Ryhmät Microsoft 365 antaa sinun työskennellä ystäviesi ja perheesi kanssa yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi. Voit lähettää ryhmälle viestejä erillisellä sähköpostiosoitteella, jakaa tiedostoja, ajoittaa tapahtumia ryhmäkalenteriin ja paljon muuta. Lisää jäseniä, kun luot ryhmän ensimmäisen kerran tai lisäät heidät myöhemmin.
Ryhmän luominen luo automaattisesti jaetun Outlook Saapuneet-kansion ja ryhmän sähköpostiosoitteen (esimerkiksi sales@contoso.com), jaetun kalenterin ja tiedostokirjaston tiedostojen yhteiskäyttöä varten.
Outlookin Ryhmät ansiosta jäsenet voivat käyttää ryhmän kaikkia toimintoja yhdessä paikassa.
Riippumatta siitä, missä luot ryhmän, ryhmän jäsenet voivat käsitellä sitä eri käyttöympäristöissä – Outlook for Windowsissa tai macOS:ssä. Ryhmät, jotka on luotu työpaikan tai oppilaitoksen tileillä, voivat myös olla vuorovaikutuksessa Outlook-mobiilisovelluksen ryhmien kanssa.
Microsoft 365 -ryhmä on enemmän kuin jakeluluettelo
Microsoft 365 -ryhmät eivät ole jakeluluetteloita tai yhteystietoryhmiä. Yhteystietoryhmä on yksinkertaisesti joukko sähköpostiosoitteita, joiden avulla voit lähettää sähköpostiviestin tai kokouskutsun kaikille kerralla. Jos haluat luoda yhteystietoryhmän, katso yhteystietoryhmän luominen.
ErityyppisetMicrosoft 365 -ryhmät
Microsoft 365 -ryhmä määrittää helposti jaetun Saapuneet-kansion ja jaetun kalenterin kaikille. Ryhmät, jotka on määritetty työpaikan tai oppilaitoksenMicrosoft 365-tilauksella, sisältävät myös joukon jaettuja resursseja, kuten SharePoint-kirjaston ja -sivuston, OneNote-muistikirjan sekä paikan projektien suunnitteluun ja tehtävien määrittämiseen Planner.
Sen mukaan, minkä tyyppistä tiliä se on määrittänyt,Microsoft 365 -ryhmä voi toimia eri tavoin. Mikä ero on Microsoft-tilillä ja työpaikan tai oppilaitoksen tilillä?
Valitse tilityyppi, joka sinun on opittava käytettävissä olevista ominaisuuksista.
Microsoft 365 -ryhmät henkilökohtaisilla tileillä
Jos käytät ryhmiä henkilökohtaisella tilillä, kuten Outlook.com, Hotmail.com tai jos käytät Gmail- tai Yahoo-tiliä, voit silti luoda ryhmän, mutta siinä ei ole jaettuja OneNote-, SharePoint- tai Planner resursseja.
Sähköpostiviestien lähettäminen ryhmälle
Ryhmän jäsenet voivat seurata ryhmän Saapuneet-kansiota omassa postilaatikossaan tai he voivat tarkastella kaikkia viestejä ryhmän koontinäytössä. Jokaisella henkilöllä on mahdollisuus tarkastella ryhmän postilaatikon sähköpostiviestejä ja vastata niihin tai lähettää ne edelleen.
Jaettu kalenteri ja henkilökohtaiset tilit
Kukin Outlook-ryhmän jäsen voi käyttää jaettua ryhmäkalenteria. Jäsenet voivat lisätä ryhmäkalenteriin tapahtumia, jotka kaikki ryhmän jäsenet näkevät.
Ryhmän jäsenyys henkilökohtaisilla tileillä
Ryhmän jäsenet voivat lähettää viestejä ryhmälle käyttämällä ryhmän yksittäistä sähköpostiosoitetta. Outlook.com ryhmän omistajat voivat esimerkiksi muokata ryhmää, lisätä tai poistaa jäseniä.
Käytä ryhmääsi missä tahansa
Riippumatta siitä, missä luot ryhmän, ryhmän jäsenet voivat käsitellä sitä eri käyttöympäristöissä – Outlook for Windowsissa tai macOS:ssä.
Tarvitsetko vielä apua?
|
|
Saat tukea Outlook.comissa napsauttamalla tästä tai valitsemalla Ohje-kohdan ja kirjoittamalla kyselyn. Jos omatoiminen ohje ei ratkaise ongelmaa, vieritä alaspäin kohtaan Tarvitsetko vielä apua? ja valitse Kyllä. Jos haluat ottaa meihin yhteyttä Outlook.comissa, sinun on kirjauduttava sisään. Jos et pysty kirjautumaan sisään, napsauta tästä. |
|
|
|
Muita lisätietoja Microsoft-tilistäsi ja tilauksistasi on Tilin ja laskutuksen ohjeissa. |
|
|
|
Jos haluat ohjeita tai tehdä muiden Microsoft-tuotteiden ja palveluiden vianmäärityksen, kirjoita ongelmasi tähän. |
|
|
|
Lähetä kysymyksiä, seuraa keskusteluja ja jaa tietämystäsi Outlook.com-yhteisössä. |
Microsoft 365 -ryhmät työpaikan tai oppilaitoksen tileillä
Jaetun Saapuneet-kansion, ryhmän sähköpostiosoitteen ja jaetun kalenterin luomisen lisäksiMicrosoft 365 -ryhmä luo automaattisesti resursseja, kuten jaetun Outlook Saapuneet-kansion, jaetun kalenterin tai tiedostokirjaston tiedostojen yhteiskäyttöä varten. Voit myös luoda Teams-ryhmän Outlookissa luomasi ryhmän perusteella.
Sinun ei tarvitse määrittää näiden resurssien käyttöoikeuksia manuaalisesti, koska jäsenien lisääminen ryhmään antaa heille automaattisesti käyttöoikeudet heidän tarvitsemiinsa ryhmän työkaluihin.
Käytä ryhmääsi missä tahansa
Riippumatta siitä, missä luot ryhmän, ryhmän jäsenet voivat käsitellä sitä eri käyttöympäristöissä – Outlook for Windowsissa, macOS:ssä tai Outlook-mobiilisovelluksessa.
Tilivaatimukset
Mikä tahansa Microsoft 365 -tilaus, johon sisältyy Exchange Online ja SharePoint Online, tukee ryhmiä. Tämä pitää sisällään Business Essentials- ja Business Premium -palvelupaketit sekä Enterprise E1-, E3- ja E5-palvelupaketit.
Jos sinulla on vain Exchange-palvelupaketti, voit silti saada käyttöösi Outlook-ryhmien jaetun Saapuneet-kansion ja jaetun kalenterin ominaisuudet, mutta et saa tiedostokirjastoa, Planneria etkä muita ominaisuuksia.
Minkälainen ryhmä kannattaa luoda?
Kun harkitset vaihtoehtoja, on tärkeää muistaa, että yksi koko sopii harvoin kaikille. Eri ryhmät haluavat ehkä työskennellä eri tavoilla, ja Microsoft 365:ssä on työkalut ryhmien haluamia erilaisia yhteistyötapoja varten.
Jos työryhmäsi haluaa tehdä yhteistyötä sähköpostitse ja tarvitsee jaetun kalenterin: Microsoft 365 -ryhmän luominen Outlook.
Jos ryhmäsi haluaa tehdä yhteistyötä pysyvässä keskusteluympäristössä tai käyttää upotettuja sovelluksia: Luo Microsoft-ryhmä.
Jos haluat luoda laajan, avoimen keskustelupalstan yrityksellesi, esimerkiksi johtotason ilmoituksille ja keskusteluille: Luo ryhmä Yammerissa.
Voit luoda Microsoft 365 -ryhmät erilaisilla työkaluilla, kuten Outlook, Outlookin verkkoversio, Outlook Mobilessa, SharePointissa, Planner ja Teamsissa. Se, mistä työkalusta haluat aloittaa, määräytyy sen mukaan, minkä ryhmän kanssa työskentelet. Esimerkiksi Microsoftissa aloitamme yleensä Outlook luodessamme ryhmää, joka on järjestetty sähköpostin ja kalenterin ympärille. Jos ryhmä koskee koko yrityksen laajuista viestintää, aloitamme yleensä Yammerista. Keskustelupohjaista yhteistyötä varten käynnistäisimme ryhmämme Microsoft Teamsista.
Kun luot ryhmän, sinun pitää määrittää, onko se yksityinen vai julkinen ryhmä. Kuka tahansa organisaatiossasi voi nähdä julkisen ryhmän sisällön, ja kuka tahansa organisaatiossasi voi liittyä ryhmään. Ryhmän jäsenten on nähtävä yksityisen ryhmän sisältö, ja ryhmän omistajan on hyväksyttävä henkilöt, jotka haluavat liittyä yksityiseen ryhmään.
Huomautus: Tällä hetkellä Outlookin verkkoversiossa luodut ryhmät ovat oletusarvoisesti yksityisiä.
Organisaatiosi ulkopuoliset henkilöt eivät näe eivätkä voi käyttää julkisia eivätkä yksityisiä ryhmiä, ellei heitä ole erikseen kutsuttu vieraiksi.
Lisätietoja ryhmien muuttamisesta julkisesta yksityiseksi (tai päinvastoin) on artikkelissa Microsoft 365 -ryhmien muuttaminen julkisiksi tai yksityisiksi.
Omistajat, jäsenet ja vieraat
Ryhmän omistaja on sen valvoja. Hän voi lisätä tai poistaa jäseniä ja hänellä on yksilöllisiä käyttöoikeuksia. Hän voi esimerkiksi poistaa keskustelun jaetusta Saapuneet-kansiosta tai muuttaa ryhmän asetuksia. Ryhmän omistajat voivat nimetä ryhmän uudelleen, päivittää kuvauksen tai kuvan ja paljon muuta. Jos sharepoint-roolit ovat sinulle tuttuja, ryhmän omistaja on sivustokokoelman järjestelmänvalvoja.
Vihje: Parhaan käytännön mukaan ryhmällä on oltava vähintään kaksi omistajaa, jos mahdollista. Näin yksi omistaja voi tehdä muutoksia ryhmään, jos toinen omistaja ei ole käytettävissä.
Ryhmän jäsenet ovat tavallisia käyttäjiä organisaatiossasi, jotka käyttävät ryhmää yhteistyön tekemiseen. He voivat käyttää ryhmän kaikkea, mutta eivät ryhmän asetuksia. SharePoint-maailmassa he ovat sivuston jäseniä. Lisätietoja ryhmän jäsenten lisäämisestä tai poistamisesta on artikkelissa Ryhmän jäsenten lisääminen ja poistaminen Outlookissa.
Vieraat ovat kuin ryhmän jäsenet, mutta he ovat organisaatiosi ulkopuolisia käyttäjiä. Käyttäjät voivat oletusarvoisesti kutsua vieraita liittymään ryhmään, ja voit hallita tätä asetusta. Lisätietoja on artikkelissa Vieraskäyttö Microsoft 365 -ryhmissä.
Valitse ryhmän tyyppi:
Jos pidät enemmän jaetusta Saapuneet-kansion yhteiskäyttötilasta, Outlook ryhmien käyttökokemus on tarkoitettu sinulle. Luomalla ryhmän Outlook saat seuraavat:
-
Jaettu Saapuneet-kansio – jäsenten välisiä keskusteluja varten. Saapuneet-kansiolla on sähköpostiosoite, ja se voidaan määrittää ottamaan vastaanottamaan viestejä ryhmän tai jopa organisaation ulkopuolisilta henkilöiltä paljolti perinteisen jakeluluettelon tapaan.
-
Jaettu kalenteri – ryhmään liittyvien tapahtumien ajoitukseen
-
SharePoint-tiedostokirjasto – keskeinen paikka, jossa ryhmä voi tallentaa ja jakaa tiedostoja.
-
Jaettu OneNote-muistikirja – ideoiden, tutkimusten ja tietojen keräämiseen
-
SharePointin-työryhmäsivusto – keskitetty säilö ryhmään liittyviä tietoja, linkkejä ja sisältöä varten.
-
Planner – projektitehtävien määrittäminen ja hallinta ryhmän jäsenten kesken.
Sinun ei tarvitse luoda mitään kyseisistä resursseista manuaalisesti. Ryhmän luominen luo ne automaattisesti ja määrittää tarvittavat käyttöoikeudet ryhmän jäsenille, ja he voivat aloittaa niiden käytön heti.
Voit käyttää näitä resursseja Windowsin Microsoft Outlook, Outlookin verkkoversio, Outlook for Mac (vain jaettu Saapuneet-kansio) tai Outlook Mobilen kautta.
Microsoft 365 -ryhmät valintakortin avulla voit nopeasti käyttää jaettuja ryhmäresursseja. Osoita vain hiirellä ryhmän nimeä Outlookin verkkoversiossa tai SharePointissa.
Erinomainen tapa pitää yhteyttä ryhmään on Microsoft Teams. Microsoft Teams on työryhmäsi sisäpiiri – pysyvä keskustelualue, jonka avulla voitte käydä epämuodollisia ja reaaliaikaisia keskusteluja hyvin rajatuista aiheista tai tietyissä ryhmän aliryhmissä. Vaikka Teams-integrointi ei tule automaattisesti, voit helposti luoda Microsoft 365 -ryhmään perustuvan Teams-ryhmän.
Kun ryhmä ei enää täytä alkuperäistä tarkoitustaan, voit vapauttaa järjestelmän resursseja poistamalla ryhmän. Katso: Ryhmän muokkaaminen tai poistaminen. Katso: Ryhmän poistaminen Jos et halua joutua poistamaan vanhentuneita ryhmiä manuaalisesti, järjestelmänvalvoja voi määrittää tietyn aikarajan, jonka umpeuduttua vanhentuneet ryhmät poistetaan automaattisesti. Katso: Microsoft 365 -ryhmien vanhenemiskäytäntö.
Huomautus: Tämän välilehden sisältö on tarkoitettu järjestelmänvalvojille.
Microsoft 365 -ryhmät valmisteluun on kolme ensisijaista mallia: Avoin, IT-johtoinen tai Hallittu. Jokaisella on omat etunsa.
|
Malli |
Hyvät puolet |
|---|---|
|
Avoin (oletus) |
Käyttäjät voivat luoda omia ryhmiä tarpeen mukaan ilman IT-tukea. |
|
IT-johtoinen |
Käyttäjät pyytävät ryhmän luomista IT-tuelta. IT-tuki voi auttaa heitä valitsemaan sopivimmat yhteiskäyttötyökalut. |
|
Valvottu |
Ryhmien luominen on rajoitettu vain tiettyihin henkilöihin, tiimeihin tai palveluihin (Katso: Microsoft 365 -ryhmät luovien henkilöiden hallinta) |
Jos haluat määrittää, miten Microsoft 365 -ryhmät nimetään, voit käyttää nimeämiskäytäntöä pakottaaksesi ryhmien nimet noudattamaan tiettyjä standardeja, kuten etu- tai jälkiliitteitä, sekä estämään vastenmieliset nimet. Lisätietoja on artikkelissa Microsoft 365 -ryhmien nimeämiskäytäntö.
Jokaisella ryhmällä on vähintään yksi omistaja, joka voi lisätä tai poistaa jäseniä ja suorittaa joitakin ryhmää ja sen sisältöä koskevia perushallintatoimintoja. Yleensä omistaja tekee sen Outlook. Lisätietoja on artikkelissa Ryhmän jäsenten lisääminen tai poistaminen Outlookissa. Jos ryhmän omistaja (tai omistajat) lähtee organisaatiosta mistä tahansa syystä, järjestelmänvalvoja voi määrittää ryhmälle uuden omistajan. Lisätietoja on artikkelissa Uuden omistajan määrittäminen orporyhmään.
Lisäksi jos sinulla on Exchange Online järjestelmänvalvojan oikeudet, voit hallita ryhmiä Microsoft 365 Hallinta-keskuksesta (katso Ryhmän jäsenyyden hallinta Microsoft 365 -hallintakeskus) tai PowerShellistä (katso Microsoft 365 -ryhmät PowerShellin kanssa.
Saatat haluta poistaa ryhmän vuokraajasta. Lisätietoja ryhmän poistamisesta: Ryhmän poistaminen. Jos ryhmä poistetaan vahingossa, järjestelmänvalvojat voivat palauttaa ryhmän enintään 30 päivän ajan. Katso: Poistetun Microsoft 365 -ryhmän palauttaminen.
Jos haluat automatisoidumman tavan hallita Microsoft 365 -ryhmät elinkaarta, voit vanhentumiskäytäntöjen avulla vanhentua tietyllä aikavälillä. Ryhmän omistajat saavat sähköpostia 30, 15 ja 1 päivä ennen ryhmän vanhenemista, jotta he voivat helposti uusia ryhmän, jos sitä vielä tarvitaan. Katso: Microsoft 365 -ryhmien vanhenemiskäytäntö.
Ryhmän rajoitukset
|
Suurin määrä... |
Arvo |
|
Omistajia ryhmää kohti |
100 |
|
Luotuja ryhmiä käyttäjää kohti |
250 |
|
Luotuja ryhmiä järjestelmänvalvojaa kohti |
Enintään vuokraajan oletusraja 500 000 |
|
Jäseniä |
Yli 1 000, mutta vain 1 000 voi käyttää ryhmäkeskusteluja samanaikaisesti. Käyttäjät saattavat huomata viiveitä käyttäessään kalenteria ja keskusteluja erittäin suurissa ryhmissä Outlook |
|
Ryhmien määrä, joihin käyttäjä voi kuulua |
1 000 |
|
Tiedostojen tallennustila |
1 teratavu + 10 gigatavua tilaukseen liitettyä käyttäjää kohden + ostettu lisätallennustila. Voit hankkia rajattoman määrän lisätallennustilaa. |
|
Ryhmän postilaatikon koko |
50 Gt |
Ryhmien oletusarvoinen enimmäismäärä Microsoft 365 -organisaatiossa on tällä hetkellä 500 000. Jos aiot käyttää ryhmän takaisinkirjoitusominaisuutta Azure Active Directory Connect -työkalussa, enimmäispituus on 448 kuvausmääritteeseen liittyvää merkkiä.
Lisätietoja SharePoint Onlinen tallennustilasta on artikkeleissa SharePoint Onlinen rajoitukset ja SharePoint Online -ohjelmiston rajat ja rajoitukset.
Microsoft 365 -ryhmät -ryhmien hallinta on tehokkaampaa, kun saat tietoja ryhmien käytöstä. Microsoft 365 Hallinta Centerissä on raportointityökalu, jonka avulla voit tarkastella tietoja, kuten tallennustilan käyttöä, aktiivisten Ryhmät ja jopa sitä, miten käyttäjät käyttävät Ryhmät. Katso lisätietoja kohdasta Microsoft 365:n raportit hallintakeskuksessa.
Microsoft 365 -ryhmät tarjoaa useita työkaluja yhteensopivuuteen, tietojen suojaamiseen ja eDiscoveryyn.
Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin
Microsoft 365 -ryhmien yleiskatsaus järjestelmänvalvojille
Microsoft FastTrack for Microsoft 365
Microsoft 365 -käyttöönotto-opas (PDF)
Yhteystietoryhmän tai jakeluluettelon luominen Outlook for PC:ssä
Miksi jakeluluettelot kannattaa päivittää Outlookissa ryhmiksi
