Filtrēšanas izmantošana SharePoint skata modificēšanai

Filtri samazina atgriezto datu daudzumu, atlasot vienumus, pamatojoties uz darbībām (piemēram, lielāks par vai mazāks par) un atbilstošajiem datiem. Kad izveidojat filtrētu skatu, pirmajai indeksētajai kolonnai filtra izteiksmē ir jāsamazina datu kopas lielākais apjoms. Piemēram, filtrējot pēc statusa vai datuma lauka, bieži var ievērojami samazināt datu kopu. Ja jums ir 15 000 vienumu, jūs vēlaties, lai pirmais indekss atgriež mazāk par 5000 vienumu. Ja jūsu datu kopa nepārsniedz 5000 vienumu, tā joprojām ir laba prakse.

SharePoint atlasa pirmo indeksēto kolonnu vaicājumā un pēc tam izmanto atlikušās kolonnas, lai atlasītu jūsu datus.. Citas kolonnas, ko norādāt skata filtrā, iespējams, ir indeksētas. Skats neizmanto šos indeksus, pat tad, ja filtrētā skata rezultāts atgriež mazāk par saraksta skata slieksni.

Piemēram, jums ir vaicājums: lielums = liels AND krāsa = sarkana. Sarakstā lielums nav indeksēts, taču krāsa ir. Kamēr sarakstā ir mazāk par 5000 "sarkanu" vienumu, vaicājums ir sekmīgs lielā sarakstā. Taču, ja jūsu vaicājums ir lielums = liels VAI krāsa = sarkana, lai arī datu bāze var atrast visus sarkanos vienumus, tai ir jāskenē viss saraksts, lai atrastu visus lielos vienumus. Ja tiek atgriezti vairāk par 5000 vienumu, vaicājums tiek ierobežots.

Ja izmantojat vismaz divas kolonnas filtra izteiksmē, nosacījuma indeksam vai indeksiem ir jāizmanto operators AND. Piemēram, ja vēlaties atgriezt Suņi no liela dzīvnieku saraksta. Jums ir neindeksēta kolonna Sugas, kurā ir vērtība Suns. Ja vienkārši uzrakstāt vaicājumu Sugas = Suns, jūsu vaicājums tiks ierobežots. Taču, ja jums ir indeksēta kolonna Klase, jūsu vaicājums ir Klase = Zīdītāji AND Sugas = Suns. Varat arī meklēt kaķus un suņus, izmantojot vaicājumu Klase = Zīdītāji AND (Sugas = Suns OR Sugas = Kaķi). Otrajā vaicājumā tiek atlasīti visi Zīdītāji, pēc tam atfiltrēti Suņi un Kaķi.

Ja kolonnām, kuras izmantosit filtrēšanai, nav indeksu, sākumā varat izveidot indeksus. Papildinformāciju skatiet rakstā Indeksa pievienošana SharePoint kolonnai.

Skata izveides vai modificēšanas laikā indeksētu kolonnu var pievienot skatam un pēc tam izmantot šī skata filtrēšanai. Pirms skata izveides sarakstam varat pievienot vairākas kolonnas, lai nodrošinātu lielāku kārtošanas, grupēšanas un filtrēšanas pielāgojamību. Lai kārtotu un filtrētu, varat izvēlēties kolonnas, kas atrodas datu kopā, taču nav parādītas.

Skata izveide

Atveriet sarakstu vai bibliotēku, kam vēlaties izveidot skatu.

1. Noklikšķiniet uz cilnes Saraksts vai Bibliotēka un pēc tam noklikšķiniet uz Izveidot skatu.
   
   

2. Lapā Skata tips noklikšķiniet uz skata, ko vēlaties izmantot. Ja neesat pārliecināts, izvēlieties Standarta skats.

   

3. Ierakstiet skatiet nosaukumu.

   

4. Rediģējiet skata tīmekļa adresi vai pieņemiet noklusējumu. Varat atgriezties un mainīt šo iestatījumu vēlāk.

5. Sadaļā Filtrs noklikšķiniet uz Rādīt vienumus tikai tad, ja turpmākais ir patiess un pēc tam izvēlieties, kā filtrēt vienumus, pamatojoties uz vienu no indeksētajām kolonnām.

   Piemēram, lai izveidotu skatu tikai no šodien mainītajiem vienumiem, izvēlieties kolonnu Modificēts (indeksēts) un nosacījumu ir vienāds ar, pēc tam rakstiet [Šodien].

   

   Piezīme.: Ja nevienai kolonnai pēc nosaukuma nav norādes (Indeksēts), šim sarakstam vai bibliotēkai nav pieejama neviena indeksēta kolonna. Vispirms ir jāveic darbības, kas norādītas sadaļā Vienkārša vai salikta indeksa izveidošana.

6. Lai ierobežotu katrā lapā parādāmo vienumu skaitu, ritiniet uz leju līdz Vienumu ierobežojums un iestatiet vērtību Parādāmo vienumu skaits. Kad izveidojat skatu, parādīto vienumu noklusējuma skaits ir 30.

   

7. Iestatot vienumu skaita ierobežojumu lapā, ir iespējams izvēlēties no divām opcijām.

   • Rādīt vienumus noteikta lieluma paketēs, tiek veidota datu rādīšana, attēlojot tos lapu pēc lapas, kas ir noderīga, ja pārlūkojat vienumus neinteraktīvā režīmā.

     Ja vienumu ir vairāk par jūsu ierobežojuma iestatījumu, attēlojums tiks sadalīts lapās.

     

   • Ierobežot kopējo vienumu skaitu, kas pēc filtrēšanas tiek parādīti noteiktā apjomā, tiek veidots stingrs ierobežojums, kas var vai arī nevar parādīt visus filtrēšanas darbības rezultātus. Tas var būt noderīgi skata testēšanai, izveidojot prototipu; vai otrs šīs opcijas atlases iemesls ir izgūt skatā tikai pirmās vērtības.

8. Sadaļā Stils varat izvēlēties Priekšskatījuma rūts, lai redzētu visu informāciju no sarakstā esošajiem vienumiem vertikālas rūts formātā. Priekšskatījuma rūts ir viens no skata stiliem, ko varat izvēlēties sadaļā Stils, kad rediģējat vai izveidojat skatu.

   

   Ja norādāt uz vienuma nosaukumu, kas atrodas lapas kreisās puses ritināšanas apgabalā, varat ātrāk pārvietoties pa datiem, tādējādi lapas labajā pusē vertikāla izkārtojuma sarakstā redzēsit pašreizējā vienuma kolonnas vērtības. Tā kā tiek rādīts mazāks apjoms sākotnējo datu, skats tiek attēlots ātrāk. Šis stils ir arī ļoti noderīgs, ja saraksts ir plašs vai tam ir daudz kolonnu, un tam būtu nepieciešama horizontālā ritināšana, lai aplūkotu datus.

   

9. Noklikšķiniet uz Labi.

Skatā varat veikt arī citas darbības, taču ar šo ir pietiekami, lai skatītu datus, kas pārsnieguši saraksta skata slieksni, ja esat bloķēts. Varat arī kārtot vai grupēt, iestatīt kopsummas, izvērst mapes un optimizēt skatu mobilajā ierīcē.

Skata modificēšana

Atveriet sarakstu vai bibliotēku, kam vēlaties izveidot skatu.

1. Noklikšķiniet uz cilnes Saraksts vai Bibliotēka, atlasiet skatu sadaļā Pašreizējais skats unpēc tam noklikšķiniet uz Modificēt skatu.
   
   

2. Ritiniet līdz sadaļai Skati un pēc tam noklikšķiniet uz skata.

3. Pēc tam varat mainīt iestatījumus, kā norādīts 5.–9. darbībā iepriekš minētajā procedūrā Skata izveide.

4. Noklikšķiniet uz Labi.

Lai skatā ātri filtrētu daudzus vienumus, filtra pirmajai kolonnai jābūt indeksētai. Citas kolonnas, kas ir norādītas skata filtrā, var būt vai nebūt indeksētas, taču skats neizmanto šos indeksus. Pirmajai filtra kolonnai jāatgriež mazāk vienumu nekā saraksta skata slieksnim.

Ja filtra pirmajā kolonnā parādīto vienumu skaits pārsniedz saraksta skata slieksni, varat izmantot filtru, kurā ir divas vai vairākas kolonnas. Definējot filtrēto skatu, kurā izmantotas divas vai vairākas kolonnas, parādītais kopējo vienumu skaits būs ierobežots, ja tiek izmantots operators AND. Taču pat šajā gadījumā kā pirmā filtra kolonna ir jānorāda tā kolonna, kurai, visticamāk, tiks parādīts vismazākais datu apjoms. Izmantojot filtru OR, gandrīz vienmēr tiek palielināts rādīto vienumu skaits, un šajā gadījumā tas nebūs efektīvi.

Papildinformāciju par skatiem skatiet rakstā Saraksta vai bibliotēkas skata izveidošana, mainīšana vai dzēšana.

Pastāv divi atslēgvārdi, ko varat izmantot, lai filtrētu pēc pašreizējās dienas [Šodien] vai pašreizējā lietotāja [Es]. Tie ir dinamiski, jo mainās kopā ar lietotāju vai datumu.

Izmantot [Es] var būt noderīgi, ja vēlaties redzēt savus dokumentus lielā bibliotēkā. [Es] darbojas kolonnās, kurās norādīti cilvēku vārdi, piemēram, Izveidoja vai Modificēja. Piemēram, lai redzētus visus dokumentus, ko esat izveidojis, iestatiet filtru kolonnā Izveidoja līdzvērtīgu kritērijam [Es]. Ja esat redaktors un vēlaties skatīt pēdējos failus, ar ko strādājāt, iestatiet filtru kolonnā Modificēja kā līdzvērtīgu kritērijam [Es]. Lai redzētu abus, izveidojiet divus filtrus, ko saista Vai.

Atslēgvārds [Šodien] darbojas uz datumu balstītās kolonnās. Varat izmantot matemātisku izteiksmi, lai iegūtu diapazonus, kas mainās kopā ar šodienas datumu. Piemēram, lai redzētu visus dokumentus, kas tika modificēti pēdējo 30 dienu laikā, varat izveidot filtru kolonnā Datums, kas ir lielāks par vai vienāds ar [Šodien] - 30. Lai izlaistu šodienu, iestatiet otru filtru kolonnā Datums, kam ir mazāka vērtība par [Šodien], un savienojiet tos, izmantojot And.

Varat filtrēt sarakstu SharePoint kurā ir metadatu kolonna. 

Metadatu kolonnas pievienošana sarakstam

Dodieties uz sarakstu un atlasiet +Pievienot kolonnu.

Atlasiet Vēl... izvēlieties radiopogu Pārvaldītie metadati un pēc tam atlasiet Labi.

Vai arī, ja esat izveidojis pārvaldīto metadatu kolonnu un pievienojis vienumus sarakstam, metadatu atzīmes varat lietot, rediģēšanas saraksta vienumu rūtī noklikšķinot uz atzīmes ikonas .

Metadatu atzīmju izmantošana koka skata rūtī.

Filtrēt pārvaldīto metadatu tagus

1. Atlasiet filtra ikonu un lai piekļūtu filtru rūtij.

   

   Piezīme.: Varat atlasīt opciju Koka skats nolaižamajā sarakstā rūts augšdaļā, kas nodrošina hierarhisku skatu ar atlasīto kolonnu saistītajiem nosacījumiem.

2. Atlasiet metadatu tagus, pēc kuriem vēlaties filtrēt.

   

3. Vai arī— ja kolonnā Pārvaldītie metadati ir definētas vismaz 5 vērtības, atlasiet saiti Skatīt visu, lai skatītu filtru rūti.

   

4. Pārbaudiet metadatu tagus, kurus vēlaties filtrēt, un atlasiet Lietot.

Tālāk ir norādīti daži ieteikumi tipiskiem skatiem, kas labi darbojas kopā ar indeksētām kolonnām.