Uw oproepwachtrij en Auto Attendant-instellingen beheren in Microsoft Teams

Toestaan dat personen zich afmelden voor het aannemen van oproepen

1. Ga naar Instellingen > Oproepen > afhandeling en routering van oproepen

2. Schakel Personen toestaan zich af te wijzen voor het in - of uitschakelen van oproepen, afhankelijk van uw behoeften.

Vergaderingsmodus

De vergaderingsmodus vermindert de tijd die nodig is om verbinding te maken met een beller nadat u het gesprek hebt geaccepteerd.

1. Ga naar Instellingen > Oproepen > afhandeling en routering van oproepen

2. Schakel de vergaderingsmodus in of uit, afhankelijk van uw behoeften.

Gebruikers en groepen beheren

Teamleden toevoegen of verwijderen uit oproepwachtrijen en Microsoft 365 Groepen. U kunt hun volgorde voor seriële oproeproutering wijzigen, waardoor elke persoon wordt gebeld in de volgorde waarin ze worden vermeld.

1. Ga naar Instellingen > Oproepen

2. Selecteer het gesprekstabblad waaraan u wijzigingen wilt aanbrengen aan de bovenkant van het scherm.

3. Selecteer Gebruikers en groepen beheren voor het beantwoorden van oproepen.

4. Selecteer Bewerken om te wijzigen wie er in de oproepwachtrij staat.

5. Selecteer Gebruikers en groepen toevoegen.

6. Voeg een gebruiker of groep toe door hun naam te typen en de juiste persoon of groep in de vervolgkeuzelijst te selecteren.

7. Klik en sleep gebruikers of groepen om de volgorde van de lijst te wijzigen.

8. Als u een gebruiker of groep uit de lijst wilt verwijderen, selecteert u de prullenbak naast de naam.

Kies een routeringsmethode

Routeringsmethoden bepalen de volgorde waarin agents oproepen van de wachtrij ontvangen. Er zijn vier typen routeringsmethoden:

Attendant-routering belt alle agents in de wachtrij op hetzelfde moment. De eerste agent die de oproep opneemt, krijgt de aanroep.

Seriële routering belt alle agents een voor een in de volgorde die is opgegeven in de lijst met personen. Als een agent een oproep sluit of niet opneemt, wordt de volgende agent gebeld. Deze cyclus wordt herhaald totdat de oproep wordt beantwoord, een time-out optreedt of de beller ophangt.

Round Robin balancert de routering van binnenkomende oproepen, zodat elke agent hetzelfde aantal aanroepen uit de wachtrij ontvangt.

Langste niet-actieve routes roepen de agent aan die de langste tijd inactief is. Een agent wordt als niet-actief beschouwd als de status Beschikbaar wordt weergegeven. Agents die niet beschikbaar zijn, ontvangen geen oproepen totdat ze hun status wijzigen in Beschikbaar.

Een routeringsmethode kiezen:

1. Ga naar Instellingen > Oproepen > afhandeling en routering van oproepen.

2. Schuif omlaag naar Kies een routeringsmethode.

3. Selecteer de gewenste routeringsmethode.

Begroetingsinstellingen wijzigen

1. Selecteer Instellingen en meer rechtsboven in Teams en vervolgens Instellingen > Gesprekken

2. Kies de oproepwachtrijregel waarin u wijzigingen wilt aanbrengen. 
   

3. Selecteer Geen begroeting, Een begroetingsbericht toevoegen of Een audiobestand afspelen in de vervolgkeuzelijst begroeting.

   1. Als u Een audiobestand afspelen kiest, uploadt u het audiobestand met geaccepteerde indelingen.
      

   2. Als u Een begroetingsbericht toevoegen kiest, typt u een bericht.

4. Selecteer Opslaan.

Uitzonderingsafhandeling wijzigen

Kies hoe u niet-verbonden oproepen wilt verwerken, oproepen die de maximale wachttijd overschrijden en andere opties voor oproeproutering, afhankelijk van bepaalde omstandigheden.

1. Ga naar Instellingen > Oproepen

2. Schuif omlaag naar Uitzonderingsafhandeling

3. Kies een oproeprouteringsoptie voor wanneer het maximum aantal oproepen is bereikt. Kies uit:

• Verbinding verbreken: de verbinding met het gesprek wordt verbroken.

• Omleiden naar een persoon in de organisatie: richt de aanroep naar een specifieke persoon.

• Omleiden naar spraak-app: omleiden naar een Auto Attendant of Oproepwachtrij.

• Omleiden naar extern telefoonnummer: stel extern telefoonnummer in op omleiding naar.

• Omleiden naar voicemail: kies een persoonlijke voicemail om naar om te leiden.

• Omleiden naar voicemails (gedeeld): kies een gedeelde voicemail om naar om te leiden.

Auto Attendant-begroetingen wijzigen 

1. Selecteer Instellingen en meer rechtsboven in Teams en vervolgens Instellingen > Gesprekken

2. Kies de Auto Attendant-lijn waarin u wijzigingen wilt aanbrengen.

3. Selecteer Geen begroeting, Een begroetingsbericht toevoegen of Een audiobestand afspelen in de vervolgkeuzelijst begroeting.

   1. Als Een audiobestand afspelen is geselecteerd, uploadt u het audiobestand met geaccepteerde indelingen

   2. Als Een begroetingsbericht toevoegen is geselecteerd, typt u een bericht.

4. Selecteer Opslaan.

Kantooruren beheren

Bepaal wanneer uw oproepwachtrijen openstaan voor het ontvangen van oproepen.

1. Ga naar Instellingen > Oproepen > Zaken beheren en na kantooruren beheren.

2. Boven aan het scherm ziet u een lijst met tabbladen. Kies de die u wilt beheren.

3. Selecteer Uren beheren.

4. Selecteer het scenario dat het beste bij uw bedrijf past: Elke dag dezelfde uren openen, Elke dag verschillende uren openen of 24 uur openen. 

5. Stel met behulp van de wisselknoppen in op welke dagen van de week uw bedrijf is geopend of gesloten.

6. Selecteer uw kantooruren met behulp van de vervolgkeuzelijsten voor elke dag.

7. Als u een tijd wilt verwijderen, selecteert u de prullenbak . Als u een tijdsbereik wilt toevoegen (bijvoorbeeld als u gesloten bent voor de lunch), selecteert u het plusteken . 

Oproepstroom beheren

Wijzig de begroetings- en routeringsopties voor oproepen die tijdens en na kantooruren worden ontvangen.

Oproepstroom tijdens kantooruren:

1. Ga naar Instellingen > Oproepen > oproepstroom voor kantooruren.

2. Boven aan het scherm ziet u een lijst met tabbladen. Kies het tabblad Wachtrijen dat u wilt beheren.

3. Kies een begroetingsoptie voor kantooruren. Kies uit: Geen begroeting, Een audiobestand afspelen of Een begroetingsbericht toevoegen. 

4. Kies een optie voor gespreksroutering voor kantooruren. Kies uit:

   • Verbinding verbreken

   • Omleiden naar een persoon in de organisatie: richt de aanroep naar een specifieke persoon.

   • Omleiden naar spraak-app: omleiden naar een Auto Attendant of Oproepwachtrij.

   • Omleiden naar extern telefoonnummer: kies een extern telefoonnummer.

   • Omleiden naar voicemail: omleiden naar een gedeelde voicemail.

   • Menuopties afspelen: kies een begroetingsoptie voor menuopties. Zie Auto Attendants instellen: Menuopties afspelen voor meer informatie.

Menuopties beheren

Stel de oproepstroom in voor elk nummer op het toetsenblok om oproepen dienovereenkomstig om te leiden. U kunt ervoor kiezen om oproepen te laten routeren naar Auto Attendants, oproepwachtrijen, externe nummers, een specifieke persoon of naar de voicemail te gaan.

1. Ga naar Instellingen > Oproepen > Auto Attendant

2. Boven aan het scherm ziet u een lijst met tabbladen. Kies het tabblad Wachtrijen dat u wilt beheren.

3. Selecteer Menuopties beheren om de instelling voor elk nummer van het toetsenblok te wijzigen.

4. Selecteer Nieuwe optie toevoegen om nieuwe routeringsopties te maken.