SharePoint sisältötyyppi kokoaa yhteen kohteen ja kohteen tiedot. Kohde voi olla jokin monenlaisista tiedostoista, asiakirja, Excel-työkirja tai jopa edistymisraportin tilailmaisin. Se voi olla myös luettelo tai kansio. Sisältötyyppi liittää tämän kohteen tärkeimpiin metatietoihin tai muihin tietoihin, kuten säilytyskäytäntöön.
Voit esimerkiksi määritellä Myyntisopimus-sisältötyypin ja lisätä sen sitten työryhmäsi käyttämään kirjastoon. Sen jälkeen aina, kun joku haluaa luoda myyntiehdotuksen, hänen tarvitsee vain valita Myyntisopimus Uusi asiakirja -valikosta.
Asiakirjatyyppi, kuten myyntisopimus, voi sisältää seuraavanlaisia määritteitä:
-
Asiakirjan malli
-
Sisältöön liittyvät sarakkeet, joista jokainen sisältää tietynlaista metatietoa. Seuraavassa luettelossa on esitelty tavallisimmat asiakirjan metatiedot:
-
Myyjä
-
Asiakasyritys
-
Ostotilausnumero ja niin edelleen...
-
-
Pyyntö asiakirjan tietoruudun automaattiseen näyttämiseen ja tarvittavien tietojen keräämiseen aina, kun käyttäjä luo tämäntyyppisen tiedoston.
-
Tietojen hallinnan asetukset, joissa on määritelty esimerkiksi säilytyskäytäntö ja valvontatarve.
Lisätietoja sisältötyypeistä
Oletusarvoiset ja mukautetut sisältötyypit
oletusarvoisesti SharePoint sisältää useita sisältötyyppejä. Jokainen SharePoint sisältö luodaan sisältötyypistä. Voit käyttää ilman muutoksia valmiiksi määritettyjä sisältötyyppejä, kuten Tyhjä asiakirja tai Ilmoitus, tai voit luoda mukautettuja sisältötyyppejä.
Lisätietoja siitä, miten valmiit sisältötyypit liittyvät toisiinsa, on artikkelissa SharePoint Microsoft 365:n oletussisältötyyppihierarkiassa.
Katso Sisältötyypin lisääminen luetteloon tai kirjastoon
Seuraavassa on lyhyt luettelo vain joistakin SharePoint oletussisältötyypeistä. Niitä on paljon lisää, jotka voit nähdä SharePoint-sivuston Sivuston asetukset -sivulla.
-
Digitaalisten resurssien sisältötyypit : Ääni, Video ja Kuva
-
Asiakirjan sisältötyypit : Perussivu, Asiakirja, Lomake, Linkki ja Wiki-sivu
-
Luettelon sisältötyypit : Ilmoitus, Yhteystieto, Tehtävä
Tämä on vain esimerkki käytettävissä olevista sisältötyypeistä. Voit näyttää sivustossasi käytettävissä olevat oletustyypit seuraavasti:
Kaikkien oletusarvoisten sisältötyyppien näyttäminen
-
Valitse luettelo, jota haluat käsitellä pikakäynnistyksessä, tai valitse Asetukset
-
Valitse Sivuston sisältötyypit kohdassa Verkkosuunnittelijan valikoimat.
-
Sivuston sisältötyypit -sivulla näet sisältötyypit (esimerkiksi raportti, kuva tai asiakirja), päätason (esimerkiksi asiakirja, kohde tai monimuotoresurssi) ja lähteen (yleensä nykyinen sivuston).
Mukautetut sisältötyypit voivat tehdä yhdenmukaistamisen helpommaksi käyttäjille. Vaikka valittavissa on useita sisäisiä sisältötyyppejä, voit halutessasi luoda mukautettuja sisältötyyppejä organisaatiotasi varten. Jokaisella organisaatiolla on erilaiset tarpeet ja erilaista sisältöä. Tämä voi sisältää esimerkiksi muodollisia sopimuksia, raportteja, myyntiehdotuksia, suunnittelumäärityksiä ja yritysmenettelyjä. Voit luoda erillisiä sisältötyyppejä tämän monimuotoisuuden hallintaan.
Mukautetut sivuston sisältötyypit luodaan aina olemassa olevien sisältötyyppien pohjalta. Web Designer -valikoimasta löytyy suuri kokoelma ennalta määritettyjä sivuston sisältötyyppejä. Uusi sivuston sisältötyyppi perii kaikki pääsisältötyypin määritteet, kuten tiedostomallin, vain luku -asetukset ja sarakkeet. Kaikkia määritteitä voi muuttaa luomisen jälkeen. Voit esimerkiksi käyttää eri mallia kuin pääsisältötyypissä.
Sisältötyypit voidaan määrittää lähes mille tahansa SharePoint kohteelle. Tämä sisältää tiedostot ja muut tiedostot, luettelokohteet, mediatiedostot ja kansiot. Voit määrittää seuraavat määritteet kullekin sisältötyypille. Nämä määritteet liitetään automaattisesti aina, kun joku luo tietyn sisältötyypin uuden tiedoston tai muun tiedoston,
-
Asiakirjamalli, jos kyseessä on asiakirja
-
Tietojen hallintakäytännöt, joissa on määritelty tilan säilytys- ja valvontakäytännöt
-
Sisältöön liittyvät sarakkeet (metatiedot)
-
Työnkulut, joita tämän sisältötyypin kohteissa voidaan käyttää
-
Mukautetut ominaisuudet
Voit luoda mukautetun sisältötyypin seuraavasti:
Mukautettujen sisältötyyppien luominen
-
Valitse luettelo, jota haluat käsitellä pikakäynnistyksessä, tai valitse Asetukset
-
Valitse Sivuston sisältötyypit kohdassa Verkkosuunnittelijan valikoimat.
-
Valitse Sivuston sisältötyypit -sivulla Luo.
-
Täytä Uusi sivuston sisältötyyppi -sivulla Nimi ja Kuvaus mukautettua sisältötyyppiä varten.
-
Valitse Pääsisältötyyppi-kohdassa, valitse pääsisältötyyppi, kuten Digitaalisten resurssien sisältötyypit tai Asiakirjan sisältötyypit. Pääsisältötyypin alla oleva avattava ruutu muuttuu. Valitse tarkempi pääsisältötyyppi. Jos olet esimerkiksi valinnut Digitaalisten resurssien sisältötyypit, voit tehdä rajauksen videoon tai äänen tässä ruudussa.
-
Määritä lopuksi ryhmä, johon haluat sijoittaa sisältötyypin, kuten Mukautetut sisältötyypit tai Kansion sisältötyypit.
Sisältötyyppien julkaiseminen
Sisältötyypit määritelleen tietylle sivustolle, ja niitä sovelletaan tällä sivustolla sekä sen alisivustoilla. Joskus tiettyä sisältötyyppiä voidaan kuitenkin käyttää useilla sivustoilla tai sivustokokoelmissa. Organisaatiossa voidaan esimerkiksi käyttää perusmalleja standardoituja metatietoja sisältävissä asiakirjoissa. Koska yrityksen kaikkien työntekijöiden on käytettävä asiakirjoissa tätä sisältötyyppiä, se soveltuu julkaistavaksi kaikissa sivustokokoelmissa. Suunnitteluosasto voi myös luoda teknisiä tietoja varten oman sisältötyypin ja julkaista sen ainoastaan suunnittelun sivustokokoelmissa.
Koska sisältötyypit sisältävät metatietoja, sisältötyypit ja metatiedot liittyvät läheisesti toisiinsa. SharePoint hallittujen metatietojen palvelu mahdollistaa sisältötyypin julkaisemisen sivustoissa, joissa sitä käytetään. Sivustoja ja sivustokokoelmia, jotka ovat osa hallittujen metatietojen palvelua, kutsutaan "tilaajasivustoiksi".
Hallittujen metatietojen palvelu on luotava ja määritettävä erikseen. Järjestelmänvalvoja voi ottaa sisältötyyppien julkaisun käyttöön määrittämällä tietyn sivustokokoelman pääjulkaisusivustoksi. Pääjulkaisusivustossa olevia sisältötyyppejä voi tilata liitettyjen sovellusten ja sivustokokoelmien kautta. Sisältötyyppien keskitetty hallinta on mahdollista hallittujen metatietojen palveluiden avulla. Sisältötyypit luodaan pääjulkaisusivustossa, ja päivitykset välittyvät automaattisesti tilaajasivustoille.
Lisätietoja sisältötyyppien julkaisemisesta on artikkelissa Sisältötyypin julkaiseminen sisällön pääjulkaisusivustosta.
