Yleiskatsaus: Sivuston hallinta, käyttöoikeudet ja jakaminen sivuston omistajille

Alisivustojen luominen

Haluat ehkä ryhmäsi jäsenten pystyvän luomaan ryhmäsivustoon alisivustoja tiettyä projektia varten.

Mahdollisuus luoda tarvittaessa uusia alisivustoja voi olla ryhmän kannalta hyödyllinen, mutta rajoittamaton sivustojen luominen voi riistäytyä käsistä. Jos alisivustoja voi lisätä vapaasti, voi ilmetä ongelmia. Esimerkki:

• Oikean alisivuston löytäminen voi olla vaikeaa tai käyttäjät eivät ehkä saa selville, onko sellaista edes luotu.

• Samoja tietoja voi olla useissa alisivustoissa, mikä tuhlaa kallista tallennustilaa ja lisää tietojen ylläpitämiseen tarvittavaa työtä.

• Alisivustoissa voi olla pahimmillaan jopa vuosia sitten vanhentuneita tietoja, jotka tulevat näkyviin hakutuloksiin. Käyttäjän voi olla vaikeaa tietää, mitkä versiot tiedoista ovat oikeita.

• Monien alisivustojen käyttöoikeuksien hallinta voi olla hyvin työlästä, ja käyttäjät voivat vahingossa saada käyttöönsä tietoja, joihin heillä ei pitäisi olla oikeuksia.

• Organisaatiosta lähtevien työntekijöiden ylläpitämät alisivustot voivat jäädä ilman ylläpitäjää, mikä voi aiheuttaa sekaannusta muille käyttäjille ja näkyä hakutuloksissa virheellisinä tietoina.

Voit säästää aikaa ja vaivaa laatimalla sivustojen luomista koskevia käytäntöjä, joissa käsitellään esimerkiksi seuraavia seikkoja:

• Kenellä on oikeus luoda alisivustoja?

• Onko uudet alisivustot hyväksyttävä etukäteen? Jos on, kuka ne hyväksyy ja millä perusteilla?

• Onko uusissa alisivustoissa käytettävä aiemmin luotuja malleja ja teemoja?

• Kuinka paljon tietoja sivustoon voi tallentaa? Kuinka paljon palvelintilaa sivusto voi käyttää?

• Mitkä ovat sivustojen siirtymisstrategioita ohjaavat säännöt?

• Kuinka kauan alisivuston tietoja säilytetään ennen poistamista tai arkistointia?

Lisätietoja on kohdassa Sivuston tai alisivuston luominen.

Oikeuksien hallinta

Organisaation kriittisten tietojen eheyteen, luottamuksellisuuteen ja suojaukseen vaikuttaa se, miten turvalliseksi luot sivustosi; toisin sanoen se, kenelle määrität sivustosi käyttöoikeuden.

Sivuston käyttöoikeuksien myöntämistä ja rajoittamista kutsutaan oikeuksien hallinnaksi, ja se on yksi tärkeimmistä sivuston omistajan vastuualueista.

Seuraavassa on kerrottu muutamia vihjeitä, jotka kannattaa muistaa käyttöoikeusstrategiaa laadittaessa.

• Myönnä käyttöoikeuksia vain tarpeen mukaan. Määritä käyttäjille vain sellainen käyttöoikeustaso, jota tehtävien suorittaminen edellyttää.

• Myönnä käyttöoikeudet lisäämällä käyttäjät SharePointin oletusryhmiin (kuten Jäsenet-, Vierailijat- ja Omistajat-ryhmiin). Liitä suurin osa käyttäjistä Jäsenet- tai Vierailijat-ryhmään ja vain rajoitettu joukko Omistajat-ryhmään.

• Luo selkeä hierarkia, joka hyödyntää käyttöoikeuksien periytymistä. Vältä siis käyttöoikeuksien myöntämistä yksittäisille käyttäjille ja käytä sen sijaan ryhmiä. Jos mahdollista, määritä alisivustojen käyttöoikeudet periytymään ryhmäsivustosta sen sijaan, että määrittäisit niille yksilölliset käyttöoikeudet.

• Järjestä sisältö siten, että käyttöoikeuksien periytymistä hyödynnetään tehokkaasti. Voit ryhmitellä sisällön myös suojaustasojen mukaan. Voit esimerkiksi luoda sivuston tai kirjaston erityisesti luottamuksellisia tiedostoja varten sen sijaan, että kaikki tiedostot tallennetaan samaan suureen kirjastoon ja suojataan yksittäisillä käyttöoikeuksilla.

Lisätietoja käyttöoikeuksien määrittämisestä on kohdissa Tietoa SharePointin käyttöoikeustasoista ja Luettelon, kirjaston tai yksittäisen kohteen käyttöoikeuksien muokkaaminen.

Tietoarkkitehtuuri

Sivuston tietoarkkitehtuuri muistuttaa kirjan sisällysluetteloa: Se määrittää, kuinka sivuston tiedot – verkkosivut, tiedostot, luettelot ja data – järjestetään ja esitetään sivuston käyttäjille. Tietoarkkitehtuuri tallentuu usein sivuston sisällön, hakusanojen, tietotyyppien ja muiden käsitteiden hierarkkisena luettelona.

Jos haluat luoda tietoarkkitehtuurin, analysoi ensin sivustossa esitettävät tiedot. Seuraavassa on kysymyksiä, joita voit käyttää apuna tietoarkkitehtuuria kehittäessäsi:

• Millaista sisältöä sivustossa tarvitaan? Miten se jakautuu alisivustoihin, luetteloihin, kirjastoihin ja niin edelleen?

• Miten tiedot esitetään sivustossa?

• Miten sivuston käyttäjät siirtyvät sivustossa?

• Miten tiedot suunnataan tietyille käyttäjäryhmille?

• Miten hakutoiminto määritetään ja optimoidaan?

Tietoarkkitehtuuri voi sisältää myös tietojen luokituksen.

Jos käsittelemilläsi tiedoilla on suuri merkitys organisaatiollesi, jos ne tarvitsevat erityistä tietosuojaa tai jos ne ovat lainsäädännöllisten määräysten alaisia, voit määrittää luokitusmallin, joka tunnistaa erityiskäsittelyä vaativan sisällön.

Kun olet järjestänyt tiedot luetteloiksi ja kirjastoiksi, voit määrittää niiden hallintatavat hallintotoiminnoilla. Esimerkki:

Tiedostojen uloskuittaamisen edellyttäminen

Kun tiedosto on tarpeen kuitata ulos, varmistat, että olet ainoa henkilö, joka voi muokata tiedostoa, kunnes se kuitataan takaisin sisään. Kun tiedostojen uloskuittaaminen edellytetään, useat henkilöt eivät voi enää tehdä muutoksia samaan aikaan, joten muokkausristiriitoja ja epäselvyyksiä ei pääse syntymään. Uloskuittaamisen edellyttäminen auttaa myös muistuttamaan työryhmän jäseniä siitä, että kommentti on lisättävä, kun tiedosto kuitataan sisään, jotta voit seurata helpommin versioiden välillä tapahtuneita muutoksia. Lisätietoja on kohdassa Kirjaston määrittäminen edellyttämään tiedostojen uloskuittausta.

Versioiden seuranta

Jos tiedostojen aiemmat versiot on tarkoitus säilyttää, voit seurata, tallentaa ja palauttaa tiedostoja kirjastojen avulla. Voit määrittää, että kaikkia versioita seurataan samalla tavalla, mutta voit myös määrittää tietyt versiot pääversioiksi ja tietyt aliversioiksi. Esimerkiksi tiedosto, josta on korjattu yksittäinen oikeinkirjoitusvirhe, voidaan määrittää aliversioksi. Tallennustilan hallinta helpottuu, kun määrität tallennettavien pää- ja aliversioiden määrän. Lisätietoja versiotiedoista on artikkelissa Miten versiotietojen hallinta toimii luettelossa tai kirjastossa?

Sivuston elinkaari ja käytöstä poistaminen

Esimerkiksi asiakirjojen työstämiseen ja keskusteluun tarkoitetut sivustot jäävät usein viemään tilaa ja sekoittamaan hakutuloksia, kun niitä ei enää tarvita. On hyvä määrittää aikataulu, jota seuraamalla sivustot ja niiden sisältö tarkistetaan (vähintään kerran vuodessa) ja arvioidaan, kannattaako niitä säilyttää.

Kannattaa muistaa, että myös organisaationlaajuinen hallintomalli saattaa etsiä käyttämättömiä sivustoja. Järjestelmänvalvoja voi esimerkiksi poistaa automaattisesti sivustot, joita ei ole käytetty 90 päivään. Ennen poistamista sivuston omistaja saa sitä koskevan varoitusviestin sähköpostitse. Lisätietoja elinkaaresta ja käytöstä poistamisen käytännöistä on kohdassa Sivuston sulkemiskäytännöt.