • Migrat-deoarece este curent și încă aveți nevoie de ea

  • Actualizat, apoi migrat

  • Plasate pe un alt site și legate pe propriul site

• Conținutul trebuie să își câștige locul pe noul site. 

  • Acest conținut adaugă valoare firmei/vizitatorilor?

  • M-am angajat să-l păstrez actualizat?

  • Grupul meu de afaceri este responsabil pentru acest conținut? Dacă nu, este timpul să vă spuneți la revedere de la conținut. Dacă nu este al dumneavoastră, aduceți-l pe proprietar pentru a-l adăuga la site și creați un link la conținutul de pe site-ul dvs.

• Găsiți un "cămin" pentru conținut nou. Asigurați-vă că fiecare element are o casă și, dacă nu, gândiți-vă dacă este posibil să fi omis o categorie în planificarea dvs.