Microsoft 365 -ryhmät Outlookissa tarjoavat tehokkaan ratkaisun viestintään ja yhteistyöhön sekä yrityksen sisällä että sen ulkopuolisten henkilöiden kanssa. Luo ryhmä, jonka avulla voit jakaa esimerkiksi Saapuneet-kansion, kalenterin, OneDriven, SharePoint-sivuston ja OneNote-muistikirjan. Voit myös kutsua vieraita yrityksesi ulkopuolelta, jotta he voivat tehdä yhteistyötä samoilla resursseilla.
Kun luot Microsoft 365 -ryhmä, Outlook luo automaattisesti jaetun Outlook Saapuneet-kansion, jaetun kalenterin ja tiedostokirjaston tiedostojen yhteiskäyttöä varten. Voit myös luoda Microsoft-tiimin ja integroida tehtäviä Planner kanssa Teamsissa. Sinun ei tarvitse huolehtia käyttöoikeuksien määrittämisestä manuaalisesti kaikkiin näihin resursseihin, koska jäsenten lisääminen ryhmään antaa heille automaattisesti heidän tarvitsemansa käyttöoikeudet ryhmän tarjoamien työkalujen kanssa.
Microsoft 365 -ryhmät tarjota jäsenille:
-
Jaettu Saapuneet-kansio – Missä jakeluluetteloissa perinteisesti käydyt keskustelut käydään. Tämä jaettu Saapuneet-kansio on täysin haettavissa, joten se luo elävän arkiston ryhmän viesteistä. Ryhmän uudet tulokkaat voivat hakea tai selata historiaa, jotta he pääsevät nopeasti ajan tasalle siitä, mitä ryhmässä on aiemmin julkaistu. Katso: Sähköpostiviestin lähettäminen ryhmälle Outlookissa.
-
Jaettu tiedostokirjasto – Ryhmälläsi on SharePoint-tiedostokirjasto, johon käyttäjät voivat tallentaa, jakaa ja työstää yhdessä tiedostoja, työkirjoja, esityksiä, kuvia tai muita tiedostoja, joita he tarvitsevat käsitelläkseen. Katso: Tiedostojen jakaminen ryhmän kanssa Outlookissa.
-
Jaettu kalenteri – Ryhmä saa jaetun kalenterin ryhmään liittyvien tapahtumien julkaisemista. Jokainen ryhmän tilannut jäsen kutsutaan automaattisesti kalenteriin lähetettyihin tapahtumiin, jotta kyseiset tapahtumat näkyvät halutessaan myös henkilökohtaisissa kalentereissa. Katso: Outlookin ryhmäkalenterin käyttäminen tapahtumien ajoittamiseen ja muokkaamiseen.
-
Jaettu OneNote-muistikirja – Ryhmällä on automaattisesti jaettu OneNote-muistikirja, jossa ryhmän jäsenet voivat kerätä tietoja ja tehdä yhteistyötä. Monet ryhmät käyttävät muistikirjaa luodakseen elävän wikin, jossa on usein kysyttyjä kysymyksiä ja muita resursseja.
-
Vieraskäyttö – Voit lisätä ulkoisia yhteystietoja jakeluryhmiin aiemmin, mutta he saivat vain sähköpostia. Ryhmien avulla voit tarjota vieraille pääsyn sähköpostikeskusteluihin, tiedostoihin ja jopa jaettuun OneNote-muistikirjaan. Katso: Ryhmät käyttäminen Outlookissa vieraana.
-
Sisältö on löydettävissä – Ryhmät Outlookissa ovat oletusarvoisesti julkisia, mikä tarkoittaa, että muiden organisaatiosi jäsenten on helppo löytää ryhmän materiaaleja ja liittyä niihin tai tarkastella niitä. Jos ryhmän sisältö on luottamuksellisempaa, voit vaihtaa ryhmän yksityiseksi, joka piilottaa sisällön ulkopuolisilta jäseniltä ja vaatii ryhmän omistajaa hyväksymään liittymispyynnöt.
-
Omatoiminen luominen – IT:n ei tarvitse juuttua käyttäjien pyyntöihin luoda ryhmiä. Käyttäjät voivat luoda omia ryhmiä tarpeen mukaan. Jos haluat määrittää, ketkä organisaatiosi käyttäjät voivat luoda ryhmiä, katso: Hallitse, ketkä voivat luoda Microsoft 365 -ryhmät.
Ryhmien hallinta
Microsoft 365 tarjoaa useita hyödyllisiä työkaluja ja ominaisuuksia ryhmien hallintaan ja hallintaan.
Vihje: Kirjanmerkki Microsoft 365 -ryhmät – yleisiä tehtäviä, joiden avulla järjestelmänvalvojan tiedot ovat helposti käytettävissä ryhmän luomisessa, delegoinnissa, sähköpostin hallinnassa, postinkulussa, palauttamisessa ja hyödyllisissä komentosarjoissa.
Hakemiston pitäminen hallinnassa on jokaisen järjestelmänvalvojan huolenaihe. Seuraavassa on joitakin työkaluja, joita Microsoft 365 tarjoaa helpottaakseen tätä:
-
Nimeämiskäytännöt – Nimeämiskäytäntöjen avulla voit määrittää, mitkä ovat ja mitkä eivät ole hyväksyttäviä nimiä ryhmillesi. Tämä estää käyttäjiä antamasta ryhmille hävyttömiä tai kiellettyjä nimiä. Lisäksi voit pakottaa yrityksen vakio-etuliitteet tai jälkiliitteet ryhmien nimiin.
Dynaaminen jäsenyys – Dynaamisen jäsenyyden avulla voit määrittää ryhmän jäsenyyden säännön mukaan, mikä lisää (tai poistaa) ryhmän jäseniä active directoryn metatietojen (kuten osaston tai roolin) perusteella. Lisätietoja dynaamisen jäsenyyden luomisesta on artikkelissa Määritteiden käyttäminen lisäsääntöjen luomiseen .
-
Piilotettu jäsenyys – Jos sinulla on syy haluta ryhmän jäsenyyden olevan luottamuksellinen, esimerkiksi jos jäsenet ovat opiskelijoita, voit piilottaa jäsenyyden ulkopuolisilta osapuolilta.
-
Luontioikeudet – Organisaatiossasi saattaa olla henkilöitä, joiden et halua voivan luoda uusia ryhmiä. Hakemiston luontioikeuksien hallintaan on useita tekniikoita. Katso Microsoft 365 -ryhmän luomisen hallinta.
-
Valvontalokit – Voit luottaa siihen, että käyttäjät voivat luoda ryhmiä ja hallita ryhmän jäsenyyttä, koska Microsoft 365 Ryhmät valvontalokien avulla voit tarkistaa, kuka on luonut tai poistanut tietyn ryhmän tai tehnyt muutoksia ryhmän jäsenyyteen. Katso: Tarkista valvontaloki Microsoft 365 Security & Compliance Centeristä.
Toimituksenhallinnassa on joitakin tapoja käsitellä sitä, miten ryhmän pitäisi lähettää tai vastaanottaa viestejä. Lisäksi on olemassa työkaluja, joilla voit valvoa näiden viestien kulkua. Lisätietoja on artikkelissa Microsoft 365 -ryhmät – yleiset tehtävät.
-
Lähetä nimellä tai Lähetä puolesta - Näiden asetusten avulla määritetyt käyttäjät voivat lähettää sähköpostiviestejä ikään kuin he ovat peräisin ryhmästä tai ovat ryhmän puolesta.
-
Lähettäjän rajoitukset – Näiden asetusten avulla voit määrittää, kuka saa lähettää viestejä ryhmälle. Ryhmä voidaan määrittää sallimaan ulkopuolisten osapuolten sähköpostit, mutta haluat ehkä rajoittaa sen vain tiettyihin ulkopuolisiin osapuoliin.
-
Ulkoinen käyttäjätuki – Kutsumalla ryhmään vieraita voit valita, sisällytetäänkö heidät ryhmän sähköpostikeskusteluihin. Lisätietoja vieraiden lisäämisestä on artikkelissa Vieraiden lisääminen Ryhmät Outlookissa.
-
Siirtosäännöt – Siirtosäännöt toimivat ryhmissä samalla tavalla kuin Exchange-palvelimessa. Säännöt voivat etsiä viestejä, jotka täyttävät tietyt ehdot, ja ryhtyä sitten toimenpiteisiin näiden viestien osalta.
-
Postivihjeet – Postivihjeet ovat informatiivisia viestejä, jotka näytetään käyttäjille viestin kirjoittamisen aikana. Ne voivat auttaa vähentämään NDR-ilmoituksia varoittamalla käyttäjää, jos hänen viestinsä menee todennäköisesti ulkopuolisille osapuolille tai ylittää viestikiintiöt.
-
Useita välityspalvelimen osoitteita – Ryhmällä voi olla aliaksia samalla tavalla kuin käyttäjän postilaatikolla. Välityspalvelimen lisäosoitteet voivat olla käteviä, kun haluat hyväksyä kyseisiin muihin aliaksiin lähetetyt viestit tai helpottaa sellaisen ryhmän tavoittamista, jolla on pitkä tai vaikea kirjoittaa nimeä. Lisätietoja on artikkelissa Microsoft 365 -ryhmien luomisessa käytettävän toimialueen valitseminen
-
Enimmäislähetys- ja vastaanottokoko – Nämä kiintiöt voivat auttaa vähentämään ongelmia, jotka liittyvät siihen, että ryhmä vastaanottaa (tai lähettää) erittäin suuria viestejä, jotta tallennustilaa ja kaistanleveysvaatimuksia voidaan hallita paremmin.
Microsoft 365 sisältää myös työkaluja ryhmään jaetun sisällön hallintaan. Lisätietoja on artikkelissa Microsoft 365 -ryhmät – yleiset tehtävät.
-
Käyttöohjeet – voit määrittää Microsoft 365 Ryhmät käyttöohjeita– valistaa käyttäjiä parhaista käytännöistä, jotka auttavat pitämään ryhmät tehokkaina ja opettamaan heitä sisäisistä sisältökäytännöistä.
-
Tietojen luokittelu – Voit luoda Microsoft 365 Ryhmät mukautettavan tietojen luokittelujärjestelmän, joka mahdollistaa ryhmien erottamisen käytäntötyypin mukaan (esimerkiksi "luokittelematon", "yrityksen luottamuksellinen" tai "huippusalainen"). Tällä tavoin ryhmät voivat esitellä organisaatiosi muun sisällön käytäntöjä. Laajennettavan käytännön avulla organisaatiosi voi määrittää päätepisteen, jota kutsutaan aina, kun ryhmää luodaan tai muutetaan. Sen jälkeen voit toteuttaa omia käytäntöjä ryhmän luomista tai muuttamista varten.
Mikä tahansa Microsoft 365 tilaus, jossa on Exchange Online ja SharePoint Online, tukee ryhmiä. Tämä sisältää Business Essentials- ja Business Premium -palvelupaketit sekä Enterprise E1-, E3- ja E5-palvelupaketit.
Jos käytössäsi on vain Exchange-palvelupaketti, voit silti käyttää ryhmien jaettuja Saapuneet-kansion ja jaetun kalenterin ominaisuuksia Outlookissa, mutta et saa tiedostokirjastoa, Planner tai muita ominaisuuksia.
Käyttäjät eivät ehkä pidä muutoksista, joten on tärkeää viestiä jakeluluetteloiden nykyisten jäsenten kanssa, jotta he tietävät, mitä on odotettavissa. Seuraavassa on joitakin tähän viestiin sisällytettävien tietojen tietoja sekä joitakin hyödyllisiä vastauksia:
Mitä Outlookin Ryhmät ovat?
Microsoft 365 ryhmät Outlookissa ovat yksi yhteiskäyttöratkaisu tiimeille tai ryhmille, jotka haluavat paikan, jossa keskustelut, tiedostot, kalenterit ja muistiinpanot voidaan jakaa yhtenäisellä tavalla, joka on helppo löytää. Luultavasti paras yksittäinen ominaisuus on se, että ryhmän Saapuneet-kansio ylläpitää keskustelujen historiaa, mikä helpottaa aiempien keskustelujen hakua.
Lisätietoja on artikkelissa Outlookin Ryhmät.
Miksi teemme tämän muutoksen?
Ihmiset ovat usein pyytäneet mahdollisuutta hakea jakeluluetteloon lähetettyjä viestejä löytääkseen tietoja, joista on keskusteltu aiemmin. Jakeluluettelon päivittäminen ryhmäksi tarkoittaa, että käyttäjien ei tarvitse kysyä tai vastata samoihin kysymyksiin uudestaan ja uudestaan.
Uusi ryhmä sisältää myös ryhmätapahtumien kalenterin, jaetun tiedostokirjaston ja OneNote-muistikirjan, jossa voimme tehdä yhteistyötä ja kerätä tietoja myöhempää käyttöä varten.
Onko minun tehtävä mitään liittyäkseni tähän ryhmään, jos olin jo jakeluluettelon jäsen?
Ei, jos olit jo jakeluluettelon jäsen, olet automaattisesti uuden ryhmän jäsen.
Ohjevalikko käyttää uutta ryhmää Outlookissa? Entä Outlookin verkkoversio?
Jos haluat käyttää uutta ryhmää Outlookissa, siirry Ryhmät-luokkaan vasemmalla olevan siirtymisruudun alareunassa. Jos käytät tätä ryhmää, voit usein kiinnittää sen suosikiksi napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Näytä suosikkina.
Lisäksi jokaisessa mobiiliympäristössä (iOS, Android jne.) on saatavilla ilmaisia mobiiliasiakkaita Microsoft 365 Ryhmät, joten voit helposti käyttää ryhmää missä vain.
Enkö voi edelleen lähettää sähköpostia?
Kyllä totta kai. Samat sähköpostitunnukset, joita käytit jakeluluettelossa, toimivat edelleen hyvin ryhmälle Outlookissa.
Myös...
Muista kertoa hänelle, milloin tämä muutos tapahtuu ja keneen hänen tulisi ottaa yhteyttä, jos hänellä on lisäkysymyksiä.
Microsoft ei tarjoa työkalua jaetun postilaatikon muuntamiseen Microsoft 365 -ryhmäksi tai päinvastoin. Voit kuitenkin päivittää jakeluluettelot Microsoft 365 -ryhmiin. Se on erinomainen tapa antaa organisaatiosi jakeluluetteloille kaikki Microsoft 365 -ryhmien ominaisuudet ja toiminnot. Lisätietoja on artikkelissa Microsoft 365 -ryhmät – yleiset tehtävät.
Mitä jakeluluetteloita ei voi päivittää Microsoft 365 -ryhmiin?
Voit päivittää vain pilvihallitut, yksinkertaiset, ei-sisäkkäiset jakeluluettelot Microsoft 365 -ryhmiin. Lisätietoja on artikkelissa Jakeluluetteloiden päivittäminen Microsoft 365 -ryhmiin ei onnistu.
Kun olet päivittänyt jakeluryhmänMicrosoft 365-ryhmään, sinun kannattaa ehkä tehdä muutamia seurantatehtäviä, jotta se sujuu ongelmitta.
-
Seuranta käyttäjien kanssa – Kirjaudu sisään heti päivityksen jälkeen ja sitten uudelleen muutaman päivän kuluttua. Osoittamalla, että kuuntelet ja vastaat heidän mahdollisiin kysymyksiinsä, voit tehdä heidät tyytyväisiksi ja mukaviksi muutokseen.
-
Seuraa välitysraportteja – Microsoft 365 Hallinta-portaalissa on hyviä raportteja, jotka osoittavat, kuinka monta käyttäjää käyttää ryhmää, kuinka usein ja mitä ominaisuuksia he käyttävät. Näiden raporttien avulla voit suunnitella seuranta- ja käyttäjäkoulutustesi sekä korostaa, mistä käyttäjät saavat eniten hyötyä uudesta ryhmästä. Katso: toimintaraportit Microsoft 365 -hallintakeskus.
-
Jaa käyttökokemuksesi – Kerro muille yrityksesi tiimeille, että olet päivittänyt jakeluryhmäsi ja miten teit sen onnistumisen! Näiden tietojen jakaminen voi auttaa muita tiimejä seuraamaan esimerkkiäsi ja saamaan oman päivityksensä onnistuneesti.
Onko sinulla kysyttävää Microsoft 365 -ryhmät? Vieraile Microsoft 365 -ryhmät Tech Community -yhteisössä.
Vihje: Oletusarvoisesti kaikki käyttäjät voivat luoda Microsoft 365 -ryhmiä. Lisätietoja on artikkelissa Hallitse, ketkä voivat luoda Microsoft 365 -ryhmät.
Voit luoda Microsoft 365 -ryhmät erilaisilla työkaluilla, kuten Outlook, Outlookin verkkoversio, Outlook Mobilessa, SharePointissa, Planner ja Teamsissa. Se, mistä työkalusta haluat aloittaa, määräytyy sen mukaan, minkä ryhmän kanssa työskentelet. Esimerkiksi Microsoftissa aloitamme yleensä Outlook luodessamme ryhmää, joka on järjestetty sähköpostin ja kalenterin ympärille. Jos ryhmä on tarkoitettu koko yrityksen laajuiseen viestintään, aloitamme yleensä Viva Engage. Keskustelupohjaista yhteistyötä varten käynnistäisimme ryhmämme Microsoft Teamsista.
Organisaatiosi ulkopuoliset henkilöt eivät voi nähdä tai käyttää julkisia ryhmiä tai yksityisiä ryhmiä, ellei heitä ole erityisesti kutsuttu vieraiksi. Lisätietoja on artikkelissa Vieraiden lisääminen Ryhmät Outlookissa.
Omistajien, jäsenten ja vieraiden hallinta
Ryhmän omistajat ovat ryhmän valvojia. He voivat lisätä tai poistaa jäseniä ja heillä on yksilölliset käyttöoikeudet, kuten mahdollisuus poistaa keskusteluja jaetusta Saapuneet-kansiosta tai muuttaa ryhmän eri asetuksia. Ryhmän omistajat voivat nimetä ryhmän uudelleen, päivittää kuvauksen tai kuvan ja paljon muuta. Jos sharepoint-roolit ovat sinulle tuttuja, ryhmän omistaja on sivustokokoelman järjestelmänvalvoja.
Vihje: Ryhmälle kannattaa olla vähintään kaksi omistajaa, jos mahdollista. Jos toinen omistaja ei ole käytettävissä, toinen voi tehdä muutoksia ryhmään.
Ryhmän jäsenet ovat organisaation tavallisia käyttäjiä, jotka käyttävät ryhmää yhteistyöhön. He voivat käyttää ryhmän kaikkea, mutta eivät ryhmän asetuksia. SharePoint-maailmassa he ovat sivuston jäseniä. Lisätietoja ryhmän jäsenten lisäämisestä tai poistamisesta on artikkelissa Ryhmät jäsenten lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen Outlookissa.
Vieraat ovat kuin ryhmän jäseniä, mutta he ovat organisaatiosi ulkopuolisia. Käyttäjät voivat oletusarvoisesti kutsua vieraita liittymään ryhmään, ja voit hallita tätä asetusta. Lisätietoja on artikkelissa Vieraiden lisääminen Ryhmät Outlookissa.
Microsoft Teamsin käyttäminen jatkuvassa keskustelupohjaisessa työtilassa
Erinomainen tapa pitää yhteyttä ryhmään on Microsoft Teams. Microsoft Teams on tiimisi sisäinen silmukka – pysyvä keskustelupohjainen työtila, jossa voit käydä epämuodollisia, reaaliaikaisia keskusteluja hyvin kohdistetuista aiheista tai ryhmän tietyistä aliryhmistä. Vaikka Teams-integrointi ei tule automaattisesti, voit helposti luoda Microsoft 365 -ryhmään perustuvan Teams-ryhmän.
Kun ryhmä on ylittänyt halutun tarkoituksensa, voit poistaa sen järjestelmän resurssien vapauttamiseksi ja ryhmän poistamiseksi luettelosta tai näyttämisestä. Lisätietoja on artikkelissa Ryhmän muokkaaminen tai poistaminen Outlookissa. Jos et halua muistaa poistaa vanhentuneita ryhmiä, järjestelmänvalvoja voi määrittää vanhenemiskäytäntöjä, jotka aiheuttavat vanhojen ryhmien vanhenemisen ja poistamisen automaattisesti määritetyn ajanjakson jälkeen. Katso myös: Microsoft 365 -ryhmän vanhenemiskäytäntö.
Microsoft 365 -ryhmät valmisteluun on kolme ensisijaista mallia: Avoin, IT-johtoinen tai Hallittu. Jokaisella on omat etunsa.
|
Malli |
Etuja |
|---|---|
|
Avaa (oletus) |
Käyttäjät voivat luoda omia ryhmiä tarpeen mukaan ilman, että heidän tarvitsee odottaa IT-tukea tai vaivautua siihen |
|
IT-johto |
Käyttäjät pyytävät ryhmää IT-toiminnolta. IT voi opastaa heitä valitsemaan parhaat yhteistyötyökalut omiin tarpeisiinsa |
|
Hallittu |
Ryhmien luominen on rajoitettu vain tiettyihin henkilöihin, tiimeihin tai palveluihin (Katso: Microsoft 365 -ryhmät luovien henkilöiden hallinta) |
Jos haluat määrittää, miten Microsoft 365 -ryhmät nimetään, voit käyttää nimeämiskäytäntöä pakottaaksesi ryhmien nimet noudattamaan tiettyjä standardeja, kuten etu- tai jälkiliitteitä, sekä estämään vastenmieliset nimet. Lisätietoja on artikkelissa Microsoft 365 -ryhmät nimeämiskäytäntö.
Jokaisella ryhmällä on vähintään yksi omistaja , joka voi lisätä tai poistaa jäseniä ja suorittaa jonkin verran ryhmän ja sen sisällön peruskohdistamista. Jos ryhmän omistaja (tai omistajat) lähtee organisaatiosta mistä tahansa syystä, järjestelmänvalvoja voi määrittää ryhmälle uuden omistajan . Lisätietoja on artikkelissa Uuden omistajan määrittäminen orporyhmälle.
Lisäksi jos sinulla on Exchange Online järjestelmänvalvojan oikeudet, voit hallita ryhmiä Microsoft 365 Hallinta-keskuksesta (katso Ryhmän jäsenyyden hallinta Microsoft 365 -hallintakeskus) tai PowerShellistä (katso Microsoft 365 -ryhmät PowerShellin kanssa.
Joskus saatat haluta poistaa ryhmän vuokraajastasi. Lisätietoja ryhmän poistamisesta on artikkelissa Ryhmän poistaminen Outlookissa. Jos ryhmä poistetaan vahingossa, järjestelmänvalvojat voivat palauttaa ryhmän enintään 30 päivän ajan. Katso: Poistetun Microsoft 365 -ryhmän palauttaminen.
Jos haluat automatisoidumman tavan hallita Microsoft 365 -ryhmät elinkaarta, voit vanhentumiskäytäntöjen avulla vanhentua tietyllä aikavälillä. Ryhmän omistajat saavat sähköpostia 30, 15 ja 1 päivä ennen ryhmän vanhenemista, jotta he voivat helposti uusia ryhmän, jos sitä vielä tarvitaan. Katso: Microsoft 365 -ryhmän vanhenemiskäytäntö.
-
Salli jäsenten lähettää Microsoft 365 -ryhmänä tai sen puolesta
-
Sivuston otsikon, kuvauksen, logon ja sivuston tietojen asetusten muuttaminen
Microsoft 365 -ryhmärajoitukset
Etsi ryhmärajoitukset kohdasta Yleiskatsaus Microsoft 365 -ryhmät järjestelmänvalvojille.
Jos aiot käyttää Azure Active Directory Connect -työkalun ryhmän takaisinkirjoitustoimintoa, enimmäispituus on 448 merkkiä, jotka liittyvät Kuvaus-määritteeseen.
Lisätietoja SharePoint Onlinen tallennustilasta on artikkelissa SharePoint Onlinen rajoitukset.
Microsoft 365 -ryhmät hallinta on tehokkaampaa, kun sinulla on toiminnallista tietoa Ryhmät käytöstä. Microsoft 365 Hallinta Centerissä on raportointityökalu, jonka avulla voit tarkastella tietoja, kuten tallennustilan käyttöä, aktiivisten Ryhmät ja jopa sitä, miten käyttäjät käyttävät Ryhmät. Lisätietoja on artikkelissa Microsoft 365 :n raportit hallintakeskuksessa .
Microsoft 365 -ryhmät tarjoaa useita työkaluja yhteensopivuuteen, tietojen suojaamiseen ja eDiscoveryyn.
