Mitä eroa on Microsoft 365 -ryhmällä ja Outlookin yhteystietoluettelolla?

Yhteystietoluettelo eli jakeluluettelo on kokoelma sähköpostiosoitteita, joita käytetään viestien tai kokouskutsujen lähettämiseen useille henkilöille kerralla. Opi luomaan, muokkaamaan tai poistamaan yhteystietoluettelo Outlookissa.

OutlookinMicrosoft 365 -ryhmä vastaa näitä yksinkertaisia tarpeita ja tarjoaa joukon jaettuja resursseja, joihin ryhmän jäsenet määritetään automaattisesti, kun ryhmä luodaan.

Microsoft 365 -ryhmät mukana tulevat jakamiseen ja viestintään liittyvät työkalut

Kun määritätMicrosoft 365-ryhmän Outlookissa, voit valita joukon henkilöitä, joiden kanssa haluat tehdä yhteistyötä, ja määrittää helposti resurssikokoelman, jonka he voivat jakaa. Sinun ei tarvitse määrittää näiden resurssien käyttöoikeuksia manuaalisesti, koska jäsenien lisääminen ryhmään antaa heille automaattisesti käyttöoikeudet heidän tarvitsemiinsa ryhmän työkaluihin.

Seuraavassa on muutamia ominaisuuksia, jotka tekevät ryhmistä tehokkaamman ratkaisun kuin sähköpostin jakeluluettelot:

Jaettu Saapuneet-kansio – Keskustelut, jotka aikaisemmin löytyivät jakeluluetteloista. Jaetussa Saapuneet-kansiossa voi suorittaa hakuja, joten se on ryhmän viestien elävä arkisto. Ryhmän uudet jäsenet voivat hakea tai selata vanhoja viestejä ja siten päästä nopeasti selville ryhmän aikaisemmista julkaisuista. Katso: Ryhmäkeskustelun järjestäminen Outlookissa.

Vihje: Jos käyttäjäsi haluavat edelleen ryhmäviestien näkyvän henkilökohtaisessa postilaatikossaan, kuten aikaisemmin jakeluluettelossa, heidän tarvitsee vain tilata ryhmä napsauttamalla Jäsenyys-painiketta Outlook-valintanauhassa.
Jaettu tiedostokirjasto – Ryhmälläsi on SharePoint-tiedostokirjasto, johon käyttäjät voivat tallentaa, jakaa ja työstää yhdessä tiedostoja, työkirjoja, esityksiä, kuvia tai muita tiedostoja, joita he tarvitsevat käsitelläkseen. Katso: Tiedostojen jakaminen ryhmän kanssa Outlookissa.
Jaettu kalenteri – Ryhmä saa jaetun kalenterin ryhmään liittyvien tapahtumien julkaisemista. Jokainen ryhmän tilannut jäsen kutsutaan automaattisesti kalenteriin lähetettyihin tapahtumiin, jotta kyseiset tapahtumat näkyvät halutessaan myös henkilökohtaisissa kalentereissa. Katso: Outlookin ryhmäkalenterin käyttäminen tapahtumien ajoittamiseen ja muokkaamiseen.
Jaettu OneNote-muistikirja – Ryhmällä on automaattisesti jaettu OneNote-muistikirja, jonne ryhmän jäsenet voivat kerätä ja käsitellä tietoja yhdessä. Monet ryhmät luovat muistikirjan avulla elävän wikin, joka sisältää usein kysyttyjä kysymyksiä ja muita resursseja. Katso: OneNote: aloittaminen.
Vieraskäyttö – Aikaisemmin pystyit lisäämään ulkoisia yhteyshenkilöitä jakeluryhmiin, mutta he saivat käyttöönsä vain sähköpostin. Ryhmien avulla voit tarjota vieraiden käyttöön sähköpostikeskustelut, tiedostot ja jopa jaetun OneNote-muistikirjan. Katso: Vieraiden lisääminen Ryhmät Outlookissa.
Sisältö on löydettävissä - Outlook-ryhmät ovat oletusarvoisesti julkiset, mikä tarkoittaa sitä, että organisaation muiden henkilöiden on helppo löytää ryhmät ja liittyä niihin tai tarkastella ryhmän materiaaleja. Jos ryhmän sisältö on luottamuksellisempaa, voit vaihtaa ryhmän yksityiseksi, joka piilottaa sisällön ulkopuolisilta jäseniltä ja vaatii ryhmän omistajaa hyväksymään liittymispyynnöt.
Omatoiminen luominen – IT:n ei tarvitse juuttua käyttäjien pyyntöihin luoda ryhmiä. Käyttäjät voivat luoda omia ryhmiään tarpeen mukaan. Jos haluat määrittää, ketkä organisaatiosi käyttäjät voivat luoda ryhmiä, katso: Hallitse, ketkä voivat luoda Microsoft 365 -ryhmät.

Ryhmien hallinta

Microsoft 365 tarjoaa useita hyödyllisiä työkaluja ja ominaisuuksia ryhmien hallintaan ja hallintaan. Lisätietoja on artikkelissa Outlookin Microsoft 365 -ryhmät järjestelmänvalvojan opas.