SharePoint työnkulut ovat esiohjelmoituja minisovelluksia, jotka tehostavat ja automatisoivat monenlaisia liiketoimintaprosesseja. Työnkulut voivat vaihdella allekirjoitusten, palautteen tai hyväksynnän keräämisestä suunnitelmaan tai asiakirjaan ja rutiinitoimenpiteen nykyisen tilan seuraamiseen. SharePoint työnkulut on suunniteltu säästämään aikaa ja vaivaa sekä tuomaan yhdenmukaisuutta ja tehokkuutta tehtäviin, joita suoritat säännöllisesti.
Huomautukset:
-
SharePoint 2010 :n työnkulut on poistettu käytöstä 1. elokuuta 2020 alkaen uusien vuokraajien osalta ja poistettu olemassa olevista alihallintaympäristöistä 1. marraskuuta 2020. Jos käytät SharePoint 2010 -työnkulkuja, suosittelemme siirtymistä Power Automateen tai muihin tuettuihin ratkaisuihin. Lisätietoja on artikkelissa SharePoint 2010:n työnkulun poistaminen käytöstä.
-
SharePoint 2013 -työnkulku on vanhentunut huhtikuusta 2023 lähtien, ja se poistetaan käytöstä uusissa vuokraajaympäristöissä 2. huhtikuuta 2024. Se poistetaan nykyisistä alihallintaympäristöistä ja poistetaan kokonaan käytöstä 2.4.2026 alkaen. Jos käytät SharePoint 2013 -työnkulkua, suosittelemme siirtymistä Power Automateen tai muihin tuettuihin ratkaisuihin. Lisätietoja on artikkelissa SharePoint 2013:n työnkulun poistaminen käytöstä Microsoft 365:ssä.
Mikä on SharePoint työnkulku?
Tiedät varmaan, mikä vuokaavio on. Se on prosessin graafinen esitys, joka sisältää ohjeita kunkin vaiheen tapahtumista.
SharePoint työnkulku on kuin automaattinen vuokaavio, joka vie paljon työtä, arvailua ja satunnaisuutta tavallisista työprosesseistasi.
Katso esimerkiksi kuvan asiakirjan hyväksyntäprosessia. Tämän prosessin suorittaminen manuaalisesti voi tarkoittaa paljon seurantaa ja seurantaa, asiakirjojen edelleenlähetystä ja muistutusten lähettämistä– ja jokaisen tehtävän on oltava sinun tai yhden tai useamman työtoverisi suorittama. Tämä tarkoittaa paljon ylimääräistä työtä ja jatkuvia keskeytyksiä.
Mutta kun käytät SharePoint asiakirjan hyväksyntätyönkulkua prosessin suorittamiseen, työnkulku suorittaa kaiken tämän tarkistuksen, seurannan, muistutuksen ja edelleenlähetyksen automaattisesti. Jos joku on myöhässä tehtävän suorittamisesta tai jos jokin muu ongelma ilmenee, useimmat sisällytetyistä työnkuluista luovat asiasta ilmoituksen. Prosessin seurantaa vähennetään.
SharePoint työnkulun suorittaminen on helppoa. Valitse työnkulun tyyppi, valitse haluamasi asetukset ja anna työnkulun toimia. Peruuta tai lopeta työnkulku tarvittaessa.
Jokainen sisällytetyistä työnkulun tyypeistä toimii mallin tapaan. Lisäät työnkulun esiintymän yksittäiseen luetteloon tai kirjastoon tai koko sivustokokoelmaan käyttämällä aloituslomaketta , joka määrittää haluamasi asetukset ja valinnat esiintymälle. Näitä asetuksia ja valintoja ovat esimerkiksi se, kenelle työnkulku määrittää tehtäviä, tehtävän määräajat, miten työnkulku voidaan aloittaa ja kuka voi aloittaa, sekä tehtäväilmoituksiin sisällytettävät ohjeet. Luo uusi työnkulku siirtymällä kohtaan Luetteloasetukset > Työnkulun asetukset > Lisää työnkulku. Voit halutessasi lukea lisää 2010- ja 2013-työnkuluista.
Tärkeää: Hyväksyntä-, Palautteen kerääminen- ja Allekirjoitusten kerääminen -työnkulkuja ei ole oletusarvoisesti aktivoitu, eikä niitä näy liittämislomakkeen Valitse työnkulkumalli -luetteloruudussa. Sivuston järjestelmänvalvoja voi ottaa ne käyttöön kytkemällä ne päälle sivustokokoelmatasolla. Siirry Sivustoasetukset- > sivustokokoelman ominaisuudet > Aktivoi työnkulut -toiminto. Lisäksi SharePoint 2013 tarjoaa SharePoint 2010 perustuvia työnkulkumalleja. Jos haluat luoda SharePoint 2013 pohjautuvan työnkulun, jossa on samanlainen logiikka, käytä työkalua, kuten SharePoint Designer 2013.
Esiohjelmoituja työnkulkutyyppejä on viisi.
Kun tilasta siirrytään seuraavaan tilaan, työnkulku delegoi tehtävän tietylle henkilölle ja lähettää tälle tehtävää koskevan sähköpostiviestin. Kun tehtävä on suoritettu, työnkulku päivittää kohteen tilan ja siirtyy seuraavaan tilaan. Kolmen tilan työnkulku on tarkoitettu Seuranta-luettelomallille, mutta tätä työnkulkua voi käyttää missä tahansa luettelossa, johon on määritetty vähintään kolme arvoa sisältävä Vaihtoehto-sarake.
Katso lisätietoja ja vaiheittaiset ohjeet artikkelista Kolmen tilan työnkulun käyttäminen.
Työnkulun lisääminen tai käynnistäminen edellyttää soveltuvia käyttöoikeuksia siinä luettelossa, kirjastossa tai sivustokokoelmassa, jossa työnkulku suoritetaan:
-
Työnkulun lisääminen Jotta voit lisätä työnkulun, sinulla on oltava oletusarvoisesti luetteloiden hallintaoikeudet. (Omistajat-ryhmällä ja Jäsenet-ryhmällä on oletusarvoisesti Luetteloiden hallinta -käyttöoikeus; Vierailijat-ryhmällä ei ole.)
-
Työnkulun aloittaminen Jotta voit aloittaa aiemmin lisätyn työnkulun, sinulla on oltava oletusarvoisesti kohteiden muokkausoikeudet. (Omistajat-ryhmällä ja Jäsenet-ryhmällä on sekä Muokkaa kohteita -käyttöoikeus oletusarvoisesti että Vierailijat-ryhmällä ei.) Omistajat voivat myös määrittää tietyt työnkulut niin, että vain Omistajat-ryhmän jäsenet voivat aloittaa ne. Jos alisivustolla on yksilölliset käyttöoikeudet, omistajien on varmistettava, että tarvittavat käyttöoikeudet määritetään erikseen työnkulun käyttäjille. Lisätietoja on artikkelissa SharePoint-luettelon tai -kirjaston käyttöoikeuksien muokkaaminen ja hallinta. < Tämä perustuu palautteeseen – "Olen luonut alisivuston yritykseni sp-sivustoon testaamaan työnkulun ominaisuutta, joten minulla pitäisi olla oikeus aloittaa työnkulku, mutta en voi – miksi ei?" >
Seuraavassa kaaviossa on yleisnäkymä SharePoint-työnkulun perusvaiheista eli suunnittelusta, lisäämisestä, suorittamisesta ja muokkaamisesta. Kukin vaihe selitetään tarkemmin.
-
Suunnittele Varmista, että tiedät tarvittavat asetukset ja tiedot aloituslomakkeen täyttämistä varten, kun aloitat oman työnkulun version lisäämisen.
-
Lisää Lisää työnkulun versio luetteloon, kirjastoon tai sivustokokoelmaan täyttämällä aloituslomake.
-
Käynnistä Käynnistä uusi työnkulku luettelon tai kirjaston tiedostossa tai muussa kohteessa manuaalisesti tai automaattisesti. (Jos käynnistät sen manuaalisesti, voit muuttaa joitakin työnkulun liitäntälomakkeen asetuksia lyhyemmässä aloituslomakkeessa.) Kun työnkulku käynnistyy, se luo tehtäviä, lähettää ilmoitussanomia ja aloittaa toimintojen ja tapahtumien seurannan.
-
Seuraa Kun työnkulku on käynnissä, voit tarkastella valmiita tehtäviä ja muita tapahtuneita toimintoja Työnkulun tila -sivulla. Tällä sivulla voit myös tarvittaessa muuttaa nykyisiä tai tulevia tehtäviä sekä peruuttaa tai lopettaa työnkulun suorittamisen.
-
Tarkastele Kun työnkulku on suoritettu, voit tarkastella sen historiaa Työnkulun tila -sivulla. Tilasivulla voit myös luoda tilastollisia raportteja työnkulun yleisestä toiminnasta.
-
Muuta Jos työnkulku ei toimi halutulla tavalla, voit tehdä muutoksia työnkulkuun avaamalla alkuperäisen liitäntälomakkeen, jolla työnkulku lisättiin.
Jos tarvitset lisää joustavuutta valmiisiin työnkulkuihin, voit mukauttaa niitä esimerkiksi SharePoint Designer 2013 -työkalulla. Voit myös luoda omia mukautettuja työnkulkuja alusta alkaen.
Työnkulun suunnittelutoiminnon avulla voi luoda sääntöjä, jotka lisäävät SharePoint-luetteloiden ja -kirjastojen kohteisiin ehdollisia toimintoja. Luetteloiden ja kirjastojen kohteisiin tehdyt muutokset käynnistävät työnkulun toimintoja.
Voit esimerkiksi suunnitella työnkulun, joka käynnistää lisähyväksyntätyönkulun, jos kohteen hinta ylittää määritetyn arvon.
Voit myös määrittää työnkulun toisiinsa liittyviä tiedostoja varten. Jos työnkulku liittyy esimerkiksi tiedostokirjastoon tai jos se on suodatettu Tiedosto-sisältötyypillä, tilannekohtaisten Tiedostojoukko-toimintojen ryhmä tulee näkyviin. Tiedostojoukolla asiakirjaryhmää voidaan käsitellä yhtenä yksikkönä, jolloin tiedostojoukkoa koskeva toimenpide suoritetaan jokaisessa siinä olevassa kohteessa.
Katso myös
Työnkulun luominen SharePoint Designer 2013:n ja SharePoint-työnkulkuympäristön avulla
