Configurarea unei biblioteci pentru a solicita extragerea fișierelor

O modalitate de a controla colaborarea la documente este să solicitați arhivarea fișierelor, mai ales atunci când mai mulți utilizatori au acces la bibliotecă. Dacă este necesară o verificare a bibliotecii, alte persoane nu o pot suprascrie. Totuși, există riscul ca alte persoane să vadă cele mai recente modificări sau să facă singuri modificări. Dacă alte persoane trebuie să lucreze la document, este important ca fișierele să fie arhivate din nou rapid.

Notă: Nu configurați biblioteca pentru a solicita a verifica dacă utilizatorii plănuiesc să autoră documente în comun în bibliotecă. Utilizatorii nu pot lucra simultan la documente atunci când este activată verificarea obligatorie.

Online, 2019, 2016, 2013 2010

Solicitarea verificării la desănșare a fișierelor pentru editare

Notă: Numai utilizatorii care au permisiuni Control total sau Proiectare pot configura biblioteci pentru a solicita verificarea fișierelor.

Accesați biblioteca în care planificați să lucrați.
Selectați Setări > Setări bibliotecă.

Dacă nu vedeți aceste elemente de meniu, pe panglică, selectați Bibliotecă,apoi, în grupul Setări,selectați Setări bibliotecă.
Pe pagina Setări, sub Setări generale,selectați Setări versiune.
În secțiunea Se solicită extrasul, sub Solicitați ca documentele să fie extrase înainte de a putea fi editate?,selectați Da.
Pentru a salva setările și a reveni la pagina Setări bibliotecă, selectați OK.

Dacă faceți acest lucru...	Ce se întâmplă...
Crearea sau adăugarea unui fișier la o bibliotecă	Fișierul este extras inițial. Trebuie să o arhivați în bibliotecă pentru ca alte persoane să o poată vedea și să lucreze cu ea.
Deschiderea unui fișier pentru editare	Fișierul este extras automat atunci când selectați Editare. O casetă de dialog pentru mesaj vă avertizează că sunteți pe cale să scoateți fișierul și vă oferă oportunitatea de a-l edita în folderul de schițe local. După verificare, pictograma fișierului este acoperită de o săgeată verde, îndreptată în jos, indicând faptul că fișierul este acum extras. Nimeni altcineva nu poate modifica fișierul și nimeni altcineva nu vă poate vedea modificările în timp ce îl aveți extras.
Efectuați modificări la informațiile despre fișier (proprietăți)	Dacă fișierul nu este deja extras pentru dvs., trebuie să-l verificați înainte de a-i putea modifica proprietățile, cum ar fi titlul, numele autorului, data scadentă, contorul de cuvinte și așa mai departe. Modificările nu vor intra în vigoare până când nu verificați din nou fișierul.
Încercați să deschideți un fișier care este extras de către altă persoană	Opțiunile Check Out și Check In nu sunt disponibile. Nu puteți extras un fișier pe care altcineva l-a extras. Dacă încercați să faceți acest lucru, apare o casetă de dialog de mesaj care vă informează că fișierul este extras de altă persoană. Pentru a afla cine a extras fișierul, treceți cu mouse-ul peste pictograma de fișier. Numele persoanei care a extras-o apare într-un sfat ecran. Puteți contacta persoana în cauză pentru a solicita verificarea rapidă a fișierului dacă aveți nevoie de el.
Cum să verificați fișierul	Vi se solicită să introduceți un comentariu despre modificările efectuate. Dacă biblioteca urmărește versiunile, comentariul dvs. devine parte din istoricul versiunii. Dacă sunt urmărite atât versiunile majore, cât și cele minore, vi se solicită să alegeți ce tip de versiune verificați. Pentru mai multe informații despre versiuni, consultați Consultați și.
Păstrați fișierul extras mult timp	Nimeni altcineva nu poate vedea modificările dvs. sau edita fișierul în timp ce l-ați extras. Deși acest lucru este util în timp ce efectuați modificări, este posibil, de asemenea, să îi împiedicați pe ceilalți să-și desfășoare activitățile atribuite. Este o practică de afaceri bună și de bună practică, și de bună practică, să verificăm fișierul cât mai rapid posibil, după verificare. În unele circumstanțe, poate fi nevoie ca un administrator să oblige o verificare a fișierului.

Cum configurez o bibliotecă de site pentru a solicita verificarea?

Doar persoanele care au permisiuni Control total sau Proiectare pot configura biblioteci pentru a solicita verificarea fișierelor.

Pentru a solicita verificarea la out a fișierelor

Notă: Dacă aceste informații nu corespund cu ceea ce vedeți, este posibil să utilizați un Microsoft 365 după upgrade-ul serviciului. Pentru a găsi informațiile care vi se aplică, selectați fila Online, 2016, 2013.

Navigați la biblioteca în care planificați să lucrați. Dacă numele bibliotecii nu apare în panoul Lansare rapidă, selectați Tot conținutul site-ului, apoi selectați numele bibliotecii.
Pe panglică, în grupul Instrumente bibliotecă, selectați fila Bibliotecă.
Selectați Setări bibliotecă .
Pe pagina Setări bibliotecă, sub Setări generale,selectați Setări versiune.
În secțiunea Arhivare necesară, sub întrebarea Solicitați ca documentele să fie extrase înainte de a putea fi editate?, selectați Da.
Pentru a închide caseta de dialog și a reveni la pagina Setări bibliotecă, selectați OK.

Cum elimin cerința de verificare dintr-o bibliotecă de site?

Dacă după un timp organizația dvs. decide că de fapt nu este necesară verificarea necesară, puteți să eliminați cerința dacă aveți permisiuni Control total sau Proiectare.

Pentru a elimina cerința de a verifica fișierele

Navigați la biblioteca în care planificați să lucrați. Dacă numele bibliotecii nu apare în panoul Lansare rapidă, selectați Tot conținutul site-ului, apoi selectați numele bibliotecii.
Pe panglică, în grupul Instrumente bibliotecă, selectați fila Bibliotecă.
Selectați Setări bibliotecă .
Pe pagina Setări bibliotecă, sub Setări generale,selectați Setări versiune.
În secțiunea Arhivare necesară, sub întrebarea Solicitați ca documentele să fie extrase înainte de a putea fi editate?, selectați Nu.
Pentru a închide caseta de dialog și a reveni la pagina Setări bibliotecă, selectați OK.

Ce se întâmplă atunci când o bibliotecă de site are o cerință de verificare?

O modalitate de a controla colaborarea la documente este să solicitați arhivarea fișierelor, mai ales atunci când mai mulți utilizatori au acces la bibliotecă. Dacă aveți un fișier extras, puteți fi sigur că alte persoane nu îl pot suprascrie. Totuși, împiedicați alte persoane să vadă cele mai recente modificări sau să facă singuri modificări, așadar este important să verificați fișierele din nou cu promptitudine.

Important: Nu configurați biblioteca de site pentru a solicita a verifica dacă alte persoane planifică să autoră documente în comun în bibliotecă. Utilizatorii nu pot lucra simultan la documente atunci când este efectuată o verificare obligatorie.

Atunci când lucrați într-o bibliotecă ce necesită arhivarea fișierelor, este util dacă înțelegeți impactul acțiunilor dvs.

Dacă faceți acest lucru...	Ce se întâmplă...
Crearea sau adăugarea unui fișier la o bibliotecă de site	Fișierul este extras inițial. Trebuie să o arhivați în bibliotecă pentru ca alte persoane să o poată vedea și să lucreze cu ea.
Deschiderea unui fișier pentru editare	Fișierul este extras automat atunci când selectați Editare în <numele aplicației>. O casetă de dialog pentru mesaj vă avertizează că sunteți pe cale să scoateți fișierul și vă oferă oportunitatea de a-l edita în folderul de schițe local. După verificare, pictograma fișierului este acoperită de o săgeată verde, în jos , indicând faptul că fișierul este acum extras. Nimeni altcineva nu poate modifica fișierul și nimeni altcineva nu vă poate vedea modificările în timp ce îl aveți extras.
Efectuați modificări la informațiile despre fișier (proprietăți)	Dacă fișierul nu este deja extras pentru dvs., trebuie să-l verificați înainte de a-i putea modifica proprietățile, cum ar fi titlul, numele autorului, data scadentă, contorul de cuvinte și așa mai departe. Modificările nu vor intra în vigoare până când nu verificați din nou fișierul.
Încercați să deschideți un fișier care este extras de către altă persoană	Opțiunile Check Out și Check In nu sunt disponibile. Nu puteți extras un fișier pe care altcineva l-a extras. Dacă încercați să faceți acest lucru, o casetă de dialog de mesaj vă informează că fișierul este extras de altă persoană. Pentru a afla cine a extras fișierul, treceți cu mouse-ul peste pictograma de fișier. Numele persoanei care a extras-o apare într-un sfat ecran. Puteți contacta acea persoană pentru a solicita rapid verificarea fișierului dacă aveți nevoie de el.
Cum să verificați fișierul	Vi se solicită să introduceți un comentariu despre modificările efectuate. Dacă biblioteca urmărește versiunile, comentariul dvs. devine parte din istoricul versiunii. Dacă sunt urmărite atât versiunile majore, cât și cele minore, vi se solicită să alegeți ce tip de versiune verificați. Pentru mai multe informații despre versiuni, consultați Consultați și.
Păstrați fișierul extras mult timp	Nimeni altcineva nu poate vedea modificările dvs. sau edita fișierul în timp ce l-ați extras. Deși acest lucru este util în timp ce efectuați modificări, este posibil, de asemenea, să îi împiedicați pe ceilalți să-și desfășoare activitățile atribuite. Este o practică de afaceri bună și de bună practică, și de bună practică, să verificăm fișierul cât mai rapid posibil, după verificare. În unele circumstanțe, poate fi nevoie ca un administrator să oblige o verificare a fișierului.