Kokouksen ajoittaminen ryhmäkalenterissa Outlookissa

Jokaisella ryhmällä on jaettu kalenteri, jossa sinä ja kaikki ryhmän jäsenet voitte ajoittaa, muokata ja tarkastella tulevia tapahtumia.

Perinteinen Outlook Uusi Outlook

Kokouksen luominen ryhmän kalenteriin

Valitse ryhmä siirtymisruudussa.
Valitse valintanauhasta Kalenteri.
Valitse Uusi Skype-kokous, Uusi Teams-kokous tai Uusi kokous. Jos teet tapahtumasta Skype-kokouksen, puhelun tiedot lisätään viestin tekstiosaan. Lisätietoja Skype-kokouksista on Skype for Businessin kokousohjeessa.
Huomaat, että ryhmän tunnus tulee automaattisesti näkyviin Vastaanottaja-riville. Lisää kokouksen aihe, sijainti sekä alkamis- ja päättymisaika. Jos et halua lähettää kutsua ryhmän jäsenille, poista ryhmä osallistujaluettelosta.
Kirjoita kokous-kohtaan kokouksen esityslista. Jos olet järjestämässä Skype-kokousta, varmista, ettet muuta verkkokokouksen tietoja.
Valitse valintanauhasta Aikatauluavustaja varmistaaksesi, että sinulla on paras aika kokoukselle.
Valitse Lähetä.

Huomautus: Kun muokkaat ryhmätapahtumaa, joka lähetettiin tietyille henkilöille, mutta ei ryhmälle, myös ryhmä lisätään. Voit poistaa tapahtuman ja lähettää kutsuja uudelleen kyseisille henkilöille tai tehdä muutokset Outlookin verkkoversio.

Ryhmäkalenterin avaaminen

Avaa Kalenteri valitsemalla sivupaneelissa .
Valitse siirtymisruudussa Ryhmät-kohdassa haluamasi ryhmä. Jos avoinna on useita kalentereita, jokaisen kalenterin tapahtumat näytetään. Yläreunassa näkyvät värilliset välilehdet osoittavat, mitkä tapahtumat liittyvät kuhunkin ryhmään.
Voit muuttaa kalenterinäkymää valitsemalla Päivä, Viikko, Työviikko tai Kuukausi .

Kokouksen lisääminen ryhmäkalenteriin

Kokouksen lisääminen ryhmäkalenteriin muistuttaa hyvin paljon sen lisäämistä omaan kalenteriin. Kun luot kokouksen ryhmäkalenteriin, se näkyy ryhmän järjestämänä. Sinut lisätään automaattisesti osallistujaksi, ja tapahtuma lisätään henkilökohtaiseen kalenteriin.

Valitse ryhmäkalenteri-ikkunassa aika, jolloin ajoitat kokouksen.
Kirjoita kokouksen otsikko, sijainti ja päättymisaika tietoikkunassa.
Kokouskutsua ei oletusarvoisesti lähetetä ryhmän jokaisen jäsenen Saapuneet-kansioon. Jos haluat kutsua ryhmän, lisää ryhmä osallistujaluetteloon.
Valitse Tallenna.

Haluatko lisätä ryhmäkalenteriin loman tai poissaoloajan?

Kokouksen muokkaaminen ryhmäkalenterissa

Avaa kokous kaksoisnapsauttamalla sitä ryhmäkalenterissa.
Tee haluamasi muutokset ja valitse Lähetä.

Ryhmäkokoukseen osallistuvien henkilöiden tarkasteleminen

Sähköposti-ilmoitukset, kuten Hyväksy, Alustava ja Hylkää, ovat häiritseviä ja ne voivat täyttää Saapuneet-kansion tarpeettomasti. Kun käytät tapahtuman ajoittamiseen ryhmäkalenteria, näet helposti käyttäjät, jotka osallistuvat tapahtumaan, ovat hylänneet kutsun tai eivät ole vielä vastanneet kutsuun.

Avaa kokous kaksoisnapsauttamalla sitä ryhmäkalenterissa.
Näet Osallistujat-kohdassa tilan (Hyväksytty, Ei vastausta, Alustava, Hylätty) jokaisen kutsutun nimen alla.