Microsoft 365 -ryhmät vieraskäytön avulla sinä ja työryhmäsi voitte tehdä yhteistyötä organisaation ulkopuolisten henkilöiden kanssa myöntämällä heille oikeuden käyttää ryhmän keskusteluja, tiedostoja, kalenterikutsuja ja ryhmän muistikirjaa. Kuka tahansa ryhmän omistaja voi myöntää käyttöoikeuden vieraalle, esimerkiksi kumppanille, toimittajalle, toimittajalle tai konsultille.
Huomautus: Tässä artikkelissa kerrotaan vieraiden , organisaation ulkopuolisten henkilöiden, lisäämisestä Microsoft 365 -ryhmään. Jos etsit tietoja jäsenten – organisaation jäsenten – lisäämisestä Microsoft 365 -ryhmään, katso ryhmän jäsenten lisääminen ja poistaminen Outlookissa.
Miten se toimii
Ihmiset Microsoft 365 -ryhmät voi Outlookin verkkoversio tai Outlook for Windows avulla lisätä ja hallita vieraita Microsoft 365 ryhmissä. Asiakkailla voi olla mikä tahansa sähköpostiosoite, ja heidän sähköpostitilinsä voi olla työpaikan, henkilökohtaisen tai oppilaitoksen tili.
-
Vaihe 1 Ryhmän omistaja lisää ryhmään vieraan tai ryhmän jäsen on nimennyt vieraan. Ryhmän omistaja hyväksyy kaikki ehdokkaat.
-
Vaihe 2 Ryhmän omistajalle ilmoitetaan, mitä sisältöä ja resursseja vieras voi käyttää ryhmän sisällä.
-
Vaihe 3 Vieras vastaanottaa tervetulosähköpostiviestin ja voi osallistua ryhmäkeskusteluihin, vastaanottaa kalenterin kutsuja ja vastata niihin sekä käsitellä ryhmän tiedostoja.
Huomautus: Oletusarvoisesti vieraat ovat ryhmän tilaamia, ja he saavat kaikki ryhmäkeskustelut ja tapahtumat Saapuneet-kansioihinsa. Vieraat eivät voi peruuttaa ryhmäsähköpostien tilausta, kun he ovat ryhmän jäseniä.
Vieraat voivat poistua ryhmästä milloin tahansa kaikkien ryhmän sähköpostiviestien ja kalenterikutsujen alatunnisteessa olevan linkin kautta.
Järjestelmänvalvojat voivat hallita vieraita ja käyttää Microsoft 365 ryhmän resursseja PowerShellin avulla. Katso ohjeet kohdasta Vieraskäytön hallinta Microsoft 365 -ryhmissä .
Kun vieras on kutsuttu liittymään ryhmään, hän saa tervetulosähköpostiviestin, joka sisältää hieman tietoa ryhmästä ja siitä, mitä hän voi odottaa nyt, kun hän on jäsen. Viesti sisältää myös joukon linkkejä, joiden avulla he pääsevät alkuun ja voivat muodostaa yhteyden ryhmän resursseihin.
Kaikki vierasjäsenen vuorovaikutukset tapahtuvat hänen sähköpostinsa Saapuneet-kansion kautta. He eivät voi käyttää ryhmäsivustoa, mutta he voivat vastaanottaa kalenterikutsuja, osallistua sähköpostikeskusteluihin ja, jos järjestelmänvalvoja on ottanut asetuksen käyttöön, he voivat avata jaettuja tiedostoja linkin tai liitteen avulla.
Kaikki vieraan vastaanottamat ryhmän sähköpostiviestit ja kalenterikutsut sisältävät muistutuksen vastaamisen käytöstä ryhmän vastauksissa sekä linkit ryhmän tiedostojen tarkastelemiseen ja ryhmästä poistumiseen. Esimerkki:
Seuraavassa taulukossa on yhteenveto siitä, mitä vieraat voivat tehdä ja mitä eivät.
|
Ominaisuus |
Sallitaanko vieras? |
|
Ryhmän luominen |
Ei |
|
Ryhmän jäsenten lisääminen tai poistaminen |
Ei |
|
Ryhmän poistaminen |
Ei |
|
Ryhmään liittyminen |
Kyllä, kutsun kautta |
|
Keskustelun aloittaminen |
Kyllä |
|
Keskusteluun vastaaminen |
Kyllä |
|
Keskustelun etsiminen |
Kyllä |
|
Ryhmän henkilön @maininta |
Ei |
|
Ryhmän kiinnittäminen tai lisääminen suosikkeihin |
Ei |
|
Keskustelun poistaminen |
Kyllä |
|
Viesteistä ”tykkääminen” |
Ei |
|
Tapaamisten hallinta |
Ei |
|
Ryhmän kalenterin tarkasteleminen |
Ei |
|
Kalenteritapahtumien muokkaaminen |
Ei |
|
Ryhmän kalenterin lisääminen omaan kalenteriin |
Ei |
|
Ryhmän tiedostojen tarkasteleminen ja muokkaaminen |
Kyllä, jos vuokraajan järjestelmänvalvoja on sallinut sen |
|
Ryhmän OneNote-muistikirjan käyttäminen |
Kyllä, pääsy tervetulosähköpostista |
|
Ryhmien selaaminen |
Ei |
Usein kysytyt kysymykset
Vieras on henkilö, jolla ei ole työpaikan tai oppilaitoksen tiliä organisaatiossasi. Hän voi olla asiakas, toimittaja, kumppani tai joku muu organisaatiosi ulkopuolinen henkilö.
Ei. Vieraiksi voidaan lisätä vain organisaation ulkopuolisia henkilöitä, kuten kumppaneita tai konsultteja. Voit kutsua oman organisaatiosi henkilöitä liittymään tavallisina ryhmän jäseninä.
Kyllä voit. Ulkoiset sähköpostin yhteystiedot ovat organisaation yleisen osoiteluettelon yhteystietoja. Tällainen yhteyshenkilö voi olla esimerkiksi myyjäyritys, joka tarjoaa säännöllisesti palveluja organisaatiollesi.
Järjestelmänvalvojan on otettava vierasominaisuus käyttöön, ennen kuin voit lisätä vieraita. Kun näet viestin, jossa haluat ottaa yhteyttä järjestelmänvalvojaan, vierasominaisuutta ei todennäköisesti ole vielä otettu käyttöön. Lisätietoja on artikkelissa Vieraskäytön hallinta Microsoft 365 -ryhmissä .
Ei, vieraat eivät voi tarkastella sisältöoikeuksien hallinnalla suojattuja viestejä.
Saat ehkä ilmoituksen toimituksen epäonnistumisesta, kun vastaat ryhmäviestiin sähköpostiosoitteella, joka on eri kuin se, jota käytit liittyessäsi ryhmään tai lisättynä ryhmään. Jos esimerkiksi liityit ryhmään käyttämällä sähköpostiosoitetta stefanl@contoso.com, mutta yrität vastata Saapuneet-kansiossa olevaan ryhmäviestiin käyttämällä osoitetta stefanl@service.contoso.com, saat ilmoituksen toimituksen epäonnistumisesta.
Kyllä. Ryhmän jäsenet (eivät vieraat) voivat jakaaMicrosoft 365 ryhmän tiedostoja organisaation ulkopuolisten henkilöiden kanssa käyttämällä Jaa-ohjausobjektia ja valitsemalla käyttäjäryhmäksi Tietyt henkilöt . Kirjoita sitten niiden henkilöiden nimet tai sähköpostiosoitteet, joiden kanssa haluat jakaa tiedoston.
Lisätietoja on artikkelissa Tiedostojen ja kansioiden jakaminen Microsoft 365 Businessin kanssa.
Moderni liite on Työpaikan tai oppilaitoksen OneDriveiin tallennettu tiedosto. Kaikille vastaanottajille on sama linkki. Koska tiedosto on tallennettu pilvipalveluun, kaikki vastaanottajat voivat lukea ja muokata tiedostoa eikä yksittäisiä kopioita tarvitse täsmäyttää.
Microsoft 365 ryhmässä modernit liitteet jaetaan vain ryhmän jäsenten tai vieraiden kanssa. Kun modernia liitettä sisältävä viesti lähetetään edelleen ryhmään kuuluvalle vieraalle, hän voi käyttää liitettä, kun hän on kirjautunut sisään käyttäjänimellä ja salasanalla. Jos viesti lähetetään edelleen henkilölle, joka ei kuulu ryhmään, kyseinen henkilö ei voi avata liitettä.
Ryhmäkeskustelut voivat jäädä vierailta saamatta eri syistä. Saat lisätietoja artikkelista Vierastili ei vastaanota ryhmän sähköpostikeskusteluja.
Miten vieraat voivat tarkistaa ja hallita organisaation keräämiä henkilökohtaisia tietoja?
Vieraat voivat selvittää, mitä henkilökohtaisia tietoja organisaatio säilyttää ja miten pyytää, että kaikki tai osa niistä poistetaan, valitsemalla organisaation tietosuojatiedot -linkin saamansa tervetulosähköpostin alareunassa.
Katso myös
Microsoft 365 -ryhmät käyttäminen vieraana
Lisätietoja Microsoft 365 -ryhmistä
